Activitățile multor organizații nu pot fi desfășurate fără utilizarea transportului, ceea ce necesită cheltuieli considerabile pentru reparații și întreținere.

Pentru fiecare articol de cost din orice birou, vor fi necesare dovezi documentare. Pentru a justifica costurile care au apărut în timpul funcționării unei mașini de companie, va trebui să emiteți o scrisoare de parcurs pentru o mașină de călători. Forma acestui document a fost aprobată de guvernul rus în 1997.

Fiecare organizație implicată în transportul de mărfuri și pasageri trebuie să aibă o scrisoare de transport pentru vehicule. De asemenea, este necesar pentru a reduce impozitele plătite pe mașină.

Pentru ce este o scrisoare de parcurs?

O scrisoare de trecere este un document care are o aprobare specială formularul nr. 3 și se întocmește în conformitate cu reguli speciale, care sunt indicate în lista privind procedura de efectuare a plăților pentru transportul cu transport ușor. În funcție de tipul de vehicul, formularele de document sunt completate diferit.

Pentru contabilitatea corectă a transportului rutier, va fi necesar să se țină un registru al scrisorilor de parcurs cu o listă aprobată nr. 8. Certificatele de trecere sunt înregistrate în jurnal, apoi dispecerul notează numărul și data emiterii documentului, își pune semnătura în fața fiecăreia dintre ele.

La utilizarea transportului de marfă este necesar să eliberați o scrisoare de trăsură și să completați o scrisoare de transport conform formularului nr. 4.

Conform ordinului Ministerului Transporturilor din Rusia nr. 68 din 2000, toate întreprinderile trebuie să întocmească foi de parcurs atunci când efectuează transportul.

Pentru aceasta, sunt utilizate următoarele forme:

• PL-1 (mașini).
• PG-1 (transport de marfă).
• PA-1 (autobuz).

Înregistrarea unei scrisori de parcurs a unui autoturism

O scrisoare de parcurs este un document extrem de important pentru un autoturism. Numai el oferă o garanție scrisă că mașina funcționează în bună stare. Poate fi necesar și pentru pregătirea situațiilor financiare într-o agenție guvernamentală sau pentru un antreprenor individual pentru care lucrează proprietarul mașinii.

Informațiile din foaia de parcurs arată costurile combustibilului, care afectează valoarea impozitului. Documentul trebuie completat de către un mecanic sau dispecer. Apoi, scrisoarea de parcurs emisă se eliberează șoferului vehiculului.

Trebuie emis un nou document pentru fiecare zi lucrătoare. Dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri într-o mașină oficială, fisa de parcurs este furnizată pentru un anumit număr de zile.

Cum se completează o foaie de parcurs a unei mașini

Foaia de parcurs se eliberează șoferului (angajatul unei anumite companii) chiar înainte de începerea zilei de lucru. Documentului i se atribuie un anumit număr și serie, precum și o dată. Șoferul trebuie să semneze.

În foaia de parcurs indicați o anumită marcă de mașină, pe baza titlului. De asemenea, este indicată marca de stat. Numărul de personal al instituției sau companiei și inițialele șoferului trebuie incluse în scrisoarea de parcurs. În altă coloană, indicați numărul permisului de conducere.

În foaia de parcurs există o coloană cu numele „sunet tehnic”. Valoarea vitezometrului este scrisă, dar numai după ce mașina este verificată de un mecanic. Comandantul trebuie să pună semnătura, confirmând astfel funcționalitatea mașinii. Dacă tipurile de transport autorizate se efectuează cu mașina, va trebui cu siguranță să completați liniile de pe cardul de licență.

Înainte de călătorie, fiecare șofer primește o anumită sarcină scrisă, care indică numele organizației care deține vehiculul. Foaia indică ora specifică când șoferul a părăsit garajul. Marca combustibilului, codul și cilindrul sunt datele care ar trebui să fie scrise în partea din față a formularului călătorului.

Există o coloană specială pentru combustibilul rămas. Aceste informații sunt introduse în foaia de parcurs numai la sfârșitul zilei lucrătoare. Consumul normal este calculat pe baza citirilor de kilometri. După specificarea acestor date, consumul excesiv de combustibil sau economiile acestuia vor fi clar vizibile. Documentul poartă sigiliul companiei care deține autoturismul.

După ce umpleți partea din față scrisoare de parcurs, puteți merge în sens invers. Conține date referitoare la contabilitate. În secțiunea „Rezultatul muncii mașinii pe schimb”, trebuie să scrieți suma salariilor. Dacă este calculat pe ore, orele lucrate și rezultatul total sunt indicate într-o celulă specială. În cazul în care plata este efectuată pe bucăți, trebuie mai întâi să calculați kilometrajul.

Deasupra coloanei salariale, există un tabel special, unde sunt introduse adresele punctelor de plecare și sosire a transportului, timpul petrecut în deplasare. Coloana „cod client” este completată numai atunci când vehiculul este utilizat pentru a deservi clienți terți.

Video: cum să completați o scrisoare de parcurs pentru o mașină

Unele organizații își dezvoltă propriile forme pentru procesarea documentației primare. Doar organizațiile bugetare și de transport sunt obligate să utilizeze o scrisoare de transport unificată în formularul nr. 3.

