Fatura është një nga dokumentet më të rëndësishme të kontabilitetit që janë në qarkullim në ndërmarrjet që punojnë në sektorin e transportit, si dhe përdorin makina për nevojat e tyre.

Skedarët

Roli i dokumentit

Fletorja zgjidh disa probleme njëherësh. Kjo është për shkak të faktit se ai kap të gjithë informacion i rendesishem në lidhje me funksionimin e automjetit, duke përfshirë:

• gjendja e tij teknike;
• kilometrat e përshkuar;
• orari i punës së shoferit;
• lëvizjet e bëra gjatë ndërrimit;
• Konsumi i karburantit lubrifikantë etj.

Bazuar në të gjitha këto të dhëna, monitorohet përdorimi. automjeti dhe efikasitetin e punës së shoferit, si dhe në të ardhmen, në departamentin e kontabilitetit të ndërmarrjes, pagat shofer, mekanik dhe dispeçer.

Fletorëzimi plotësohet në lidhje me makina te ndryshme: makina, kamionë, si dhe pajisje speciale.

Çfarë duhet të ketë një shofer me vete

Çdo shofer në procesin e kryerjes së punës së tij duhet të ketë disa dokumente me vete. Kjo perfshin:

• patentë shoferi (me klasën e kërkuar të pranimit);
• letra për një makinë (nëse ka një rimorkio, ajo gjithashtu duhet të jetë e regjistruar);
• dokumentet shoqëruese për mallrat e transportuara (fletnogarkesat, etj.);
• nëse kërkohet - një leje speciale për transportin e ngarkesave speciale;
• fletëngarkesë.

Kush e plotëson formularin

Mirëmbajtja e faturave zakonisht i besohet drejtuesit të një njësie strukturore, kontabilistit, dispeçerit ose punonjësit tjetër (ndonjëherë këto dokumente shkruhen nga vetë drejtuesi i organizatës).

KUJDES! Drejtuesit e mjeteve nuk duhet të lejohen të plotësojnë faturat.

Detyra e shoferit për dizajn i saktë fletëngarkesëështë vetëm për të nënshkruar një autograf për pranimin dhe dorëzimin e makinës në fund të turnit të punës, si dhe për të bërë shënime për transferimet e kryera.

Fletëpagesa i lëshohet shoferit kundrejt faturës, ndërsa një parakusht marrja e tij është dorëzimi i dokumentit për ditën e mëparshme.

Në disa raste, një fletëpagesë mund të lëshohet jo për një turn pune, por për një periudhë më të gjatë (për shembull, për transportin ndërqytetës).

Karakteristikat e dokumentit

Standardet uniforme për dokumentet parësore janë anuluar që nga viti 2013, kështu që tani punonjësit e ndërmarrjeve kanë të drejtë të zgjedhin nëse do të hartojnë një fletëpagesë çdo herë në një formë falas (që është jopraktike), të zhvillojnë formularin e tyre unik të dokumentit ose të aplikojnë një të unifikuar , formë e detyrueshme më parë. Opsioni i fundit rezulton të jetë më i preferuari për shumë kompani, pasi një formë e tillë përfshin të gjitha detajet dhe linjat e nevojshme (d.m.th. nuk ka nevojë të shpenzoni kohë për të zhvilluar dhe krijuar strukturën dhe përmbajtjen e fletës).

Dokumenti ruhet në formë letre (të shtypur), informacioni futet në të me një stilolaps të çdo ngjyre të errët (nuk duhet të përdorni mjete të tjera shkrimi - stilolapsa me majë, lapsa, etj.).

Gjatë plotësimit të fletëpagesës, duhen shmangur njollat ​​dhe gabimet. Nëse ka ndodhur ndonjë gabim, është më mirë të plotësoni një formular të ri, por nëse kjo nuk është e mundur, korrigjoni të dhënat e pasakta duhet të keni shumë kujdes. Mund t'i shkëlqeni ato me ndihmën e një korrigjuesi, ose t'i kryqëzoni dhe të shkruani informacionin e duhur sipër (duke bërë një shenjë pranë "besoj korrigjuar"). Të gjitha modifikimet duhet të vërtetohen me nënshkrimin e personit që i ka bërë.

Pas regjistrimit të faturës, formulari duhet të nënshkruhet nga personat përgjegjës, si dhe të vërtetohet me vulën e ndërmarrjes (me kusht që përdorimi i produkteve të vulave për miratimin e letrave të tilla të përfshihet në politikën kontabël të kompanisë).

Para se të kalojmë në një shembull të plotësimit të një dokumenti, le të themi disa fjalë për procedurën e futjes së informacionit në të.

Formulari plotësohet nga personi përgjegjës përpara se makina të largohet nga garazhi.

Në fletë vendosin firmat e tyre: një mekanik që monitoron gjendjen teknike të mjetit, nëse është e nevojshme, një punonjës mjekësor që vërteton gjendjen fizike të drejtuesit të mjetit, vetë drejtuesi dhe punonjësi përgjegjës.

Një mostër e plotësimit të një fature

Pra, me radhë, futeni në fletë:

• data e përpilimit të tij;
• emrin e organizatës dhe adresën e saj;
• kodi OKPO;
• makina e prodhimit (nëse makina prodhimi i huaj modeli mund të futet në transkriptimin rus);
• numrin e shtetit dhe garazhin (nëse ka);
• të dhëna për shoferin: emrin e tij të plotë, numrin e personelit, numrin patentë, klasa e vozitjes. Informacioni në lidhje me kartën e licencës duhet të futet nëse shoferi punon duke përdorur një patentë.

Pjesa e dytë e formularit në të majtë përfshin informacion në lidhje me detyrën që i është dhënë shoferit për ndërrimin aktual. Këtu tregohen:

• kush e ka lëshuar saktësisht urdhrin: njësia strukturore dhe emri i ndërmarrjes;
• adresa e dosjes;
• koha e largimit nga garazhi (saktësisht - në orë dhe minuta);
• nënshkrimet e mekanikut dhe shoferit.

Pas udhëtimit, duhet të shënoni kohën e kthimit në garazh, periudhat e pritjes, pushimet, detyrat e udhëtimit, etj., si dhe të vërtetoni të gjitha këto informacione me autografin e shoferit.

ME anën e djathtë dokumenti tregon:

• së pari, të dhënat për gjendjen teknike të makinës në momentin e nisjes: leximet e shpejtësisë, që konfirmojnë shërbimin e makinës, nënshkrimet e mekanikut dhe shoferit, markën dhe kodin e karburantit të përdorur;
• më pas, pas kthimit, shkruhet në detaje konsumi i karburantit (mbushësi ose tekniku i karburanteve dhe lubrifikantëve i fut të dhënat këtu): sa është dhënë në fletën e karburantit (në litra), sa ka qenë në rezervuar gjatë largimit. garazhi dhe pas kthimit, konsumi (i normalizuar dhe aktual), si dhe informacione rreth kursimeve ose tejkalimeve të kostove;
• atëherë futen numrat nga shpejtësia dhe mekaniku i konfirmon të gjitha këto me nënshkrimin e tij.

Në ana e kundërt fatura tregon informacione për udhëtimet e bëra gjatë ndërrimit të punës (me rregull). Është shkruar këtu

• adresën nga e cila u nis makina,
• destinacioni,
• oraret e daljes dhe kthimit,
• kilometrazhin e kaluar,
• nënshkrimin e shoferit.

Në fund formulari plotësohet nga punonjësi i kontabilitetit, i cili llogarit numrin e orëve të punuara në të vërtetë, kilometrazhin e kaluar dhe, në bazë të kësaj, llogarit pagën e shoferit.

A është e mundur të bëhet pa një faturë

Meqenëse fatura i referohet dokumenteve të kontabilitetit parësor, zbatimi i tij është i detyrueshëm. Nëse organizata neglizhon të plotësojë këtë dokument, në rast se mund t'i nënshtrohet dënim administrativ në formën e gjobës.

Sa kohë duhet mbajtur dokumenti

Të gjitha dokumentet kryesore i nënshtrohen ruajtjes afatgjatë. Udhëzimet nuk bëjnë përjashtim. Pas regjistrimit dhe ekzekutimit të të gjitha transaksioneve kontabël mbi to, këto dokumente duhet të mbahen në një vend të mbyllur nga aksesi i personave të paautorizuar për të paktën pesë vjet ose periudhën e përcaktuar nga dokumentet rregullatore të brendshme të organizatës.

Për kontabilitetin dhe kontrollin e funksionimit të një automjeti dhe një shoferi në një organizatë, si rregull, përdoret një dokument parësor i veçantë - një faturë. Mbi format e faturave, të përdorura në praktikë, dhe do të diskutohen.

Format e faturave

Organizata mund të përdorë forma të hartuara në mënyrë të pavarur të faturave ose formularëve të miratuar nga Goskomstat ose departamentet e industrisë dhe të rishikuara duke marrë parasysh kërkesat aktuale legjislacioni. Në çdo rast, format e aplikuara të faturave të organizatës duhet të fiksohen më vete.

Njëkohësisht, është e rëndësishme që faturat për makinat, kamionët, autobusët, trolejbusët dhe tramvajet të përmbajnë të dhënat e detyrueshme, të parashikuara në pikën 3 të Urdhrit të Ministrisë së Transporteve, datë 18.09.2008 Nr. 152 (Letër të Ministrisë së Financave datë 25.08.2009 Nr.03-03-06 / 2/161):

• emri dhe numri i faturës;
• informacion në lidhje me vlefshmërinë e faturave;
• informacion për pronarin (pronarin) e automjetit;
• informacione për automjetin;
• informacion rreth shoferit.

Gjatë hartimit të fletëpagesave në 2018-2019, është e nevojshme të merren parasysh ndryshimet e bëra në Procedurën e plotësimit të fletëpagesave (Urdhri i Ministrisë së Transporteve, datë 18.09.2008 Nr. 152) me Urdhër të Ministrisë së Transporteve Nr. 17 datë 18.01.2017 Nr.476 datë 07.11.2017.

Pra, në faturën e rrugës nuk është e nevojshme të keni një vulë (vulë) të organizatës ose sipërmarrësit individual. Në të njëjtën kohë, duhet të ketë një shenjë në të kontroll para udhëtimit gjendje teknike mjeti (klauzola 16.1 e Urdhrit të Ministrisë së Transporteve datë 18.09.2008 Nr. 152). Për ta bërë këtë, informacioni i mëposhtëm duhet të jepet në formën e fletës:

• datën dhe orën e inspektimit para udhëtimit të gjendjes teknike;
• nënshkrimi, emri i plotë kontrollues.

Detyrimi për të futur informacion mbi kontrollin para udhëtimit të gjendjes teknike të automjetit në faturën e rrugës vlen jo vetëm për organizatat dhe sipërmarrësit individualë që ofrojnë shërbime me makinë, por edhe atyre që ushtrojnë transport ekskluzivisht për qëllime prodhimi të tyre (Shkresë e Ministrisë së Transporteve datë 28.09.2018 Nr. 03-01 / 21740-IS, pika 3 e Rezolutës së Plenumit të Forcave të Armatosura datë Qershor. 26, 2018 Nr. 26).

Fletoret: formularët (shkarkoni)

TE automjete speciale përfshin automjete të dizajnuara për të kryer funksione të veçanta dhe të pajisura pajisje speciale për të kryer funksionet e specifikuara (për shembull, kamionë zjarri, vinça kamioni, kamionë betoniere, automjete me njësitë e kompresorit etj.).

Prandaj, nëse keni nevojë, për shembull, një faturë të një vinçi kamioni (formular), mund ta shkarkoni falas në lidhjen e mësipërme.

Dekreti i Ministrisë së Punës datë 07.07.1999 Nr. 18 miratoi formularin e rekomanduar.

Gjithçka Kompanitë ruse dhe sipërmarrësve privatë që operojnë automjete u kërkohet të mbajnë fatura. Transport mallrash jo një përjashtim. "Voucher" - një dokument që konfirmon kostot e bëra për funksionimin dhe mirëmbajtjen e makinës, konsumin e karburantit. Formulari i plotësuar është baza për llogaritjen e pagës së shoferit.

Për çdo lloj automjeti janë hartuar dhe miratuar formularë individualë të një forme të unifikuar (Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave, datë 28.11.1997 Nr. 78). Sipas ligjit nr. 402-ФЗ, datë 06.12.2011, nuk është e nevojshme të aplikohen formularët e miratuar, organizata ka të drejtë të zhvillojë dhe miratojë në mënyrë të pavarur formularin, duke marrë parasysh specifikat e veçanta të aktiviteteve të ndërmarrjes. Në praktikë, shumica dërrmuese e institucioneve dhe sipërmarrësve individualë përdorin forma të unifikuara.

Për kamionët, ekzistojnë dy forma kuponësh të miratuar nga Komiteti Shtetëror i Statistikave: Nr. 4-С (OKUD 0345004) dhe Nr. 4-P (OKUD 0345005). Formulari i fletëpagesës kamion Nr. 4-C përdoret nga organizatat në të cilat pagat u paguhen shoferëve në bazë të tarifës së pjesës dhe Formulari 4-P (faturë për një kamion) përdoret për pagesa të bazuara në kohë. Nuk përjashtohet përdorimi i të dy formave në një institucion.

Formulari i faturës së kamionit: formulari i shkarkimit falas Nr. 4-P

Formulari i shkarkimit falas Nr. 4-C

E re në hartimin e faturave të një kamioni

Ministria e Transportit e Rusisë, me urdhrat e datës 18 shtator 2008 nr. 152 (i rishikuar më 18 janar 2017) dhe nr. 476, datë 7 nëntor 2017, konsolidoi listën e detajeve të detyrueshme, pa të cilat dokumenti mund të konsiderohet pa forcë ligjore. Gjithashtu, urdhrat përkatës kanë anuluar vendosjen e detyrueshme të vulës zyrtare ose të rrumbullakët të shoqërisë në kupon, nëse përdorimi i vulës nuk parashikohet në statutin e organizatës buxhetore.

Nëse dokumenti nuk përmban të gjitha detajet e detyrueshme, atëherë policia e trafikut ka të drejtë të gjobisë pronarin e makinës dhe shoferin. Organet tatimore gjithashtu nuk do ta pranojnë dokumentin si dëshmi shpenzimesh, do të rinumërojnë bazë tatimore dhe shkruani një gjobë.

Informacioni i detyrueshëm në formularin e faturimit të kamionit 2019:

1. Emri dhe numri i dokumentit, data e formimit (ekstrakt). Gjatë numërimit të kuponëve duhet të respektohet rreptësisht rendi kronologjik.
2. Periudha e vlefshmërisë së dokumentit, domethënë periudha për të cilën është lëshuar, por jo më shumë se një muaj.
3. Detaje të plota të pronarit të automjetit, duke përfshirë OGRN (OGRNIP për tregtarët privatë).
4. Të dhënat e shoferit të makinës: emri i plotë dhe numrin e patentë shoferit të vlefshëm.
5. Informacion rreth transportit: targa, markë.
6. Të dhënat e odometrit para nisjes dhe kur ktheheni në garazh.
7. Data e saktë dhe koha e nisjes dhe kthimit në garazh.
8. Nënshkrimi, emri i plotë dhe pozicionin e personit përgjegjës që ka marrë dhe ka regjistruar leximin e odometrit, datën dhe orën.
9. Data dhe ora ekzaminim mjekësor shoferi para nisjes dhe pas kthimit.
10. Vula, firma dhe emri i plotë profesionisti mjekësor që ka kryer ekzaminimin.
11. Informacioni i ecurisë inspektimi teknik para nisjes në formatin DD / MM / YYYY, si dhe orët dhe minutat.
12. Nënshkrimi dhe emri i plotë përgjegjës për kontrollin e automjeteve (mekanik, kontrollues, kryepunëtor).

Një dokument hartohet gjithmonë në një kopje të vetme. Formulari i plotësuar vërtetohet nga menaxheri, vendoset një vulë e rrumbullakët (nëse ka). Kuponi i përfunduar i dorëzohet shoferit. Në fund të fluturimit (përfundimi i detyrës), shoferi ia dorëzon dokumentin për nënshkrim personit përgjegjës të organizatës buxhetore. Shkruaj fletë e re nuk pason derisa shoferi të raportojë për atë të mëparshëm.

Më poshtë do të gjeni një mostër të gatshme të plotësimit të një faturë kamioni.

Karakteristikat e kontabilitetit dhe ruajtjes së dokumentacionit

Kuponët duhet të merren parasysh në. Forma e formularit mund të zhvillohet në mënyrë të pavarur dhe të miratohet në politikën e kontabilitetit. Ose përdorni dokumentacion të unifikuar sipas formularit nr.8 (OKUD 0345008), miratuar me dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave, datë 28.11.1997 nr.78.

