Działalność wielu organizacji nie może odbywać się bez transportu, co wiąże się z dużymi nakładami na naprawy i konserwację.

Dla każdej pozycji kosztów w dowolnym biurze wymagane będą dokumenty potwierdzające. W celu uzasadnienia kosztów, które powstały podczas eksploatacji samochodu służbowego, trzeba będzie wystawić list przewozowy na samochód osobowy. Forma tego dokumentu została zatwierdzona przez rząd rosyjski w 1997 roku.

Każda organizacja zajmująca się transportem ładunków i pasażerów musi mieć list przewozowy na pojazdy. Jest to również konieczne w celu obniżenia podatków płaconych od samochodu.

Do czego służy list przewozowy?

List przewozowy to dokument, który ma specjalne zatwierdzone formularz numer 3 i jest sporządzany według specjalnych zasad, które są wskazane w wykazie dotyczącym procedury dokonywania płatności za przewóz lekkim transportem. W zależności od typu pojazdu formularze dokumentów są wypełniane w różny sposób.

Dla poprawnego rozliczenia przewozów drogowych konieczne będzie prowadzenie ewidencji listów przewozowych z zatwierdzoną listą nr 8. Listy przewozowe są rejestrowane w dzienniku, następnie dyspozytor zapisuje numer i datę wystawienia dokumentu, składa swój podpis przed każdym z nich.

Podczas korzystania z transportu towarowego konieczne jest wystawienie listu przewozowego i wypełnienie listu przewozowego zgodnie z formularzem nr 4.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji nr 68 z 2000 r. Wszystkie przedsiębiorstwa muszą sporządzać listy przewozowe podczas wykonywania transportu.

W tym celu stosuje się następujące formularze:

• PL-1 (samochody).
• PG-1 (transport towarowy).
• PA-1 (autobus).

Rejestracja listu przewozowego samochodu osobowego

List przewozowy to niezwykle ważny dokument dla samochodu osobowego. Tylko on daje pisemną gwarancję, że samochód jest sprawny. Może być również wymagane przy sporządzaniu sprawozdań finansowych w agencji rządowej lub dla indywidualnego przedsiębiorcy, dla którego pracuje właściciel samochodu.

Informacje na liście przewozowym pokazują koszty paliwa, które mają wpływ na wysokość podatku. Dokument musi być wypełniony przez mechanika lub dyspozytora. Następnie wystawiany jest list przewozowy kierowcy pojazdu.

Na każdy dzień roboczy należy wystawiać nowy dokument. Jeśli pracownik zostanie wysłany w podróż służbową samochodem służbowym, list przewozowy jest wydawany na określoną liczbę dni.

Jak wypełnić list przewozowy samochodu

List przewozowy wystawiany jest kierowcy (pracownikowi określonej firmy) jeszcze przed rozpoczęciem dnia roboczego. Dokumentowi przypisuje się określony numer i serię oraz datę. Kierowca musi to podpisać.

Na liście przewozowym należy wskazać konkretną markę samochodu na podstawie tytułu. Wskazano również znak stanu. Na liście przewozowym należy podać numer personelu instytucji lub firmy oraz inicjały kierowcy. W innej kolumnie podaj numer prawa jazdy.

Na liście przewozowym znajduje się rubryka z nazwą „sprawna technicznie”. Zapisana jest w nim wartość prędkościomierza, ale dopiero po sprawdzeniu auta przez mechanika. Kapitan musi złożyć swój podpis, potwierdzając w ten sposób sprawność samochodu. Jeśli licencjonowane rodzaje transportu są wykonywane samochodem, na pewno będziesz musiał wypełnić linie na karcie licencyjnej.

Przed podróżą każdy kierowca otrzymuje określone pisemne zadanie, które wskazuje nazwę organizacji będącej właścicielem pojazdu. Arkusz wskazuje konkretną godzinę, kiedy kierowca opuścił garaż. Marka paliwa, kod i pojemność to dane, które należy wpisać na przedniej stronie formularza podróżnego.

Na pozostałe paliwo znajduje się specjalna kolumna. Informacje te wpisywane są na list przewozowy dopiero na koniec dnia roboczego. Normalne zużycie jest obliczane na podstawie odczytów przebiegu. Po sprecyzowaniu tych danych, nadmierne zużycie paliwa lub jego oszczędności będą wyraźnie widoczne. Dokument opatrzony jest pieczęcią firmy będącej właścicielem samochodu osobowego.

Po wypełnieniu przedniej strony list przewozowy, możesz przejść na odwrót. Zawiera dane związane z księgowością. W sekcji „Wynik pracy samochodu na zmianę” należy wpisać wysokość wynagrodzenia. Jeśli jest obliczany na podstawie godzin, przepracowane godziny i całkowity wynik są wyświetlane w specjalnej komórce. Jeśli płatność jest akordowa, musisz najpierw obliczyć przebieg.

Nad kolumną płac znajduje się specjalna tabela, w której wpisywane są adresy miejsc wyjazdu i przyjazdu transportu, czas spędzony w ruchu. Kolumna „Kod klienta” jest wypełniana tylko wtedy, gdy pojazd jest używany do obsługi klientów zewnętrznych.

Wideo: jak wypełnić list przewozowy na samochód

Niektóre organizacje opracowują własne formularze do przetwarzania podstawowej dokumentacji. Jedynie organizacje budżetowe i transportowe są zobowiązane do korzystania z ujednoliconego listu przewozowego w formularzu nr 3.

- podstawowy dokument rozliczeniowy dotyczący ruchu pojazdów osobowych organizacji, wypełniany przez każdego kierowcę na bieżący dzień roboczy. Prawidłowe wykonanie tego dokumentu jest bardzo ważne, dlatego wypełnienie go powinno być traktowane z najwyższą odpowiedzialnością. Możesz pobrać inne formularze zgłaszania pojazdów: wskazówki dojazdu dla ciężarówek ( kształt 4) -, kierunki autobusów ( kształt 6) – .

List przewozowy spełnia kilka funkcji:

• Śledzona jest trasa pracownika.
• Obliczane jest wynagrodzenie kierowcy.
• Wydatki na paliwa i smary (POL) oraz utrzymanie pojazdów są odpisywane.

Podstawą do umorzenia paliw i smarów jest sporządzony przez kierowcę list przewozowy, który wskazuje zużycie paliwa. W celu umorzenia paliw i smarów konieczne jest sporządzenie aktu odpisu i dołączenie do niego wypełnionego listu przewozowego.

List przewozowy samochodu osobowego (formularz 3)

Na przedniej stronie formularza znajdują się informacje o firmie będącej właścicielem samochodu, o samym pojeździe i jego kierowcy. Przed rozpoczęciem zmiany należy na liście przewozowym wpisać godzinę wyjazdu oraz miejsce, z którego został dostarczony transport. Przed przekazaniem samochodu kierowcy mechanik organizacji musi sprawdzić i sprawdzić pojazd pod kątem usterek.

Dokument podróży zawiera informacje o wskazaniach prędkościomierza na początku zmiany, a także dane o przepływie paliwa (ile paliwa było na początku dnia, ile wydano na karcie tankowania, ile pozostało na koniec zmiany roboczej oraz rzeczywistą ilość wydanego paliwa zgodnie z ustalonym norm). Obecność tych danych pozwala analizować zużycie paliwa i dowiedzieć się, czy paliwo jest oszczędzane, czy nadmiernie je wydaje. Podstawą do ustalenia wskaźników zużycia paliwa jest polecenie umorzenia paliwa i smarów.

Kiedy kierowca zwraca pojazd do floty, wskazania prędkościomierza i czasu są stemplowane na dole przedniej strony dokumentu (formularz 3). Następnie kierowca przekazuje samochód firmowemu mechanikowi.

Czas opuszczenia parkingu i zwrotu samochodu musi być potwierdzony podpisami mechanika i kierowcy.

Na odwrocie dokumentu podróży (formularz 3) wskazana jest szczegółowa trasa przejazdu: kierowca zapisuje, dokąd udał się w ciągu dnia roboczego, rejestruje czas przyjazdu i wyjazdu, a także odległość w kilometrach.

Księgowy, po otrzymaniu wypełnionego listu przewozowego w Formularzu 3, poprawnie obliczy odpis paliwa i smarów i naliczy go zgodnie z określonymi wskaźnikami. Zapisy na liście przewozowym mogą posłużyć do sporządzenia aktu kontrolnego pomiaru paliwa.

1. informacje ogólne
2. Procedura aplikacji
3. Linki do pobrania pustego formularza i przykładowego wypełnienia formularza
4. Linki do publikacji na temat stosowania formularza

Który temat jest używany

Jest używany przez osoby prawne wszystkich form własności, które obsługują pojazdy oraz są nadawcami i odbiorcami towarów przewożonych drogami.

Istnieją dwa punkty widzenia w tej kwestii: 1) z listu przewozowego korzystają wszystkie organizacje posiadające lekkie pojazdy, w tym oficjalne; 2) list przewozowy jest stosowany tylko przez wyspecjalizowane organizacje, dla których eksploatacja samochodu jest rodzajem ich działalności.

Pierwszy punkt widzenia był szeroko stosowany przez Federalną Służbę Podatkową Rosji dla Moskwy w 2005 r., Drugi punkt widzenia stał się ostatnio bardziej rozpowszechniony ze względu na stanowisko Ministerstwa Finansów Rosji, sądów arbitrażowych, a także późniejsze (po 2005 r.) Wyjaśnienia Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy ...

Ile kopii jest kompilowanych

Skompilowane w jednym egzemplarzu.

Który z pracowników jest

Wystawione przez dyspozytora lub osobę upoważnioną.

Wskaźniki osiągów pojazdu są wypełniane przez kierowcę.

Obliczenia dokonuje osoba upoważniona lub dyspozytor.

Co potwierdza

Po pierwsze, jest to podstawowy dokument rozliczania eksploatacji lekkich pojazdów.

Po drugie, jest podstawą do wyliczenia wynagrodzenia kierowcy.

Procedura aplikacji

List przewozowy samochodu osobowego wystawia w jednym egzemplarzu dyspozytor lub osoba upoważniona.

List przewozowy jest ważny przez jeden dzień lub tylko na zmianę. Na dłuższy okres wydawany jest tylko w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Podczas pracy kierowcy jest z nim list przewozowy. Informacje o trasie i czasie podróży wypełnia również kierowca.

Mechanik potwierdza fakt opuszczenia i zwrotu auta.

Nadawca lub osoba upoważniona kończy rejestrację listu przewozowego.

List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wydania, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.

Przechowywanie

List przewozowy jest przechowywany w dziale księgowości organizacji.

Jakie dodatkowe dokumenty są sporządzane przy wystawianiu listu przewozowego

Podczas sporządzania listu przewozowego wypełnia się odpowiedni wiersz rejestru ruchu listów przewozowych (formularz N 8).

Praktyka arbitrażowa

Praktyka arbitrażowa w sporach podatkowych

1. Koszty utrzymania pojazdów służbowych biorą pod uwagę organizacje niewyspecjalizowane, niezależnie od tego, czy posiadają list przewozowy sporządzony według jednolitego formularza nr 3, gdyż formularz ten jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego (Uchwały FAS MO z dnia 05.11.2007 (05/14/2007) N KA-A40 / 2612-07 i od 19.03.2007 (26.03.2007) N KA-A40 / 1804-07).

Inspektorat uważa, że \u200b\u200bfirma bezprawnie, bez potwierdzenia prawidłowo sporządzonymi dokumentami, w wydatkach na opodatkowanie zysków zalicza koszty paliw i smarów do pojazdów służbowych.

Podczas sprawdzania dowodów przez sądy ustalono, że konkluzja organu podatkowego nie odpowiadała faktycznym okolicznościom, gdyż spółka wydała na zakup paliw i smarów w latach 2003-2005. potwierdzone wpływami kasowymi, zaliczkowymi raportami o wydatkach środków otrzymanych przez kierowców (w latach 2003 - listopad 2004), paliwa i smary kupowali kierowcy za gotówkę; wydatki za listopad 2004 - 2005, kiedy zakupiono paliwa i smary na podstawie umowy dostawy z dnia 01.11.2004 N 0-46 / 2004, potwierdzone są aktami odbioru i przekazania paliw i smarów, nakazami zapłaty za paliwa i smary. Ponieważ paliwa i smary były kupowane bezpośrednio przez kierowców firmy od osób trzecich i nie były przez nią wydawane, ta ostatnia nie wystawiała faktur za wydawanie paliw i smarów oraz paragonów.

Ponadto firma wykorzystała formularz listu przewozowego specjalnie opracowany i zatwierdzony Zarządzeniem Dyrektora Generalnego z dnia 01.07.2002 nr 1-l, który odzwierciedlał niezbędne dane księgowe do ustalenia kosztów paliw i smarów.

Formularz N 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony. Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 N 78, którego niezgodność wykazano podczas kontroli na listach przewozowych wnioskodawcy, została opracowana dla organizacji transportu drogowego (do których wnioskodawca się nie zgłasza) w celu rozliczania eksploatacji pojazdów i obliczania wynagrodzeń kierowców i ma charakter zalecający, a nie obowiązkowy co potwierdzają wyjaśnienia zawarte w pismach Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.09.2005 N 03-03-04 / 1/214, Ministerstwa Finansów Rosji z 07.04.2006 N 03-03-04 / 1/327 z dnia 16.03.2006 .2006 N 03-03-04 / 2/77 i z dnia 03.02.2006 N 03-03-04 / 2/23.

W takich okolicznościach na podstawie ust. 11 pkt 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, biorąc pod uwagę cel produkcyjny zakupionych paliw i smarów, sądy słusznie doszły do \u200b\u200bwniosku, że spółka słusznie uwzględniła koszt paliw i smarów w składzie wydatków uwzględnianych przy opodatkowaniu zysków.

2. Gdy pracownicy organizacji, niebędący kierowcami, używają służbowych pojazdów do celów produkcyjnych, sporządzenie listu przewozowego w ujednoliconym formularzu nr 3 nie jest obowiązkowe, ponieważ ten formularz jest przeznaczony dla organizacji transportu drogowego, a wynagrodzenia tych pracowników nie są naliczane w związku z podróżami samochodem iz innych powodów (Uchwała FAS SZO z dnia 05.04.2004 N A56-22408 / 03).

W ocenie inspekcji podatkowej spółka bezprawnie przypisała koszty zakupu benzyny do kosztów produkcji, ponieważ przedłożone przez firmę listy przewozowe samochodów, z naruszeniem paragrafu 2 Instrukcji użytkowania i wypełniania formularzy zatwierdzonych uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 (dalej - Instrukcje), nie są wydawane na co dzień, ale na koniec miesiąca i nie zawierają wszystkich niezbędnych informacji.

Sądy, spełniając postulaty społeczeństwa, potwierdziły zgodność z prawem działania podatnika, a instancja kasacyjna uznała to orzeczenie sądów za zgodne z prawem.

Warunkiem zaliczenia kosztów paliw i smarów do kosztów produktów (robót, usług) jest posiadanie prawidłowo sporządzonych dokumentów pierwotnych potwierdzających faktyczne koszty zakupu paliw i smarów oraz cele produkcyjne eksploatacji pojazdu. Takimi dokumentami są z reguły listy przewozowe, a także pokwitowania z kas stacji benzynowych, inne dokumenty, które pozwalają ustalić koszt zakupionych paliw i smarów.

Jak wynika z materiałów sprawy, listy przewozowe, na podstawie których spółka zaliczyła koszty zakupu benzyny do kosztów usług, zostały sporządzone prawidłowo.

Sąd kasacyjny odrzuca jako bezzasadny argument organu podatkowego o naruszeniu przez spółkę punktu 2 Instrukcji składania wniosków i wypełniania formularzy zatwierdzonych uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78, ponieważ listy przewozowe samochodów sporządzane przez spółkę nie są wystawiane na każdy dzień lub zmianę, ale za miesiąc.

Zgodnie z określoną Uchwałą, list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym do rozliczania operacji przewozu osób oraz podstawą naliczania wynagrodzenia. W tym przypadku pracownicy firmy, którzy używają samochodów wyłącznie na potrzeby społeczności, nie są kierowcami, otrzymują wynagrodzenie z innych powodów. Zatwierdzony formularz jest przeznaczony przede wszystkim do rozliczania operacji przewozu towarów przez przedsiębiorstwa transportu drogowego oraz do rejestracji transakcji handlowych z osobami trzecimi.

Sądy pierwszej i apelacyjnej instancji, na podstawie analizy dokumentów, uznały wydatki spółki na eksploatację samochodów za udowodnione w przepisowy sposób.

Wydatki te potwierdzają faktury, zaliczki, faktury, polecenia zapłaty za paliwo i smary, czeki i wyciągi stacji benzynowych, umowy sprzedaży produktów ropopochodnych.

Produkcyjny charakter tych wydatków uzasadniają zarządzenia dotyczące trybu i warunków udostępniania pojazdów służbowych pracownikom firmy na cele produkcyjne, zgodnie z którymi pojazdy były udostępniane tylko tym pracownikom wykonującym pracę o charakterze podróżnym, a także zarządzenia dotyczące trybu korzystania z pojazdów służbowych, które zawierały „Politykę dotyczącą pojazdów służbowych”, gdzie ustalone są zasady udostępniania i wykorzystywania samochodów firmy do celów produkcyjnych, a używanie pojazdów do celów osobistych jest zabronione.

3. Indywidualny przedsiębiorca prowadzący pojazd ma prawo do potwierdzenia kosztów zakupu paliw i smarów listami przewozowymi o ujednoliconym formularzu N 3.

Brak listów przewozowych wg formularzy NN PL-1 i PG-1, zatwierdzonych Zarządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z 30 czerwca 2000 r. N 68, sam w sobie nie jest powodem do odmowy uwzględnienia kosztów (Uchwała FAS VCO z 09.11.2007 N A19-2439 / 07 -33-F02-5298 / 07).

Podstawą do naliczenia dodatkowego podatku było nieuzasadnione w ocenie inspekcji podatkowej zaliczenie wydatków na zakup paliw i smarów do wydatków.

Spełniając postawione wymagania przedsiębiorcy w zakresie zaliczenia kosztów zakupu paliw i smarów do wydatków, sąd wskazał, że skoro podatnik przedstawił wpływy pieniężne ze stacji benzynowych oraz listy przewozowe, koszty te zostały zasadnie przypisane do wydatków na potrzeby opodatkowania dochodów osobistych.

Wskazany wniosek sądu polubownego I instancji jest prawidłowy.

Zgodnie z art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości”, wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być sformalizowane za pomocą dokumentów uzupełniających. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowania, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej.

Podatnik przekazał do kontroli podatkowej oraz w przypadku materiałów listy przewozowe samochodu osobowego o typowym międzysektorowym formularzu nr 3, zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn i mechanizmów budowlanych, pracy w transporcie drogowym” ...

Sąd uznał, że w przedłożonych przez przedsiębiorcę dokumentach znajdują się wszystkie niezbędne szczegóły i dane potwierdzające stosowanie paliw i smarów w działalności gospodarczej podatnika.

Odnośnik wnioskodawcy do skargi kasacyjnej o rozbieżności między dokumentami złożonymi przez podatnika (listy przewozowe i ewidencjonowane karty kierowcy ciągnika) z przepisami Rozporządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 czerwca 2000 r. N 68 „W sprawie wprowadzenia dokumentów podróży dla przedsiębiorców indywidualnych wykonujących czynności transportowe w transporcie drogowym”, przyjętego w zapewnienie bezpiecznego funkcjonowania transportu drogowego, nie zostało zasadnie przyjęte przez sąd przy rozpatrywaniu sprawy jako nie zaprzeczające faktowi poniesienia kosztów i ich związku z działalnością przedsiębiorczą podatnika.

Zgodnie z częścią 1 art. 65 APC RF każda osoba uczestnicząca w sprawie musi udowodnić okoliczności, na które powołuje się jako podstawa swoich roszczeń i zastrzeżeń. Obowiązek udowodnienia okoliczności, które były podstawą do przyjęcia przez organy państwowe, organy samorządu terytorialnego, inne organy, funkcjonariuszy zaskarżonych aktów, decyzji, czynności (bezczynności) spoczywa na właściwym organie lub urzędniku.

Inspektorat skarbowy ani podczas kontroli, ani podczas rozpatrywania sprawy w sądzie nie dostarczył dowodów na niedokładność danych odzwierciedlonych w przedłożonych przez podatnika dokumentach księgowych, rozbieżności między tymi danymi a wskaźnikami zużycia paliw oraz ich braku związku z działalnością przedsiębiorcy.

Oficjalne komentarze

1. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.02.2006 r. N 03-03-04 / 1/129

Pytanie : Organizacja nie świadczy usług transportowych. W personelu organizacji nie ma stanowiska kierowcy. Zgodnie z opisami stanowisk pracownicy używają pojazdów wyłącznie do celów służbowych.

Prosimy o wyjaśnienie następujących kwestii związanych z tworzeniem własnego formularza listu przewozowego:

czy istnieje możliwość wystawiania pracownikom biletów na przejazdy na samochody osobowe raz w miesiącu pierwszego dnia, ważne przez miesiąc?

czy na listach przewozowych można nie określać konkretnej lokalizacji pojazdu?

Odpowiedź : Departament Polityki Podatkowej i Celnej przeanalizował pismo w sprawie dokumentów potwierdzających koszty związane z utrzymaniem pojazdów używanych przez pracowników do wykonywania ich obowiązków służbowych i przedstawia, co następuje. […]

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszystkich form własności, które obsługują pojazdy silnikowe ( ciężarówki, samochody, w tym samochody służbowe, specjalistyczne i taksówki) i jest obowiązkowe dla organizacji transportu drogowego.

Jeśli chodzi o pozostałe organizacje, mogą one opracować własny formularz listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki w postaci paliw i smarów, w którym wszystkie szczegóły określone w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości”, a mianowicie:

a) nazwa dokumentu;

W przypadku, gdy comiesięczne zestawianie listu przewozowego pozwala na uporządkowanie rozliczenia przepracowanych godzin, zużycia paliw i smarów uważamy, że sporządzany z taką częstotliwością list przewozowy może potwierdzić powyższe wydatki podatnika.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości nie odzwierciedlenia informacji o miejscu przejazdu samochodu w samodzielnie opracowanym formularzu listu przewozowego, informujemy, że jak już wspomniano, celem sporządzenia tego dokumentu jest między innymi potwierdzenie zasadności zużycia paliw i smarów. Brak w liście przewozowym informacji o konkretnym miejscu podróży nie pozwala na ocenę faktu wykorzystania samochodu przez pracowników organizacji do celów służbowych. Takie dane są wymagane i odzwierciedlają treść transakcji biznesowej.

Tym samym naszym zdaniem list przewozowy, który nie zawiera w szczegółach informacji o miejscu przejazdu samochodu, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika na zakup paliw i smarów.

2. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 01.08.2005 N 03-03-04 / 1/117

Pytanie : W bilansie organizacji jest samochód, którym jeździ dyrektor generalny. Koszt benzyny pokrywa na własny koszt (czeki nie są przekazywane do działu księgowości), a organizacja nie zmniejsza podstawy opodatkowania podatku dochodowego od tych wydatków. Czy w takim przypadku kwoty amortyzacji naliczone od pojazdu można uwzględnić w wydatkach uwzględnianych przy obliczaniu dochodu do opodatkowania? Czy wskazówki dojazdu wraz z przebiegami i celami podróży (bez kosztów benzyny) mogą stanowić dowód, że pojazd jest używany do celów produkcyjnych i zarządczych?

Odpowiedź : […] W kwestii procedury stosowania listów przewozowych samochodu osobowego informujemy, co następuje.

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszystkich form własności, które obsługują pojazdy silnikowe ( ciężarówki, samochody, w tym samochody służbowe, specjalistyczne i taksówki) i jest obowiązkowe.

Sekcja „Ruch paliwa” jest wypełniona w całości według wszystkich szczegółów na podstawie rzeczywistych kosztów i wskaźników urządzeń. W związku z tym koszt benzyny jest odpisywany na podstawie czeków kasjerów, kuponów lub innych dokumentów na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność przejazdu. Obecność niewypełnionych wymagań w ujednoliconych formach jest niedozwolona.

Jednocześnie zwracamy uwagę na fakt, że przepisy te dotyczą tylko organizacji transportu drogowego. Jeśli chodzi o pozostałe organizacje, mogą one opracować własny wzór listu przewozowego, który musi odzwierciedlać wszystkie szczegóły określone w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ "O rachunkowości", a mianowicie:

a) nazwa dokumentu;

b) data sporządzenia dokumentu;

c) nazwę organizacji, w imieniu której dokument został sporządzony;

e) instrumenty pomiarowe transakcji biznesowej pod względem fizycznym i pieniężnym;

f) nazwiska osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej rejestracji;

g) osobiste podpisy tych osób.

3. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 14.11.2006 N 20-12 / 100253

Pytanie : Czy organizacja, która nie wykonuje przewozów, ma prawo posługiwać się samodzielnie opracowanym listem przewozowym w celu uwzględnienia kosztów zakupu paliw i smarów (paliw i smarów) przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym?

Odpowiedź : […] Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowania, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej i tylko dla dokumentów, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, ustalane są pewne obowiązkowe dane.

Tak więc, jeśli forma konkretnego podstawowego dokumentu księgowego jest przewidziana w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, to aby zaakceptować ten dokument do księgowania jako dokument potwierdzający zakończenie określonej transakcji biznesowej, należy go sporządzić w formie zawartej w tych albumach.

Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 N 78 „O zatwierdzeniu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy maszyn budowlanych i mechanizmów, pracy w transporcie drogowym” zatwierdzono formularze listu przewozowego dla maszyn budowlanych, samochodów osobowych i ciężarowych. Formularze te są obowiązkowo stosowane przez wyspecjalizowane i samochodowe organizacje transportowe.

W przypadku pozostałych organizacji, zgodnie z Pismem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.02.2006 N 03-03-04 / 1/129, mogą one opracować własny wzór listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki w postaci paliwa i smarów. W tej formie konieczne jest odzwierciedlenie wszystkich szczegółów przewidzianych w ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ, a mianowicie:

Tytuł dokumentu;

Datę sporządzenia dokumentu;

Nazwa organizacji, w imieniu której dokument został sporządzony;

Przyrządy pomiarowe transakcji biznesowych pod względem fizycznym i pieniężnym;

Nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej rejestracji;

Osobiste podpisy tych osób.

Jednocześnie dokumenty pierwotne powinny być sporządzane w taki sposób i z taką regularnością, aby na ich podstawie można było ocenić zasadność poniesionego wydatku.

Ponadto samodzielnie opracowany formularz listu przewozowego musi koniecznie zawierać informacje o lokalizacji pojazdu. Takie dane pozwalają ocenić fakt wykorzystania samochodu przez pracowników organizacji do celów służbowych.

Jak wynika ze wspomnianego pisma Ministerstwa Finansów Rosji, list przewozowy, który w szczegółach nie zawiera informacji o lokalizacji pojazdu, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika z tytułu użytkowania paliw i smarów.

Uwaga: jeśli organizacja korzysta z samodzielnie opracowanego formularza listu przewozowego, jego formularz należy podać w polityce rachunkowości.

W związku z tym organizacja, która nie jest organizacją wyspecjalizowaną ani transportową, może skorzystać z niezależnie opracowanego listu przewozowego zawierającego wszystkie powyższe wskaźniki i zapisanego w polityce rachunkowości dla odpowiedniego okresu podatkowego.

4. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 25.07.2005 N 20-12 / 53147

Pytanie : Czy konieczne jest, aby organizacja posługiwała się ujednoliconym formularzem „List przewozowy samochodu osobowego” w celu opodatkowania zysków w celu potwierdzenia ekonomicznej wykonalności wydatków poniesionych na eksploatację samochodu?

Odpowiedź : [...] Uchwała Goskomstatu Rosji z 28.11.1997 N 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn budowlanych i mechanizmów, pracy w transporcie drogowym” (dalej - uchwała N 78) zatwierdziła list przewozowy samochodu osobowego (formularz Nr 3).

Zgodnie z ust. 2 uchwały nr 78, list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym do rozliczania ruchu pojazdów osobowych i podstawą naliczania wynagrodzeń kierowców.

Tym samym każda organizacja korzystająca w swojej działalności z lekkiego transportu samochodowego zobowiązana jest do prawidłowego i kompletnego sporządzania listów przewozowych samochodu osobowego, zawierających niezbędne informacje o użytkowaniu samochodu osobowego, w szczególności informacje o zużyciu paliw i smarów.

Nieprawidłowe lub niepełne wypełnienie wszystkich danych (zużycie paliwa w oparciu o markę paliwa, wskaźniki zużycia i rzeczywiste zużycie) ustalonej formy podstawowej dokumentacji księgowej (w tym przypadku listu przewozowego samochodu osobowego) może prowadzić do zniekształcenia informacji wymaganych do księgowości i rozliczeń podatkowych. główne wskaźniki pracy transportu drogowego, które są wykorzystywane przez organizację przy realizacji działań, w tym zużycie paliw i smarów do celów produkcyjnych.

Głównymi wskaźnikami określającymi ilość zużytego paliwa (POL), którego koszty nabycia podlegają rozliczeniu dla celów podatku dochodowego, są:

Rzeczywista długość trasy w ciągu dnia roboczego lub zmiana kierowcy;

Rzeczywisty przebieg samochodu według danych prędkościomierza z dnia roboczego lub zmiany;

Rzeczywiste zużycie paliwa (benzyny) na 100 km w ciągu dnia roboczego lub zmiany;

Wskaźniki zużycia paliwa (benzyny) na 100 km na podstawie zatwierdzonych norm Ministerstwa Transportu lub parametrów technicznych konkretnego pojazdu (zgodnie z dokumentacją techniczną pojazdu).

W konsekwencji koszty można rozliczać na podstawie dokumentów zawierających dane o faktycznym przebiegu, rzeczywistym zużyciu paliw i smarów, a także potwierdzających produkcyjny charakter trasy pojazdu. Takim dokumentem, który najpełniej odzwierciedla podane dane, jest list przewozowy samochodu.

5. Pismo Federalnej Służby Statystycznej z dnia 03.02.2005 r. N ИУ-09-22 / 257 „W sprawie procedury korzystania z listów przewozowych samochodu osobowego”

Zgodnie z ustawą federalną z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości” (klauzula 2, artykuł 9), podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do księgowania, jeśli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej.

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78 w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji, Ministerstwem Gospodarki Rosji, Ministerstwem Transportu Rosji, w ramach zestawu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszelkich form własności prowadzących działalność w zakresie eksploatacji pojazdów (samochodów ciężarowych, samochodów osobowych, w tym pojazdów służbowych, specjalistycznych i taksówek) i jest obowiązkowe.

Zgodnie z Instrukcją składania wniosku i wypełniania tego formularza jest to podstawowy dokument rozliczeniowy za eksploatację pojazdów osobowych i podstawę do wyliczenia wynagrodzenia kierowcy. W takim przypadku list przewozowy jest wystawiany tylko na jeden dzień lub zmianę. Na dłuższy okres wydawany jest w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Jeśli chodzi o opis trasy na liście przewozowym, związany z wykonywaniem zadań transportowych lub usługowych, jest on odnotowywany we wszystkich punktach pojazdu.

Sekcja „Ruch paliwa” jest wypełniona w całości według wszystkich szczegółów, w oparciu o rzeczywiste koszty i wskaźniki urządzeń. W związku z tym koszt benzyny odpisuje się na podstawie paragonów gotówkowych, kuponów lub innych dokumentów na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność biegu.

Należy pamiętać, że nie można mieć pustych rekwizytów w ujednoliconych formularzach. Zgodnie z obowiązującymi ramami regulacyjnymi (ustawa federalna „o rachunkowości” oraz rozporządzenie o rachunkowości i rachunkowości w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n) odpowiedzialność za prawidłowość danych zawartych w dokumentach, ich poprawność rejestrację, a także terminowe i prawidłowe zestawienie podstawowych dokumentów księgowych ponoszą osoby, które utworzyły i podpisały te dokumenty.

Formularz listu przewozowego samochodu osobowego (formularz 3)

Źródło / oficjalny dokument: Zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystyki Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78

Nazwa dokumentu: Wzór formularza nr 3 (OKUD 0345001)
Format: .doc
Rozmiar: 94 kb

Dziś rzadko zdarza się, że widzi się przedsiębiorstwo lub firmę, która nie używa samochodu do celów służbowych. Potrzeba zaczęła rosnąć, gdy koszty organizacji zaczęły rosnąć. Na różne wyjazdy o charakterze pracowniczym konieczne jest posiadanie formy listu przewozowego samochodu osobowego.

Co to za dokument

List przewozowy jest głównym dokumentem do tworzenia podstawowej księgowości, która wraz z TTN kontroluje kryteria dla samochodu i kierowcy podczas transportu produktów. Ponadto papier pozwala poprawnie obliczyć wynagrodzenie kierowcy, a także zapewnić ostateczny rachunek za przewóz towaru. Wydawany jest przez dyspozytora w jednym egzemplarzu raz na zmianę. Forma listu przewozowego samochodu osobowego jest następująca:

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej zadekretowało, że konieczne jest użycie formularza listu przewozowego 3. Dekret ten został utworzony 28.11.97 №78. Jeśli jednak firma nie czuje się komfortowo, może opracować własną wersję. Dokument zawiera informacje o następującym charakterze:

• data odbioru i numer;
• dane osobowe kierowcy;
• szczegóły kontaktu;
• charakterystyka pojazdu;
• co jest tłumaczone i krótka identyfikacja towaru.

Przygotowując niezależny formularz, musisz znać następujący formularz do wypełnienia:

• nie ma potrzeby umieszczania pieczęci firmy, w której zarejestrowano samochód;
• należy wpisać datę i godzinę inspekcji;
• obowiązkowe jest wskazanie daty i godziny odlotu samochodu podczas lotu;
• kierowca musi mieć przy sobie dokumentację medyczną dotyczącą jego stanu zdrowia.

Formularz listu przewozowego samochodu można bezpłatnie pobrać na naszej stronie internetowej.

Stosowanie listu przewozowego

W przypadku długich podróży wymagany jest list przewozowy. Powinien być używany w następujących przypadkach:

• podczas transportu ludzi do różnych krajów;
• podczas transportu produktów handlowych i ciężkich ładunków.

Zaletą tego arkusza jest to, że po przedstawieniu tego dokumentu działowi księgowości, odliczają koszty benzyny oraz paliw i smarów. W związku z tym kierowca może pracować przy swoim pojeździe, a otrzyma rekompensatę za wszystkie koszty gotówkowe za paliwo.

Poddanie się

Kiedy kierowca wraca z podróży, musi podpisać dokument w kolumnie „Samochód przekazany”. Następnie pojazd i papier trafiają do mechanika. On z kolei pobiera wszystkie odczyty prędkościomierza, a także sprawdza pozostałą benzynę w zbiorniku. Po dokładnym sprawdzeniu wszystkich uzupełnionych danych podpisuje. Ponadto formularz jest przekazywany dyspozytorowi, który jest poświadczony podpisem i wskazaniem godziny i daty przybycia.

Aby móc korzystać z samochodów będących własnością firmy lub pozostających w jej dyspozycji, kierowca musi mieć przy sobie podczas podróży list przewozowy. Jest on nie tylko uwzględniony w obowiązkowych formularzach, o które proszą inspektorzy drogowi podczas kontroli, ale jest podstawowym formularzem rozliczania eksploatacji samochodu i podstawą wyliczenia wynagrodzenia kierowcy oraz odpisania paliwa.

List przewozowy samochodu wypełnia dyspozytor lub w przypadku jego nieobecności księgowy. Dokument ten należy sporządzać codziennie, zwłaszcza w firmach przewozowych. Jeżeli dzień pracy w firmie składa się z kilku zmian, wówczas wskazane jest wypełnienie listów przewozowych dla każdego kierowcy (zmiany).

W małych przedsiębiorstwach, w których firma ma tylko oficjalny transport (na przykład samochód kierownika), można wyodrębnić ten formularz na kilka dni. Ponadto jeden dokument może zostać wydany na długi okres, jeśli samochód jest używany do podróży służbowej.

Obecnie forma listu przewozowego może zostać opracowana przez przedsiębiorstwo samodzielnie, z uwzględnieniem specyfiki jego działalności. Musi jednak zawierać obowiązkowe dane podane w formularzach księgowych. Zasadniczo stosowany jest standardowy formularz międzysektorowy nr 3, zatwierdzony przez Państwowy Komitet Statystyczny.

Wystawiony dokument zostaje wpisany do księgi biletów, zgodnie z którym nadawany jest mu kolejny numer. Następnie jest przekazywany kierowcy.

Wychodząc z garażu na liście przewozowym musi wpisać się mechanik, który sprawdza sprawność auta, wskazania prędkościomierza oraz poziom paliwa w zbiorniku.

Wykonując obowiązki służbowe kierowca na drugiej stronie listu przewozowego odzwierciedla odwiedzane przez siebie miejsca, rejestrując informacje o czasie i przejechanych kilometrach.

Po przybyciu do warsztatu samochód jest sprawdzany przez technika, sprawdza jego sprawność, zapisuje odczyty prędkościomierza i przemieszczenia w zbiorniku w odpowiednich kolumnach, a następnie potwierdza list przewozowy.

Pracownik przekazuje ten dokument do dyspozytorni, gdzie specjalista oblicza go i zapisuje w dzienniku rejestracji.

Próbka wypełnienia listu przewozowego samochodu osobowego

Przyjrzyjmy się bliżej, jak wypełnić list przewozowy.

Wypełnienie z przodu

Nad firmowym stemplem, pod numerem (w razie potrzeby seria) i datą dokumentu.

W kolejnej kolumnie należy podać nazwę firmy, jej adres oraz numer telefonu. Odzwierciedla również kod rejestracyjny firmy w organach statystycznych ().

Następnie dyspozytor wpisuje markę samochodu, jego numer stanu, inwentarzowy identyfikator warsztatu.

Pełne imię i nazwisko znajduje się w odpowiednim wierszu. kierowca, numer personelu, szczegóły dotyczące prawa jazdy, jeśli dotyczy - klasa.

Kolejna część listu przewozowego jest wypełniana, jeśli firma specjalizuje się na przykład taksówką. W przypadku takich firm wymagana jest rejestracja kart licencyjnych, tutaj należy podać ich dane.

Dyspozytor ustala zadanie dla kierowcy i podaje dokładny adres dostawy samochodu. Następnie specjalista podpisuje dokument i przekazuje go kierowcy.

W dokumencie przewidziano specjalną sekcję dla mechanika, w której odnotowuje on sprawność samochodu i odczyty prędkościomierza, równowagę w zbiorniku i podpisuje to swoim pełnym imieniem i nazwiskiem. Kierowca również podpisuje się poniżej, aby otrzymać samochód z odszyfrowaniem jego danych osobowych.

Podczas tankowania pracownik odzwierciedla ilość zatankowanego paliwa, swoją markę. Pracownik stacji może wpisać potwierdzenie przy wysiedleniu.

Dyspozytor wskazuje faktyczną datę i godzinę powrotu do warsztatu, w razie potrzeby odnotowując przestoje, opóźnienia itp.

Po powrocie kierowca oddaje auto mechanikowi, który sprawdza jego stan, odnotowuje stan zbiornika na koniec dnia pracy oraz licznik kilometrów. Na potwierdzenie odbioru auta technik składa swój podpis, a przekazujący go szofer - swój.

Wypełnienie z tyłu

Na odwrocie dokumentu kierowca osobiście wypełnia informacje o przebiegu realizacji zlecenia, wskazując miejsca wyjazdu i przeznaczenia wraz z dekodowaniem okresu czasu i przejechanych kilometrów. Pracując z osobami trzecimi, mogą podpisać kontrakt z kierowcą na wykonanie zadania przed jego zapisami.

U dołu dokumentu dyspozytor oblicza całkowitą liczbę przepracowanych godzin dziennie oraz przebieg na podstawie prędkościomierza. W zależności od stosowanego systemu wynagrodzeń ustala wynagrodzenie pracownika i przekazuje list przewozowy po wpisaniu go do księgi ewidencyjnej do działu księgowości. Urzędnik potwierdza podpisem poprawność obliczeń.

Przykład wypełnienia listu przewozowego można zobaczyć poniżej.

Niuanse

Poprawność tego dokumentu jest bardzo ważna dla uwzględnienia kosztów paliwa w wydatkach dla celów podatkowych. To on jest głównym dokumentem, o który proszą inspektorzy podczas inspekcji.

W przypadku wielu przedsiębiorstw na liście przewozowym wymagany jest znak przejścia badań lekarskich przed podróżą i po podróży.