- documentul principal pentru contabilizarea circulației vehiculelor ușoare ale organizației, completat de fiecare șofer pentru ziua de lucru curentă. Executarea corectă a acestui document este foarte importantă, prin urmare, ar trebui să fie luată cu cea mai mare responsabilitate să îl completați. Puteți descărca alte formulare de raportare a vehiculului: indicații de conducere pentru camioane ( forma 4) -, direcții de autobuz ( forma 6) – .

Foaia de parcurs are mai multe funcții:

• Traseul angajatului este urmărit.
• Se calculează salariul șoferului.
• Cheltuielile pentru combustibili și lubrifianți (POL) și întreținerea vehiculului sunt anulate.

Baza pentru eliminarea combustibililor și a lubrifianților este o foaie de parcurs întocmită de șofer, care indică consumul de combustibil. Pentru a elimina combustibilul și lubrifianții, este necesar să întocmiți un act de anulare și să atașați la acesta o scrisoare de parcurs completată.

Fisa de parcare pentru autoturisme (formularul 3)

Partea din față a formularului conține informații despre compania care deține mașina, despre vehiculul în sine și șoferul acestuia. Înainte de a începe tura de lucru, ora plecării și locul de la care a fost livrat transportul trebuie să fie introduse în scrisoarea de parcurs. Înainte de a preda mașina șoferului, mecanicul organizației trebuie să inspecteze și să verifice dacă vehiculul prezintă defecte.

Documentul de investigație de călătorie conține informații despre citirile vitezometrului la începutul turei, precum și date despre mișcarea combustibilului (cât combustibil era la începutul zilei, cât a fost emis pe foaia de realimentare, cât a rămas la sfârșitul turei de lucru și cantitatea reală de combustibil cheltuită în conformitate cu standarde). Prezența acestor date vă permite să analizați consumul de combustibil și să înțelegeți dacă combustibilul este economisit sau cheltuiți excesiv. Baza pentru stabilirea ratelor de consum de combustibil este o comandă de eliminare a combustibilului și a lubrifianților.

Când șoferul returnează vehiculul la flota de vehicule, vitezometrul și citirile timpului sunt ștampilate în partea de jos a frontului documentului (formularul 3). Apoi șoferul predă mașina mecanicului companiei.

Ora părăsirii parcării și returnarea mașinii înapoi trebuie confirmată de semnăturile mecanicului și ale șoferului.

Pe reversul documentului de investigație de călătorie (formularul 3), este indicată o rută detaliată: șoferul scrie unde a mers în timpul zilei de lucru, înregistrează ora sosirii și plecării, precum și distanța în kilometri.

Un contabil, care a primit o scrisoare de parcurs completată în formularul 3, va calcula corect scăderea combustibilului și a lubrifianților și o va percepe în conformitate cu indicatorii specificați. Înscrierile făcute în foaia de parcurs pot fi utilizate pentru a întocmi un act de măsurare a controlului combustibilului.

1. informatii generale
2. Procedura de aplicare
3. Linkuri pentru a descărca un formular necompletat și completarea formularului
4. Link-uri către publicații privind aplicarea formularului

Ce subiect este folosit

Este utilizat de persoanele juridice de toate formele de proprietate care operează vehicule și sunt expeditori și destinatari de mărfuri transportate pe drum.

Există două puncte de vedere cu privire la această problemă: 1) fisa de parcurs este utilizată de toate organizațiile care au vehicule ușoare, inclusiv cele de service; 2) fisa de parcurs este aplicată numai de organizații specializate pentru care funcționarea unei mașini este un tip de activitate a acestora.

Primul punct de vedere a fost utilizat pe scară largă de către Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova în 2005. Al doilea punct de vedere a devenit mai răspândit recent datorită poziției Ministerului Finanțelor din Rusia, a instanțelor de arbitraj, precum și explicațiilor ulterioare (după 2005) ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova. ...

Câte exemplare sunt compilate

Compilat într-un singur exemplar.

Care dintre angajați este

Eliberat de un dispecerat sau de o persoană autorizată.

Indicatorii de performanță ai vehiculului sunt completați de șofer.

Calculul este efectuat de o persoană autorizată sau de un dispecerat.

Ceea ce confirmă

În primul rând, este documentul principal pentru contabilizarea funcționării vehiculelor ușoare.

În al doilea rând, este baza pentru calcularea salariului șoferului.

Procedura de aplicare

Fisa de parcurs a unei mașini este emisă într-un singur exemplar de către un dispecerat sau o persoană autorizată.

Foaia de parcurs este valabilă doar pentru o zi sau tura. Pentru o perioadă mai lungă, se eliberează numai în cazul unei călătorii de afaceri, când șoferul îndeplinește sarcina mai mult de o zi (tura).

În timpul muncii șoferului, foaia de parcurs este cu el. Informațiile despre traseu și timpul de călătorie sunt, de asemenea, completate de șofer.

Mecanicul confirmă faptul de a părăsi și a returna mașina.

Dispecerul sau o persoană autorizată completează înregistrarea scrisorii de parcurs.

Foaia de parcurs trebuie să conțină un număr de serie, data emiterii, ștampila și sigiliul organizației care deține mașina.

Depozitare

Foaia de parcurs este stocată în departamentul de contabilitate al organizației.

Ce documente suplimentare sunt întocmite la emiterea unei foi de parcurs

La întocmirea unei foi de parcurs, se completează linia corespunzătoare a registrului de mișcare a scrisorilor de parcurs (formularul N 8).

Practica arbitrajului

Practica de arbitraj în litigiile fiscale

1. Costurile de întreținere a vehiculelor oficiale sunt luate în considerare de către organizațiile nespecializate, indiferent dacă au o scrisoare de parcurs întocmită conform formularului unificat nr. 3, deoarece acest formular este obligatoriu numai pentru organizațiile de transport cu motor (Rezoluțiile MO FAS din data de 05.11.2007 (14.05.2007) N KA-A40 / 2612-07 și din 19.03.2007 (26.03.2007) N KA-A40 / 1804-07).

Inspectoratul consideră că societatea în mod ilegal, fără confirmarea prin documente executate corespunzător, a inclus în cheltuielile cu impozitul pe venit cheltuielile cu combustibilul și lubrifianții pentru vehiculele oficiale.

La verificarea probelor, instanțele au stabilit discrepanța dintre încheierea autorității fiscale și circumstanțele reale, de la cheltuielile companiei pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți pentru 2003-2005. confirmat prin încasări de numerar, rapoarte anticipate privind cheltuielile fondurilor primite de șoferi (în 2003 - noiembrie 2004), combustibilul și lubrifianții au fost cumpărați de șoferi în numerar; cheltuieli pentru noiembrie 2004 - 2005, când combustibilii și lubrifianții au fost achiziționați în baza unui contract de furnizare din 01.11.2004 N 0-46 / 2004, confirmat prin acte de acceptare și transfer de combustibili și lubrifianți, ordine de plată pentru plata combustibililor și lubrifianților. Întrucât combustibilii și lubrifianții au fost achiziționați direct de șoferii companiei de la terți și nu au fost eliberați de companie, aceștia din urmă nu au întocmit facturi pentru emiterea de combustibili și lubrifianți și chitanțe.

În plus, compania a utilizat un formular de scrisoare de transport special dezvoltat și aprobat prin Ordinul Directorului General din 01.07.2002 N 1-l, care reflecta datele contabile necesare pentru a determina costul combustibililor și lubrifianților.

Formularul N 3 „Fisa de parcurs a unui autoturism”, aprobat. Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78, inconsecvența căreia fișele de parcurs ale solicitantului sunt indicate de inspecție, a fost dezvoltată pentru organizațiile de transport rutier (la care solicitantul nu se aplică) în scopul contabilizării funcționării vehiculelor și pentru calcularea salariilor pentru șoferi și are un caracter recomandator, nu obligatoriu , care este confirmat de explicațiile conținute în Scrisorile Departamentului Politicii Fiscale și Vamale din cadrul Ministerului Finanțelor din Rusia din 20.09.2005 N 03-03-04 / 1/214, Ministerul Finanțelor din Rusia din 07.04.2006 N 03-03-04 / 1/327, din 16.03 .2006 N 03-03-04 / 2/77 și din 03.02.2006 N 03-03-04 / 2/23.

În astfel de circumstanțe, pe baza paragrafelor. 11 p. 1 al art. 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, ținând seama de scopul producției combustibililor și lubrifianților achiziționați, instanțele au ajuns la concluzia corectă că societatea a inclus pe bună dreptate costul combustibililor și lubrifianților în compoziția cheltuielilor luate în considerare la impozitarea profiturilor.

2. Atunci când angajații organizației, care nu sunt șoferi, folosesc vehicule oficiale în scopuri de producție, întocmirea unei foi de parcurs în forma unificată nr. 3 nu este obligatorie, deoarece acest formular este destinat organizațiilor de transport rutier, iar salariile pentru acești angajați nu sunt calculate în legătură cu cu mașina și din alte motive (Rezoluția FAS SZO din 05.04.2004 N A56-22408 / 03).

În opinia inspectoratului fiscal, compania a atribuit în mod ilegal costurile de cumpărare a benzinei la costul de producție, de la fișele de parcare ale autoturismelor furnizate de companie, cu încălcarea clauzei 2 din Instrucțiunile de utilizare și completarea formularelor aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78 Instrucțiuni), nu sunt emise pentru fiecare zi, ci la sfârșitul lunii și nu conțin toate detaliile necesare.

Instanțele, satisfăcând cerințele societății, au confirmat legalitatea acțiunilor contribuabilului, iar instanța de casare consideră că o astfel de decizie a instanțelor este legală.

O condiție prealabilă pentru atribuirea costurilor combustibililor și a lubrifianților la costul produselor (lucrări, servicii) este disponibilitatea documentelor primare întocmite corect care să confirme costurile reale ale achiziționării combustibilului și lubrifianților și obiectivele de producție ale exploatării vehiculului. Astfel de documente, de regulă, sunt facturi de parcurs, precum și chitanțe ale casei de marcat ale benzinăriilor, alte documente care permit stabilirea costului combustibililor și lubrifianților cumpărați.

