Activitățile multor organizații nu pot fi desfășurate fără utilizarea transportului, ceea ce necesită cheltuieli considerabile pentru reparații și întreținere.

Pentru fiecare articol de cost din orice birou, veți avea nevoie cu siguranță de dovezi documentare. Pentru a justifica costurile apărute în timpul exploatării unui autoturism de serviciu, va trebui să emiteți o scrisoare de parcurs pentru un autoturism. Forma acestui document a fost aprobată de guvernul rus în 1997.

Fiecare organizație angajată în transportul de mărfuri și pasageri trebuie să aibă o scrisoare de parcurs pentru vehicule. Este necesar și pentru a reduce taxele plătite pe mașină.

Pentru ce este o scrisoare de transport?

O scrisoare de parcurs este un document care are o aprobare specială formularul numărul 3și se întocmește după reguli speciale, care sunt indicate în lista privind procedura de efectuare a plăților pentru transportul cu transport ușor. În funcție de tipul de vehicul, formularele de documente se completează diferit.

Pentru evidența corectă a transporturilor rutiere, va fi necesară menținerea unui registru al foilor de parcurs cu o listă aprobată nr. 8. Conturile de parcurs sunt înregistrate în jurnal, apoi dispeceratul notează numărul și data emiterii documentului, își pune semnătura în fața fiecăruia dintre ei.

Când utilizați transportul de marfă este necesar să se elibereze o scrisoare de trăsură și să se completeze o scrisoare de parcurs conform formularului nr.4.

Conform ordinului Ministerului Transporturilor al Rusiei nr. 68 din 2000, toate întreprinderile trebuie să emită borderouri atunci când efectuează transportul.

Pentru aceasta se folosesc următoarele forme:

• PL-1 (mașini).
• PG-1 (transport de marfă).
• PA-1 (autobuz).

Înregistrarea unei scrisori de parcurs a unui autoturism

O scrisoare de transport este un document extrem de important pentru un autoturism. Doar el dă o garanție scrisă că mașina este în stare bună de funcționare. Poate fi necesar și pentru întocmirea situațiilor financiare într-o agenție guvernamentală sau pentru un antreprenor individual pentru care lucrează proprietarul mașinii.

Informațiile din scrisoarea de parcurs arată costurile cu combustibilul, care au un impact asupra sumei taxei. Documentul trebuie completat de un mecanic sau dispecer. Apoi scrisoarea de parcurs emisă este eliberată conducătorului auto.

Trebuie eliberat un nou document pentru fiecare zi lucrătoare. Dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri într-o mașină oficială, atunci scrisoarea de transport este furnizată pentru un anumit număr de zile.

Cum se completează un borderou al unei mașini

Foaia de parcurs se emite șoferului (angajat al unei anumite companii) chiar înainte de începerea zilei de lucru. Documentului i se atribuie un anumit număr și o serie, precum și o dată. Șoferul trebuie să semneze pentru asta.

În bordeiul de parcurs indicați o anumită marcă de mașină, pe baza titlului. Este indicată și marca de stat. Numărul de personal al instituției sau companiei și parafa șoferului trebuie să fie incluse în scrisoarea de parcurs. Într-o altă coloană, indicați numărul permisului de conducere.

În scrisoarea de parcurs există o coloană cu numele „tehnic solid”. Valoarea vitezometrului este scrisă în el, dar numai după ce mașina a fost verificată de un mecanic. Comandantul trebuie să-și pună semnătura, confirmând astfel funcționalitatea mașinii. Dacă tipurile de transport licențiate sunt efectuate cu mașina, cu siguranță va trebui să completați rândurile de pe cardul de licență.

Înainte de călătorie, fiecare șofer primește o misiune scrisă specifică, care indică numele organizației care deține vehiculul. Fișa indică ora specifică la care șoferul a părăsit garajul. Marca de combustibil, codul și deplasarea sunt datele care ar trebui să fie scrise pe fața formularului călătorului.

Există o coloană specială pentru combustibilul rămas. Aceste informații sunt introduse în scrisoarea de parcurs numai la sfârșitul zilei lucrătoare. Consumul conform normei este calculat pe baza citirilor de kilometraj. După specificarea acestor date, consumul excesiv de combustibil sau economiile acestuia vor fi clar vizibile. Documentul poartă sigiliul firmei care deține mașina.

După umplerea părții din față borderoul, puteți merge pe revers. Conține date care se referă la contabilitate. În secțiunea „Rezultatul muncii mașinii pe schimb” este necesar să scrieți suma salariului. Dacă se calculează pe ore, orele lucrate și rezultatul total sunt indicate într-o celulă specială. Dacă plata este la bucată, mai întâi trebuie să calculați kilometrajul.

