Działania wielu organizacji nie mogą być prowadzone bez użycia transportu, co wymaga znacznych nakładów na naprawę i konserwację.

Do każdej pozycji kosztowej w dowolnym biurze na pewno będziesz potrzebować dokumentów dowodowych. Aby uzasadnić koszty, które powstały podczas eksploatacji auta służbowego, będziesz musiał wystawić list przewozowy na samochód osobowy. Forma tego dokumentu została zatwierdzona przez rząd rosyjski w 1997 roku.

Każda organizacja zajmująca się transportem ładunków i pasażerów musi posiadać list przewozowy dla pojazdów. Jest to również konieczne w celu obniżenia podatków płaconych od samochodu.

Do czego służy list przewozowy?

List przewozowy to dokument, który posiada specjalną zatwierdzoną formularz numer 3 i jest sporządzony według specjalnych zasad, które są wskazane w wykazie dotyczącym procedury uiszczania opłat za przewóz lekkim transportem. W zależności od rodzaju pojazdu formularze dokumentów są wypełniane w różny sposób.

Dla prawidłowego rozliczania przewozów drogowych konieczne będzie prowadzenie ewidencji listów przewozowych z zatwierdzonym wykazem nr 8. Listy przewozowe są rejestrowane w dzienniku, następnie dyspozytor spisuje numer i datę wystawienia dokumentu, umieszcza swój podpis przed każdym z nich.

Podczas korzystania z transportu towarowego konieczne jest wystawienie listu przewozowego i wypełnienie listu przewozowego zgodnie z formularzem nr 4.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji nr 68 z 2000 r. Wszystkie przedsiębiorstwa muszą wystawiać listy przewozowe podczas wykonywania transportu.

W tym celu stosuje się następujące formularze:

• PL-1 (samochody).
• PG-1 (transport towarowy).
• PA-1 (magistrala).

Rejestracja listu przewozowego samochodu osobowego

List przewozowy to niezwykle ważny dokument dla samochodu osobowego. Tylko on daje pisemną gwarancję, że samochód jest sprawny. Może być również wymagany do sporządzenia sprawozdania finansowego w agencji rządowej lub dla indywidualnego przedsiębiorcy, dla którego pracuje właściciel samochodu.

Informacje na liście przewozowym pokazują koszty paliwa, które mają wpływ na wysokość podatku. Dokument musi wypełnić mechanik lub dyspozytor. Następnie wystawiony list przewozowy jest wydawany kierowcy pojazdu.

Nowy dokument musi być wystawiony na każdy dzień roboczy. Jeśli pracownik jest wysyłany w podróż służbową samochodem służbowym, list przewozowy jest dostarczany na określoną liczbę dni.

Jak wypełnić list przewozowy samochodu

List przewozowy wydawany jest kierowcy (pracownikowi określonej firmy) jeszcze przed rozpoczęciem dnia roboczego. Dokumentowi przypisywany jest określony numer i seria oraz data. Kierowca musi to podpisać.

W liście przewozowym wskaż konkretną markę samochodu na podstawie tytułu. Wskazany jest również znak państwowy. Numer osobowy instytucji lub firmy oraz inicjały kierowcy muszą być zawarte na liście przewozowym. W innej kolumnie podaj numer prawa jazdy.

W liście przewozowym znajduje się kolumna z nazwą „technicznie sprawny”. Zapisuje się w nim wartość prędkościomierza, ale dopiero po sprawdzeniu samochodu przez mechanika. Kapitan musi złożyć swój podpis, potwierdzając tym samym przydatność samochodu. Jeśli licencjonowany rodzaj transportu odbywa się samochodem, na pewno będziesz musiał wypełnić linie na karcie licencyjnej.

Przed wyjazdem każdy kierowca otrzymuje określone pisemne zlecenie, w którym wskazuje nazwę organizacji będącej właścicielem pojazdu. Arkusz wskazuje konkretną godzinę, w której kierowca wyszedł z garażu. