Jak wypełnić list przewozowy. Wypełnienie z tyłu

Dziś omówimy przykładowe wypełnienie list przewozowy. Służy jako narzędzie do raportowania wydatków. paliwa i smary przed organami podatkowymi.

Paliwa i smary to jedna z najbardziej kosztownych pozycji wydatków przedsiębiorstwa na utrzymanie własnej floty pojazdów. Do księgowości stworzono specjalne dokumenty, których wypełnienie wymaga znajomości wielu subtelności. W szczególności jest to list przewozowy. Jego zastosowanie w rachunku kosztów jest niezbędne dla wszystkich organizacji i indywidualnych przedsiębiorców posiadających samochody, niezależnie od formy własności i systemu podatkowego. Próbkę wypełnienia listu przewozowego na samochód, omówimy szczegółowo w tym artykule.

Forma listu przewozowego została zatwierdzona Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego nr 78 z dnia 28 listopada 1997 r. Jednak wypełnienie listu przewozowego dokładnie według tej próbki jest obowiązkowe tylko dla firm, które wybrały jako swoją główną działalność transport. Wszystkie inne organizacje mogą zmieniać treść dokumentu, opierając się na jego wykonaniu na niezbędnych szczegółach określonych rozporządzeniem nr 152 Ministerstwa Transportu z dnia 18 września 2008 r. Wydatki na paliwo i smary nie zostaną uznane przez Federalną Służbę Podatkową, jeśli wymagania niniejszego nakazu nie zostaną spełnione, a którykolwiek z wymagane szczegóły nie zostaną określone.

Próbka wypełnienia listu przewozowego dla samochodu zawiera następujące obowiązkowe dane:

Nazwa i numer: na przykład list przewozowy Samochód osobowy, numer zgodnie z systemem numeracji danej organizacji, jej pieczęć;
informacja o czasie obowiązywania listu przewozowego: wskazana jest data lub okres (daty rozpoczęcia i zakończenia), okres może wynosić od jednego dnia do miesiąca;
informacje o właścicielu: forma organizacyjno-prawna, nazwa przedsiębiorstwa, pełna nazwa przedsiębiorca indywidualny, lokalizacja, telefon;
informacje o samym pojeździe;
rodzaj transportu: ładunek lub pasażer, model pojazdu oraz ewentualnie model przyczepy;
Państwo Zarejestruj się;
informację o przebiegu w momencie nadania auta i jego powrotu;
dokładna data oraz czas wysłania samochodu i jego zwrotu;
informacje o kierowcy: imię i nazwisko, znak osoby odpowiedzialnej za badanie lekarskie o stanie kierowcy przed wyjazdem i po przyjeździe.

Mechanik etatowy poświadcza sprawność auta, a dyspozytor poświadcza przebieg, czas wyjazdu i powrotu. Jednak w przypadku braku takich jednostek pracowniczych, kierowca ma prawo przejąć ich funkcję.

Wypełniając list przewozowy należy podać informację o ilości paliwa w momencie odjazdu auta i jego zwróceniu na miejsce stały parking. List przewozowy powinien zawierać adnotacje o ilości wystawionej benzyny lub wskazywać numer czeku otrzymanego na stacji benzynowej. Oblicza się zużycie rzeczywistej benzyny i zużycie według stawki.

Koszt paliw i smarów w rachunkowości podatkowej jest odpisywany w ramach limitów. Limity zużycia określa rozporządzenie Ministerstwa Transportu nr AM-23-r z dnia 14 marca 2008 r.

List przewozowy wypełniany jest osobno dla każdego pojazdu lub dla każdego kierowcy. Z reguły dla próbki wypełnienia listu przewozowego samochodu pobierany jest ujednolicony formularz, w którym dokonywane są korekty.

Trasa samochodu nie jest uwzględniona w wykazie obowiązkowych danych, ale organy podatkowe mogą nie brać pod uwagę kosztu paliwa i smarów, jeśli ta informacja nie jest dostępna, dlatego przy wystawianiu listu przewozowego konieczne jest wskazanie miejsce do którego jedzie samochód, godzina wyjazdu i powrotu, przebieg.

Trasa jest wskazana na odwrocie listu przewozowego, a informacje o niej są zapisywane tak dokładnie, jak to możliwe. Na przykład miejscem wyjazdu jest ul. Puszkin, 24 lata, biuro; cel - ul. Oktiabrskaja, 30, Landia LLC. Poświęcenie temu za każdym razem czasu jest dość kosztowne, dlatego wskazane jest, aby często powtarzającym się trasom przypisywać numery, dokumentować je na polecenie kierownika, a następnie krótko spisywać.

Przykład wypełnienia listu przewozowego

Obecność samochodu w osobie prawnej nakłada pewne obowiązki na prowadzenie ewidencji podczas korzystania z samochodu. Jednym z dokumentów wymaganych w takiej sytuacji jest list przewozowy na samochód osobowy formularz-3.

Zapotrzebowanie na bilety podróżne

Dokument jest obowiązkowy podczas organizacji transportu transportem firmy. Jest niezbędny przy planowaniu, rozliczaniu i prowadzeniu wszelkich operacji transportowych. Ogólny wykaz obowiązkowych dokumentów, które są niezbędne dla kierowcy pełnoetatowego, składa się z następujących pozycji:

• dokumenty rejestracyjne samochodu i ewentualnie przyczepy;
• prawo jazdy z aktualną kategorią;
• list przewozowy, który wskazuje parametry przewożonego ładunku (w postaci nr 1-T);
• specjalne zezwolenie podczas przemieszczania ładunków niebezpiecznych, wielkogabarytowych lub ciężkich;
• wypełniony formularz listu przewozowego (formularz nr 3).

Na podstawie tych ostatnich prowadzona jest ewidencja zasobów paliwowych dla przedsiębiorstwa, a parametr wpływa również na zarobki kierowców etatowych. Koszty te bezpośrednio wpływają na poziom opodatkowania. W oparciu o tę zależność zwyczajowo odnosi się do listu przewozowego jako głównych dokumentów podstawowych.

Właściwe zarządzanie i księgowość

Obecne prawodawstwo implikuje następujące odpowiednie standardowe formularze:

• Nr 3 spec. oraz nr 3 - wzór listu przewozowego na samochód;
• nr 4 - używany z taksówkami pasażerskimi;
• nr 4-P i nr 4-S - w przypadku samochodów ciężarowych;
• Nr 6 spec. i nr 6 - używany do autobusów.

Wszystkie te arkusze należy wypełnić zgodnie z określonymi zasadami, określonymi w Rozporządzeniu nr 152 właściwego ministerstwa z dnia 18 września 2008 r. Akt normatywny polega na wydaniu dokumentu na bieżącą zmianę lub dzień roboczy. Praktyka pokazuje jednak, że dokumenty są często wymagane na dłuższy okres, na przykład w przypadku dalekich podróży służbowych lub długich podróży.

Odpowiedzialni pracownicy mogą przygotować dla siebie przykładowy list przewozowy przez miesiąc, co nie jest zabronione przez prawo. Ten maksymalny termin dozwolone przez prawo. Dokument musi wskazywać daty wyjazdu/przyjazdu do garażu. Zezwolenie wydawane jest na podstawie zarządzenia pierwszego kierownika.

Kontrola nad obsługą listów przewozowych w przedsiębiorstwie odbywa się poprzez zarejestrowanie ich w dzienniku sznurowanym. Każda strona tej książki jest ręcznie numerowana, a „ogony” sznurowania są zapieczętowane papierowym kwadratem z nadrukiem pieczęci. Wewnątrz znajdują się następujące wykresy:

• numer w kolejności;
• nazwa dokumentu;
• firma dostarczająca pojazd;
• parametry pojazdu (tablica rejestracyjna, marka itp.);
• Pokój prawo jazdy i imię i nazwisko kierowcy;
• parametry dokumentów licencyjnych, jeśli występują, są podane dla konkretnego transportu;
• zlecenie kierowcy (zadanie).

Samochód można eksploatować nie na jedną, ale na kilka zmian pod rząd. W takiej sytuacji wystawianych jest kilka listów przewozowych. W pierwszym z nich ustawione jest pole z godziną wyjazdu, a informacja o przybyciu do garażu pojawi się dopiero w ostatnim. Dla każdej podróży musisz wprowadzić stan licznika.

Badania lekarskie dla kierowców

Każdy voucher musi zawierać oznaczenia stanu zdrowia kierowcy. Potwierdza się je odpowiednią pieczęcią i podpisem osoby wystawiającej. W ten sposób weryfikowany jest brak zatrucia alkoholem lub narkotykami i udzielane jest pozwolenie na pracę.

Brak potwierdzenia od pracownika służby zdrowia na liście przewozowym oznacza rażące naruszenia Kodeksu pracy.

Od 2015 roku weszło w życie ostrzejsze rozporządzenie, zgodnie z którym należy dwukrotnie zgłosić się do pracownika służby zdrowia: przed i po zmianie. Zgodnie z prawem kontroli podlegają nie tylko pracownicy najemni, ale także indywidualni przedsiębiorcy, którzy sami wybierają się na lot. Koszt wszystkich procedur związanych z badaniami lekarskimi ponosi kierowca lub właściciel samochodu.

Małe firmy uważają za nieopłacalne utrzymywanie odrębnej jednostki kadrowej z wykształceniem medycznym, a także wyposażanie i wyposażanie osobnego gabinetu do takiej działalności. W większości przypadków zawierana jest odrębna umowa o świadczenie usług z organizacją medyczną, która posiada wszystkie zezwolenia.

Musisz wiedzieć, że brak pieczątki na badaniu lekarskim na liście przewozowym powoduje, że ten dokument jest nieważny dla funkcjonariusza policji drogowej.

Relacje z organami podatkowymi

List przewozowy musi być wypełniony poprawnie, w przeciwnym razie może nie zostać wzięty pod uwagę przez organy podatkowe, co będzie stanowić wyjątek od opisanych w nim kosztów od rachunkowość podatkowa. Nawet sąd będzie po stronie audytorów, ponieważ tylko prawidłowe dokumenty są akceptowane w fabryce jako dowód użytkowania pojazdu zgodnie z jego przeznaczeniem.

List przewozowy jest bardzo ważnym dokumentem w transporcie urzędowym. Jeśli właścicielem samochodu jest organizacja, dokument ten potwierdza prawo do kierowania pojazdem, jeśli samochód jest prywatny, ale służy do celów służbowych, pomaga obliczyć koszty. Wiele służb sprawdza kupony: Federalna Służba Podatkowa, policja drogowa i inspekcja pracy. Jak poprawnie wypełnić ten dokument i uniknąć ewentualnych sankcji za błędy, biorąc pod uwagę ostatnie zmiany w prawodawstwie?

Tak zwane „vouchery” to podstawowe dokumenty księgowe, które muszą być prowadzone przez wszystkie organizacje i indywidualnych przedsiębiorców prowadzących pojazdy mechaniczne. W którym osoby prawne a przedsiębiorcy indywidualni świadczący usługi przewozu towarów lub osób są zobowiązani do stosowania jednolitych wzorów tych dokumentów. Nowa forma, zgodnie z którym wypełniany jest list przewozowy z 2019 r., został zatwierdzony dwadzieścia lat temu Zarządzenie Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. Jest nadal aktualny, chociaż na przestrzeni lat był wielokrotnie zmieniany. inna natura. Ostatni z nich został wprowadzony przez Ministerstwo Transportu rozporządzeniem z dnia 7 listopada 2017 r. nr 476. Na mocy tych zmian od 15 grudnia 2017 r. list przewozowy musi wskazywać: Dodatkowe informacje o właścicielu pojazd. Tak więc indywidualni przedsiębiorcy muszą wskazać swój OGRIP, a organizacje - OGRN.

W zależności od rodzaju pojazdów i obszaru ich zastosowania, należy użyć różne rodzaje arkusze podróży. Opracowano więc oddzielne nowe formularze dla:

• samochody;
• samochody ciężarowe;
• transport specjalny;
• taksówka pasażerska;
• ładunek nadal;
• autobusy publiczne i niepubliczne.

Ustala się tryb wydawania listów przewozowych zarządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. N 152, która obowiązuje ze zmianami z dnia 7 listopada 2017 r., która weszła w życie 15 grudnia 2017 r. Uwzględnij listy przewozowe w specjalnym dzienniku. Przyjrzyjmy się bliżej, jakie zmiany zaszły w listach przewozowych w 2019 r. i jak sporządzić ten dokument, aby nie było pytań od inspektorów z organów podatkowych i policji drogowej, którzy najczęściej patrzą na ten dokument.

Nowy formularz listu przewozowego

List przewozowy pojazdu jest wymagany przy pozostawieniu pojazdu do pracy, niezależnie od tego, czy jest to samochód własny organizacji, czy wypożyczony. Surowe wymagania dotyczące utrzymania tego podstawowego dokumentu są ustalone tylko dla firm transportu samochodowego, jednak dla wszystkich innych jest to dokument o ścisłej odpowiedzialności i musi zawierać obowiązkowe dane. W 2019 roku takich informacji było więcej – pod koniec 2017 roku urzędnicy dodali obowiązek wskazania w liście przewozowym informacji o przejeździe kierowcy kontrola przed podróżą stan techniczny pojazdu. Ponadto skasowano obowiązkowy okrągły stempel na wystawionym formularzu.

Jeśli organizacja nie pasuje do ujednoliconej formy, może opracować własną wersję, która musi uwzględniać wszystkie wymagane szczegóły i niezbędne wskaźniki. Zastosowanie nowego formularza musi być wskazane w polityce rachunkowości organizacji, jak określono w paragrafie 4 PBU 1/2008. Nie zapominaj, że zasady określone w art. 9 mają również zastosowanie do dokumentów pierwotnych o ścisłej odpowiedzialności. prawo federalne z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ o rachunkowości.

Tym samym nowe listy przewozowe na rok 2019 muszą zawierać następujące informacje:

• nazwa i numer samego dokumentu;
• dane właściciela samochodu (OGRIP i OGRN);
• Data wydania;
• ważność;
• dane o kierowcy pojazdu;
• dane o samym pojeździe;
• informacje o właścicielu pojazdu;
• przekazywanie danych Inspekcja techniczna przed lotem.

Dokument musi być poświadczony podpisem dyspozytora, który go wystawił, oraz kierownika organizacji. Pieczęć musi być nałożona tylko na te organizacje, które używają jej zgodnie ze swoją Kartą. Formularz jest sporządzony w jednym egzemplarzu i przekazany kierowcy. Następnie musi zostać zwrócony osobie upoważnionej za podpisem, w takim przypadku jest uważany za zamknięty i trafia do działu księgowości. Od tego momentu musisz dowiedzieć się, dlaczego w ogóle potrzebujesz listów przewozowych.

Kto i dlaczego potrzebuje listu przewozowego?

Listy przewozowe, jak poprzednio, są niezbędne organizacjom do kontrolowania ruchu pojazdów, oblicz wynagrodzenie kierowców, ustalanie zużycia paliwa, obliczanie amortyzacji samochodu, rozliczanie całkowitych kosztów transportu. Ponadto, jeśli inspektor policji drogowej zatrzyma kierowcę w pojazdach służbowych w celu sprawdzenia dokumentów, dokument ten potwierdza ważność lotu, legalność przewozu ładunku i pasażerów oraz wskazuje, że pojazd jest w dobry stan a kierowca ma prawo nim kierować. Jeśli nie ma biletu, będziesz musiał zapłacić kara administracyjna na Artykuł 12.13 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Procedura rejestracji i wzór wypełnienia listu przewozowego

Dyspozytorzy są odpowiedzialni za wystawienie tego formularza dla pojazdów w organizacjach transportu samochodowego, podczas gdy w innych firmach może to być po prostu pracownik upoważniony do wydania samochodów na lot. Takie obowiązki muszą być delegowane na polecenie szefa organizacji, ponieważ to ten, kto wypełnia dokument, jest odpowiedzialny za popełnione w nim błędy. Czasami sami kierowcy biorą udział w wystawianiu listów przewozowych, ale według główna zasada, kierowcy muszą wypełnić tylko swoją część dokumentu - zapisują dane o przebiegu samochodu zgodnie ze wskaźnikami przyrządów w samochodzie.

Bilet możesz wystawić na jeden lot lub dzień roboczy lub na cały miesiąc. Ponadto ujednolicony formularz przewiduje możliwość przedłużenia ważności tego dokumentu, ponieważ różne sytuacje, a jazda bez listu przewozowego stanowi naruszenie.

List przewozowy, którego forma jest ujednolicona, dzieli się na kilka inne formy, w zależności od typu pojazdu. Formularze te różnią się treścią i wymaganiami dotyczącymi wypełnienia. Zebraliśmy je w tabeli, aby każda organizacja mogła się nawigować i wybrać właściwą.

Jeżeli takie listy przewozowe są odpowiednie dla organizacji, formularze można pobrać bezpośrednio z linków w tabeli z odpowiednich przepisów. Każdy dokument rejestracyjny, aby miał moc prawną, musi być ostemplowany przez organizację będącą właścicielem lub leasingodawcą pojazdu. Ponadto konieczne jest odłożenie godziny wyjazdu z garażu i dokładny czas oddanie samochodu na swoje miejsce. Należy również wziąć pod uwagę inne wymagania dotyczące ich projektowania.

W szczególności zarówno przy wyjeździe pojazdu jak i po powrocie do warsztatu należy sprawdzić wpisy w liście przewozowym pod kątem zgodności ze wskazaniami przyrządów w aucie, takich jak paliwomierz, licznik kilometrów itp. Stan techniczny Pojazd musi być atestowany przez upoważnionego pracownika np. mechanika organizacji. Dane dotyczące badania lekarskiego przed podróżą wypełnia pracownik służby zdrowia, podając datę i przybijając pieczątkę imienną. Wpis musi zawierać informację, że kierowca „przeszedł badania lekarskie przed podróżą i jest dopuszczony do wykonywania obowiązków służbowych”. W razie potrzeby umieszcza się również znak na badaniu lekarskim po locie.

Czasami używane do wypełniania voucherów program specjalny. Pozwala ukryć niepotrzebne obszary dokumentu, określić dokładnie, ile czasu zajęła droga, a także umieścić dokładny numer na każdym dokumencie. Zawiadomienie o korzystaniu z programu musi być skierowane do wszystkich dyspozytorów, aby wszystkie vouchery były wydawane w ten sam sposób. Ponadto ułatwi to życie kierowcom, którzy będą mogli uwzględnić każdy rubel kosztu paliwa zużytego na drodze i wyświetlić dokładny bilans. Brak takiego programu nie stanowi naruszenia, ponieważ ręczne wypełnianie nowych formularzy nie jest zabronione.

Rozporządzenie Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 nakazuje przechowywanie zamkniętych listów przewozowych przez pięć lat. Odpowiedzialność za poprawność dokumentacji ponoszą osobiście szef organizacji, a także upoważnione osoby, które odpowiadają za eksploatację pojazdu. Ci z nich, którzy złożyli swój podpis na formularzu, odpowiadają za prawdziwość danych, które poświadczyli. Jeżeli podczas kontroli przedstawiciele Federalnej Służby Podatkowej ujawnią naruszenia w wypełnianiu listu przewozowego, mogą wyłączyć odpisane na nim paliwo i smary z rozliczenia do celów opodatkowania zysków. Wtedy organizacja będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek, a także grzywny i kary nakładane przez inspektorów.

Poprawnie wypełniony nowy list przewozowy na formularzu nr 3 (dla samochodu osobowego) wygląda następująco:

Strona tytułowa z uwzględnieniem zmian w kolejności wypełniania (przygotowana przy użyciu komercyjnej wersji ConsultantPlus):

Kontynuacja:

Rozważ procedurę wydawania listów przewozowych na przykładzie wypełnienia formularza nr 3 „List przewozowy na samochód”.

Przykład
Indywidualny przedsiębiorca Siergiej Iwanowicz Kondraszow wykorzystuje w swojej działalności samochód Ford Focus Sea Max o pojemności silnika 1,8 litra. Listy przewozowe wystawiane są na tydzień (5 dni roboczych).
Sam przedsiębiorca został powołany do odpowiedzialności za eksploatację samochodów na zlecenie organizacji (pełni również obowiązki mechanika i dyspozytora).
Według poprzedniego listu przewozowego i oględzin, ilość paliwa w baku przed wyjazdem wynosiła 30 litrów. W okresie ważności listu przewozowego kierowca dokonał jednorazowego tankowania (40 litrów). Pokwitowanie kasowe stacji benzynowej zostało im przedstawione wraz z listem przewozowym (raportem zaliczkowym) pod koniec jego ważności.
Łączny przebieg w okresie ważności listu przewozowego wyniósł 198 kilometrów.
Korzystając z danych z tego przykładu, rozważ procedurę wystawienia listu przewozowego.

Strona przednia
Jednym z wymaganych szczegółów dokumentu jest jego numer. Procedurę numeracji listów przewozowych opracowuje sama organizacja lub przedsiębiorca. Serię wskazuje się co do zasady, jeżeli formularze listów przewozowych są drukowane w sposób typograficzny.
Niezbędne jest również wskazanie daty listu przewozowego. Jeżeli jego okres ważności jest dłuższy niż jeden dzień, wówczas wskazany jest cały okres - od jakiej daty do jakiej daty ten list przewozowy jest ważny (w naszym przykładzie został wystawiony za tydzień roboczy od 17 maja do 21 maja 2010 r.)
W wierszu „Organizacja” wpisuje się nazwę, adres lokalizacji i działający numer telefonu przedsiębiorstwa - właściciela (użytkownika) samochodu. Ponadto jego kody OKPO (ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji) są umieszczone w części kodu. Kod ten można znaleźć w liście od Komitetu Statystycznego.
Ponadto w liście przewozowym wpisywane są dane pojazdu i kierowcy: marka samochodu (w przykładzie „Ford Focus Sea Max”). Jeśli samochód jest wynajmowany, to tutaj lub w dodanym wierszu wskazane jest wskazanie:
1. numer i data umowy najmu oraz właściciel samochodu (wynajmujący) (np. „na podstawie umowy najmu nr ___ z dnia „_” _______ 20___ z Profinfo LLC);
2. państwowa tablica rejestracyjna (w przykładzie - E 266 ME 62);
3. numer garażu jest wskazany, jeśli organizacja ma w swoim bilansie kilka samochodów (w użyciu) (w tym przypadku nie jest zabronione podawanie numeru inwentarzowego samochodu jako środka trwałego w tym wierszu. Ale tak nie jest wymagany);
4. Imię i nazwisko kierowcy i jego numer osobowy (jeśli jest pracownikiem tej samej organizacji) (w przykładzie - Kuleshov D.I., numer personelu 034);
5. poniżej znajduje się numer prawa jazdy kierowcy (lub zaświadczeń wszystkich osób wymienionych w wierszu „Kierowca”);
6. Wśród szczegółów podano również typ, serię i numer karty licencyjnej. Jednak licencje są obecnie wydawane tylko na komercyjny przewóz więcej niż ośmiu pasażerów. W związku z tym każdy transport transport pasażerów nie są licencjonowane. Dlatego w przykładzie te wiersze nie są wypełnione, a rodzaje kart licencyjnych są przekreślone.
W podsekcji „Przypisanie do kierowcy” wskazano:
1. do którego dyspozycji samochód jest prezentowany (w przykładzie - do dyspozycji zastępcy dyrektora Denisova S.E.). W tym przypadku nazwa organizacji jest również odzwierciedlona w poniższym wierszu. Ponieważ w naszym przykładzie samochód został oddany do dyspozycji pracownika tego samego przedsiębiorcy, na liście przewozowym wskazano: IP Kondraszow Siergiej Iwanowicz. Jeżeli maszyna jest wydzierżawiona lub w celu świadczenia usług stronie trzeciej (osoba prawna lub osoba fizyczna), należy podać imię (nazwisko) tej osoby.
Jeżeli list przewozowy jest wystawiany na okres dłuższy niż jeden dzień, najprawdopodobniej nie będzie możliwe wskazanie konkretnego użytkownika, ponieważ takich osób może być wiele. W takim przypadku wskazane jest wskazanie nazwy samej organizacji (przedsiębiorcy) w tym wierszu i podanie dekodowania nazwy konkretnego użytkownika na odwrocie arkusza w kolumnie „Podpis osoby, która korzystała z samochód";
2. adres dostawy, czyli miejsce, do którego samochód powinien przyjechać po opuszczeniu garażu (z parkingu). W naszym przykładzie takim miejscem zgłoszenia jest adres lokalizacji (biura) przedsiębiorcy: Ryazan, Pervomaisky Prospekt, 18;
3. poniżej rzeczywisty czas wyjazdu z garażu (z parkingu). Jeśli list przewozowy jest wystawiany na okres dłuższy niż jeden dzień, to w tym samym wierszu wskazane jest podanie daty pierwszego wyjazdu (w naszym przykładzie - 17.05.2010, 9.00);
4. Zlecenie dla kierowcy podpisuje dyspozytor (dyspozytor – kontrahent). W przykładzie funkcje dyspozytora pełni indywidualny przedsiębiorca.
Przed wyjazdem wszystkie pojazdy muszą przejść kontrolę sprawności głównych jednostek, sygnałów, wskaźników tankowania, oleju itp. Jeżeli wszystkie systemy pojazdu działają prawidłowo, mechanik (lub inna osoba odpowiedzialna za eksploatację pojazdu) może opuścić pojazd, o czym świadczy podpis tej osoby w wierszu „Odjazd jest dozwolony”. W przykładzie funkcję mechanika pełni również przedsiębiorca.
Podane są odczyty prędkościomierza przed odjazdem (w przykładzie - 62346 kilometrów).
W związku z tym kierowca samochodu podpisuje, że przyjął samochód w dobrym stanie.
W lewej dolnej części przedniej strony listu przewozowego podane są dane, kiedy samochód wraca do garażu (na parking):
1. wskazany jest czas zwrotu. Jeżeli list przewozowy został wystawiony na okres dłuższy niż jeden dzień, wskazane jest wskazanie w tej linii daty przyjazdu. W naszym przykładzie - 21.05.2010 18.00;
2. Termin zwrotu potwierdzany jest podpisem dyspozytora (dyspozytora-kontrahenta). Jak wspomniano powyżej, w przykładzie funkcję dyspozytorską pełni przedsiębiorca;
3. jednocześnie dyspozytor dokonuje innych niezbędnych notatek (spóźnienia, czas oczekiwania (np. przy świadczeniu usług handlowych na rzecz osób trzecich), przestój pojazdu itp.);
4. Kierowca samochodu podpisuje, że przekazał samochód.
W prawej dolnej części przedniej strony listu przewozowego znajdują się informacje o ruchu paliwa:
1. marka paliwa (w przykładzie - AI-95);
2. Wiersz „Wystawiony na liście do tankowania” faktycznie wskazuje ilość paliwa wydanego przez samą organizację (jeśli na przykład ma własną Stacja paliw lub paliwo przechowywane w specjalnym pomieszczeniu). Ale w praktyce ta linia z reguły dostarcza dane dotyczące tankowania paliwa i smarów u osób trzecich stacja benzynowa(stacja benzynowa) z zastosowaniem paragonów gotówkowych stacji benzynowej do listu przewozowego (jeśli paliwo odebrano np. na firmowej plastikowej karcie) lub do raportu zaliczkowego (jeśli paliwo zostało zakupione za gotówkę). W naszym przykładzie kierowca kupił 40 litrów benzyny za pomocą paragonu ze stacji benzynowej;
3. Pozostałe paliwo na wyjeździe można określić: według poprzedniego listu przewozowego, według wskazań przyrządów w samochodzie (poziom paliwa), w wyniku pomiaru kontrolnego poziomu paliwa w zbiorniku (jeśli konstrukcja zbiornika na to pozwala) itp. W naszym przykładzie pozostałe paliwo na wyjeździe jest określane zgodnie z poprzednim listem przewozowym i porównywane z odczytami przyrządów w samochodzie (30 litrów);
4. pozostałe paliwo po powrocie można określić jedynie na podstawie wskazań przyrządów w aucie lub w wyniku pomiaru kontrolnego poziomu paliwa w zbiorniku (na przykładzie 50 litrów);
5. Rzeczywiste zużycie paliwa jest definiowane jako różnica pomiędzy paliwem pozostałym przed wyjazdem plus ilość zatankowanego paliwa, a paliwem pozostałym po powrocie. W przykładzie: 30 l + 40 l - 50 l = 20 litrów);
6. zużycie paliwa zgodnie z normą, wiele organizacji po prostu nie wypełnia, ale na próżno. Oczywiście przepisy podatkowe nie określają standardowego zużycia paliwa przez pojazdy silnikowe. Jednak zgodnie z ust. 1 art. 252 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej wszystkie wydatki poniesione przez podatnika w celu obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym muszą być udokumentowane i uzasadnione. Co więcej, zasadność kosztów w zakresie paliwa i smarów potwierdzają właśnie normy zużycia paliwa. Jednocześnie przedsiębiorstwo może samodzielnie (zgodnie z danymi) określić takie normy dokumentacja techniczna do samochodu) lub na podstawie Zaleceń metodycznych „Normy zużycia paliwa i smary na transport drogowy”(Załącznik do zarządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 14 marca 2008 r. Nr AM-23-r) (zwane dalej Zaleceniami metodologicznymi).
Jeżeli na liście przedstawionej w Wytycznych nie ma samochodu Twojej organizacji, to normę może określić pojazd podobny technicznie (przybliżone wymiary, ta sama wielkość silnika, zbliżona specyfikacje itp.). W naszym przykładzie samochód Ford Focus Sea Max nie znajduje się na liście Ministerstwa Transportu Rosji. Dlatego za podstawę przyjęto samochód Ford Focus o tej samej pojemności silnika (1,8 litra). Ilość benzyny na 100 kilometrów przy tym tempie wynosi 8,1 litra. Zgodnie z paragrafem 5 Zaleceń metodologicznych ta norma wzrosła o 15%, ponieważ samochód jest eksploatowany głównie w mieście Riazań (wzrost do 15% jest dozwolony w miastach od 250 tysięcy do 1 miliona osób). Zatem wskaźnik zużycia paliwa dla samochodu w naszym przykładzie wyniesie 9,3 litra benzyny na 100 kilometrów (8,1 litra + (8,1 litra x 15%)).
Na podstawie tej normy, stawka zużycia paliwa dla listu przewozowego będzie wynosić (całkowity przebieg jest wskazany na odwrocie listu przewozowego):
198 km: 100 x 9,3 litra = 18,4 litra.
Okazuje się, że rzeczywiste zużycie paliwa nie jest zgodne z normą. W przypadku wystąpienia odchylenia jest to odzwierciedlane odpowiednio w wierszach „Oszczędności” lub „Przekroczenie wydatków”. Jednocześnie oszczędności nie wpływają na wysokość wydatków firmy na opłacenie paliwa do samochodu. Ale w przypadku nadmiernych wydatków w każdym przypadku wymagana jest osobna próba. Jeśli nadmierne wydatki są niewielkie (na przykład w granicach 1 litra benzyny), jest mało prawdopodobne, aby organy podatkowe miały jakiekolwiek roszczenia wobec organizacji. Jeżeli jednak kwota przekroczenia jest znacząca lub występuje stale, wówczas takie koszty mogą nie zostać rozpoznane przez organy kontroli skarbowej dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym, a następnie nałożone zostaną kary zgodnie z art. 122 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (20% zaległości podatkowych);
7. na końcu podawane są wskazania prędkościomierza auta w momencie powrotu do garażu (na parking) (w przykładzie: 37 000 km + 198 km = 37 198 km);
8. Wszystkie powyższe dane (czas powrotu, wskazania prędkościomierza, przepływ paliwa) są rejestrowane i potwierdzane podpisem mechanika, który odebrał samochód po powrocie do garażu (parkingu). W przykładzie funkcję mechanika pełni indywidualny przedsiębiorca.
W górnej części listu przewozowego umieszczona jest pieczęć przedsiębiorstwa, które wystawiło ten dokument (oczywiście, jeśli taka pieczęć jest dostępna).
Sam list przewozowy jest zapieczętowany pieczęcią organizacji (w lewym dolnym rogu).

Rewers listu przewozowego
Odwrotna strona listu przewozowego samochodu osobowego nazywana jest również „arkuszem trasy”, ponieważ zawiera dane dotyczące trasy i czasu przejazdu. pojazd silnikowy.
Prawidłowe wypełnienie Odwrotna strona jest to niezwykle ważne dla ważności wszystkich wydatków na utrzymanie i eksploatację samochodu. Rzeczywiście, to właśnie na podstawie tego rodzaju danych można potwierdzić ekonomiczną wykonalność wykorzystania pojazdu do celów produkcyjnych lub zarządczych.
Wszystkie przejazdy samochodem muszą być rejestrowane pod osobnym numerem. Jeśli samochód świadczy usługi komercyjne, to w celu identyfikacji klientów ich kod jest odzwierciedlany w drugiej kolumnie. Ponieważ w naszym przykładzie samochód jest do dyspozycji pracownika indywidualnego przedsiębiorcy - właściciela pojazdu, to oczywiście nie jest wskazany żaden kod. Ponieważ jednak list przewozowy wystawiany jest na pięć dni roboczych, warto w tej kolumnie wskazać daty przejazdów (w przykładzie: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 i 30.10).
Dla każdej podróży wymienione są:
1. miejsce wyjazdu i miejsce przeznaczenia. Innymi słowy, gdzie samochód odjechał i dokąd przyjechał. Jednocześnie w celu ważności (potwierdzenia celu produkcyjnego (kierowniczego) wyjazdów) wskazane jest odzwierciedlenie w tych kolumnach nie tylko adresu, ale także organizacji (instytucji), do której ten samochód zmierzał. W naszym przykładzie - IFTS nr 2, bank, stacja benzynowa, kontrahenci itp.);
2. czas wyjazdu i powrotu. Czyli czas wyjazdu z miejsca wyjazdu i czas przybycia do miejsca docelowego.
Jeżeli list przewozowy jest wystawiany na jeden dzień, to można wskazać tylko godzinę wyjazdu z garażu (parking) i powrotu do garażu (parking). Jeśli jest wydawany na więcej niż jeden dzień (jak w naszym przykładzie), wskazane jest wskazanie godziny każdej podróży;
w kolumnie „Ukończone, km” podane są dane dotyczące przebytej odległości (ponadto wskazane jest wskazywanie jej przy każdej podróży);
3. Osoba, która użyła znaków auta w ostatniej kolumnie. W przykładzie - Kuleshov D.I.
Na dole rewersu listu przewozowego podana jest łączna liczba przejechanych kilometrów (w przykładzie 198 km), a także dane niezbędne do obliczenia wynagrodzenia kierowcy (co do zasady z akordową formą wynagrodzenia ) - roboczogodziny (ogółem w zamówieniu) i sama kalkulacja (na przebieg lub godziny pracy).
W związku z tym obliczenia podpisuje księgowy (kalkulator).
Jeśli dane płacowe nie są wypełnione, wskazane jest wskazanie tylko całkowitej liczby przejechanych kilometrów.
To wszystko.
Listy przewozowe są ewidencjonowane w księdze księgowej listów przewozowych w kolejności.
N. Skvortsova

Być może najbardziej znaczący widok koszt utrzymania pojazdów służbowych to koszt paliwa i smarów. Co więcej, nie można się bez nich obejść, jeśli organizacja wykorzystuje w swojej działalności samochód. Koszt paliw i smarów jest przedmiotem szczególnej uwagi organów podatkowych, jednym z obszarów zwiększonego „niebezpieczeństwa”. W dokumentacji jest zbyt wiele zasad rachunkowości i subtelności, których należy przestrzegać.

Aby rozliczyć koszty paliwa i smarów, organizacje i indywidualni przedsiębiorcy, niezależnie od wybranego systemu podatkowego, potrzebują listu przewozowego. Jest to główny podstawowy dokument sporządzany podczas eksploatacji samochodu. Czas złamać przykład wypełnienia listu przewozowego.

Formularz listu przewozowego

Jednolita forma listu przewozowego została wprowadzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego nr 78 z dnia 28 listopada 1997 r. Obowiązek stosowania tego konkretnego formularza dotyczy jednak wyłącznie przedsiębiorstw transportu samochodowego.

W przypadku wszystkich pozostałych Ministerstwo Transportu Federacji Rosyjskiej zarządzeniem nr 152 z dnia 18 września 2008 r. Zatwierdziło obowiązkowe szczegóły listów przewozowych i procedurę ich wypełniania. Tych. można stosować formularze niejednolite, ale tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie niezbędne dane. Jeżeli podczas weryfikacji okaże się, że zatwierdzone dane w w pełni nie znajduje się na liście przewozowym, wówczas koszt paliwa i smarów zgodnie z takimi dokumentami nie zostanie rozpoznany. Przypomnijmy, że niezależnie opracowany formularz listu przewozowego musi być zatwierdzony w polityce rachunkowości.

Wymagane dane

- nazwa i numer: np. list przewozowy ciężarówka, numer zgodny z systemem numeracji, pieczęć organizacji;

- informacja o okresie ważności listu przewozowego: wskazana jest data lub okres (daty rozpoczęcia i zakończenia), czas trwania może wynosić od jednego dnia do miesiąca;

- informacje o właścicielu: forma prawna, nazwa organizacji, pełna nazwa indywidualnego przedsiębiorcy, lokalizacja, numer telefonu;

- informacje o pojeździe:

- rodzaj transportu: ładunek, pasażer, model samego pojazdu i ewentualnie model przyczepy;

- państwowa tablica rejestracyjna;

- odczyty licznika kilometrów przy wysyłaniu auta i przy jego powrocie;

— data i godzina w godzinach i minutach wyjazdu i powrotu na miejsce stałego postoju.

W przypadku braku etatu mechanika kierowca może potwierdzić sprawność pojazdu. Również w przypadku nieobecności dyspozytora kierowca zapisuje również czas przyjazdu i wyjazdu, przebieg.

- informacje o kierowcy: imię i nazwisko kierowcy, znak pracownika służby zdrowia na kontroli przed podróżą i po podróży.

List przewozowy musi zawierać dane o ilości paliwa w momencie nadania samochodu i zwrotu do warsztatu. Oznaczenia dokonywane są od ilości wydanej benzyny lub wskazywany jest numer czeku otrzymanego na stacji benzynowej. Zużycie benzyny jest określane na podstawie rzeczywistego i stawki.

List przewozowy wypełniany jest osobno dla każdego pojazdu. Listy przewozowe można również wypełnić dla każdego kierowcy osobno. Zwykle przy opracowywaniu formularza listu przewozowego za podstawę przyjmuje się ujednolicony formularz, w którym wprowadzane są niezbędne zmiany.

Trasa

Obowiązek taki jak trasa auta nie znajduje się w wykazie obowiazkowych rekwizytów. Organy podatkowe mogą jednak zakwestionować koszty paliwa i smarów, jeśli nie zostanie wskazana konkretna droga. Dlatego musisz spisać cel podróży, czas wyjazdu, przyjazd, przebieg.

Trasa wskazuje na Odwrotna strona list przewozowy i należy to zrobić tak szczegółowo, jak to możliwe. Na przykład miejscem wyjazdu jest św. Sowieckaja d.50, biuro, cel - ul. Lenina d.110, „Gems” LLC. Za każdym razem malowanie takiej trasy jest dość pracochłonne. Ale jeśli niektóre trasy są stale powtarzane, warto przypisywać im numery i zatwierdzać je na polecenie szefa. Następnie na liście przewozowym będzie można wpisać: trasa nr 1, trasa nr 2 itd.

Jeżeli praca kierowcy jest opłacana w systemie akordowym, to księgowy może tutaj również obliczyć wynagrodzenie kierowcy.

Przykład wypełnienia listu przewozowego

Przykład wypełnienia listu przewozowego dla samochodu pokazano na rysunku.

Roszczenia od IFTS

List przewozowy to dokument potwierdzający koszt paliwa i smarów, dlatego inspektorzy podatkowi zwracają na niego dużą uwagę. Roszczenia (w tym bezpodstawne) do organów podatkowych mogą powstać w: następujące przypadki:

- trasa została sporządzona na więcej niż jeden dzień. Jednak sądy wspierają podatników (decyzje FAS Moskwy z dnia 13.04.11 nr KA-A40/2962-11),

- list przewozowy nie jest wystawiany, gdy korzysta z niego pracownik samochód osobowy v oficjalne cele. Sądy prezentują przeciwny punkt widzenia (dekret Federalnej Służby Antymonopolowej Moskwy z dnia 24.06.09 nr КА-А40/4219-09). Jeżeli jednak kwota odszkodowania za użytkowanie transport osobisty duże, bezpieczniej jest nadal wystawiać listy przewozowe,

- list przewozowy jest sprzeczny z innymi dokumentami. Na przykład nie zgadzam się z informacjami w liście przewozowym, rachunkach za paliwo i smary.

- dane z prędkościomierza na liście przewozowym na koniec jednego dnia i na początku kolejnego dnia nie zgadzają się (dotyczy to tylko pojazdów służbowych).

Na koszt samochodu z uproszczonym systemem podatkowym. Pobierz list przewozowy na samochód i tutaj -. O racjonowaniu wydatków na paliwo i smary. Zapoznaj się z nowoczesnymi metodami obliczania paliwa i smarów - kartami paliwowymi.

I używasz forma standardowa list przewozowy? Czy Twój formularz listu przewozowego jest łatwy w użyciu? Co sądzisz o obowiązkowym badaniu lekarskim kierowcy, jeśli firma jest bardzo mała? Proszę podzielcie się w komentarzach!