Deasupra coloanei de salariu, se află un tabel special în care sunt trecute adresele punctelor de plecare și de sosire a transportului, timpul petrecut în deplasare. Coloana „cod client” este completată numai atunci când vehiculul este utilizat pentru a deservi clienții terți.

Video: cum se completează o scrisoare de parcurs pentru o mașină

Unele organizații își dezvoltă propriile formulare pentru procesarea documentației primare. Numai organizațiile bugetare și de transport sunt obligate să utilizeze o scrisoare de parcurs unificată în formularul nr. 3.

Formularul de scrisoare de transport al unui autoturism (formularul 3)

Sursa / document oficial: Aprobat prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78

Numele documentului: Formularul standard nr. 3 (OKUD 0345001)
Format:.doc
Marimea: 94 kb

Astăzi, nu se întâmplă des să vezi o companie sau o companie care nu folosește o mașină în scopuri comerciale. Cererea a început să crească după ce costurile organizațiilor au început să crească. Pentru diferite călătorii de natură funcțională, este necesar să aveți o formă de scrisoare de parcurs a unui autoturism.

Ce este acest document

Foaia de parcurs este documentul principal pentru crearea contabilității primare, care, împreună cu TTN, în timpul transportului produselor, controlează criteriile de funcționare a mașinii și a șoferului. În plus, hârtia vă permite să calculați corect salariul șoferului, precum și să asigurați factura finală pentru transportul mărfurilor. Se eliberează de către dispecer într-un singur exemplar o dată pe schimb. Forma foii de parcurs a unui autoturism este următoarea:

Legislația Federației Ruse a decis că este necesar să se utilizeze formularul 3. Acest decret a fost creat la 28.11.97 №78. Cu toate acestea, dacă compania nu este confortabilă să-l folosească, atunci își pot dezvolta propria versiune. Documentul conține informații de următoarea natură:

• data primirii si numarul;
• informații personale despre șofer;
• Detalii de contact;
• caracteristicile vehiculului;
• ceea ce este tradus și o scurtă identificare a mărfurilor.

La elaborarea unui formular independent, trebuie să cunoașteți următorul formular de completare:

• Nu este necesar să se aplice sigiliul companiei la care este înmatriculat mașina;
• trebuie introduse data și ora inspecției;
• este obligatoriu indicarea datei și orei de plecare a mașinii în zbor;
• conducătorul auto trebuie să aibă la el un dosar medical de sănătate.

Puteți descărca gratuit formularul de scrisoare de parcurs al unei mașini de pe site-ul nostru.

Aplicarea foii de parcurs

Pentru călătoriile lungi este necesară o scrisoare de parcurs. Trebuie utilizat în următoarele cazuri:

• atunci când transportați oameni în diferite țări;
• la transportul produselor comercializabile și încărcături grele.

Avantajul acestei fișe este că, la prezentarea acestui document la departamentul de contabilitate, acestea deduc costul benzinei și carburanților și lubrifianților. Prin urmare, șoferul poate lucra la vehiculul său, în timp ce va fi compensat pentru toate costurile în numerar pentru combustibil.

Schimbare

Când șoferul se întoarce din călătorie, trebuie să semneze documentul la rubrica „Mașină predată”. După aceea, vehiculul și hârtia sunt date mecanicului. El, la rândul său, ia toate citirile vitezometrului și verifică, de asemenea, benzina rămasă în rezervor. După o verificare amănunțită a tuturor datelor completate, el semnează. În plus, formularul este înmânat dispeceratului, care este certificat prin semnătură și indicarea orei și datei sosirii.

1. Informații generale
2. Procedura de aplicare
3. Link-uri pentru a descărca un formular gol și un exemplu de completare a formularului
4. Link-uri către publicații privind aplicarea formularului

Ce subiect este folosit

Este utilizat de persoanele juridice de toate formele de proprietate care operează vehicule și sunt expeditori și destinatari ai mărfurilor transportate rutier.

Există două puncte de vedere în această problemă: 1) scrisoarea de parcurs este utilizată de toate organizațiile care au vehicule ușoare, inclusiv cele oficiale; 2) foaia de parcurs se aplică numai de către organizațiile specializate pentru care exploatarea unui autoturism este un tip al activității lor.

