Cum se completează o scrisoare de transport. Umplutura din spate

Astăzi vom discuta despre un eșantion de umplutură borderoul de parcurs. Acesta servește ca instrument de raportare a cheltuielilor. combustibili si lubrifiantiîn faţa organelor fiscale.

Combustibilul și lubrifianții sunt unul dintre cele mai costisitoare articole de cheltuieli ale întreprinderii pentru întreținerea propriei flote de vehicule. Pentru contabilitate, au fost create documente speciale, a căror completare necesită cunoașterea multor subtilități. În special, aceasta este o scrisoare de parcurs. Utilizarea sa în contabilitatea costurilor este necesară pentru toate organizațiile și antreprenorii individuali cu mașini, indiferent de forma de proprietate și de sistemul de impozitare. O mostră de completare a unei scrisori de parcurs pentru o mașină, vom analiza în detaliu în acest articol.

Forma foii de parcurs a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 78 din 28 noiembrie 1997. Cu toate acestea, completarea foii de parcurs exact conform acestui eșantion este obligatorie doar pentru companiile care și-au ales ca activitate principală transport. Toate celelalte organizații pot modifica conținutul documentului, bazându-se pe executarea acestuia pe detaliile necesare stabilite prin ordinul nr. 152 al Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008. Cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți nu vor fi recunoscute de Serviciul Federal de Taxe dacă cerințele acestui ordin nu sunt îndeplinite și oricare dintre detaliile necesare nu vor fi specificate.

O mostră de completare a unei scrisori de parcurs pentru o mașină include următoarele date obligatorii:

Nume și număr: de exemplu, scrisoarea de transport autoturism, număr conform sistemului de numerotare al unei anumite organizații, ștampila acesteia;
informatii despre durata foii de parcurs: este indicata data sau perioada (date de inceput si de sfarsit), perioada putand fi de la o zi la o luna;
informații despre proprietar: forma organizatorică și juridică, denumirea întreprinderii, denumirea completă antreprenor individual, locație, telefon;
informații despre vehiculul în sine;
tip de transport: marfă sau pasager, model de vehicul, precum și modelul remorcii acestuia, dacă există;
stat semn de înregistrare;
informații despre kilometrajul în momentul trimiterii mașinii și când ajunge înapoi;
data exactași ora trimiterii mașinii și returnării acestuia;
informații despre șofer: numele complet, marca persoanei responsabile cu examinarea medicală în starea șoferului înainte de plecare și la sosire.

Un mecanic cu normă întreagă certifică funcționalitatea mașinii, iar dispecerul certifică kilometrajul, ora de plecare și întoarcere. Cu toate acestea, în lipsa unor astfel de unități de personal, șoferul are dreptul să preia funcția acestora.

Când completați o scrisoare de transport, trebuie să specificați informații despre cantitatea de combustibil la momentul plecării mașinii și întoarcerea acestuia la locul său. parcare permanenta. Foaia de parcurs trebuie să conțină note cu privire la cantitatea de benzină emisă sau să indice numărul cecului primit la benzinărie. Se calculează consumul efectiv de benzină și consumul la tarif.

Costul carburanților și lubrifianților în contabilitatea fiscală este anulat în limite. Limitele de consum se stabilesc prin ordinul Ministerului Transporturilor nr. AM-23-r, din 14 martie 2008.

Foaia de parcurs se completează separat pentru fiecare vehicul sau pentru fiecare șofer. De regulă, pentru un eșantion de completare a unei foi de parcurs a unei mașini, se ia un formular unificat, în care se fac ajustări.

Traseul mașinii nu este inclus în lista de detalii obligatorii, dar este posibil ca autoritățile fiscale să nu ia în considerare costul combustibilului și al lubrifianților dacă aceste informații nu sunt disponibile, prin urmare, la emiterea unei foi de parcurs, este necesar să se indice locul spre care se îndreaptă mașina, ora de plecare și întoarcere, kilometraj.

Traseul este indicat pe spatele foii de parcurs și informațiile despre aceasta sunt înregistrate cât mai precis posibil. De exemplu, locul de plecare este st. Pușkin, 24 de ani, birou; destinație - st. Oktyabrskaya, 30, Landia LLC. Este destul de costisitor să alocați timp acestui lucru de fiecare dată, așa că este recomandabil să atribuiți numere rutelor repetate frecvent, să le documentați din ordinul managerului și apoi să le scrieți pe scurt.

Un exemplu de completare a unei foi de transport

Prezența unui autoturism într-o persoană juridică impune anumite obligații privind ținerea evidenței la utilizarea mașinii. Unul dintre documentele necesare într-o astfel de situație este o scrisoare de parcurs pentru un autoturism formular-3.

Nevoia de bilete de călătorie

Documentul este obligatoriu pe perioada organizarii transportului prin transportul firmei. Este necesar la planificarea, contabilizarea și efectuarea oricăror operațiuni de transport. Lista generală a documentelor obligatorii care sunt necesare pentru un șofer cu normă întreagă constă din următoarele elemente:

• acte de înmatriculare pentru mașină și, dacă este cazul, pentru remorcă;
• permis de conducere cu categoria actuala;
• borderoul, care indică parametrii mărfii transportate (în formularul nr. 1-T);
• permisiunea specială în timpul deplasării mărfurilor periculoase, voluminoase sau grele;
• formular completat al foii de parcurs (formularul nr. 3).

