Fisa de parcurs a unui autoturism. Reguli pentru înregistrarea și întreținerea scrisorilor de parcurs

Foaia de parcurs este unul dintre cele mai importante documente contabile care se află în circulație la întreprinderile care activează în sectorul transporturilor, precum și care folosesc mașini pentru propriile nevoi.

Fișiere

Rolul documentului

Foaia de transport rezolvă mai multe probleme simultan. Acest lucru se datorează faptului că captează întregul Informații importante privind funcționarea vehiculului, inclusiv:

• starea sa tehnică;
• kilometrajul parcurs;
• programul de lucru al șoferului;
• mișcările făcute în timpul schimbului;
• consum combustibili si lubrifianti etc.

Pe baza tuturor acestor date, se efectuează controlul asupra utilizării vehiculului și eficienței muncii șoferului, precum și în viitor, în departamentul de contabilitate al întreprinderii, salariileșofer, mecanic și dispecer.

Foaia de parcurs este completată cu privire la mașini diferite: autoturisme, camioane, precum și echipamente speciale.

Ce ar trebui să aibă un șofer cu el

Orice șofer aflat în curs de îndeplinire a muncii sale trebuie să aibă mai multe documente la el. Acestea includ:

• permis de conducere (cu clasa de admitere obligatorie);
• acte pentru mașină (dacă există remorcă, trebuie și înmatriculată);
• documente de însoțire pentru mărfurile transportate (note de însoțire etc.);
• dacă este necesar - un permis special pentru transportul mărfurilor speciale;
• borderoul de parcurs.

Cine completează formularul

Mentine borderouri de obicei atribuite șefului unei unități structurale, contabilului, dispecerului sau altui angajat (uneori aceste documente sunt scrise de șeful organizației).

ATENŢIE! Șoferilor nu ar trebui să li se permită să completeze fișele de parcurs.

Sarcina șoferului pentru design corect borderoul este doar pentru a semna un autograf despre acceptarea și livrarea mașinii la sfârșitul turei de lucru, precum și pentru a face notițe despre transferurile efectuate.

Foaia de parcurs se eliberează șoferului contra primire, în timp ce O condiție prealabilă primirea acestuia este livrarea documentului pentru ziua precedentă.

În unele cazuri, o scrisoare de parcurs poate fi emisă nu pentru un singur schimb de lucru, ci pentru o perioadă mai lungă (de exemplu, pentru transportul interurban).

Caracteristicile documentului

Standardele uniforme pentru documentele primare au fost anulate din 2013, așa că acum angajații întreprinderilor au dreptul de a alege dacă să întocmească o scrisoare de parcurs de fiecare dată într-o formă liberă (ceea ce nu este practic), să își dezvolte propriul formular unic de document sau să aplice un document unificat. , formular anterior obligatoriu. Ultima opțiune se dovedește a fi cea mai preferată pentru multe companii, deoarece un astfel de formular include toate detaliile și liniile necesare (adică nu este nevoie să petreceți timpul dezvoltând și creând structura și conținutul foii).

Documentul este păstrat în formă de hârtie (tipărită), informațiile sunt introduse în el cu un pix de orice culoare închisă (nu trebuie să utilizați alte mijloace de scris - pixuri, creioane etc.).

Atunci când completați scrisoarea de transport, trebuie evitate petele și greșelile. Dacă a apărut vreo greșeală, este mai bine să completați un formular nou, dar dacă acest lucru nu este posibil, datele corecte incorecte trebuie să fie foarte atent. Puteți fie să le glisați cu ajutorul unui corector, fie să le ștergeți și să scrieți informațiile corecte deasupra (punând un semn lângă „credeți corectat”). Toate editările trebuie să fie certificate de semnătura persoanei care le-a făcut.

După înregistrarea foii de parcurs, formularul trebuie să fie semnat de persoanele responsabile și, de asemenea, certificat de sigiliul întreprinderii (cu condiția ca utilizarea produselor de ștampilă pentru avizarea unor astfel de documente să fie consacrată în politica contabilă a companiei).

Înainte de a trece la un exemplu de completare a unui document, să spunem câteva cuvinte despre procedura de introducere a informațiilor în acesta.

Formularul este completat de persoana responsabilă înainte ca mașina să părăsească garajul.

Își pun semnăturile pe foaie: un mecanic care monitorizează starea tehnică a vehiculului, dacă este cazul, un lucrător medical care atestă starea fizică a șoferului, șoferul însuși și angajatul responsabil.

Eșantion de completare a unei foi de parcurs

Deci, în ordine, încadrați în foaie:

• data compilării sale;
• numele organizației și adresa acesteia;
• cod OKPO;
• marca mașinii (dacă mașina producție străină modelul poate fi introdus în transcriere rusă);
• numărul de stat și garajul (dacă există);
• date despre șofer: numele complet, numărul personalului, numărul permis de conducere, curs de conducere. Informațiile despre cardul de permis trebuie introduse dacă șoferul lucrează folosind un permis.

A doua parte a formularului din stânga include informații despre sarcina dată șoferului pentru schimbul curent. Aici sunt indicate:

• cine a emis exact ordinul: unitatea structurală și denumirea întreprinderii;
• adresa de depunere;
• timpul de ieșire din garaj (exact - în ore și minute);
• semnăturile mecanicului și șoferului.

După călătorie, ar trebui să notați timpul de întoarcere în garaj, perioadele de așteptare, timpul de nefuncționare, misiunile de călătorie etc. și, de asemenea, să certificați toate aceste informații cu autograful șoferului.

CU partea dreapta documentul indică:

• în primul rând, date privind starea tehnică a mașinii la momentul plecării: citirile vitezometrului, care confirmă funcționalitatea mașinii, semnăturile mecanicului și șoferului, marca și codul combustibilului utilizat;
• apoi, după întoarcere, se scrie în detaliu consumul de combustibil (alimentarul sau tehnicianul carburanți și lubrifianți introduce aici datele): cât a fost emis pe foaia de realimentare (în litri), cât a fost în rezervor la ieșirea din garaj și la sosire înapoi, consumul (normalizat și real), precum și informații despre economii sau depășiri de costuri;
• apoi se introduc numerele de la vitezometru, iar mecanicul confirmă toate acestea din nou cu semnătura sa.

Pe partea din spate scrisoarea de parcurs indică informații despre deplasările efectuate în timpul schimbului de muncă (în ordine). Este scris aici

• adresa de la care a plecat mașina,
• destinaţie,
• orele de check-out și de întoarcere,
• kilometraj parcurs,
• semnătura șoferului.

La final, formularul este completat de un angajat contabil care calculează numărul de ore efectiv lucrate, kilometrul parcurs și, pe baza acestuia, calculează salariul șoferului.

Este posibil să faci fără o scrisoare de parcurs

Deoarece scrisoarea de parcurs se referă la documentele contabile primare, aplicarea acesteia este obligatorie. În cazul în care organizația neglijează să completeze acest document, în cazul în care acesta poate fi supus pedeapsa administrativă sub forma unei amenzi.

Cât timp să păstrați documentul

Toate documentele primare sunt supuse stocării pe termen lung. Caminele nu fac excepție. După înregistrarea și executarea tuturor tranzacțiilor contabile pe acestea, aceste documente trebuie păstrate într-un loc închis de accesul persoanelor neautorizate timp de cel puțin cinci ani sau perioada stabilită de documentele de reglementare interne ale organizației.

Foaia de parcurs este un document foarte important pentru transportul oficial. Dacă proprietarul mașinii este o organizație, acest document confirmă dreptul de a conduce, dacă mașina este privată, dar folosită în scopuri comerciale, ajută la calcularea costurilor. Multe servicii verifică tichetele: Serviciul Fiscal Federal, Inspectoratul de Stat pentru Siguranța Circulației și inspectoratul de muncă. Cum să completați corect acest document și să evitați eventualele penalități pentru greșeli, ținând cont schimbări recente in legislatie ?.

Așa-numitele „tichete” sunt documente contabile primare care trebuie păstrate de toate organizațiile și întreprinzătorii individuali care operează vehicule. în care entitati legale iar antreprenorii individuali care prestează servicii de transport de mărfuri sau persoane sunt obligați să utilizeze formulare unificate ale acestor documente. Formă nouă, conform căreia se completează scrisoarea de parcurs 2019, aprobată în urmă cu douăzeci de ani Rezoluția Comitetului de Stat de Stat din 28 noiembrie 1997 nr. 78... Este încă relevantă astăzi, deși i s-au făcut modificări de multe ori de-a lungul anilor. de natură diferită... Ultima dintre ele a fost introdusă de Ministerul Transporturilor prin ordinul din 7 noiembrie 2017 nr.476. Datorita acestor modificari, din 15 decembrie 2017, este necesara indicarea in bordeiul de parcurs Informații suplimentare despre proprietarul vehiculului. Asa de, antreprenori individuali asigurați-vă că indicați OGRIP-ul dvs. și organizațiile - OGRN.

În funcție de tipul de vehicul și de domeniul lor de aplicare, trebuie să îl utilizați tipuri diferite scrisori de parcurs. Astfel, au fost dezvoltate noi forme separate pentru:

• autoturisme;
• camioane;
• transport special;
• taxi de pasageri;
• încărcătură încărcătură;
• autobuze publice și non-publice.

Se stabilește ordinea de înregistrare a foilor de parcurs prin ordin al Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, care este valabil astfel cum a fost modificat la 7 noiembrie 2017, care a intrat în vigoare la 15 decembrie 2017. Ei țin cont de borderourile într-un jurnal special. Vom înțelege mai detaliat ce modificări s-au produs în foile de parcurs în 2019 și cum să întocmim acest document, astfel încât să nu existe întrebări de la inspectorii de la autoritățile fiscale și de la poliția rutieră, care se uită cel mai adesea la acest document.

Nouă formă de scrisoare de parcurs

Foaia de parcurs a autovehiculului este necesară la părăsirea oricărui vehicul în scop de muncă, indiferent dacă este autoturismul propriu al organizației sau închiriat. Cerințele stricte pentru menținerea acestui document primar sunt stabilite numai pentru mașini companii de transport, cu toate acestea, pentru toți ceilalți, este un document de strictă responsabilitate și trebuie să conțină detalii obligatorii. În 2018, au existat mai multe astfel de informații - la sfârșitul anului 2017, oficialii au adăugat obligația de a indica în bordeiul de parcurs informații despre trecerea șoferului control înainte de călătorie stare tehnica mașină. În plus, ștampila rotundă obligatorie de pe antetul emis a fost anulată.

Dacă o formă unificată nu este potrivită pentru o organizație, aceasta poate dezvolta propria versiune, care ar trebui să țină cont de toate detaliile obligatorii și indicatorii necesari. Utilizarea noului formular trebuie specificată în politica contabilă a organizației, astfel cum este definită la punctul 4 din PBU 1/2008. Nu uitați că regulile reglementate de articolul 9 se aplică și documentelor primare de raportare strictă. Lege federala din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ despre contabilitate.

Astfel, noile borderouri ale anului 2019 trebuie să conțină următoarele informații:

• numele și numărul documentului în sine;
• detaliile proprietarului mașinii (OGRIP și OGRN);
• data emiterii;
• valabilitate;
• date despre șoferul vehiculului;
• date despre vehiculul în sine;
• date despre proprietarul vehiculului;
• date de trecere inspecția tehnicăînainte de zbor.

Documentul trebuie să fie certificat prin semnătura dispecerului care l-a emis și a șefului organizației. Sigiliul trebuie aplicat numai acelor organizații care îl folosesc în conformitate cu Carta lor. Formularul se întocmește într-un singur exemplar și se predă șoferului. După aceea, acesta trebuie returnat persoanei împuternicite împotriva semnăturii, în acest caz se consideră închis și merge la departamentul de contabilitate. Din acest moment, trebuie să aflați pentru ce sunt în general necesare borderourile.

Cine are nevoie de borderouri și de ce

Foile de parcurs, ca și până acum, sunt necesare pentru ca organizațiile să controleze circulația vehiculelor, să calculeze salariile șoferilor, să stabilească consumul de combustibili și lubrifianți, să acumuleze amortizarea unei mașini și să ia în considerare costurile totale de transport. În plus, dacă un șofer dintr-un vehicul de serviciu este oprit de un inspector de poliție rutieră pentru verificarea documentelor, acest document confirmă valabilitatea zborului, legalitatea transportului de mărfuri și pasageri și indică faptul că vehiculul se află în conditie buna iar șoferul are dreptul să o conducă. Dacă nu există voucher, va trebui să plătiți pedeapsă administrativă pe articolul 12.13 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.

Procedura de înregistrare și o mostră de completare a unei foi de parcurs

Dispecerii sunt angajați în înregistrarea acestui formular pentru un vehicul în organizațiile de transport rutier, iar în alte companii poate fi pur și simplu un angajat autorizat să elibereze mașini într-un zbor. Asemenea responsabilități ar trebui delegate prin ordin al șefului organizației, deoarece cel care completează documentul este responsabil pentru greșelile comise în acesta. Uneori, șoferii înșiși sunt implicați în înregistrarea foilor de parcurs, totuși, regula generala, șoferii trebuie să completeze doar partea lor din document - să înregistreze datele privind kilometrajul mașinii în conformitate cu indicatoarele instrumentelor din mașină.

Puteți scrie un bilet pentru un zbor sau o zi lucrătoare sau pentru o lună întreagă. În plus, formularul unificat prevede posibilitatea prelungirii valabilității acestui document, întrucât situații diferite, iar conducerea fără scrisoare de transport este o încălcare.

Foaia de parcurs, a cărei formă este unificată, este împărțită în mai multe diferite forme, în funcție de tipul vehiculului. Aceste formulare diferă în ceea ce privește conținutul și cerințele de completare. Le-am adunat într-un tabel, astfel încât fiecare organizație să poată naviga și să aleagă pe cea de care este nevoie.

Dacă astfel de borderouri sunt potrivite pentru o organizație, formularele pot fi descărcate direct din linkurile din tabelul din reglementările relevante. Fiecare document de înmatriculare, pentru ca acesta să aibă forță juridică, trebuie să fie ștampilat de către organizația-proprietar sau locatarul vehiculului. În plus, este necesar să se aplice ora de plecare din garaj și timpul exactîntoarcerea mașinii la locul respectiv. Este necesar să se țină cont de alte cerințe pentru proiectarea lor.

În special, atât atunci când autovehiculul părăsește garajul, cât și după ce acesta este returnat în garaj, trebuie verificate înscrisurile din scrisoarea de parcurs pentru conformitatea cu indicatorul instrumentelor din vehicul, cum ar fi indicatorul de combustibil, contorul de parcurs etc. starea tehnică a vehiculului trebuie să fie avizată de un angajat autorizat, de exemplu, un mecanic al organizației. Datele privind examenul medical prealabil trebuie completate de către lucrătorul sanitar cu data și ștampila personală. Pe dosar trebuie să se menționeze că șoferul „a trecut de examenul medical înainte de călătorie și este admis la muncă”. Dacă este necesar, se pune un semn și pe examenul medical de după zbor.