Primul punct de vedere a fost utilizat pe scară largă de către Serviciul Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova în 2005. Al doilea punct de vedere a devenit recent mai răspândit datorită poziției Ministerului Finanțelor al Rusiei, a curților de arbitraj, precum și mai târziu ( după 2005) explicații ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova ...

Câte copii sunt compilate

Compilat într-un singur exemplar.

Care dintre angajați este

Eliberat de un dispecer sau de o persoană autorizată.

Indicatorii de performanță al vehiculului sunt completați de șofer.

Calculul este efectuat de către o persoană autorizată sau un dispecer.

Ceea ce confirmă

În primul rând, este documentul principal pentru contabilizarea funcționării vehiculelor ușoare.

În al doilea rând, este baza de calcul a salariului șoferului.

Procedura de aplicare

Foaia de parcurs a unui autoturism este eliberată într-un singur exemplar de către un dispecer sau o persoană autorizată.

Foaia de parcurs este valabilă doar pentru o zi sau în schimb. Pentru o perioadă mai lungă, se eliberează numai în cazul unei călătorii de afaceri, când șoferul îndeplinește sarcina mai mult de o zi (tur).

În timpul muncii șoferului, scrisoarea de transport este la el. Informațiile despre traseu și timpul de călătorie sunt, de asemenea, completate de către șofer.

Mecanicul confirmă faptul de a părăsi și returna mașina.

Expeditorul sau o persoană autorizată completează înregistrarea foii de parcurs.

Foaia de parcurs trebuie să conțină numărul de serie, data emiterii, ștampila și sigiliul organizației care deține mașina.

Depozitare

Foaia de parcurs este stocată în departamentul de contabilitate al organizației.

Ce documente suplimentare se intocmesc la emiterea unei scrisori de parcurs

La întocmirea unei foi de parcurs se completează rândul corespunzător al registrului de circulație a foilor de parcurs (formular N 8).

Practica de arbitraj

Practica arbitrajului in litigiile fiscale

1. Costurile de întreținere a vehiculelor oficiale sunt luate în considerare de către organizațiile nespecializate, indiferent dacă au o scrisoare de parcurs întocmită conform formularului unificat nr. 3, întrucât acest formular este obligatoriu doar pentru organizațiile de transport auto (Rezoluții ale FAS MO din 11.05.2007 (14.05.2007) N KA-A40 / 2612-07 si din 19.03.2007 (26.03.2007) N KA-A40 / 1804-07).

Inspectoratul consideră că societatea în mod ilegal, fără confirmare prin documente întocmite în mod corespunzător, a inclus în cheltuielile cu impozitul pe venit costurile cu combustibilul și lubrifianții pentru vehiculele oficiale.

La verificarea probelor de către instanțe s-a stabilit că încheierea organului fiscal nu corespundea împrejurărilor reale, întrucât cheltuielile societății pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți pentru anii 2003-2005 au fost confirmat prin încasări de numerar, rapoarte anticipate privind cheltuirea fondurilor primite de șoferi (în 2003 - noiembrie 2004), combustibil și lubrifianți au fost achiziționați de șoferi contra numerar; cheltuielile pentru perioada noiembrie 2004 - 2005, când au fost achiziționate carburanți și lubrifianți în baza unui contract de furnizare din 01.11.2004 N 0-46/2004, se confirmă prin acte de acceptare și transfer de carburanți și lubrifianți, ordine de plată pentru plata carburanților. și lubrifianți. Întrucât carburanții și lubrifianții au fost achiziționați direct de către șoferii companiei de la terți, și nu au fost eliberați de către societate, aceasta din urmă nu a întocmit facturi pentru eliberarea carburanților și lubrifianților și chitanțe.

În plus, societatea a folosit un formular de scrisoare de parcurs special elaborat și aprobat prin Ordinul directorului general din 01.07.2002 N 1-l, care reflecta datele contabile necesare pentru determinarea costului carburanților și lubrifianților.

Formularul N 3 „Foaia de parcurs al unui autoturism”, omologat. Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78, a cărui inconsecvență sunt indicate de inspecție conturile de parcurs ale solicitantului, a fost elaborat pentru organizațiile de transport rutier (la care solicitantul nu se aplică) în scopul contabilității. pentru exploatarea vehiculelor și pentru calcularea salariilor șoferilor și are un caracter recomandativ, nu obligatoriu, ceea ce este confirmat de explicațiile conținute în Scrisorile Departamentului de Politică Fiscală și Vamală din cadrul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 20.09.2005 N 03-03-04 / 1/214, Ministerul de Finanțe al Rusiei din 07.04.2006 N 03-03-04 / 1/327, din 16.03 .2006 N 03-03-04 / 2/77 și din 03.06.02. N 03-03-04 / 2/23.