Pe baza acestuia din urmă, se realizează contabilitatea resurselor de combustibil pentru întreprindere, iar parametrul afectează și câștigurile șoferilor cu normă întreagă. Aceste costuri afectează direct nivelul de impozitare. Pe baza acestei dependențe, se obișnuiește să se facă referire la scrisoarea de transport ca fiind principalele documente primare.

Gestionare și contabilitate corespunzătoare

Legislația actuală presupune următoarele formulare standard relevante:

• spec. nr. 3. și nr. 3 - forma foii de parcurs pentru o mașină;
• Nr. 4 - folosit cu taxiuri de pasageri;
• Nr.4-P si Nr.4-S - in cazurile cu autocamioane;
• spec. nr. 6. și nr. 6 - folosit pentru autobuze.

Toate aceste fişe trebuie completate după anumite reguli, stipulate prin Ordinul nr. 152 al ministerului de resort din 18 septembrie 2008. Actul normativ presupune eliberarea unui document pentru tura sau ziua de lucru curentă. Cu toate acestea, practica arată că documentele sunt adesea necesare pentru o perioadă mai lungă, de exemplu, pentru călătorii de afaceri pe distanțe lungi sau călătorii lungi.

Angajații responsabili își pot pregăti singuri un model de scrisoare de parcurs pentru o lună, ceea ce nu este interzis de lege. aceasta termen maxim permise de lege. Documentul trebuie sa indice datele de plecare/sosire in garaj. Avizul se eliberează pe baza ordinului primului șef.

Controlul asupra menținerii foilor de parcurs la întreprindere se realizează prin înregistrarea lor într-un jurnal dantelat. Fiecare pagină a acestei cărți este numerotată manual, iar „cozile” de la șireturi sunt sigilate cu un pătrat de hârtie care are amprenta sigiliului. Următoarele grafice sunt menținute în interior:

• număr în ordine;
• numele documentului;
• firma care furnizează vehiculul;
• parametrii vehiculului (placa de inmatriculare, marca etc.);
• cameră permis de conducereși numele complet al șoferului;
• parametrii documentelor de licență, dacă există, sunt furnizați pentru un anumit transport;
• ordinul conducătorului auto (sarcină).

Mașina poate fi operată nu pentru una, ci mai multe schimburi la rând. Pentru o astfel de situație se emit mai multe borderouri. Câmpul cu ora plecării este stabilit în primul dintre ele, iar informațiile despre sosirea în garaj vor fi prezente doar în ultimul dintre ele. Pentru fiecare călătorie, trebuie să introduceți o citire a contorului de parcurs.

Examene medicale pentru șoferi

Fiecare voucher trebuie să conțină semne privind starea de sănătate a șoferului. Acestea sunt confirmate prin ștampila și semnătura corespunzătoare a ofițerului emitent. Astfel, se verifică absența intoxicației cu alcool sau droguri și se acordă permisiunea de a lucra.

Dacă nu există nicio confirmare din partea lucrătorului sanitar în scrisoarea de parcurs, atunci aceasta se referă la încălcări grave ale Codului Muncii.

Din 2015, a intrat în vigoare o reglementare mai strictă, conform căreia trebuie să faceți check-in cu un lucrător sanitar de două ori: înainte și după tură. Potrivit legii, nu sunt supuși controlului doar angajații angajați, ci și antreprenorii individuali care pleacă singuri într-un zbor. Costul tuturor procedurilor legate de examinările medicale revine șoferului sau proprietarului mașinii.

Companiile mici consideră că este neprofitabilă menținerea unei unități separate de personal cu educație medicală, precum și echiparea și echiparea unui birou separat pentru astfel de operațiuni. În cele mai multe cazuri se incheie un contract de serviciu separat cu o organizatie medicala care detine toate avizele.

Trebuie să știți că absența ștampilei pe examenul medical din scrisoarea de transport face ca acest document să nu fie valabil pentru polițistul rutier.

Relațiile cu autoritățile fiscale

Foaia de parcurs trebuie completată corect, altfel nu poate fi luată în considerare de către organele fiscale, care va servi drept excepție de la costurile descrise în ea din contabilitate fiscală. Chiar și instanța va fi de partea auditorilor, deoarece doar documentele corecte sunt acceptate în fabrică ca dovadă a utilizării vehiculului în scopul propus.

Foaia de parcurs este un document foarte important pentru transportul oficial. Dacă proprietarul mașinii este o organizație, acest document confirmă dreptul de a conduce, dacă mașina este privată, dar folosită în scopuri comerciale, ajută la calcularea costurilor. Multe servicii verifică tichetele: Serviciul Federal de Taxe, poliția rutieră și inspectoratul de muncă. Cum să completați corect acest document și să evitați eventualele sancțiuni pentru erori, ținând cont schimbări recente in legislatie?

Așa-numitele „tichete” sunt documente contabile primare care trebuie păstrate de toate organizațiile și întreprinzătorii individuali care conduc autovehicule. în care entitati legale iar întreprinzătorii individuali care prestează servicii de transport de mărfuri sau persoane sunt obligați să utilizeze formulare unificate ale acestor documente. Formă nouă, conform căreia se completează borderoul de parcurs al anului 2019, a fost aprobat în urmă cu douăzeci de ani Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 Nr. 78. Este încă relevantă astăzi, deși a fost schimbat de multe ori de-a lungul anilor. natură diferită. Ultima dintre ele a fost introdusă de Ministerul Transporturilor prin ordinul din 7 noiembrie 2017 nr.476. În virtutea acestor modificări, din 15 decembrie 2017, scrisoarea de parcurs trebuie să indice Informații suplimentare despre proprietar vehicul. Deci, antreprenorii individuali trebuie să-și indice OGRIP, iar organizațiile - OGRN.

În funcție de tipul de vehicule și de domeniul lor de aplicare, trebuie să utilizați tipuri diferite foi de călătorie. Deci, noi forme separate sunt dezvoltate pentru:

• mașini;
• camioane;
• transport special;
• taxi de pasageri;
• încărcătură încărcătură;
• autobuze publice și nepublice.

Se stabilește procedura de emitere a foilor de parcurs prin ordin al Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, care este valabil astfel cum a fost modificat la 7 noiembrie 2017, care a intrat în vigoare la 15 decembrie 2017. Luați în considerare borderourile într-un jurnal special. Să aruncăm o privire mai atentă la ce modificări s-au produs în foile de parcurs în 2019 și la modul de întocmire a acestui document, astfel încât să nu existe întrebări de la inspectorii de la autoritățile fiscale și de la poliția rutieră, care se uită cel mai adesea la acest document.

Noul formular de scrisoare de parcurs

O scrisoare de trăsură a vehiculului este necesară atunci când părăsiți orice vehicul în scop de muncă, indiferent dacă este vorba de mașina proprie a organizației sau de una închiriată. Cerințele stricte pentru menținerea acestui document primar sunt stabilite doar pentru companiile de transport auto, cu toate acestea, pentru toate celelalte este un document de strictă responsabilitate și trebuie să conțină detalii obligatorii. În 2019, au existat mai multe astfel de informații - la sfârșitul anului 2017, oficialii au adăugat obligația de a indica în bordeiul de parcurs informații despre trecerea șoferului control înainte de călătorie starea tehnică a vehiculului. În plus, ștampila rotundă obligatorie de pe formularul emis a fost anulată.

Dacă organizația nu se potrivește cu forma unificată, poate dezvolta propria versiune, care trebuie să țină cont de toate detaliile solicitate și indicatorii necesari. Utilizarea unui formular nou trebuie să fie indicată în politica contabilă a organizației, așa cum este definită în paragraful 4 din PBU 1/2008. Nu uitați că regulile reglementate de articolul 9 se aplică și documentelor primare de strictă responsabilitate. lege federala din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ despre contabilitate.

Astfel, noile borderouri pentru anul 2019 trebuie să conțină următoarele informații:

• numele și numărul documentului în sine;
• detaliile proprietarului mașinii (OGRIP și OGRN);
• data emiterii;
• valabilitate;
• date despre șoferul vehiculului;
• date despre vehiculul în sine;
• informații despre proprietarul vehiculului;
• transmiterea datelor inspecția tehnicăînainte de zbor.

Documentul trebuie certificat prin semnătura dispecerului care l-a eliberat și a șefului organizației. Sigiliul trebuie aplicat numai acelor organizații care îl folosesc în conformitate cu Carta lor. Formularul se întocmește într-un singur exemplar și se dă șoferului. După aceea, acesta trebuie returnat persoanei împuternicite împotriva semnăturii, caz în care se consideră închis și merge la departamentul de contabilitate. Din acest moment, trebuie să aflați de ce aveți nevoie de borderouri.

Cine și de ce au nevoie de o scrisoare de parcurs

Caminele, ca și înainte, sunt necesare pentru ca organizațiile să controleze mișcarea vehiculelor, calculează salariileșoferi, stabilirea consumului de combustibil, calculul amortizarii unui autoturism, contabilizarea costurilor totale de transport. În plus, în cazul în care inspectorul de poliție rutieră oprește șoferul pe vehiculele oficiale pentru a verifica documentele, acest document confirmă valabilitatea zborului, legalitatea transportului de mărfuri și pasageri și indică faptul că vehiculul se află în conditie buna iar șoferul are dreptul să o conducă. Dacă nu există bilet, va trebui să plătiți sanctiune administrativa pe Articolul 12.13 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.

Procedura de înregistrare și o mostră de completare a unei foi de parcurs

Dispeceratorii sunt responsabili pentru emiterea acestui formular pentru vehiculele din organizatiile de transport auto, in timp ce in alte companii poate fi pur si simplu un angajat autorizat sa elibereze masinile in deplasare. Asemenea responsabilități trebuie delegate prin ordin al șefului organizației, întrucât cel care completează documentul este responsabil pentru greșelile comise în acesta. Uneori, șoferii înșiși sunt implicați în emiterea foilor de parcurs, dar conform regula generala, șoferii trebuie să completeze doar partea lor din document - să înregistreze datele privind kilometrajul mașinii în conformitate cu indicatoarele instrumentelor din mașină.

Puteți emite un bilet pentru un zbor sau o zi lucrătoare sau pentru o lună întreagă. În plus, formularul unificat prevede posibilitatea prelungirii valabilității acestui document, întrucât diverse situatii, iar conducerea fără scrisoare de transport este o încălcare.

Foaia de parcurs, a cărei formă este unificată, este împărțită în mai multe forme diferite, în funcție de tipul vehiculului. Aceste formulare diferă în ceea ce privește conținutul și cerințele de completare. Le-am adunat într-un tabel, astfel încât fiecare organizație să poată naviga și alege pe cea potrivită.

Dacă astfel de borderouri sunt potrivite pentru organizații, formularele pot fi descărcate direct din linkurile din tabelul din reglementările relevante. Fiecare document de înmatriculare, pentru ca acesta să aibă forță juridică, trebuie ștampilat de către organizația care deține sau închiriază vehiculul. În plus, este necesar să se noteze ora de plecare din garaj și timpul exact returnând mașina la locul ei. Trebuie luate în considerare și alte cerințe pentru proiectarea lor.

În special, atât atunci când autovehiculul părăsește garajul, cât și după ce acesta revine în garaj, înscrisurile din scrisoarea de parcurs trebuie verificate pentru conformitatea cu indicatorul instrumentelor din mașină, precum indicatorul de combustibil, contorul de parcurs etc. Stare tehnica Vehiculul trebuie să fie vizat de un angajat autorizat, de exemplu, un mecanic al organizației. Datele privind controlul medical premergător călătoriei trebuie completate de către lucrătorul sanitar, indicând data și aplicarea unei ștampile personale. Înscrierea trebuie să menționeze că șoferul „a trecut un control medical înainte de călătorie și are permisiunea de a îndeplini sarcinile de serviciu”. Dacă este necesar, se pune și un semn pe examenul medical de după zbor.

Uneori folosit pentru a completa bonuri program special. Vă permite să ascundeți zonele inutile ale documentului, să determinați exact cât timp a durat drumul și, de asemenea, să puneți numărul exact pe fiecare document. Un anunt despre utilizarea programului trebuie facut catre toti dispecerii astfel incat toate voucherele sa fie emise in acelasi mod. În plus, acest lucru va ușura viața șoferilor, care vor putea să ia în considerare fiecare rublă din costul combustibilului cheltuit pe drum și să afișeze soldul exact. Absența unui astfel de program nu este o încălcare, deoarece nu este interzisă completarea manuală a formularelor noi.

Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152 prevede păstrarea documentelor de transport închise timp de cinci ani. Responsabilitatea pentru corectitudinea documentelor este suportată personal de șeful organizației, precum și de persoanele autorizate care răspund de operarea vehiculului. Cei dintre ei care își pun semnătura pe formular sunt responsabili pentru exactitatea datelor pe care le-au certificat. Dacă, în timpul inspecției, reprezentanții Serviciului Fiscal Federal dezvăluie încălcări în completarea foii de parcurs, ei pot exclude combustibilul și lubrifianții anulați de pe acesta din compoziția cheltuielilor în scopul impozitării profiturilor. Apoi organizația va trebui să plătească impozit suplimentar, precum și amenzi și penalități impuse de inspectori.

O scrisoare de parcurs nouă completată corect în formularul nr. 3 (pentru o mașină de pasageri) arată astfel:

Pagina de titlu, ținând cont de modificările în ordinea de completare (pregătită folosind versiunea comercială a ConsultantPlus):

Continuare:

Luați în considerare procedura de emitere a scrisorilor de parcurs, folosind exemplul de completare a formularului nr. 3 „Folostă de parcurs pentru o mașină”.

Exemplu
Antreprenorul individual Sergey Ivanovich Kondrashov folosește în activitățile sale o mașină Ford Focus Sea Max cu o capacitate a motorului de 1,8 litri. Caminele sunt emise pentru o săptămână (5 zile lucrătoare).
Antreprenorul însuși a fost numit responsabil de exploatarea mașinilor prin ordin de organizare (îndeplinește și atribuțiile de mecanic și de dispecer).
Conform documentului de parcurs și inspecției vizuale anterioare, cantitatea de combustibil din rezervor înainte de plecare era de 30 de litri. În perioada de valabilitate a scrisorii de transport, șoferul a efectuat realimentarea o singură dată (40 litri). Bonul de numerar al benzinăriei le-a fost prezentat împreună cu scrisoarea de parcurs (raport în avans) la sfârșitul valabilității acesteia.
Kilometrajul total în perioada de valabilitate a scrisorii de transport a fost de 198 de kilometri.
Folosind datele acestui exemplu, luați în considerare procedura de emitere a unei scrisori de parcurs.

Partea frontală
Unul dintre detaliile necesare ale documentului este numărul acestuia. Procedura de numerotare a foilor de parcurs este elaborată de organizația însăși sau de antreprenor. Seria este indicată, de regulă, dacă formularele foilor de parcurs sunt tipărite în mod tipografic.
De asemenea, este necesar să se indice data foii de parcurs. Dacă perioada de valabilitate a acesteia este mai mare de o zi, atunci se indică întreaga perioadă - de la ce dată la ce dată este valabilă această scrisoare de transport (în exemplul nostru, a fost emisă pentru săptămâna lucrătoare din 17 mai până la 21 mai 2010)
Pe linia „Organizație”, sunt completate numele, adresa locației și numărul de telefon de lucru al întreprinderii - proprietarul (utilizatorul) mașinii. În plus, codurile sale OKPO (clasificatorul integral rusesc al întreprinderilor și organizațiilor) sunt aplicate în partea de cod. Puteți găsi acest cod într-o scrisoare a Comitetului de Statistică.
În plus, în bordeiul de parcurs, datele pentru vehicul și șofer sunt completate: marca mașinii (în exemplu - „Ford Focus Sea Max”). Dacă mașina este închiriată, atunci aici sau în rândul adăugat este recomandabil să indicați:
1. numărul și data contractului de închiriere și proprietarul autoturismului (locator) (de exemplu, „în baza contractului de închiriere Nr. ___ din data de „_” _______ 20___ cu SRL „Profinfo”);
2. plăcuță de înmatriculare de stat (în exemplu - E 266 ME 62);
3. se indică numărul de garaj dacă organizația are mai multe mașini în bilanț (în uz) (în acest caz nu este interzisă darea numărului de inventar al mașinii ca mijloc fix pe această linie. Dar nu este necesar);
4. Numele complet al șoferului și numărul de personal al acestuia (dacă este angajat al aceleiași organizații) (în exemplu - Kuleshov D.I., numărul de personal 034);
5. mai jos este numărul permisului de conducere al conducătorului auto (sau certificatele tuturor persoanelor enumerate la rândul „Șofer”);
6. Printre detalii sunt furnizate și tipul, seria și numărul legitimației. Cu toate acestea, în prezent licențele sunt eliberate doar pentru transportul comercial a mai mult de opt pasageri. În consecință, orice transport transport de pasageri nu sunt autorizate. Prin urmare, în exemplu, aceste rânduri nu sunt completate, iar tipurile de carduri de licență sunt tăiate.
În subsecțiunea „Atribuirea șoferului” este indicat:
1. la a cărui dispozitie este prezentat autoturismul (în exemplu - la dispoziția directorului adjunct Denisov S.E.). În acest caz, numele organizației este reflectat și în rândul de mai jos. Deoarece în exemplul nostru mașina a fost pusă la dispoziția unui angajat al aceluiași antreprenor, scrisoarea de parcurs indică: IP Kondrashov Sergey Ivanovich. Dacă mașina este închiriată sau pentru prestarea de servicii către o terță parte (persoană juridică sau persoană fizică), atunci este indicat numele (numele) acestei persoane.
Dacă scrisoarea de transport este emisă pentru o perioadă mai mare de o zi, atunci cel mai probabil va fi imposibil să indicați un anumit utilizator, deoarece pot exista multe astfel de persoane. În acest caz, este recomandabil să indicați pe acest rând numele organizației în sine (antreprenor) și să indicați decodificarea numelui unui anumit utilizator pe spatele foii în coloana „Semnătura persoanei care a folosit mașină";
2. adresa de livrare, adică locul unde ar trebui să ajungă mașina după ieșirea din garaj (din parcare). În exemplul nostru, un astfel de loc de depunere este adresa locației (biroului) antreprenorului: Ryazan, Pervomaisky Prospekt, 18;
3. mai jos este ora efectivă de plecare din garaj (din parcare). Dacă scrisoarea de parcurs este emisă pentru o perioadă mai mare de o zi, atunci în același rând este indicat să se indice data primei plecări (în exemplul nostru - 17.05.2010, ora 9.00);
4. Sarcina pentru șofer este semnată de către dispecer (dispecer - antreprenor). În exemplu, funcțiile dispecerului sunt îndeplinite de un antreprenor individual.
Înainte de a pleca, toate vehiculele trebuie să fie supuse unei verificări a funcționalității unităților principale, a semnalelor, a indicatoarelor de alimentare cu combustibil, a uleiului etc. Dacă toate sistemele vehiculului funcționează corect, mecanicul (sau altă persoană responsabilă cu operarea vehiculului) are voie să plece, așa cum este evidențiat de semnătura acestei persoane pe linia „Plecarea este permisă”. În exemplu, funcția de mecanic este îndeplinită și de antreprenor.
Sunt date citirile vitezometrului înainte de plecare (în exemplu - 62346 kilometri).
În consecință, șoferul autoturismului semnează că a acceptat mașina în stare bună.
În partea din stânga jos a părții din față a foii de parcare, datele sunt date când mașina este returnată în garaj (în parcare):
1. este indicată ora de întoarcere. Dacă scrisoarea de parcurs a fost emisă pentru o perioadă mai mare de o zi, atunci este recomandabil să indicați data sosirii în acest rând. În exemplul nostru - 21.05.2010 18.00;
2. Momentul de returnare este confirmat de semnătura dispecerului (dispecer-antreprenor). După cum am menționat mai sus, în exemplu, funcția de dispecer este îndeplinită de antreprenor;
3. concomitent, dispeceratul face si alte note necesare (tarzieri, timp de asteptare (de exemplu, la prestarea de servicii comerciale catre terti), timp nefunctional al vehiculului etc.);
4. Șoferul autoturismului semnează că a predat mașina.
În partea din dreapta jos a părții din față a foii de parcurs, sunt furnizate informații despre mișcarea combustibilului:
1. marca de combustibil (în exemplu - AI-95);
2. Rândul „Eliberat pe o foaie de alimentare” indică de fapt cantitatea de combustibil emisă de organizația însăși (dacă, de exemplu, are propriul Benzinărie sau combustibil depozitat într-o încăpere specială). Dar, în practică, această linie, de regulă, oferă date despre realimentarea cu combustibil și lubrifianți la terți. benzinării(benzinărie) cu aplicarea chitanțelor în numerar ale benzinăriei la scrisoarea de parcurs (dacă combustibilul a fost primit, de exemplu, folosind un card de plastic corporativ) sau la raportul de avans (dacă combustibilul a fost achiziționat cu numerar). În exemplul nostru, șoferul a achiziționat 40 de litri de benzină folosind o chitanță în numerar a unei benzinării;
3. Combustibilul rămas la ieșire poate fi determinat: conform foii de parcurs anterioare, în funcție de citirile instrumentelor din mașină (nivel de combustibil), ca urmare a unei măsurări de control a nivelului de combustibil din rezervor (dacă proiectarea rezervorului permite), etc. În exemplul nostru, combustibilul rămas la ieșire este determinat în funcție de scrisoarea de transport precedentă și comparat cu citirile instrumentelor din mașină (30 litri);
4. combustibilul rămas la retur poate fi determinat doar de citirile instrumentelor din mașină sau ca urmare a unei măsurări de control a nivelului de combustibil din rezervor (în exemplu - 50 de litri);
5. Consumul real de combustibil este definit ca diferența dintre combustibilul rămas înainte de plecare plus cantitatea de combustibil umplută și combustibilul rămas la întoarcere. În exemplu: 30 l + 40 l - 50 l = 20 litri);
6. consumul de combustibil conform normei, multe organizații pur și simplu nu umple, dar în zadar. Desigur, legislația fiscală nu definește consumul standard de combustibil pentru autovehicule. Cu toate acestea, în conformitate cu paragraful 1 al art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, toate cheltuielile efectuate de contribuabil pentru a reduce baza impozabilă a impozitului pe venit trebuie să fie documentate și justificate. Mai mult decât atât, valabilitatea costurilor în ceea ce privește combustibilul și lubrifianții este doar confirmată de normele de consum de combustibil. În același timp, întreprinderea poate determina astfel de norme fie singură (conform datelor documentatie tehnica la mașină), sau pe baza Recomandărilor metodologice „Standarde de consum de combustibil și lubrifianți pe transport rutier”(Anexa la ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 14 martie 2008 Nr. AM-23-r) (denumite în continuare Recomandări Metodologice).
Dacă nu există nicio mașină a organizației dumneavoastră în lista prezentată în Ghid, atunci standardul poate fi determinat de un vehicul similar din punct de vedere tehnic (dimensiuni aproximative, aceeași dimensiune a motorului, similar specificații etc.). În exemplul nostru, mașina Ford Focus Sea Max nu este pe lista Ministerului Transporturilor din Rusia. Prin urmare, mașina Ford Focus cu aceeași dimensiune a motorului (1,8 litri) a fost luată ca bază. Cantitatea de benzină la 100 de kilometri la acest ritm este de 8,1 litri. În conformitate cu paragraful 5 din Recomandările metodologice această normă a crescut cu 15%, deoarece mașina este operată în principal în orașul Ryazan (o creștere de până la 15% este permisă în orașele cu o populație de 250 mii până la 1 milion de oameni). Astfel, rata de consum de combustibil pentru o mașină din exemplul nostru va fi de 9,3 litri de benzină la 100 de kilometri (8,1 litri + (8,1 litri x 15%)).
Pe baza acestui standard, rata consumului de combustibil pentru scrisoarea de parcurs va fi (kilometrajul total este indicat pe spatele foii de parcurs):
198 km: 100 x 9,3 litri = 18,4 litri.
Se pare că consumul real de combustibil nu este egal cu standardul. În cazul în care apare o abatere, aceasta se reflectă, respectiv, în rândurile „Economii” sau „Depășirea cheltuielilor”. În același timp, economiile nu afectează valoarea cheltuielilor companiei pentru plata combustibilului pentru mașină. Dar, cu cheltuieli excesive în fiecare caz, este necesar un proces separat. Dacă cheltuiala excesivă este mică (de exemplu, cu 1 litru de benzină), este puțin probabil ca autoritățile fiscale să aibă vreo pretenție împotriva organizației. Însă dacă valoarea depășirii este semnificativă sau apare constant, atunci aceste costuri pot să nu fie recunoscute de autoritățile de inspecție fiscală în scopul impozitării cu impozitul pe venit, urmate de penalități conform art. 122 din Codul Fiscal al Federației Ruse (20% din restanțele fiscale);
7. la final se dau citirile vitezometrului autoturismului la întoarcerea în garaj (în parcare) (în exemplu: 37.000 km + 198 km = 37.198 km);
8. Toate datele de mai sus (timpul de întoarcere, citirile vitezometrului, debitul de combustibil) sunt înregistrate și confirmate prin semnătura mecanicului care a acceptat mașina la întoarcerea în garaj (parcare). În exemplu, funcția de mecanic este îndeplinită de un antreprenor individual.
În partea de sus a foii de parcurs este plasată ștampila întreprinderii care a emis acest document (desigur, dacă este disponibilă o astfel de ștampilă).
Foaia de parcurs în sine este sigilată cu sigiliul organizației (în colțul din stânga jos).