După cum se poate observa din materialele cauzei, scrisorile de parcurs, pe baza cărora compania a atribuit costurile achiziționării benzinei la costul serviciilor, au fost întocmite în mod corespunzător.

Curtea de casare respinge ca nefondat argumentul autorității fiscale cu privire la încălcarea de către companie a clauzei 2 din Instrucțiunile de aplicare și completarea formularelor aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28 noiembrie 1997 N 78, întrucât buletinele de transport ale mașinilor compilate de companie nu sunt emise pentru fiecare zi sau schimb, ci pentru lună.

În conformitate cu rezoluția specificată, foaia de parcurs este documentul contabil principal pentru contabilizarea operațiunilor de transport de călători și baza pentru calcularea salariilor. În acest caz, angajații companiei care folosesc mașini exclusiv pentru nevoile comunității nu sunt șoferi, sunt plătiți salarii din alte motive. Formularul aprobat este destinat în principal pentru contabilitatea operațiunilor de transport de mărfuri de către întreprinderile de transport rutier și pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale cu terți.

Instanțele din prima instanță și cele de apel, pe baza unei analize a documentelor, au recunoscut cheltuielile companiei pentru funcționarea autoturismelor, astfel cum s-a dovedit în modul prescris.

Aceste cheltuieli sunt confirmate prin facturi, plăți în avans, facturi, ordine de plată pentru plata combustibilului și a lubrifianților, verificări și declarații ale benzinăriilor, contracte de vânzare a produselor petroliere.

Natura producției acestor cheltuieli este justificată de ordinele privind procedura și condițiile pentru furnizarea de vehicule ale companiei angajaților companiei în scopuri de producție, conform cărora vehiculele au fost furnizate numai acelor lucrători a căror muncă este de natură călătorească, precum și ordinele privind procedura de utilizare a vehiculelor companiei, care au consacrat „Politica privind vehiculele companiei”, unde sunt stabilite regulile pentru furnizarea și utilizarea mașinilor companiei în scopuri de producție și este interzisă utilizarea vehiculelor în scopuri personale.

3. Un antreprenor individual care operează un vehicul are dreptul de a confirma costurile achiziționării de combustibil și lubrifianți cu foi de parcurs în forma unificată N 3.

Absența scrisorilor de parcurs conform formularelor NN PL-1 și PG-1, aprobate prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 30 iunie 2000 N 68, în sine nu reprezintă un motiv pentru refuzul de a lua în considerare costurile (Rezoluția FAS VCO din 09/11/2007 N A19-2439 / 07 -33-F02-5298 / 07).

Baza pentru acumularea de impozite suplimentare a fost atribuirea nejustificată, în opinia inspectoratului fiscal, a cheltuielilor pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți.

Satisfacând cerințele declarate ale antreprenorului în ceea ce privește atribuirea cheltuielilor cu achiziționarea combustibilului și a lubrifianților, instanța a indicat că, din moment ce contribuabilul a prezentat chitanțe în numerar ale benzinăriilor și ale scrisorilor de parcurs, aceste costuri au fost atribuite în mod rezonabil cheltuielilor în scopul impozitării venitului personal.

Concluzia indicată a primei instanțe de arbitraj este corectă.

În conformitate cu art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie formalizate prin documente justificative. Aceste documente servesc drept documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.

Documentele contabile primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.

Contribuabilul a depus la audit fiscal și, în cazul materialelor, scrisorile de parcurs ale unui autoturism cu o formă intersectorială tipică nr. 3, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28.11.1997 nr. ...

Instanța a constatat că documentele prezentate de antreprenor conțin toate detaliile și datele necesare care confirmă utilizarea combustibilului și a lubrifianților în activitățile comerciale ale contribuabilului.

Legătura solicitantului plângerii de casare cu privire la discrepanța dintre documentele prezentate de contribuabil (foi de parcurs și foi înregistrate ale șoferului tractorului) cu prevederile Ordinului Ministerului Transporturilor din Federația Rusă din 30 iunie 2000 N 68 „Cu privire la introducerea documentației de călătorie pentru antreprenorii individuali care desfășoară activități de transport în transportul rutier”, adoptat în scopul asigurarea funcționării în condiții de siguranță a transportului rutier nu a fost acceptată în mod rezonabil de către instanță atunci când a considerat cazul ca fiind infirmarea faptului de a suporta costuri și a legăturii acestora cu activitatea antreprenorială a contribuabilului.

În conformitate cu partea 1 a art. 65 din APC RF, fiecare persoană care participă la cauză trebuie să dovedească circumstanțele la care se referă ca bază a pretențiilor și obiecțiilor sale. Obligația de a dovedi circumstanțele care au servit ca bază pentru adoptarea de către organele de stat, organele locale de auto-guvernare, alte organisme, funcționarii actelor atacate, deciziile, acțiunile (inacțiunea) se impune organismului sau funcționarului relevant.

Inspectoratul fiscal, nici în timpul auditului, nici în timpul examinării cauzei în instanță, nu a prezentat nicio dovadă a inexactității datelor reflectate în documentele contabile prezentate de contribuabil, a discrepanței dintre aceste date și a ratelor consumului de combustibil și a lipsei lor de legătură cu activitățile antreprenorului.

Comentarii oficiale

1. Scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 20.02.2006 N 03-03-04 / 1/129

Întrebare : Organizația nu oferă servicii de transport. Nu există o poziție de șofer în personalul organizației. Conform fișelor postului, angajații folosesc vehicule numai în scopuri comerciale.

Vă rugăm să furnizați clarificări cu privire la următoarele aspecte legate de dezvoltarea propriului formular de scrisoare de parcurs:

este posibil să emiteți bilete de călătorie pentru autoturisme angajaților o dată pe lună în prima zi de valabilitate timp de o lună?

este posibil să nu se specifice în fișele de parcurs locația specifică a vehiculului?

Răspuns : Departamentul de politici fiscale și tarifare vamale a analizat scrisoarea privind dovada documentară a costurilor asociate întreținerii vehiculelor utilizate de angajați pentru îndeplinirea sarcinilor lor oficiale și raportează următoarele. [...]

Formularul nr. 3 „Fisa de parcurs a unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 28.11.1997 nr. 78 ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea lucrărilor în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care operează autovehicule ( camioane, mașini, inclusiv mașini oficiale, specializate și taxiuri) și este obligatoriu pentru organizațiile de transport rutier.

În ceea ce privește restul organizațiilor, acestea își pot elabora propria formă de scrisoare de parcurs sau alt document care confirmă cheltuielile efectuate sub formă de combustibil și lubrifianți, care trebuie să reflecte toate detaliile prevăzute la alineatul 2 al art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ "Cu privire la contabilitate", și anume:

a) numele documentului;

În cazul în care compilarea lunară a scrisorii de parcurs vă permite să organizați contabilitatea orelor lucrate, consumul de combustibili și lubrifianți, credem că scrisoarea de parcurs întocmită la o astfel de frecvență poate confirma cheltuielile de mai sus ale contribuabilului.

În ceea ce privește problema posibilității de a nu reflecta informații despre locul de deplasare al mașinii în forma dezvoltată independent a scrisorii de parcurs, vă informăm că, așa cum sa menționat deja, scopul întocmirii acestui document este, printre altele, să confirme validitatea consumului de combustibili și lubrifianți. Absența în foaia de parcurs a informațiilor despre un anumit loc de călătorie nu permite să se judece faptul utilizării mașinii de către angajații organizației în scopuri oficiale. Aceste detalii sunt necesare și reflectă conținutul tranzacției comerciale.

Astfel, în opinia noastră, fisa de parcurs, care nu conține informații despre locul de deplasare al mașinii în detaliile sale, nu confirmă cheltuielile suportate de contribuabil pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți.

2. Scrisoarea Ministerului Finanțelor din Rusia din 01.08.2005 N 03-03-04 / 1/117

Întrebare : În bilanțul organizației se află mașina condusă de CEO. El plătește costul benzinei pe cheltuiala sa (cecurile nu sunt depuse la departamentul de contabilitate), iar organizația nu reduce baza de impozitare pentru impozitul pe venit pentru aceste cheltuieli. În acest caz, sumele de amortizare acumulate pe vehicul pot fi incluse în cheltuielile luate în considerare la calcularea profitului impozabil? Direcțiile de conducere completate cu kilometrajul și destinațiile de călătorie (dar fără a include costurile benzinei) pot oferi dovada că vehiculul este utilizat în scopuri de producție și gestionare?

Răspuns : [...] În ceea ce privește problema procedurii de aplicare a scrisorilor de parcurs ale unui autoturism, vă informăm următoarele.

Formularul nr. 3 „Fisa de parcurs a unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28.11.1997 nr. 78 ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea lucrărilor în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care desfășoară activități în exploatarea vehiculelor ( camioane, mașini, inclusiv mașini oficiale, mașini specializate și taxiuri) și este obligatoriu.

Secțiunea „Mișcarea combustibilului” este completată în conformitate cu toate detaliile pe baza costurilor reale și a indicatorilor dispozitivelor. În consecință, costul benzinei este anulat în funcție de cecurile de casier, cupoanele sau alte documente pe baza fișelor de parcurs care confirmă validitatea cursei. Nu este permisă prezența unor cerințe neumplute în forme unificate.

În același timp, vă atragem atenția asupra faptului că aceste prevederi sunt valabile numai pentru organizațiile de transport rutier. În ceea ce privește restul organizațiilor, acestea își pot dezvolta propria formă de scrisoare de parcurs, care trebuie să reflecte toate detaliile prevăzute la alineatul 2 al art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ "Cu privire la contabilitate", și anume:

a) numele documentului;

b) data pregătirii documentului;

c) numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

e) instrumentele de măsurare ale unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;

f) numele funcțiilor persoanelor responsabile de efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;

g) semnăturile personale ale acestor persoane.

3. Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 14.11.2006 N 20-12 / 100253

Întrebare : Are o organizație care nu efectuează transporturi dreptul de a utiliza o formă de scrisoare de transport dezvoltată independent pentru a lua în considerare costurile achiziționării de combustibili și lubrifianți (combustibili și lubrifianți) la stabilirea bazei de impozitare pentru impozitul pe venit?

Răspuns : [...] Documentele contabile primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare și numai pentru documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, se stabilesc anumite detalii obligatorii.

Astfel, dacă forma unui anumit document contabil primar este prevăzută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare, atunci pentru a accepta acest document pentru contabilitate ca document care confirmă finalizarea unei anumite tranzacții comerciale, acesta trebuie întocmit în formularul conținut în aceste albume.

Decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28.11.1997 N 78 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcție, lucrări în transportul rutier” a aprobat formularele scrisorii de parcurs pentru mașini de construcții, mașini și camioane. Aceste formulare sunt aplicate în mod obligatoriu de către organizații specializate și de transport cu motor.

În ceea ce privește restul organizațiilor, conform Scrisorii Ministerului Finanțelor din Rusia din 20.02.2006 N 03-03-04 / 1/129, acestea își pot dezvolta propria formă de scrisoare de trecere sau alt document care confirmă cheltuielile efectuate sub formă de combustibil și lubrifianți. În formularul specificat, este necesar să se reflecte toate detaliile prevăzute la paragraful 2 al art. 9 din Legea N 129-FZ și anume:

Titlul documentului;

Data întocmirii documentului;

Numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

Instrumentele de măsurare a tranzacțiilor comerciale în termeni fizici și monetari;

Numele funcțiilor persoanelor responsabile de efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;

Semnăturile personale ale acestor persoane.

În acest caz, documentele primare ar trebui redactate în așa fel și cu o regularitate atât de mare încât, pe baza lor, ar fi posibil să se judece validitatea cheltuielilor efectuate.

În plus, o formă auto-dezvoltată a unei scrisori de transport trebuie să conțină în mod necesar informații despre locația vehiculului. Astfel de date fac posibilă judecarea faptului despre utilizarea mașinii de către angajații organizației în scopuri oficiale.

Potrivit scrisorii menționate a Ministerului Finanțelor din Rusia, fisa de parcurs, care nu conține informații despre localizarea vehiculului în detaliile sale, nu confirmă cheltuielile suportate de contribuabil pentru utilizarea combustibililor și a lubrifianților.

Vă rugăm să rețineți: în cazul în care o organizație folosește un formular de foaie de parcurs auto-dezvoltat, formularul său trebuie furnizat în politica contabilă.

Astfel, o organizație care nu este o organizație specializată sau de transport cu motor poate utiliza o formă dezvoltată independent a unei scrisori de parcurs care conține toți indicatorii de mai sus și înregistrată în politica contabilă pentru perioada de impozitare corespunzătoare.

4. Scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 25.07.2005 N 20-12 / 53147

Întrebare : Este necesar ca organizația să utilizeze formularul unificat „Fisa de parcurs a unui autoturism” în scopul impozitării profiturilor pentru a confirma fezabilitatea economică a cheltuielilor efectuate pentru operarea mașinii?

Răspuns : [...] Rezoluția Goskomstat din Rusia din 28.11.1997 N 78 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcție, lucrul în transportul rutier” (în continuare - Rezoluția N 78) a aprobat fisa de parcurs a unui autoturism (formular N 3).

În conformitate cu clauza 2 din Rezoluția nr. 78, foaia de parcurs este documentul contabil principal pentru contabilizarea funcționării vehiculelor de pasageri și baza pentru calcularea salariilor pentru șoferi.

Astfel, fiecare organizație care folosește transportul ușor de autovehicule în activitățile sale este obligată să întocmească corect și pe deplin fișele de parcurs ale unui autoturism, conținând informațiile necesare despre utilizarea unei autoturisme, în special informații despre consumul de combustibil și lubrifianți.

Completarea incorectă sau incompletă a tuturor detaliilor (consumul de combustibil pe baza mărcii de combustibil, ratele de consum și consumul real) ale formei stabilite a documentației contabile primare (în acest caz, fisa de parcurs a unui autoturism) poate duce la denaturarea informațiilor necesare pentru contabilitate și contabilitate fiscală. principalii indicatori ai activității transportului rutier, care este utilizat de organizație în implementarea activităților, inclusiv consumul de combustibil și lubrifianți în scopuri de producție.

Principalii indicatori pentru determinarea cantității de combustibil consumat (POL), ale căror costuri de achiziție sunt supuse contabilizării în scopuri de impozitare pe profit, sunt:

Lungimea reală a traseului pe zi lucrătoare sau schimbarea conducătorului auto;

Kilometrajul real al autoturismului în funcție de datele vitezometrului pentru o zi de lucru sau tura;

Consumul real de combustibil (benzină) la 100 km pe zi lucrătoare sau tura;

Ratele de consum de combustibil (benzină) la 100 km pe baza normelor aprobate de Ministerul Transporturilor sau a caracteristicilor tehnice ale unui anumit vehicul (în conformitate cu documentația tehnică a vehiculului).

În consecință, costurile pot fi contabilizate pe baza documentelor care conțin date privind kilometrajul real, consumul real de combustibil și lubrifianți, precum și confirmarea naturii de producție a traseului vehiculului. Un astfel de document care reflectă pe deplin datele specificate este fisa de parcurs a mașinii.

5. Scrisoarea Serviciului Federal de Statistică din 03.02.2005 N УУ-09-22 / 257 „Cu privire la procedura de utilizare a scrisorilor de parcurs ale unui autoturism”

Conform Legii federale din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (clauza 2 a articolului 9), documentele contabile primare sunt acceptate pentru contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.