În asemenea împrejurări, pe baza paragrafelor. 11 p. 1 art. 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, ținând cont de scopul de producție al combustibililor și lubrifianților achiziționați, instanțele au ajuns la concluzia corectă că societatea a inclus în mod corect costul carburanților și lubrifianților în componența cheltuielilor luate în considerare la impozitare. profituri.

2. Atunci când angajații organizației, care nu sunt șoferi, utilizează vehicule oficiale în scopuri de producție, întocmirea unei foi de parcurs în forma unificată nr. 3 nu este obligatorie, deoarece acest formular este destinat organizațiilor de transport rutier, iar salariile sunt calculate pentru acestea. angajații nu în legătură cu deplasarea cu mașina, ci din alte motive (Rezoluția FAS SZO din 05.04.2004 N A56-22408 / 03).

În opinia inspectoratului fiscal, societatea a imputat în mod ilegal costurile de cumpărare a benzinei costului de producție, întrucât foile de parcurs ale autoturismelor puse la dispoziție de companie, cu încălcarea paragrafului 2 din Instrucțiunile de aplicare și completare a formularelor aprobate. prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78 (în continuare - Instrucțiuni), nu sunt emise pentru fiecare zi, ci la sfârșitul lunii și nu conțin toate detaliile necesare.

Instanțele de judecată, satisfăcând cerințele societății, au confirmat legalitatea acțiunilor contribuabilului, iar instanța de casare consideră legală o astfel de hotărâre a instanțelor.

O condiție prealabilă pentru atribuirea costului carburanților și lubrifianților costului produselor (lucrări, servicii) este disponibilitatea documentelor primare corect întocmite care confirmă costurile reale de achiziție a combustibilului și lubrifianților și obiectivele de producție ale exploatării vehiculului. Astfel de documente, de regulă, sunt foi de parcurs, precum și chitanțele de casă ale benzinăriilor, alte documente care permit stabilirea costului combustibililor și lubrifianților achiziționați.

După cum se reiese din materialele cauzei, foile de parcurs, pe baza cărora societatea a atribuit costurile de cumpărare a benzinei costului serviciilor, au fost întocmite corespunzător.

Instanța de casație respinge ca neîntemeiată argumentul organului fiscal cu privire la încălcarea de către societate a clauzei 2 din Instrucțiunile de aplicare și completare a formularelor aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78, începând cu data foile de parcurs ale mașinilor întocmite de companie nu se eliberează pentru fiecare zi sau schimb, ci pentru lună.

În conformitate cu Hotărârea menționată, scrisoarea de parcurs este documentul contabil primar pentru contabilizarea operațiunii de transport de călători și baza de calcul a salariilor. În acest caz, angajații companiei care folosesc mașinile exclusiv pentru nevoile comunității nu sunt șoferi, salariile le sunt percepute din alte motive. Formularul aprobat este destinat în primul rând contabilizării operațiunilor de transport de mărfuri de către întreprinderile de transport rutier și înregistrării tranzacțiilor comerciale cu terți.

Instanțele de primă instanță și de apel, pe baza unei analize a actelor, au recunoscut cheltuielile societății pentru exploatarea autoturismelor dovedite în modul prescris.

Aceste cheltuieli sunt confirmate prin facturi, plăți în avans, facturi, ordine de plată pentru plata carburanților și lubrifianților, chitanțele și extrasele benzinăriilor, contractele de vânzare a produselor petroliere.

Caracterul de producție al acestor cheltuieli este justificat de ordinele privind procedura și condițiile de furnizare a vehiculelor societății către angajații societății în scop de producție, conform cărora vehiculele erau puse la dispoziție numai acelor lucrători a căror muncă este de natură de călătorie, precum și precum prin ordinele privind procedura de utilizare a autovehiculelor companiei, care a consacrat „Politica privind vehiculele firmei”, unde sunt stabilite regulile de punere la dispoziție și utilizare a autoturismelor firmei în scopuri de producție și este interzisă folosirea vehiculelor în scop personal.

3. Un antreprenor individual care operează un vehicul are dreptul de a confirma costurile de cumpărare a combustibilului și lubrifianților cu borderourile din formularul unificat nr. 3.

Absența foilor de parcurs conform formularelor NN PL-1 și PG-1, aprobate prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 30 iunie 2000 N 68, în sine nu este un motiv pentru refuzul de a lua în considerare costurile. (Rezoluția FAS VCO din 09.11.2007 N A19-2439 / 07 -33-F02-5298 / 07).