Uneori este folosit pentru a completa vouchere program special... Vă permite să ascundeți zonele inutile ale documentului, să determinați exact cât timp a durat drumul și, de asemenea, să puneți numărul exact pe fiecare document. Anunțul privind utilizarea programului trebuie făcut tuturor dispecerilor, astfel încât toate voucherele să fie emise în același mod. În plus, le va ușura viața șoferilor, care vor putea să ia în considerare fiecare rublă din costul combustibilului cheltuit pe drum și să afișeze echilibrul exact. Absența unui astfel de program nu reprezintă o încălcare, deoarece nu este interzisă completarea manuală a unor noi formulare.

Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152 prevede păstrarea documentelor de transport închise timp de cinci ani. Șeful organizației, precum și persoanele autorizate care răspund de exploatarea vehiculului, răspund personal de executarea corectă a documentelor. Cei dintre ei care își pun semnătura pe formular sunt responsabili de exactitatea datelor pe care le-au certificat. Dacă, în timpul inspecției, reprezentanții Serviciului Federal de Taxe dezvăluie încălcări la completarea foii de parcurs, ei pot exclude combustibilul și lubrifianții anulați de pe acesta din lista de cheltuieli în scopul impozitării profiturilor. Apoi organizația va trebui să plătească impozit suplimentar, precum și amenzi și penalități atribuite de inspectori.

Noua scrisoare de parcurs completată corect conform formularului nr. 3 (pentru autoturism) arata asa:

Pagina de titlu, ținând cont de modificările în ordinea de completare (pregătită folosind versiunea comercială a ConsultantPlus):

Continuare:

Numele documentului: Forma tipică Nr. 3 (OKUD 0345001)
Format:.doc
Marimea: 94 kb

Astăzi, este rar să vezi o companie sau o companie care nu folosește o mașină în scopuri comerciale. Nevoia a început să crească după ce costurile organizațiilor au început să crească. Pentru diferite călătorii de natură funcțională, este necesar să aveți o formă de scrisoare de transport a unei mașini de pasageri.

Ce este acest document

Camion - documentul principal, să creeze contabilitate primară, care controlează, împreună cu TTN, la transportul produselor, criteriile de funcționare a mașinii și a șoferului. În plus, hârtia vă permite să calculați corect salariul șoferului, precum și să asigurați factura finală pentru transportul mărfurilor. Se eliberează de către dispecer într-un singur exemplar o dată pe schimb. Forma formularului de scrisoare de transport pentru un autoturism este după cum urmează:

Legislație Federația Rusă a hotărât că este necesară utilizarea formularului de scrisoare de parcurs 3. Acest decret a fost creat la 28.11.97 №78. Cu toate acestea, dacă compania nu se simte confortabil să o folosească, atunci își pot dezvolta propria versiune. Documentul conține informații de următoarea natură:

• data primirii si numarul;
• informații personale despre șofer;
• Detalii de contact;
• caracteristicile vehiculului;
• ceea ce este tradus și o scurtă identificare a mărfurilor.

La elaborarea unui formular independent, trebuie să cunoașteți următorul formular de completare:

• Nu este necesar să se aplice sigiliul companiei la care este înmatriculat mașina;
• trebuie să se introducă data și ora inspecției;
• v obligatoriu trebuie să indicați data și ora plecării mașinii pe zbor;
• conducătorul auto trebuie să aibă la el un dosar medical de sănătate.

Puteți descărca gratuit formularul de scrisoare de parcurs al unei mașini de pe site-ul nostru.

Aplicarea scrisorii de parcurs

Pentru călătoriile lungi este necesară o scrisoare de parcurs. Trebuie utilizat în următoarele cazuri:

• atunci când transportați oameni în diferite țări;
• la transportul produselor comercializabile și încărcături grele.

Avantajul acestei fișe este că, la prezentarea acestui document la departamentul de contabilitate, acestea deduc costul benzinei și carburanților și lubrifianților. Prin urmare, șoferul poate lucra la el vehicul, în timp ce el va fi compensat pentru toate costurile în numerar pentru combustibil.