Partea inversă a foii de transport
Reversul foii de parcurs a unui autoturism este numit și „foaia de traseu”, deoarece conține date despre rută și timpul de călătorie. vehicul cu motor.
Umplerea corectă reversul este extrem de important pentru valabilitatea tuturor cheltuielilor pentru întreținerea și exploatarea mașinii. Într-adevăr, tocmai în funcție de acest tip de date este posibil să se confirme fezabilitatea economică a utilizării unui vehicul în scopuri de producție sau management.
Toate călătoriile cu mașina trebuie înregistrate sub un număr separat. Dacă mașina oferă servicii comerciale, atunci pentru a identifica clienții, codul acestora este reflectat în a doua coloană. Deoarece în exemplul nostru mașina este la dispoziția unui angajat al unui antreprenor individual - proprietarul vehiculului, atunci, desigur, nu este indicat niciun cod. Totuși, întrucât scrisoarea de parcurs se emite pentru cinci zile lucrătoare, este indicat să se indice în această coloană datele călătoriilor (în exemplu: 26/10, 27/10, 28/10, 29/10 și 30/10).
Pentru fiecare călătorie sunt enumerate următoarele:
1. locul de plecare și locul de destinație. Cu alte cuvinte, unde a plecat mașina și unde ajunge. Totodată, în scopul validității (confirmarea scopului de producție (managerial) al călătoriilor), este indicat să se reflecte în aceste coloane nu numai adresa, ci și organizația (instituția) la care mașina asta se îndrepta. În exemplul nostru - IFTS nr. 2, bancă, benzinărie, contrapărți etc.);
2. ora de plecare si intoarcere. Adică ora plecării de la locul de plecare și ora sosirii la destinație.
Dacă scrisoarea de transport este emisă pentru o zi, atunci poate fi indicată doar ora de plecare din garaj (parcare) și întoarcere în garaj (parcare). Dacă este emis pentru mai mult de o zi (ca în exemplul nostru), atunci este indicat să indicați ora fiecărei călătorii;
în coloana „Terminat, km” sunt date date despre distanța parcursă (mai mult, este indicat să o indicați pentru fiecare călătorie);
3. Persoana care a folosit mașina semnează în ultima coloană. În exemplu - Kuleshov D.I.
În partea de jos a reversului foii de parcurs este indicat numărul total de kilometri parcurși (în exemplu - 198 km), precum și datele necesare pentru calcularea remunerației șoferului (de regulă, cu o formă de remunerare la bucată). ) - ore de muncă (total în comandă) și calculul propriu-zis (pe kilometraj sau ore de funcționare).
În consecință, calculul este semnat de un contabil (calculator).
Dacă nu se completează datele salariale, atunci este recomandabil să indicați doar numărul total de kilometri parcurși.
Asta e tot.
Conturile de transport sunt înregistrate în registrul de contabilitate a scrisorilor de transport în ordine.
N. Skvortsova