Baza acumularii impozitului suplimentar a fost atribuirea nejustificata, in opinia inspectoratului fiscal, a cheltuielilor pentru achizitionarea combustibililor si lubrifiantilor.

Satisfacand cerintele declarate ale antreprenorului in ceea ce priveste atribuirea costurilor de achizitionare a combustibililor si lubrifiantilor la cheltuieli, instanta a indicat ca, intrucat contribuabilul a prezentat bonuri in numerar ale benzinariilor si foilor de parcurs, aceste costuri au fost atribuite in mod rezonabil cheltuielilor in scopul impozitarii. venitul persoanelor fizice.

Incheierea indicata a instantei de prima instanta de arbitraj este corecta.

În conformitate cu art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie formalizate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare.

Contribuabilul a depus pentru inspecție fiscală și, în caz, materialele documentelor de transport ale unui autoturism cu formularul intersectorial tipic nr. 3, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28.11.1997 nr. 78 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate a documentației contabile primare pentru contabilizarea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcții, lucrări în transportul rutier"...

Instanța a stabilit că documentele depuse de întreprinzător conțin toate detaliile și datele necesare care confirmă utilizarea combustibililor și lubrifianților în activitățile de afaceri ale contribuabilului.

Legătura reclamantului plângerii în casație cu privire la neconcordanța dintre documentele depuse de contribuabil (confețele de parcurs și foile înregistrate ale șoferului de tractor) cu dispozițiile Ordinului Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 30 iunie 2000 N 68 „Cu privire la introducerea documentelor de călătorie pentru întreprinzătorii individuali care desfășoară activități de transport în transportul rutier”, adoptat în scopul asigurării funcționării în condiții de siguranță a transportului rutier, nu a fost în mod rezonabil acceptat de instanță atunci când a apreciat cauza ca nefiind infirmarea faptului de suportarea costurilor și legătura acestora cu activitatea de întreprinzător a contribuabilului.

În conformitate cu partea 1 a art. 65 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, fiecare persoană care participă la caz trebuie să dovedească circumstanțele la care se referă ca bază pentru pretențiile și obiecțiile sale. Obligația de a dovedi împrejurările care au stat la baza adoptării de către organele de stat, organele locale de autoguvernare, alte organe, funcționarii a actelor, deciziilor, acțiunilor (inacțiunii) contestate se impune organului sau funcționarului în cauză.

Inspectoratul fiscal, nici la control, nici la examinarea cauzei în instanță, nu a prezentat nicio dovadă a inexactității datelor reflectate în documentele contabile depuse de contribuabil, neconcordanța dintre aceste date și ratele de consum ale combustibili și lubrifianți, precum și lipsa lor de legătură cu activitățile antreprenorului.

Comentariile oficialilor

1. Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 20.02.2006 N 03-03-04 / 1/129

Întrebare : Organizația nu furnizează servicii de transport. Nu există un post de șofer în personalul organizației. Conform fișelor posturilor, angajații folosesc vehicule doar în scopuri comerciale.

Solicităm clarificări cu privire la următoarele aspecte legate de dezvoltarea propriului formular de scrisoare de parcurs:

Este posibil să se emită angajaților bilete de călătorie pentru autoturisme o dată pe lună în prima zi, valabile o lună?

Este posibil să nu se precizeze în foile de transport locația specifică a vehiculului?

Răspuns : Departamentul de Politică Fiscală și Tarifară Vamală a revizuit scrisoarea privind documentele doveditoare a costurilor asociate cu întreținerea vehiculelor utilizate de angajați pentru îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale și raportează următoarele. [...]

Formularul nr. 3 „Fila de parcurs al unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28.11.1997 nr. 78 ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care desfășoară activități în exploatarea vehiculelor (camioane, autoturisme, inclusiv mașini oficiale, specializate și taxiuri), și este obligatorie pentru organizațiile de transport rutier.

În ceea ce privește restul organizațiilor, acestea pot elabora propria formă de scrisoare de parcurs sau alt document care să confirme cheltuielile efectuate sub formă de combustibil și lubrifianți, în care sunt menționate toate detaliile prevăzute la alin.2 al art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, și anume:

a) denumirea documentului;

În cazul în care întocmirea lunară a foii de parcurs vă permite să organizați evidența orelor lucrate, consumul de combustibil și lubrifianți, considerăm că scrisoarea de parcurs întocmită cu o asemenea frecvență poate confirma cheltuielile sus-menționate ale contribuabilului.