Schimbare

Când șoferul se întoarce din călătorie, trebuie să semneze documentul la rubrica „Mașină predată”. După aceea, vehiculul și hârtia sunt date mecanicului. El, la rândul său, scoate toate indicatoarele vitezometrului și verifică, de asemenea, benzina rămasă în rezervor. După o verificare amănunțită a tuturor datelor completate, o semnează. În plus, formularul este înmânat dispeceratului, care este certificat prin semnătură și indicarea orei și datei sosirii.

Apoi, persoana autorizată calculează toate costurile, cheltuielile, semnele și dă departamentului de contabilitate pentru salarizare. Pentru ca calculele să fie corecte, se face un calculator.

Documentul principal pentru contabilizarea activității vehiculelor de pasageri și baza de calcul a salariului șoferului este, de regulă, scrisoarea de transport a unui autoturism. Vom oferi o mostră de completare a foii de parcurs a unui autoturism în consultația noastră.

Forma de scrisoare de parcurs a unui autoturism

Foaia de parcurs a unui autoturism (formularul nr. 3) a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Exemplu de scrisoare de transport al unui autoturism:

În același timp, chiar și decizia de a folosi un formular unificat, acesta va trebui finalizat. De exemplu, va fi necesar să indicați data și ora pre-călătoriei și post-călătoriei examen medical conducător auto.

Iar dacă organizația furnizează servicii de transport, scrisoarea de parcurs va trebui să reflecte și informații privind controlul înainte de călătorie al stării tehnice a unui autoturism (clauza 16.1 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152, clauza 4 din articolul 20 din Legea federală din 10 decembrie 1995 nr. 196- FZ). De asemenea, OGRN/OGRNIP sunt incluse în informațiile obligatorii despre proprietarul (proprietarul) vehiculului din bordeiul de parcurs.

Cum se completează un borderou al unei mașini

Vom prezenta un exemplu de completare a unui nou formular de scrisoare de parcurs al unui autoturism în anul 2018, ținând cont de cerințele clauzei 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152.

Presupunem că mașina nu este folosită pentru randare servicii de transport, prin urmare, nu oferim informații cu privire la controlul înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului în noua formă a foii de parcurs al unui autoturism 2018.

Foaia de parcurs este documentul solicitat raportare primară. Fișa este folosită pentru înregistrarea muncii vehiculelor ușoare și va ajuta la calcularea salariului șoferului. Bonul este emis de către expeditorul întreprinderii într-un singur exemplar. Cel mai adesea pentru o zi sau o tură.

Este necesară o scrisoare de transport dacă:

• activitatea organizației este asociată cu transportul de persoane, bagaje, mărfuri folosind transportul urban (în conformitate cu clauza 2 a articolului 6 din Cartă transport rutier si teren intravilan transport electric din data de 08.11.2007 Nr. 259-FZ). Acest lucru se aplică tuturor companiilor de transport angajate în transportul de pasageri și mărfuri, indiferent dacă un pasager într-un vehicul (TC) sau mai mult;
• organizarea serviciilor de transport nu oferă, ci folosește un autoturism. Foaia de parcurs confirmă anularea cheltuielilor pentru combustibili și lubrifianți;
• șofer pornit propria mașină caută clienți cu compensație pentru costurile cu combustibilul.

Formularul de scrisoare de parcurs al unui autoturism 2019 și regulile de completare

Ca formular, puteți utiliza Formularul 3, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78. O întreprindere își poate dezvolta și utiliza propria scrisoare de parcurs, principalul lucru este să o întocmească corect.

Foaia de parcurs al unui autoturism, Formularul 3, conține o listă de detalii obligatorii ale documentului, care sunt specificate în Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152. Noua sa versiune a fost adoptată la 26 februarie 2017. (Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 ianuarie 2017 nr. 17). Însă de la 1 martie, documentul va mai suferi câteva modificări, care trebuie cunoscute din timp (Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 21 decembrie 2018 nr. 467). Noua formă a foii de parcurs a unui autoturism în 2019 prevede următoarele inovații la completare: