Cum să completați corect fișa de parcurs a unei mașini. În ce acte juridice puteți găsi un eșantion de completări de foi de parcurs

Astăzi vom discuta despre un model de umplere scrisoare de cale... Serveste ca formular pentru raportarea cheltuielilor pentru combustibili și lubrifianți în fața autorităților fiscale.

Combustibilul și lubrifianții sunt unul dintre cele mai costisitoare cheltuieli ale întreprinderii pentru întreținerea propriei flote de vehicule. Pentru contabilitate, au fost create documente speciale, a căror completare necesită cunoașterea multor subtilități. În special, este o foaie de parcurs. Utilizarea acestuia la efectuarea contabilității costurilor este necesară pentru toate organizațiile și antreprenorii individuali cu autoturisme, indiferent de forma de proprietate și de sistemul de impozitare. Vom lua în considerare în detaliu un eșantion de completare a scrisorii de parcurs a unei mașini din acest articol.

Formularul scrisorii de parcurs a fost aprobat prin decretul Comitetului de Stat de Statistică nr. 78 din 28 noiembrie 1997. Cu toate acestea, completarea scrisorii de parcurs conform acestui model este obligatorie numai pentru companiile care au ales transport... Toate celelalte organizații pot varia conținutul documentului, bazându-se pe detaliile necesare stabilite prin Ordinul nr. 152 al Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008. Cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți nu vor fi recunoscute de Serviciul Federal pentru Impozite dacă nu sunt îndeplinite cerințele acestui ordin și niciunul dintre detaliile obligatorii nu sunt specificate.

Un eșantion de completare a unei foi de parcurs a unei mașini include astfel de date obligatorii:

Numele și numărul: de exemplu, scrisoare de parcurs autoturism, numărul în funcție de sistemul de numerotare al unei anumite organizații, ștampila acestuia;
informații despre durata de valabilitate a scrisorii de parcurs: este indicată data sau perioada (data de început și de sfârșit), perioada poate fi de la o zi la o lună;
informații despre proprietar: formă organizațională și juridică, numele întreprinderii, numele complet al unui antreprenor individual, locație, telefon;
informații despre vehiculul în sine;
tipul de transport: marfă sau mașină, modelul vehiculului, precum și modelul remorcii sale, dacă există;
stat semn de înregistrare;
informații despre kilometrajul în momentul expedierii vehiculului și la sosirea înapoi;
data exacta și momentul în care vehiculul a fost expediat și returnat;
informații despre șofer: numele, marca persoanei responsabile de examinarea medicală despre starea șoferului înainte de plecare și la sosire.

Mecanicul cu normă întreagă certifică starea de sănătate a mașinii, iar dispeceratul certifică kilometrajul, orele de plecare și de întoarcere. Cu toate acestea, în absența unor astfel de unități de personal, șoferul are dreptul să preia funcția lor.

Când completați fisa de parcurs, trebuie să indicați informații despre cantitatea de combustibil în momentul plecării mașinii și întoarcerea acesteia la locul respectiv parcare permanenta... Foaia de parcurs trebuie să conțină note cu privire la cantitatea de benzină distribuită sau să indice numărul chitanței primite la benzinărie. Se calculează consumul real de benzină și consumul la ritm.

Costul combustibililor și al lubrifianților din contabilitatea fiscală este anulat în limitele stabilite. Limitele de consum sunt stabilite prin ordinul Ministerului Transporturilor nr. AM-23-r, din 14 martie 2008.

Foaia de parcurs se completează separat pentru fiecare vehicul sau pentru fiecare șofer. De regulă, pentru un eșantion de completare a unei foi de parcurs a unei mașini, se ia un formular unificat, în care se fac ajustări.

Traseul mașinii nu este inclus în lista detaliilor obligatorii, dar autoritățile fiscale pot să nu ia în considerare costul combustibililor și al lubrifianților, dacă aceste informații nu sunt disponibile, prin urmare, la întocmirea scrisorii de parcurs, este necesar să se indice locul către care urmează mașina, ora plecării și a returului și kilometrajul.

Traseul este marcat pe partea din spate scrisoare de parcurs și înregistrați informații despre aceasta cât mai exact posibil. De exemplu, locul de plecare este st. Pușkin, 24 de ani, birou; destinație - st. Oktyabrskaya, 30, LLC „Landia”. Este destul de costisitor să dedici timp acestui lucru de fiecare dată, așa că este recomandabil să atribui numere rutelor repetate frecvent, să le documentezi după ordinea capului și apoi să le notezi pe scurt.

Un exemplu de completare a unei foi de parcurs

În organizațiile bugetare, acest document primar este utilizat pentru a explica activitatea unui pasager transport rutier... Este, de asemenea, baza pentru calcul salarii conducătorul auto și anularea combustibililor și a lubrifianților. Dacă voucherul, așa cum se numește adesea, nu este întocmit cu încălcări, atunci costurile combustibilului nu pot fi incluse în cheltuieli. Se iau în considerare numai documentele corecte.

Vă rugăm să rețineți că este ilegal să folosiți o mașină fără o scrisoare de trecere. Desigur, această condiție se aplică numai organizațiilor. Proprietarii privați de mașini nu au nimic de-a face cu notele de parcurs. Dar există excepții de la această regulă. De exemplu, dacă un cetățean își folosește mașina pentru a îndeplini sarcini oficiale în acord cu superiorii săi, atunci organizația în acest caz este deja obligată să emită o scrisoare de trecere. Prin urmare, dacă angajatul a mers să semneze contractul pe propriul transport, dar cu permisiunea conducerii, atunci trebuie să fie voucherul. Și dacă un angajat ajunge la locul principal de muncă cu propria mașină, atunci nu se poate pune problema unei facturi de transport pentru o astfel de călătorie.

O scrisoare de parcurs este un fel de confirmare legală a faptului că vehiculul a fost utilizat. Documentul principal rezolvă mai multe probleme simultan:

• înregistrează kilometrajul astfel încât angajații să nu opereze mașinile în scopuri personale;
• înregistrează cantitatea de combustibil consumată pentru a preveni faptele furturilor la întreprindere;
• determină angajarea șoferului pentru calcularea salariilor pentru orele efectiv lucrate;
• confirmă admiterea șoferului la conducerea unei mașini (vorbim despre un examen medical și prezența permis de conducere, eliberarea angajaților);
• vă permite să confirmați cheltuielile de mai sus atunci când calculați sarcina fiscală a unei entități economice.