În ceea ce privește problema posibilității de a nu reflecta informații despre locul de călătorie a mașinii în forma dezvoltată independent a foii de parcurs, vă informăm că, după cum sa menționat deja, scopul întocmirii acestui document este, printre altele, pentru a confirma valabilitatea consumului de combustibili si lubrifianti. Lipsa în bordeiul de parcurs a informațiilor despre un anumit loc de călătorie nu permite aprecierea faptului utilizării mașinii de către angajații organizației în scopuri oficiale. Astfel de detalii sunt necesare și reflectă conținutul tranzacției comerciale.

Astfel, în opinia noastră, scrisoarea de parcurs, care nu conține informații despre locația vehiculului în detaliile sale, nu confirmă cheltuielile suportate de contribuabil pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți.

2. Scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 01.08.2005 N 03-03-04 / 1/117

Întrebare : În bilanţul organizaţiei se află maşina pe care o conduce CEO-ul. El plătește costul benzinei pe cheltuiala sa (cecurile nu sunt depuse la departamentul de contabilitate), iar organizația nu reduce baza de impozitare a impozitului pe venit pentru aceste cheltuieli. În acest caz, sumele de amortizare care se percep asupra vehiculului pot fi incluse în cheltuielile luate în considerare la calcularea profitului impozabil? Pot indicațiile de conducere completate cu kilometrajul și destinațiile de călătorie (dar fără a include costurile cu benzina) să ofere dovada că vehiculul este utilizat în scopuri de producție și management?

Răspuns : [...] În ceea ce privește problema procedurii de aplicare a foilor de parcurs ale unui autoturism, vă informăm următoarele.

Formularul nr. 3 „Fila de parcurs al unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28.11.1997 nr. 78 ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate, care desfășoară activități în exploatarea vehiculelor (camioane, autoturisme, inclusiv mașini oficiale, specializate și taxiuri), și este obligatoriu.

Secțiunea „Mișcarea combustibilului” este completată în întregime conform tuturor cerințelor pe baza costurilor reale și a indicatorilor dispozitivelor. În consecință, costul benzinei este anulat în funcție de cecurile de casierie, cupoane sau alte documente pe baza foilor de transport care confirmă valabilitatea cursei. Nu este permisă prezența cerințelor necompletate în forme unificate.

Totodată, vă atragem atenția asupra faptului că aceste prevederi sunt valabile doar pentru organizațiile de transport rutier. În ceea ce privește restul organizațiilor, acestea își pot elabora propria formă de scrisoare de parcurs, care trebuie să reflecte toate detaliile prevăzute la alin.2 al art. 9 din Legea federală din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, și anume:

a) denumirea documentului;

b) data întocmirii documentului;

c) denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

e) instrumente de măsurare a unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;

f) denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;

g) semnăturile personale ale acestor persoane.

3. Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 14 noiembrie 2006 N 20-12 / 100253

Întrebare : O organizație care nu efectuează transport are dreptul să utilizeze o formă de scris de parcurs dezvoltată independent pentru a ține cont de costurile de achiziție a combustibililor și lubrifianților (combustibili și lubrifianți) atunci când se stabilește baza de impozitare a impozitului pe venit?

Răspuns : [...] Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite după forma cuprinsă în albumele de formulare unificate de documentație contabilă primară, și numai pentru documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, sunt stabilite anumite detalii obligatorii.

Astfel, dacă în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare este prevăzută forma unui anumit document contabil primar, atunci, pentru a accepta acest document în contabilitate ca document care confirmă finalizarea unei anumite tranzacții comerciale, trebuie să fie întocmit în forma cuprinsă în aceste albume.

Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 28.11.1997 N 78 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea lucrărilor mașinilor și mecanismelor de construcții, a lucrărilor în transportul rutier” a aprobat formularele foii de parcurs pentru mașinile de construcții, mașini și camioane. Aceste formulare se aplică în mod obligatoriu de către organizațiile specializate și de transport auto.

În ceea ce privește restul organizațiilor, conform Scrisorii Ministerului de Finanțe al Rusiei din 20 februarie 2006 N 03-03-04 / 1/129, acestea își pot elabora propria formă de scrisoare de parcurs sau alt document care confirmă cheltuielile efectuate. sub formă de combustibil și lubrifianți. În forma specificată, este necesar să se reflecte toate detaliile prevăzute la paragraful 2 al art. 9 din Legea N 129-FZ, și anume:

Titlul documentului;

data la care a fost întocmit documentul;

Numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

Instrumente de măsurare a unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;

Denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;

Semnăturile personale ale acestor persoane.