Formularul nr. 3 „Fisa de parcurs a unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Stat din Rusia din 28.11.1997 nr. 78 în acord cu Ministerul Finanțelor din Rusia, Ministerul Economiei din Rusia, Ministerul Transporturilor din Rusia ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea lucrărilor în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice a tuturor formelor de proprietate, desfășurarea de activități pentru exploatarea vehiculelor (camioane, mașini, inclusiv mașini oficiale, specializate și taxiuri) și este obligatorie.

Conform Instrucțiunilor de aplicare și completării acestui formular, acesta este documentul principal pentru contabilizarea funcționării vehiculelor de pasageri și baza pentru calcularea salariilor șoferului. În acest caz, fisa de parcurs se eliberează numai pentru o zi sau tura. Pentru o perioadă mai lungă, se eliberează în cazul unei călătorii de afaceri, când șoferul îndeplinește sarcina mai mult de o zi (tura).

În ceea ce privește descrierea traseului în foaia de parcurs, asociată cu efectuarea sarcinilor de transport sau de servicii, aceasta este înregistrată în toate punctele vehiculului.

Secțiunea „Mișcarea combustibilului” este completată complet conform tuturor detaliilor, pe baza costurilor reale și a indicatorilor dispozitivelor. În consecință, costul benzinei este anulat conform cecurilor de casier, cupoanelor sau altor documente pe baza biletelor de călătorie care confirmă validitatea cursei.

Vă rugăm să rețineți că nu este permis să aveți cerințe necompletate în formulare unificate. În conformitate cu actualul cadru de reglementare (Legea federală „Contabilitate” și Regulamentul privind contabilitatea și contabilitatea din Federația Rusă, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 29 iulie 1998 N 34n), responsabilitatea pentru exactitatea datelor conținute în documente, corectitudinea acestora înregistrarea, precum și pentru compilarea la timp și corectă a documentelor contabile primare sunt suportate de persoanele care au creat și semnat aceste documente.

Forma scrisorii de parcurs a unui autoturism (formularul 3)

Sursa / document oficial: Aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78

Numele documentului: Model formular nr. 3 (OKUD 0345001)
Format: .doc
Marimea: 94 kb

Astăzi, este rar să vezi o companie sau o companie care nu folosește o mașină în scopuri comerciale. Nevoia a început să crească după ce costurile organizațiilor au început să crească. Pentru diferite călătorii cu caracter de lucru, este necesar să aveți o formă de scrisoare de transport a unei mașini de pasageri.

Ce este acest document

Foaia de parcurs este documentul principal pentru crearea contabilității primare, care, împreună cu TTN, controlează criteriile pentru mașină și șofer atunci când transportă produse. În plus, hârtia vă permite să percepeți corect salariul șoferului, precum și să asigurați factura finală pentru transportul de mărfuri. Acesta este emis de către dispecer într-o singură copie o dată pe schimb. Forma scrisorii de parcurs a unui autoturism este după cum urmează:

Legislația Federației Ruse a decis că este necesar să se utilizeze formularul de scrisoare de trecere 3. Acest decret a fost creat la 28.11.97 №78. Cu toate acestea, dacă compania nu se simte confortabil să o folosească, atunci își pot dezvolta propria versiune. Documentul conține informații de următoarea natură:

• data primirii și numărul;
• informații personale despre șofer;
• detalii de contact;
• caracteristicile vehiculului;
• ce se traduce și o scurtă identificare a mărfurilor.

Când întocmiți un formular independent, trebuie să cunoașteți următorul formular de completare:

• sigiliul companiei la care este înregistrată mașina nu trebuie să fie aplicat;
• trebuie să se introducă data și ora inspecției;
• este obligatoriu să indicați data și ora plecării mașinii pe zbor;
• șoferul trebuie să aibă la el o evidență medicală a sănătății sale.

Puteți descărca gratuit formularul fișei de parcurs a unei mașini de pe site-ul nostru.

Aplicarea scrisorii de parcurs

Este necesară o scrisoare de parcurs pentru călătoriile lungi. Ar trebui utilizat în următoarele cazuri:

• atunci când transportați oameni în diferite țări;
• la transportul produselor comerciale și al încărcăturilor grele.

Avantajul acestei fișe este că, la prezentarea acestui document către departamentul de contabilitate, deduc costul benzinei, al combustibililor și al lubrifianților. Prin urmare, șoferul poate lucra la vehiculul său, în timp ce va fi compensat pentru toate costurile în numerar pentru combustibil.

Predare

Când șoferul se întoarce din călătorie, el trebuie să semneze documentul sub coloana „Mașină predată”. După aceea, vehiculul și hârtia sunt date mecanicului. La rândul său, el scoate toți indicatorii vitezometrului și, de asemenea, verifică benzina rămasă în rezervor. După o verificare amănunțită a tuturor datelor completate, el semnează. În plus, formularul este dat dispecerului, care este certificat prin semnătură și indicarea orei și datei de sosire.