Cu cuvinte simple, scrisoarea de parcurs trebuie completată nu numai pentru a o trimite inspectorului fiscal pentru verificare. Voucherul este utilizat în principal pentru comandă în organizația însăși. Adică, pentru a preveni furtul, confirmați admiterea, efectuați taxele corecte. Și numai atunci toate acestea ar trebui înregistrate în raportarea contabilă și fiscală.

Luați în considerare modificările

Organizațiile au dreptul să nu folosească forme unificate de documentație primară, ci să dezvolte propriile documente care să dezvăluie toate informațiile necesare. Deci, de exemplu, noua formă a scrisorii de parcurs a unui autoturism în 2019, care a intrat în vigoare la 15 decembrie 2017, aprobată prin Ordinul Ministerului Transporturilor din 7 noiembrie 2017 nr. 476, nu este obligatorie. Instituția are dreptul să completeze propriul formular. Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare schimbări importante, pe care oficialii le-au prevăzut.

Am dori să reamintim că legislația privind documentația primară obligă utilizatorii să respecte anumite cerințe. Sunt stabilite cerințe specifice pentru detaliile obligatorii ale organizației primare. Adică, documentul trebuie să dezvăluie informații specifice despre operațiune. În caz contrar, lucrarea va fi recunoscută ca nulă și neavenită și nu va putea fi luată în considerare.

Detalii obligatorii ale scrisorii de parcurs

Cerințele generale pentru documentația primară sunt consacrate în articolul 9 din Legea nr. 402-FZ, precum și în clauza 25 din standardul federal nr. 256n. Numai dezvăluirea completă a următoarelor detalii oferă dreptul de a accepta scrisoarea de parcurs pentru contabilitate și contabilitate fiscală:

• numele organizației primare: „Waybill”;
• data pregătirii lucrării;
• numele subiectului contabil care a întocmit documentul, adică este indicat numele organizației;
• conținutul faptului de viață economică, pentru fisa de parcurs, este funcționarea mașinii;
• valoarea măsurării naturale sau monetare, indicând unitățile de măsură, mai mulți indicatori sunt dezvăluiți în foaia de parcurs simultan, acesta este echilibrul combustibililor și lubrifianților (benzină, gaz combustibil diesel), acestea sunt normele timpului de lucru al șoferului (ore, schimburi pentru calcularea salariilor), pot fi alți indicatori, în funcție de specificul activității, de exemplu, kilometrii parcurși;
• numele funcției salariatului, persoana care a reflectat operațiunea și este responsabilă pentru corectitudinea înregistrării acesteia sau numele funcției salariatului, persoana responsabilă cu înregistrarea faptului de activitate economică;
• semnăturile persoanelor care indică numele și inițialele acestora sau alte detalii necesare pentru identificarea acestor persoane, de exemplu, indicând detaliile procurii pe baza cărora acționează împuterniciții.

Cu toate acestea, aceste cerințe nu sunt suficiente pentru formularul de scrisoare de transport pentru autoturisme din 2019. La urma urmei, sunt enumerate numai cerințele relevante pentru contabilitate. Și foaia de parcurs este un permis specific de funcționare vehicul... Prin urmare, sunt necesare mai multe informații.

Astfel, Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152 (revizuit prin Ordinul nr. 476 din 7 noiembrie 2017) asigură o serie de informații specifice care ar trebui dezvăluite în obligatoriu atunci când completați fisa de parcurs. Acestea ar trebui să includă:

Ce formă să utilizați

Forma unificată a scrisorii de parcurs a unui autoturism 2019 a fost aprobată prin Decretul Goskomstat din Rusia din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Începând cu 26 februarie, lista detaliilor obligatorii s-a schimbat: linia „Controlul pre-călătorie trecut starea tehnică”Și a exclus sigiliul organizației.

Puteți, de asemenea, să vă dezvoltați în mod independent propria formă a foii de voucher și să o fixați în politica contabilă în scopuri contabile. Nu uita detalii obligatoriicare trebuie să fie prezent pe o astfel de formă.

Așa arată foaia de parcurs a unei mașini, forma 3. Descărcați-o ca eșantion.

Reguli pentru completarea scrisorii de parcurs a unui autoturism

Hârtia trebuie emisă pentru fiecare vehicul. Acest lucru se aplică ambelor transport propriu o organizație bugetară și una închiriată, chiar dacă angajatul folosește propria mașină în scopuri oficiale... Dacă vehiculul este utilizat în schimburi de mai mulți șoferi, atunci este posibil să completați mai multe vouchere pentru fiecare șofer pentru o singură mașină simultan. Sunt introduse informații despre documentul emis. Documentele emise trebuie păstrate timp de 5 ani.

Companiile de transport rutier completează voucherele în fiecare zi. Alții o pot face cât mai des posibil pentru a justifica costul combustibilului, dar nu mai puțin de o dată pe lună. Cu toate acestea, dacă completați un exemplar de fișă de parcurs pentru o mașină de călători timp de o lună, poate fi necesar să o editați.

Formularul trebuie completat de un angajat autorizat. Poate fi un dispecerat sau un secretar al unei flote auto. Toate tururile trebuie să fie numerotate.

La părăsirea mașinii, precum și după returnarea acesteia în garaj, voucherul trebuie verificat de un mecanic sau de un angajat care răspunde de funcționarea vehiculelor și certificat cu semnătura sa care indică numele complet. Se verifică citirea contorului, consumul de combustibil etc. Citirea contorului la începutul zilei următoare trebuie să se potrivească cu citirea la sfârșitul zilei precedente. Diferența dintre citirile de la începutul și la sfârșitul zilei ar trebui să corespundă kilometrajului zilnic. În plus, este indicată marca de combustibil, precum și furnizarea și utilizarea combustibililor și lubrifianților.

Indicatorul „Consum de combustibil la tarif” este indicat în conformitate cu acele rate de consum de combustibil, care sunt aprobate în organizația bugetară prin ordin al conducătorului.