În acest caz, actele primare să fie întocmite în așa fel și cu atâta regularitate încât, pe baza lor, să se poată judeca valabilitatea cheltuielii efectuate.

În plus, un formular auto-dezvoltat al foii de parcurs trebuie să conțină și informații despre locația vehiculului. Astfel de date fac posibilă aprecierea faptului utilizării mașinii de către angajații organizației în scopuri oficiale.

Conform scrisorii menționate a Ministerului de Finanțe al Rusiei, scrisoarea de parcurs, care nu conține informații despre locația vehiculului în detalii, nu confirmă cheltuielile suportate de contribuabil pentru utilizarea combustibililor și lubrifianților.

Vă rugăm să rețineți: dacă organizația folosește un formular de scrisoare de parcurs elaborat de sine, formularul acestuia trebuie furnizat în politica contabilă.

Astfel, o organizație care nu este o organizație specializată sau de transport cu motor poate utiliza un formular auto-elaborat, care conține toți indicatorii de mai sus și înregistrați în politica contabilă pentru perioada fiscală corespunzătoare.

4. Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din Moscova din 25.07.2005 N 20-12 / 53147

Întrebare : Este necesar ca o organizație să utilizeze formularul unificat „Fila de transport al unui autoturism” în scopul impozitării profiturilor pentru a confirma fezabilitatea economică a cheltuielilor efectuate pentru exploatarea mașinii?

Răspuns : [...] Rezoluția Goskomstat al Rusiei din 28.11.1997 N 78 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcții, lucrări în transportul rutier” (în continuare - Rezoluția N 78 ) a aprobat scrisoarea de parcurs al unui autoturism (formularul N 3).

În conformitate cu paragraful 2 din Rezoluția N 78, scrisoarea de parcurs este documentul contabil principal pentru contabilizarea exploatării vehiculelor ușoare și baza de calcul a salariilor pentru șoferi.

Astfel, fiecare organizație care utilizează transportul auto ușor în activitățile sale este obligată să întocmească corect și integral foile de parcurs ale unui autoturism, cuprinzând informațiile necesare privind utilizarea unui autoturism, în special informații privind consumul de carburanți și lubrifianți.

Completarea incorectă sau incompletă a tuturor detaliilor (consumul de combustibil în funcție de marca de combustibil, rata de consum și consumul real) din forma stabilită a documentației contabile primare (în acest caz, borderoul de transport al unui autoturism) poate duce la denaturarea informații necesare contabilității și contabilității fiscale.principalii indicatori ai activității de transport rutier, care este utilizat de organizație în implementarea activităților, inclusiv consumul de combustibil și lubrifianți în scopuri de producție.

Principalii indicatori pentru determinarea cantității de combustibil consumat (carburanți și lubrifianți), ale căror costuri de achiziție sunt supuse contabilizării în scopul impozitului pe profit, sunt:

Lungimea reală a traseului pe zi lucrătoare sau schimbare de șofer;

Kilometrajul efectiv al mașinii conform datelor vitezometrului pentru o zi lucrătoare sau o tură;

Consumul real de combustibil (benzină) la 100 km pe zi lucrătoare sau schimb;

Ratele de consum de combustibil (benzină) la 100 km pe baza normelor aprobate ale Ministerului Transporturilor sau a caracteristicilor tehnice ale unui anumit vehicul (în conformitate cu documentația tehnică a vehiculului).

În consecință, costurile pot fi luate în considerare pe baza documentelor care conțin date privind kilometrajul efectiv, consumul real de combustibil și lubrifianți, precum și confirmarea naturii de producție a traseului vehiculului. Un astfel de document care reflectă cel mai pe deplin datele specificate este scrisoarea de transport a mașinii.

5. Scrisoarea Serviciului Federal de Statistică a Statului din 03.02.2005 N ИУ-09-22 / 257 „Cu privire la procedura de utilizare a foilor de transport ale unui autoturism”

Conform Legii federale din 21.11.1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (clauza 2 a art. 9), documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma conținută în albumele formelor unificate de primar documentatia contabila.

Formularul nr. 3 „Foșa de transport al unui autoturism”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78, în acord cu Ministerul Finanțelor al Rusiei, Ministerul Economiei al Rusiei, Ministerul de transport al Rusiei, ca parte a unui set de forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii în transportul rutier, se aplică persoanelor juridice de toate formele de proprietate care desfășoară activități pentru exploatarea vehiculelor (camioane, mașini, inclusiv vehicule oficiale, specializate și taxiuri) și este obligatorie.