Poate cel mai mult vedere semnificativă costul întreținerii vehiculelor companiei este costul combustibilului și al lubrifianților. Mai mult, este imposibil să faci fără ele dacă organizația folosește o mașină în activitățile sale. Costul combustibilului și al lubrifianților este un obiect de mare atenție din partea autorităților fiscale, una dintre zonele de „pericol” crescut. Există prea multe reguli contabile și subtilități în documentație care trebuie respectate.

Pentru a ține cont de costul combustibilului și al lubrifianților, organizațiile și antreprenorii individuali, indiferent de sistemul de impozitare ales, au nevoie de o scrisoare de parcurs. Acesta este principalul document primar care se întocmește în timpul funcționării mașinii. Este timpul să descompunem un exemplu de completare a unei foi de transport.

Formular de scrisoare de transport

Forma unificată a foii de parcurs a fost introdusă prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 78 din 28 noiembrie 1997. Cu toate acestea, obligația de a utiliza acest formular particular este atribuită numai întreprinderilor de transport auto.

Pentru toate celelalte, Ministerul Transporturilor al Federației Ruse, prin ordinul nr. 152 din 18 septembrie 2008, a aprobat detaliile obligatorii ale foilor de parcurs și procedura de completare a acestora. Acestea. se pot folosi formulare neuniforme, dar numai dacă conţin toate detaliile necesare. Dacă în timpul verificării se constată că detaliile aprobate în în întregime nu se află pe scrisoarea de parcurs, atunci costul combustibilului și al lubrifianților conform unor astfel de documente nu va fi recunoscut. Reamintim că forma elaborată independent a foii de parcurs trebuie aprobată în politica contabilă.

Detalii necesare

- nume și număr: de exemplu, scrisoarea de transport camion, număr conform sistemului dumneavoastră de numerotare, ștampila organizației;

- informatii despre perioada de valabilitate a foii de parcurs: este indicata data sau perioada (date de inceput si de sfarsit), durata putand fi de la o zi la o luna;

- informatii despre proprietar: forma juridica, denumirea organizatiei, numele complet al intreprinzatorului individual, locatia, numarul de telefon;

- informatii despre vehicul:

- tipul de transport: marfa, pasager, modelul vehiculului propriu-zis si modelul remorcii, daca este cazul;

- placa de inmatriculare de stat;

- citiri ale contorului de kilometri la trimiterea mașinii și la întoarcere;

— data și ora în ore și minute de plecare și întoarcere la locul de parcare permanentă.

În absența unui post de mecanic cu normă întreagă, șoferul poate confirma funcționalitatea vehiculului. De asemenea, in lipsa unui dispecer, soferul noteaza si ora de sosire si de plecare, kilometraj.

- informații despre șofer: numele complet al șoferului, marca lucrătorului sanitar la inspecția înainte și după călătorie.

Foaia de parcurs trebuie să conțină date privind cantitatea de combustibil la momentul trimiterii mașinii și returnării acestuia la garaj. Se notează cantitatea de benzină distribuită sau se indică numărul cecului primit la benzinărie. Consumul de benzină este determinat de valoarea reală și la ritm.

Foaia de parcurs se completează separat pentru fiecare vehicul. De asemenea, borderourile pot fi completate separat pentru fiecare șofer. De obicei, atunci când se elaborează un formular de scrisoare de parcurs, se ia ca bază un formular unificat, în care se fac modificările necesare.

Traseu

O cerință precum traseul mașinii nu este inclusă în lista cerințelor obligatorii. Cu toate acestea, autoritățile fiscale pot contesta costurile combustibilului și lubrifianților dacă nu este indicată o anumită rută. Prin urmare, trebuie să notați destinația, ora de plecare, sosirea, kilometrajul.

Traseul indică către reversul borderou, iar acest lucru ar trebui făcut cât mai specific posibil. De exemplu, locul de plecare este St. Sovetskaya d.50, birou, destinație - st. Lenina d.110, SRL „Gems”. De fiecare dată să pictezi un astfel de traseu este destul de laborios. Dar dacă unele rute se repetă în mod constant, atunci are sens să le atribuim numere și să le aprobăm prin ordinul șefului. După aceea, se va putea scrie în scrisoarea de parcurs: ruta nr. 1, ruta nr. 2 etc.

Dacă munca șoferului este plătită conform sistemului de lucru la bucată, atunci și contabilul poate calcula aici și salariul șoferului.

Un exemplu de completare a unei foi de transport

Un exemplu de completare a unei scrisori de parcurs pentru o mașină este prezentat în figură.

Pretenții de la IFTS

O scrisoare de parcurs este un document care confirmă costul combustibilului și al lubrifianților, așa că inspectorii fiscali îi acordă multă atenție. Pot apărea pretenții (inclusiv cele nefondate) din partea autorităților fiscale în următoarele cazuri:

- itinerarul a fost întocmit pentru mai mult de o zi. Cu toate acestea, instanțele sprijină contribuabilii (deciziile FAS din Moscova din 13.04.11 nr. KA-A40 / 2962-11),

- scrisoarea de parcurs nu se emite atunci când este utilizată de un angajat masina personalaîn scopuri oficiale. Instanțele au un punct de vedere opus (decretul Serviciului Federal Antimonopol din Moscova din 24.06.09 nr. КА-А40/4219-09). Cu toate acestea, dacă valoarea compensației pentru utilizare transport personal mare, este mai sigur să emiti în continuare foi de parcurs,

- scrisoarea de parcurs contrazice alte documente. De exemplu, nu potrivesc informațiile din conosamentul, chitanțele pentru combustibil și lubrifianți.

- datele vitezometrului din scrisoarea de parcurs la sfârșitul unei zile și la începutul altei zile nu se potrivesc (acest lucru este valabil doar pentru vehiculele oficiale).

Despre costul unei mașini cu sistemul fiscal simplificat. Descărcați borderoul pentru o mașină și aici -. Cu privire la raționalizarea cheltuielilor pentru combustibil și lubrifianți. Familiarizați-vă cu mijloacele moderne de calculare a combustibilului și a lubrifianților - carduri de combustibil.

Și tu folosești forma standard scrisoare de parcurs? Este ușor de utilizat formularul de scrisoare de transport? Ce parere aveti despre examinarea medicala obligatorie a soferului, daca firma este foarte mica? Vă rugăm să împărtășiți în comentarii!