De asemenea, fără greș, trebuie să fie aplicat în legătură cu trecerea examenelor medicale înainte și după călătorie. Pe baza rezultatelor examinării pre-călătorie, lucrătorul medical trebuie să facă mențiunea „A trecut examenul medical pre-călătorie, a fost admis la muncă”. Și conform rezultatelor post-călătoriei - „A trecut examenul medical post-călătorie”.

Pe partea din spate tichetele indică informații pe unde merge mașina. În caz contrar, nu este o confirmare a costului achiziționării combustibilului și a lubrifianților.

Un eșantion de completare a unei foi de parcare a unui autoturism

O responsabilitate

Răspunderea administrativă este prevăzută pentru atragerea angajaților care nu au trecut examenul medical obligatoriu. Și dacă nu există nicio evidență a examenului medical al conducătorului auto sau nota nu este făcută de un medic calificat, ci de altcineva, organizația bugetară va fi amendată.

Inspectoratul muncii poate amenda (părțile 3 și 5 ale articolului 5.27.1 din Codul administrativ):

• organizație - în valoare de 110.000 până la 130.000 de ruble;
• oficiali (de exemplu, un manager) - de la 15.000 la 25.000 de ruble.

În plus, șoferul poate fi pedepsit de poliția rutieră. Deci, pentru conducerea vehiculului unei organizații fără o scrisoare de trecere, este prevăzută o amendă de 500 de ruble (). Cu toate acestea, inspectorii poliției rutiere pentru prima dată se pot limita la un avertisment.

Ce s-a schimbat în completarea biletelor de călătorie de la 26 februarie 2017? Este necesar să eliberați bilete de călătorie în luna martie pentru formă nouă? Fiecare hârtie de parcurs necesită acum o semnătură a unui mecanic cu privire la inspecția înainte de călătorie a unei mașini sau a unui camion? Cum să luați în considerare modificările din 15 decembrie 2017 în fișele de parcurs? În acest articol veți găsi răspunsuri la aceste întrebări și la alte întrebări și puteți descărca și noi forme de bilete de călătorie.

Forme de foi de parcurs

În 2017, organizația sau antreprenor individual poate forma și utiliza:

• sau forme unificate de foi de parcurs (aprobate prin decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28 noiembrie 1997 nr. 78);
• forme dezvoltate independent de foi de parcurs.

Dacă eșantioanele unificate de foi de parcurs nu se potrivesc brusc întreprinderii sau antreprenorului individual (de exemplu, dacă au detalii „suplimentare” sau dacă nu sunt necesare), atunci puteți dezvolta în mod independent formele de scrisori de parcurs. Dar, în acest caz, trebuie avut în vedere faptul că formularul elaborat independent trebuie să conțină toate detaliile obligatorii prevăzute în secțiunea II din ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18.09.2008 nr. 152.

Foliile de parcurs sunt necesare pentru a confirma natura producției călătoriilor și pentru a anula combustibilul, piesele de schimb și compensarea pentru utilizarea vehiculelor personale în contabilitatea fiscală.

Noi detalii necesare începând cu 26 februarie

Începând cu 26 februarie, Ministerul Transporturilor a extins lista detaliilor obligatorii ale scrisorii de parcurs (Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 ianuarie 2017 nr. 17). Începând cu această dată, pe hârtie, este necesar să se pună un semn asupra controlului stării tehnice a mașinii înainte de zbor. Mecanicul trebuie să indice data și ora inspecției vehiculului, semnătura, prenumele și inițialele acestuia. Anterior, asemenea mărci puteau fi stabilite, dar deloc. Astfel, din 26 februarie 2017, detaliile obligatorii ale scrisorilor de parcurs, care au fost elaborate independent, includ:

1. Titlu - scrisoare de parcurs;
2. Cameră;
3. Valabilitate;
4. Informații despre proprietarul mașinii;
5. Tipul și modelul mașinii;
6. Plăcuța de înmatriculare de stat a mașinii;
7. Citirea contorului la ieșirea din garaj și la intrarea în garaj;
8. Data și ora ieșirii din garaj și intrarea în garaj;
9. Semnătura și numele complet un angajat care pune pe foaie citirile contorului, data și ora;
10. NUMELE COMPLET. conducător auto;
11. Data și ora examinării medicale înainte și după călătorie a șoferului;
12. Ștampilă, semnătură și nume complet un profesionist medical care efectuează un examen fizic;
13. Un semn pe inspecția pre-călătorie a stării tehnice a mașinii cu data și ora;
14. Semnătura și numele complet inspectorul stării tehnice a utilajului.

Legea federală nr. 259-FZ din 08.11.2007 definește obligația de a emite foi de parcurs. Deci, fără greș, această organizație primară trebuie să fie pregătită pentru următoarele grupuri de oameni:

• Companiile care transportă pasageri traseu taxiuri în interiorul orașului și al suburbiilor.
• Pentru a transporta organizații care efectuează transport interurban de călători.
• Companii specializate în transport rutier marfă și bagaje.
• Companiile de transport ale căror activități sunt legate de alte tipuri de transport public terestru (tramvaie și troleibuze).

Anularea tipăririi

Începând cu 26 februarie 2017, este posibil să nu se pună sigiliu sau ștampilă pe scrisori de parcurs. Există suficiente informații despre proprietarul mașinii. Acesta este numele companiei sau proprietarului, adresa și numărul de telefon. Acest lucru rezultă și din Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 ianuarie 2017 nr. 17). Cu toate acestea, sigiliul poate fi aplicat și după data specificată - nu va exista nicio eroare.

Întocmește o foaie de parcurs pentru fiecare zi sau altă perioadă - nu mai mult de o lună. Atunci când un vehicul este utilizat în schimburi de mai mulți șoferi, este posibil să se elibereze mai multe facturi de parcurs pentru o singură mașină simultan - pentru fiecare șofer.