Pentru a utiliza mașinile deținute sau la dispoziția companiei, șoferul acesteia trebuie să aibă cu el o scrisoare de parcurs a mașinii în timpul călătoriei. Nu este inclus numai în formularele obligatorii, care sunt solicitate de inspectorii rutieri la verificare, ci este forma principală pentru contabilizarea funcționării mașinii și baza pentru calcularea salariului șoferului și scutirea combustibilului.

Fisa de parcurs a unui autoturism este completată de un dispecerat sau, în lipsa acestuia, de un contabil. Acest document trebuie întocmit zilnic, în special în companiile de transport. Dacă ziua de lucru în companie constă în mai multe schimburi, atunci este indicat să completați scrisorile de parcurs pentru fiecare șofer (schimb).

În întreprinderile mici în care compania are doar transport oficial (de exemplu, mașina managerului), este permis să extragă acest formular timp de câteva zile. De asemenea, un document poate fi emis pentru o perioadă lungă de timp dacă mașina este utilizată pentru o călătorie de afaceri.

În prezent, forma scrisorii de parcurs poate fi dezvoltată de către întreprindere independent, ținând seama de particularitățile activităților sale. Cu toate acestea, trebuie să conțină detaliile obligatorii furnizate pentru formularele contabile. Practic, se folosește formularul intersectorial standard nr. 3, aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Documentul scris este înscris în registrul scrisorilor de parcurs, conform căruia i se atribuie numărul următor. După aceea, este predat șoferului.

La ieșirea din garaj, un mecanic trebuie să semneze fișa de parcurs, care verifică funcționalitatea mașinii, citirile vitezometrului și combustibilul rămas în rezervor.

Îndeplinind sarcinile oficiale, șoferul din partea a doua a scrisorii de parcurs reflectă locurile pe care le vizitează, înregistrând informații despre timpul și kilometrii parcurși.

La sosirea în garaj, un tehnician inspectează mașina, verifică capacitatea de întreținere a acesteia, înregistrează citirile vitezometrului și deplasarea în rezervor în coloanele corespunzătoare și apoi aprobă scrisoarea de parcurs.

Angajatul trimite acest document către camera de control, unde specialistul îl calculează și îl reflectă în jurnalul de înregistrare.

Un eșantion de completare a unei foi de parcare a unui autoturism

Să aruncăm o privire mai atentă la modul de completare a unei scrisori de parcurs.

Umplere laterală frontală

Deasupra se aplică ștampila companiei, sub numărul (dacă este necesar, o serie) și data documentului.

În coloana următoare, trebuie să indicați numele companiei, adresa și numărul de telefon. De asemenea, reflectă codul de înregistrare al companiei în autoritățile statistice ().

După aceea, dispecerul completează marca automobilului, numărul de stare al acestuia, identificatorul de garaj de inventar.

Numele complet este scris în linia corespunzătoare. conducător auto, numărul personalului, detaliile permisului de conducere, dacă este cazul - clasa.

Următoarea secțiune a scrisorii de parcurs este completată dacă compania este specializată, de exemplu, un taxi. Pentru astfel de companii, este necesară înregistrarea cardurilor de licență, datele acestora trebuie să fie introduse aici.

Dispecerul determină sarcina pentru șofer și indică adresa exactă a livrării mașinii. După aceea, specialistul semnează documentul și îl predă șoferului.

O secțiune specială din document este prevăzută pentru mecanic, unde notează funcționalitatea mașinii și citirile vitezometrului, soldul din rezervor și îl aprobă cu numele său complet. Șoferul semnează, de asemenea, mai jos pentru primirea mașinii cu o decriptare a datelor sale personale.

În timpul realimentării, angajatul reflectă cantitatea de combustibil umplută, marca sa. Un angajat al stației se poate conecta la confirmare lângă capacitate.

Dispeceratul indică data și ora efectivă a întoarcerii la garaj, dacă este necesar, făcând o notă despre timpii de nefuncționare, întârzieri etc.

La întoarcere, șoferul predă mașina unui mecanic care îi verifică starea, notează rezervorul rămas la sfârșitul zilei de lucru și un contor de kilometri. Confirmând primirea mașinii, tehnicianul își pune semnătura, iar șoferul o predă - a sa.

Umplutura din spate

Pe spatele documentului, șoferul completează personal informații despre procesul de finalizare a locului de muncă, indicând locurile de plecare și destinație cu o decodificare a perioadei de timp și a kilometrajului parcurs. Atunci când lucrează cu terți, aceștia pot semna pentru îndeplinirea sarcinii de către șofer în fața înregistrărilor sale.

În partea de jos a documentului, dispecerul calculează numărul total de ore lucrate pe zi și kilometrajul pe baza vitezometrului. În funcție de sistemul de salarizare aplicat, acesta determină salariul angajatului și trimite scrisoarea de parcurs după ce a fost înregistrată în jurnalul de înregistrare către departamentul de contabilitate. Grefierul confirmă corectitudinea calculelor cu semnătura sa.

Un eșantion de hârtie de umplere poate fi văzut mai jos.

Nuanțe

Corectitudinea acestui document este foarte importantă pentru a include costurile combustibilului în cheltuielile fiscale. El este documentul principal pe care inspectorii îl solicită în timpul unei inspecții.

Pentru multe întreprinderi, pe foaia de parcurs este necesară o notă privind trecerea examenelor medicale înainte și după călătorie.