Conform Instrucțiunilor de aplicare și de completare a acestui formular, este documentul principal de contabilizare a exploatării vehiculelor ușoare și baza de calcul a salariului șoferului. În acest caz, scrisoarea de parcurs se emite doar pentru o zi sau schimb. Pentru o perioadă mai lungă, se eliberează în cazul unei călătorii de afaceri, când șoferul îndeplinește sarcina mai mult de o zi (tur).

În ceea ce privește descrierea rutei în scrisoarea de parcurs aferentă efectuării sarcinilor de transport sau servicii, aceasta este înregistrată în toate punctele vehiculului.

Secțiunea „Mișcarea combustibilului” este completată integral conform tuturor detaliilor, pe baza costurilor reale și a indicatorilor dispozitivelor. În consecință, costul benzinei este anulat în funcție de cecurile de casierie, cupoane sau alte documente pe baza foilor de transport care confirmă valabilitatea cursei.

Vă rugăm să rețineți că prezența detaliilor necompletate în formularele unificate nu este permisă. În conformitate cu cadrul de reglementare actual (Legea federală „Cu privire la contabilitate” și Reglementările privind contabilitatea și raportarea contabilă în Federația Rusă, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor din Rusia din 29 iulie 1998 N 34n), responsabilitatea pentru acuratețe a datelor cuprinse in documente, inregistrarea corectitudinii acestora, precum si pentru intocmirea la timp si corespunzatoare a documentelor contabile primare se suporta de catre persoanele care au creat si semnat aceste documente.

- documentul primar de contabilizare a circulatiei vehiculelor usoare ale organizatiei, completat de fiecare sofer pentru ziua lucratoare curenta. Executarea corectă a acestui document este foarte importantă, prin urmare, trebuie luată cu cea mai mare responsabilitate completarea acestuia. Puteți descărca alte formulare de raportare a vehiculelor: indicații de conducere a camioanelor ( forma 4) -, indicații de autobuz ( forma 6) – .

Foaia de parcurs are mai multe funcții:

• Traseul angajatului este urmărit.
• Se calculează salariul șoferului.
• Cheltuielile pentru combustibili și lubrifianți (POL) și întreținerea vehiculelor sunt anulate.

Baza pentru anularea combustibilului și lubrifianților este o scrisoare de transport întocmită de șofer, care indică consumul de combustibil. Pentru a anula combustibilul și lubrifianții, este necesar să se întocmească un act de anulare și să se atașeze o scrisoare de parcurs completată.

Foaia de transport auto (formularul 3)

Partea din față a formularului conține informații despre compania care deține mașina, despre vehiculul însuși și despre șoferul acestuia. Inainte de inceperea turei de munca, ora plecarii si locul din care a fost livrat transportul trebuie trecute in scrisoarea de parcurs. Înainte de a preda mașina șoferului, mecanicul organizației trebuie să verifice și să verifice vehiculul pentru defecțiuni.

Documentul de investigație de călătorie conține informații despre citirile vitezometrului la începutul schimbului, precum și date despre mișcarea combustibilului (cât combustibil era la începutul zilei, cât a fost emis pe foaia de realimentare, cât a rămas la sfârşitul schimbului de muncă şi cantitatea efectivă de combustibil consumată în conformitate cu standardele stabilite). Prezența acestor date vă permite să analizați consumul de combustibil și să înțelegeți dacă combustibilul este economisit sau cheltuit în exces. Baza pentru stabilirea ratelor de consum de combustibil este un ordin de anulare a combustibilului și lubrifianților.

Când șoferul returnează vehiculul la flotă, vitezometrul și citirile de timp sunt ștampilate în partea de jos a părții din față a documentului (Formularul 3). Apoi șoferul predă mașina mecanicului companiei.

Ora părăsirii parcului de vehicule și returnarea mașinii înapoi trebuie confirmată prin semnăturile mecanicului și șoferului.

Pe reversul documentului de cercetare de călătorie (formularul 3) este indicată un traseu detaliat: șoferul scrie unde a mers în timpul zilei de lucru, înregistrează ora sosirii și plecării, precum și distanța în kilometri.

Un contabil, care a primit o scrisoare de parcurs completată în formularul 3, va calcula corect anularea combustibilului și a lubrifianților și o va încărca în conformitate cu indicatorii specificați. Înscrierile făcute în bordeiul de parcurs pot fi folosite pentru întocmirea unui act de măsurare de control a combustibilului.