Nou formular pentru 2017

În legătură cu extinderea listei de detalii solicitate, unele companii și întreprinzători individuali vor trebui să își adapteze formularele de scrisori de parcurs. Dacă după 26 februarie 2017, lista nu conține toate detaliile solicitate, atunci auditorii pot considera un astfel de document primar ca fiind „defect”. Și apoi, de exemplu, pot apărea dificultăți cu recunoașterea costului combustibilului și lubrifianților. V-am pregătit un nou formular de foaie de parcurs, care conține toate cerințele necesare începând cu 26 februarie. Arată așa:

De asemenea, puteți avea o nouă formă de scrisoare de trecere pentru 2017 în format Word pentru mașini. În același mod, puteți corecta forma scrisorii de parcurs pentru camioane, astfel încât să puteți nota despre inspecția tehnică de dinaintea călătoriei.

Rețineți că, dacă aprobați un nou formular de bilet de călătorie pentru 2017, atunci această circumstanță va trebui înregistrată în politica contabilă a organizației (clauza 4 din PBU 1/2008).

În multe organizații, directorul și șoferul și mecanicul sunt o singură persoană. Într-o astfel de situație, el semnează că a efectuat o inspecție înainte de călătorie. De asemenea, indică data și ora inspecției.

Modificări începând cu 15 decembrie 2017

Prin ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 07.11.2017 nr. 476, au fost aduse modificări regulilor de completare a biletelor de călătorie. Acestea intră în vigoare pe 15 decembrie 2017. Pe scurt, au existat inovații în normele privind noile cerințe obligatorii. Să ne explicăm mai în detaliu.

OGRN

În plus față de detaliile care se află deja în foaia de parcurs, din 15 decembrie 2017, este necesar să se indice suplimentar OGRN al companiei sau al antreprenorului individual.

Din 15 decembrie 2017, indicarea PSRN și PSRNP în fișele de parcurs este obligatorie. Fără aceste detalii, fișele de parcurs vor fi considerate ca fiind încălcate.

Unde să indicați OGRN în fișele de parcurs? Această întrebare rămâne la discreția companiei sau a antreprenorului individual. În opinia noastră, OGRN poate fi înregistrat în coloana destinată informațiilor despre organizație sau antreprenor individual.

Data și ora controlului înainte de călătorie

Pentru a completa scrisorile de parcurs din 15 decembrie 2017, data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice a transportului este o cerință obligatorie a scrisorii de parcurs. Se stabilește că data include ziua, luna și anul și ora - orele și minutele.

Începând cu 15 decembrie 2017, informațiile despre vehicul trebuie să includă data (data, luna, anul) și ora (ore, minute) a inspecției înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului (dacă obligația de a-l îndeplini este prevăzută de lege).

Modificări ale regulilor pentru asigurarea siguranței transportului

Începând cu 15 decembrie 2017, au fost aduse modificări regulilor pentru asigurarea siguranței transportului. Dacă mai devreme a fost prescris să se efectueze monitorizarea zilnică a stării tehnice a vehiculului înainte de a părăsi linia de la locul de parcare și la întoarcerea la locul de parcare, acum regulile stabilesc doar controlul înainte de călătorie al stării tehnice înainte ca vehiculul să părăsească locul de parcare permanent.

Descriere proceduri generale privind întreținerea scrisorilor de parcurs ale unui camion. Sunt luate în considerare tipurile și formele de foi de parcurs, procedura de completare a acestora pentru întreprinderi, precum și prelucrarea și stocarea ulterioară a scrisorilor de parcurs.

Trebuie remarcat imediat că acest manual a fost dezvoltat pentru a fi folosit în vremurile URSS și, prin urmare, merită să-l folosiți, numai în părți care nu contrazic.

I. Instrucțiuni generale

1. Foliile de parcurs pentru un camion sunt formate din trei tipuri:

• o formă tipică interdepartamentală (tarif pe bucată) utilizată la transportul mărfurilor la condițiile de plată pentru lucrările unei mașini la tarifele pe bucăți ale tarifelor uniforme pentru transportul rutier de mărfuri;
• o formă tipică interdepartamentală (bazată pe timp) utilizată la efectuarea lucrărilor de către o mașină pentru transportul de mărfuri în condițiile de plată pentru munca unei mașini la tarife bazate pe timp;
• forma departamentală (interurbană) utilizată la efectuarea muncii cu camionul pentru transportul mărfurilor economice naționale în trafic interurban în conformitate cu dispozițiile privind organizarea interurbană transport rutier marfă, aprobată în modul prescris de Consiliile Miniștrilor din republicile Uniunii și statutele transportului rutier al republicilor Uniunii. Pe partea din față a acestei forme de scrisoare de trecere, se aplică o dungă roșie cu inscripția tipografică „transport interurban”.

2. Producerea de semifabricate de foi de parcurs cu numerotare tipografică (ca documente de raportare strictă) se realizează de Editura de Stat a URSS prin ordinele ministerelor, departamentelor și altor organizații în cantități care să satisfacă nevoia acestora.

Formularele de scrisori de transport interurban ale formularului nr. 4 sunt realizate de Editura de Stat a URSS numai prin ordinele organelor de control al transportului cu motor uz comun republici unionale.

3. Furnizarea de foi de parcurs ale întreprinderilor, organizațiilor și instituțiilor se realizează în mod central de către organizațiile superioare ale acestora în modul prescris.

Formele de scrisori de transport interurbane de către stațiile de autobuz de marfă sau alte întreprinderi de transport rutier public, care într-o anumită localitate sunt încredințate organizării transportului de mărfuri interurbane, pot fi raportate întreprinderilor, organizațiilor și instituțiilor altor departamente atunci când întreprinderile de transport rutier public nu sunt capabile să efectueze transporturi de mărfuri interurbane iar aceste transporturi sunt permise să fie efectuate de vehicule departamentale.

4. Formularele sunt stocate în depozitele întreprinderilor, organizațiilor, instituțiilor și, după cum este necesar, sunt eliberate contra primirii persoanei responsabile cu funcționarea vehiculelor (manager de garaj, manager de operațiuni, dispecerat etc.).

5. Formele de scrisoare N N 4-s, 4-p, emise în conformitate cu această instrucțiune, sunt eliberate șoferului contra primirii de către o persoană autorizată numai pentru o zi lucrătoare (schimb), cu condiția ca șoferul să fi trecut scrisoarea de parcurs din ziua anterioară de lucru. Pentru o perioadă mai lungă în transportul interurban de mărfuri, scrisorile de transport de la formularul nr. 4 sunt emise numai dacă șoferul efectuează transportul mai mult de o zi. Foaia de parcurs emisă trebuie să aibă în mod necesar ștampila și sigiliul organizației care deține mașina.

6. Foliile de parcurs de formă N N 4-s, 4-p, 4-m sunt stocate împreună cu foliile de parcurs.

II. Completarea fișelor de parcurs

7. Completarea detaliilor scrisorilor de parcurs se efectuează secvențial în conformitate cu aceste instrucțiuni și este obligatorie pentru toate întreprinderile, organizațiile și instituțiile de stat, de cooperare și publice care au atât camioane proprii, cât și închiriate.

8. Responsabilitatea pentru umplere corectă scrisorile de transport sunt transportate de șefi de întreprinderi, organizații, instituții, precum și de persoane responsabile cu funcționarea camioanelor și care participă la completarea documentului.

Nu este permisă participarea șoferului la completarea scrisorii de parcurs, cu excepția semnăturilor care confirmă acceptarea (la plecare) și livrarea (la întoarcere) a mașinii.

9. Completarea scrisorii de parcurs înainte de a o emite conducătorului auto se efectuează de către dispeceratul companiei de transport auto sau de o persoană autorizată în următoarea ordine:

9.1. Pe partea din față a scrisorii de parcurs sub numele documentului, se înregistrează data emiterii sale (zi, lună, an), care trebuie să corespundă datei de înregistrare a scrisorii de parcurs emise în jurnalul de expediere.

9.2. În rândul „Programul de lucru”, este scris codul sau numele modului de lucru (lucru în zilele lucrătoare, călătorie de afaceri, contabilitate sumară a programului de lucru, înregistrare zilnică a programului de lucru, lucru în weekend sau de sărbători, în ziua sâmbetei de lucru, lucru la program sau în afara programului etc.). în conformitate cu care se calculează salariul șoferului.

9.3. Linia „Coloană, brigadă” conține numerele convoiului și brigăzii, care includ mașina și șoferul.

Linia „Mașină” înregistrează marca, numărul guvernului și tipul vehiculului, precum și numărul de garaj al acestuia.

9.4. Linia „Șofer” conține numele de familie, inițialele, numărul permisului de serviciu și clasa șoferului care lucrează la scrisoarea de parcurs dată. Rândul „Număr personal” înregistrează numărul atribuit șoferului în compania auto.

9.5. Liniile „Remorci” conțin mărcile, numărul de stat și de garaj al remorcilor și semiremorcilor, produse pe linia cu mașina. Numerele remorcilor de schimb și ale semiremorcilor sunt înregistrate în conformitate cu aceste linii în punctele de remorcare.

9.6. În rândul „Persoane însoțitoare” se înregistrează numele și inițialele persoanelor care însoțesc vehiculul pentru sarcină (încărcătoare, expeditori, stagiari etc.).

9.7. În secțiunea „Lucrarea șoferului și a mașinii” din coloanele 2 și 3, se înregistrează ora (orele și minutele) de plecare și de întoarcere a mașinii conform programului.

9.8. În secțiunea „Alocarea șoferului” din coloana 16 „La a cărei dispoziție” pe baza cererii sau a unei comenzi unice a clientului, se înregistrează numele clientului, la a cărui dispoziție trebuie să ajungă mașina pentru a finaliza misiunea.

9.9. Coloana 17 „Ora sosirii” înregistrează ora (în ore și minute) de sosire a mașinii către client în conformitate cu cererea sa, o comandă unică sau programul de lucru al mașinii în condițiile contractului.

9.10. În coloanele 18 „De unde să obțineți bunurile” și 19 „De unde să livrați bunurile”, adresele punctelor de încărcare și descărcare sunt înregistrate în funcție de cerere, de o comandă unică a clientului sau în conformitate cu termenii contractului.

9.11. Coloana 20 „Numele mărfii” înregistrează numele mărfii prezentate pentru transport pe baza unei cereri sau a unei singure comenzi a clientului.

9.12. Coloana 21 „Numărul de plimbări cu o încărcătură” pe baza unei cereri sau a unei singure comenzi, se înregistrează numărul de plimbări cu o sarcină necesară pentru a finaliza sarcina.

9.13. Coloana 22 „Distanță” înregistrează distanțele pentru transportul de mărfuri, determinate în funcție de datele de la autoritățile rutiere sau conform unei hărți a districtului (planul orașului) folosind un curvimetru sau conform unei liste de distanțe întocmită pe baza rapoartelor de măsurare sau în funcție de vitezometrul unei mașini (pentru transport sezonier), printr-un act fix al unei companii sau organizații de transport auto și al unui client.

9.14. Coloana 23 „Carry tone” înregistrează cantitatea de marfă care trebuie transportată pentru client.

Doar o companie de camioane are dreptul de a modifica sarcina specificată în secțiunea „Atribuire către șofer”. Doar în cazuri excepționale, clientul, în acord cu compania de transport, poate modifica sarcina cu intrarea corespunzătoare în rânduri " Mărci specialeÎn aceeași linie, se face o înregistrare în cazul utilizării mașinii de către motiv special (de poliție, medici etc.).

9.15. În partea din față a scrisorii de parcurs, în linia „Emiteți combustibil”, cantitatea de combustibil necesară pentru a fi livrată pentru a finaliza sarcina este scrisă în cuvinte, ținând cont de combustibilul rămas din ziua precedentă de lucru.

9.16. În rândul „Semnătura dispecerului”, dispecerul certifică cu semnătura sa corectitudinea detaliilor scrisorii de parcurs și a permisului de conducere.

10. Completarea scrisorii de parcurs înainte de a părăsi garajul se face în următoarea ordine:

10.1. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloanele 7, 9 și în liniile corespunzătoare, un combustibil, un tehnician combustibil - lubrifianți (Combustibil și lubrifianți) sau o persoană autorizată trebuie să înregistreze cantitatea de combustibil emisă, precum și seria și numerele cupoanelor de combustibil emise și să certifice aceste înregistrări cu semnătura sa.

Cantitatea de combustibil emisă de cupoane este egală cu cantitatea de combustibil emisă în natură.

10.2. În partea din față, un medic sau un alt lucrător medical, atunci când efectuează un examen medical înainte de călătorie, certifică starea de sănătate a șoferului și posibilitatea de a-l admite să conducă o mașină prin semnătură.

10.3. În secțiunea „Lucrarea șoferului și a mașinii” din coloana 5 „Citiri ale vitezometrului”, comanda mecanică - punct de control (Punct de verificare) sau departament control tehnic (OTK) înregistrează citirea vitezometrului atunci când mașina părăsește linia, iar în coloana 6 „Ora reală” o ștampilă - urmărește timpul real al mașinii care părăsește garajul. În cazul unei defecțiuni sau a absenței unei ștampile - ore, ora este înregistrată manual în următoarea ordine: zi, lună, ore, minute.

10.4. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloana 10 „Sold restant la plecare” punctul de control sau mecanicul departamentului de control al calității înregistrează cantitatea de combustibil din rezervoarele mașinii la plecare și confirmă corectitudinea tuturor înregistrărilor făcute prin semnarea în această coloană.

10.5. În rândul „Semnătura mecanicului” mecanicul punctului de control sau al departamentului de control al calității certifică cu semnătura transferul mașinii către șofer în cadrul tehnic conditie buna și permisiunea de a părăsi garajul și în rândul „Semnătura șoferului” - semnătura șoferului certifică acceptarea mașinii în stare tehnică bună și primirea unei sarcini de muncă.

11. Completarea fisei de parcurs pe linie se face în următoarea succesiune.

În secțiunea „Secvența atribuirii” formularul N 4-c:

11.1. În coloana 24, expeditorul notează numerele plimbărilor efectuate secvențial. Înregistrarea este destinată înregistrării mărfii atașate - documente de transport prin plimbări.

11.2. În coloana 25 "Numerele notelor de trăsură atașate", expeditorul înregistrează toate numerele avizelor de trăsătură aferente călătoriei date.

11.3. Coloana 26 „Ora sosirii” indică ora (orele și minutele) de prezentare de către conducătorul auto a scrisorii de drum către expeditor sau destinatar la poarta de intrare sau la punctul de control din punctele de încărcare sau descărcare (cu excepția stațiilor de cale ferată).

În absența unei porți de intrare sau a unui punct de control, coloana indicată nu este completată, ora sosirii la punctul de încărcare sau descărcare este introdusă în scrisoarea de parcurs (TTN).

11.4. În coloana 27 „Semnătură și sigiliu” expeditorul semnează și pune un sigiliu, confirmând corectitudinea detaliilor scrisorii de parcurs pe care a completat-o.

12. Coloana 28 „Mărci ale întreprinderii auto” poate fi utilizată de întreprinderea auto pentru a reflecta indicatori contabili suplimentari ai funcționării autovehiculului și remorcii.

13. În secțiunea „Timp de nefuncționare pe linie”, lucrătorul de asistență tehnică sau o persoană autorizată în coloanele corespunzătoare înregistrează motivul perioadei de nefuncționare, data și ora de începere și sfârșit a perioadei de nefuncționare și certifică aceste înregistrări cu semnătura sa.

14. În rândurile „Mărci speciale” din partea din față, se înregistrează informații care nu sunt prevăzute de forma scrisorii de parcurs (mărci ale Inspectoratului de Stat în trafic, clienții care refuză încărcarea unei mașini, diverse servicii rutiere etc.).

15. La întoarcerea mașinii în garaj, fisa de parcurs se completează în următoarea ordine:

15.1. În secțiunea „Lucrarea șoferului și a mașinii” din coloana 6, punctul de control sau mecanicul OTK scrie sau pune o ștampilă - cu un ceas, ora efectivă a întoarcerii mașinii în garaj (data, luna, orele, minutele) și completează coloana 5 „Citirile vitezometrului”.

15.2. În secțiunea „Mișcarea combustibilului”, un punct de control sau un mecanic OTK completează coloana 11 „Sold la întoarcere” și semne sub aceasta.

15.3. În secțiunea „Mișcarea combustibilului”, un combustibil, un tehnician petrolier sau o persoană autorizată, când șoferul predă cupoanele pentru combustibil și lubrifianți, completează coloana 12 „Închiriat” și semnează sub aceasta.

15.4. În rândul „Predat”, șoferul certifică livrarea mașinii către mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității într-o stare tehnic sănătoasă (defectă). Mecanicul punctului de control sau al departamentului de control al calității din linia „Acceptat” confirmă corectitudinea completării coloanelor 5 și 6 din secțiunea „Întoarcere la garaj” din secțiunea „Lucrarea șoferului și a mașinii” și primirea mașinii de la șofer într-o stare tehnic sănătoasă (defectă).

16. După ce șoferul a trecut scrisoarea de parcurs, dispecerul sau o altă persoană autorizată o completează în următoarea ordine:

16.1. În secțiunea „Lucrarea șoferului și a mașinii” din coloana 4 „Kilometraj zero” conform tabelului distanțelor se înregistrează distanța de la garaj la primul punct de încărcare și de la ultimul loc descărcarea în garaj.

16.2. În secțiunea „Mișcarea combustibilului”, în coloana 13 „Rata de schimbare a ratei”, scrie o rată de modificare a ratei consumului de combustibil asociată cu funcționarea mașinii pe rata crescută consumul de combustibil, în coloana 14 „Durata de funcționare a echipamentelor speciale” și coloana 15 „Durata de funcționare a motorului” pe baza intrărilor corespunzătoare din TTN atașate la scrisoarea de parcurs, respectiv, timpul de funcționare al echipamentelor speciale și timp suplimentar funcționarea motorului în conditii speciale funcționare (funcționarea mecanismelor rotative de încărcare și descărcare a motorului etc.). Aceste detalii sunt necesare pentru a determina rata suplimentară de consum de combustibil. Dispecerul certifică corectitudinea completării acestor detalii cu o semnătură sub coloanele corespunzătoare.

16.3. În secțiunea „Secvența execuției sarcinii”, dispecerul din coloana 24 înregistrează numărul total de plimbări, iar în linia „TTN în cantitate” - numărul total de scrisori de parcurs livrate. Pentru numărul total de note de trăsură livrate și acceptate, șoferul semnează în rândul „Șofer predat”, iar dispecerul - în rândul „Dispeceratul acceptat”.

III. Caracteristicile completării fișelor de parcurs ale formularelor N 4-p și N 4-m

17. În foaia de parcurs a formularului nr. 4-p din secțiunea „Atribuirea șoferului” din coloana 16 „La dispoziția cui” pe baza unei cereri sau a unei comenzi unice a clientului, dispecerul notează numele și adresa clientului, la a cărui dispoziție mașina trebuie să sosească pentru a finaliza sarcina, în coloane 17 și 18 - ora planificată de sosire și plecare, în coloana 19 - numărul planificat de ore de lucru și în coloana 20 - numărul de călătorii în conformitate cu planul.

18. Formularul de scrisoare N 4-p are un cupon de rupere a clientului, care este baza pentru prezentarea unei facturi de către compania auto pentru plată servicii de transport și este atașat de acesta.

19. În cuponul de rupere, clientul:

19.1. Pe baza scrisorii de parcurs prezentate de șofer, acesta completează numărul și data emiterii scrisorii de parcurs, numele companiei auto pe materialul rulant al cărui transport se desfășoară, mărcile și numerele de stat ale mașinii sosite și remorcile în liniile corespunzătoare.

19.2. În rândul „Client” scrie numele organizației, prenumele și inițialele oficialresponsabil pentru utilizarea vehiculului.

19.3. În rândul „Ora” indică ora la sosirea și plecarea mașinii de la client.

19.4. În rândurile „Vitezometru” înregistrează citirile vitezometrului la sosirea și părăsirea clientului.

19.5. În rândul „TTN atașat”, introduceți numerele TTN, a căror copie este atașată la scrisoarea de parcurs și indică numărul total al acestora.

Aplicarea TTN la foaia de parcare a mașinii alocate pentru muncă cu plată la rate de timp nu este o bază pentru schimbarea formei de plată pentru munca mașinii.

19.6. În rândul „Număr de plimbări” numărul total de plimbări finalizate.

19.7. În rândul „Semnătura și ștampila clientului” semnează și pune o ștampilă, confirmând corectitudinea completării detaliilor liniilor corespunzătoare ale scrisorii de parcurs.

20. În secțiunea „Executarea misiunii”, clientul înregistrează rutele de deplasare de unde - unde pentru fiecare plimbare și certifică aceste înregistrări cu semnătura sa.

21. În foaia de parcurs a formularului nr. 4 din secțiunea "Trecerea punctului de control UTEP, KDP și GAS":

• dispecerul companiei auto în coloana 26 notează numele punctului de control, al odihnei și al locului de cazare prin care ar trebui să urmeze mașina, precum și UTPE, KDP și GAS, pe care șoferul primește o încărcătură a mașinii, inclusiv mașinile urmate de direcția de trecere, în coloana 27.1 - data și ora trecerii lor conform orarului;
• dispeceratul UTEP, KDP sau GAS din coloana 27.2 înregistrează ora și data efective de trecere a punctului de control, punctele de odihnă și peste noapte, afișează o abatere de la program și scrie în coloana 27.3 „Abaterea”, în coloana 28 semnează și pune o ștampilă.

IV. Prelucrarea scrisorilor de parcurs

22. Prelucrarea scrisorilor de parcurs poate fi efectuată automat cu utilizarea computerelor, mecanizată cu utilizarea FDA și KVM și manual.

Foliile de parcurs, supuse prelucrării automate pe computer, sunt supuse prelucrării preliminare, care constă în codificarea informațiilor (completarea graficelor), pregătirea și transferarea informațiilor pe suportul computerizat.

23. În cazul procesării automate a scrisorilor de parcurs, datele înregistrărilor de mașini primite de la un computer nu pot fi transferate pe formularele de scrisori de parcurs. În acest caz, diagrama mașinii trebuie să conțină indicatori care să corespundă cu secțiunea aprobată „Rezultatele funcționării mașinii și remorcilor”.

24. În secțiunea „Rezultatele mașinii și remorcilor”:

24.1. Consumul de combustibil este determinat de kilometrajul total și de tone-kilometri de vehicul efectuate pe zi (schimbare) de funcționare a acestuia. La rezumarea rezultatelor lucrării în foaia de parcurs, împreună cu costurile efective, cheltuielile sunt indicate conform normelor aprobate pentru mărci selectate mașini.

24.2. Timpul în ordine în ore este determinat din momentul în care mașina iese din garaj până când este returnată în garaj, minus timpul pentru prânz și odihnă a șoferului (în conformitate cu situația din transportul cu motor). Timp de întrerupere pe tot parcursul zilei din cauza condițiilor off-road, defecțiuni tehnice etc. sunt excluse de la ceasurile în rochie.

Timpul în mișcare este diferența dintre timpul de serviciu și timpul de oprire. Timpii de nefuncționare sunt determinați prin însumarea timpilor de nefuncționare pentru încărcare și descărcare, timpii de nefuncționare cauzate de defecțiuni tehnice ale unui vehicul pe drum, schimbarea anvelopelor, condiții de drum impracticabile etc. ...

Timp de inactivitate pentru defecte tehnice și alte motive sunt determinate de intrările din secțiunea „Inactivitate” a scrisorii de parcurs. Totalurile de nefuncționare sunt raportate separat pentru timpii de nefuncționare în timpul încărcării și descărcării, timpilor de oprire excesivi și timpilor de nefuncționare din cauza defecțiunilor tehnice.

24.3. Numărul de plimbări încărcate este determinat prin numărarea tuturor plimbărilor încărcate între punctele de încărcare și descărcare.

24.4. Kilometrajul total al vehiculului trebuie să corespundă diferenței dintre citirea vitezometrului la întoarcerea în garaj și la ieșirea din garaj.

Cursa cu o sarcină este egală cu suma distanțelor pentru toate călătoriile cu o sarcină specificată în TTN.

Kilometrajul neîncărcat reprezintă diferența dintre kilometrajul total și kilometrajul încărcat.

24.5. Cantitatea totală de marfă transportată de o mașină este determinată de foi de parcurs, calculând cantitatea de marfă livrată la punctele de destinație.

24.6. Tonă - kilometrii sunt determinați înmulțind cantitatea (masa) încărcăturii transportate pentru fiecare călătorie (sosire) cu distanța fiecărei călătorii (sosire) între punctele de încărcare și descărcare.

Numărul total de tone - kilometri realizați de un camion pe zi de lucru (schimb) va fi egal cu suma tonelor - kilometri pentru toate plimbările (sosirile) cu încărcătură.

25. Salariul șoferului este indicat pe baza datelor de impozitare pentru toate avizele de trăsură atașate la scrisoarea de parcurs.

Pentru a utiliza mașinile deținute sau la dispoziția companiei, șoferul acesteia trebuie să aibă cu el o scrisoare de parcurs a mașinii în timpul călătoriei. Nu este inclus numai în formularele obligatorii, care sunt solicitate de inspectorii rutieri la verificare, ci este forma principală pentru contabilizarea funcționării mașinii și baza pentru calcularea salariului șoferului și scutirea combustibilului.

Fisa de parcurs a unui autoturism este completată de un dispecerat sau, în absența acestuia, de un contabil. Acest document trebuie întocmit zilnic, în special în companii de camioane... Dacă ziua de lucru în companie constă în mai multe schimburi, atunci este indicat să completați scrisorile de parcurs pentru fiecare șofer (schimb).

În întreprinderile mici în care compania are doar transport oficial (de exemplu, mașina managerului), este permis să extragă acest formular timp de câteva zile. De asemenea, un document poate fi emis pentru o perioadă lungă de timp dacă mașina este utilizată pentru o călătorie de afaceri.

În prezent, forma scrisorii de parcurs poate fi dezvoltată de către întreprindere independent, ținând seama de particularitățile activităților sale. Cu toate acestea, trebuie să conțină detaliile obligatorii furnizate pentru formularele contabile. Practic, se folosește formularul intersectorial standard nr. 3, aprobat de Comitetul statistic de stat.

Documentul emis este înscris în registrul biletelor de călătorie, conform căruia i se atribuie următorul număr. După aceea, este predat șoferului.

La ieșirea din garaj, un mecanic trebuie să semneze fișa de parcurs, care verifică funcționalitatea mașinii, citirile vitezometrului și combustibilul rămas în rezervor.

Facand responsabilitatile locului de munca, șoferul din partea a doua a scrisorii de parcurs reflectă locurile pe care le vizitează, înregistrând informații despre timpul și kilometrii parcurși.

La sosirea în garaj, un tehnician inspectează mașina, verifică capacitatea de întreținere a acesteia, înregistrează citirile vitezometrului și deplasarea în rezervor în coloanele corespunzătoare și apoi aprobă scrisoarea de parcurs.

Angajatul trimite acest document către camera de control, unde specialistul îl calculează și îl reflectă în jurnalul de înregistrare.

Un eșantion de completare a unei foi de parcare a unui autoturism

Să aruncăm o privire mai atentă la modul de completare a unei scrisori de parcurs.

Umplere laterală frontală

Deasupra se aplică ștampila companiei, sub numărul (dacă este necesar, o serie) și data documentului.

În coloana următoare, trebuie să indicați numele companiei, adresa și numărul de telefon. De asemenea, reflectă codul de înregistrare al companiei în autoritățile statistice ().

După aceea, dispecerul completează marca automobilului, numărul de stare al acestuia, identificatorul de garaj de inventar.

Numele complet este scris în linia corespunzătoare. conducător auto, numărul personalului, detaliile permisului de conducere, dacă este cazul - clasa.

Următoarea secțiune a scrisorii de parcurs este completată dacă compania este specializată, de exemplu, un taxi. Pentru astfel de companii, este necesară înregistrarea cardurilor de licență, datele acestora trebuie să fie introduse aici.

Dispecerul determină sarcina pentru șofer și indică adresa exactă a livrării mașinii. După aceea, specialistul semnează documentul și îl predă șoferului.

O secțiune specială este prevăzută pentru mecanic în document, unde notează funcționalitatea mașinii și citirile vitezometrului, soldul din rezervor și îl aprobă cu numele său complet. Șoferul semnează, de asemenea, mai jos pentru primirea mașinii cu o decriptare a datelor sale personale.

În timpul realimentării, angajatul reflectă cantitatea de combustibil umplută, marca sa. Un angajat al stației se poate conecta la confirmare lângă capacitate.

Dispecerul indică data și ora efectivă a întoarcerii la garaj, dacă este necesar, făcând o notă despre perioadele de nefuncționare, întârzieri etc.

La întoarcere, șoferul predă mașina unui mecanic care îi verifică starea, notează rezervorul rămas la sfârșitul zilei de lucru și un contor de kilometri. Confirmând primirea mașinii, tehnicianul își pune semnătura, iar șoferul o predă - a sa.

Umplutura din spate

Pe partea din spate a documentului, șoferul completează informații cu propria mână despre procesul de finalizare a misiunii sale de serviciu, indicând locurile de plecare și destinație cu o decodificare a perioadei de timp și a kilometrajului parcurs. Atunci când lucrează cu terți, aceștia pot semna pentru îndeplinirea sarcinii de către șofer în fața înregistrărilor sale.

În partea de jos a documentului, dispecerul calculează numărul total de ore lucrate pe zi și kilometrajul pe baza vitezometrului. În funcție de sistemul de remunerare aplicat, acesta determină salariul angajatului și transmite scrisoarea de parcurs după ce a fost înregistrată în jurnalul de înregistrare către departamentul de contabilitate. Grefierul confirmă corectitudinea calculelor cu semnătura sa.

Un eșantion de hârtie de umplere poate fi văzut mai jos.

Nuanțe

Corectitudinea acestui document este foarte importantă pentru a include costurile combustibilului în cheltuielile fiscale. El este documentul principal pe care inspectorii îl solicită în timpul unei inspecții.

Pentru multe întreprinderi, pe foaia de parcurs este necesară o notă privind trecerea examenelor medicale înainte și după călătorie.