Procedura për plotësimin e regjistrit të kuponëve bazohet në regjistrimin kronologjik të të gjithë formularëve të lëshuar në organizatë. Caktoni personin përgjegjës për përpilimin e ditarit me një urdhër të veçantë. Nëse një organizatë buxhetore përdor formularin e vet të ditarit, atëherë duhet të miratohet edhe procedura për plotësimin e tij. Personi përgjegjës duhet të njihet me këtë procedurë duke nënshkruar.

Mbani kuponat dhe librat e regjistrimit për të paktën 5 vjet, kërkesa të tilla janë të përcaktuara me urdhrin e Ministrisë së Transportit të Rusisë, datë 18 shtator 2008 nr. 152. Për mungesë dokumentacioni, autoritetet tatimore mund të gjobiten me 200 rubla për çdo dokument .

Përgjegjësia dhe dënimet

Për korrektësinë, besueshmërinë dhe plotësinë e informacionit të përcaktuar në dokumentacion, përgjigjet drejtuesi, si dhe punonjësit përgjegjës. Një kupon i hartuar saktë nuk është vetëm një bazë për shlyerjen e shpenzimeve, por edhe një konfirmim që automjeti po funksionon siç duhet, shoferi ka të drejtë të drejtojë makinën, ka kaluar një ekzaminim mjekësor, etj.

9. Për çdo mjet të përdorur hartohet fletëpagesa person juridik, sipërmarrës individual për transportin e mallrave, udhëtarëve dhe bagazheve me transport elektrik rrugor dhe urban tokësor në komunikimet urbane, periferike dhe ndërqytetëse.

10. Fletëpagesa lëshohet për një ditë ose për një periudhë jo më të gjatë se një muaj.

11. Nëse gjatë periudhës së vlefshmërisë së fletores, një mjet përdoret me turne nga disa drejtues mjetesh, lejohet të lëshohen disa fletëpagesa për një mjet veç e veç për çdo drejtues.

12. Emri i fletëpagesës tregon llojin e mjetit për të cilin është hartuar fatura (faturë makinë pasagjerësh, fatura e tramvajit, etj.). Numri i faturës tregohet në pjesën e titullit në mënyrë kronologjike në përputhje me sistemin e numërimit të miratuar nga pronari i automjetit.

(shih tekstin në botimin e mëparshëm)

13. Datat, orët dhe leximet e odometrit kur mjeti del nga parkimi i përhershëm dhe hyn parkim të përhershëm vendosen nga persona të autorizuar të caktuar me vendim të drejtuesit të ndërmarrjes ose një sipërmarrës individual dhe vërtetohen me vulat ose nënshkrimet e tyre që tregojnë inicialet dhe mbiemrat, me përjashtim të rasteve kur sipërmarrësi individual kombinon detyrat e shoferit.

14. Datat, orët dhe leximet e odometrit kur mjeti del nga parkingu i përhershëm dhe mbërrin në një parking të caktuar do të shënohen nga një sipërmarrës individual nëse sipërmarrësi në fjalë kombinon detyrat e shoferit.

15. Në rastin e lëshimit të disa fletëpagesave për një mjet veç e veç për secilin drejtues, data, ora dhe leximet e kilometrazhit kur mjeti del nga parkingu i përhershëm shënohen në fletën e qarkullimit të drejtuesit që del i pari nga vendi ku parkimi i përhershëm, dhe data, ora dhe leximet e odometrit kur automjeti hyn në parkingun e përhershëm - në fletën e transportit të shoferit që hyn i fundit në parkingun e përhershëm.

16. Datat dhe orët e ekzaminimit mjekësor para dhe pas udhëtimit të drejtuesit të mjetit vendosen nga punonjësi mjekësor që ka kryer ekzaminimin përkatës dhe vërtetohen me vulën dhe nënshkrimin e tij me mbiemrin, emrin dhe patronimin.

ConsultantPlus: shënim.

Në përputhje me Urdhrin e Ministrisë së Transportit të Rusisë, datë 06.04.2017 N 141, në rast të kalimit të suksesshëm të kontrollit të para-udhëtimit, në faturën vendoset një shenjë "kaloi kontrollin para udhëtimit të gjendjes teknike".

16.1. Data dhe ora e kontrollit para udhëtimit të gjendjes teknike të mjetit vendosen nga inspektori i gjendjes teknike. automjeteve ose inspektori i gjendjes teknike të mjeteve urbane tokësore transporti elektrik, i cili ka kryer kontrollin e duhur, dhe vërtetohet me nënshkrimin e tij që tregon mbiemrin dhe inicialet.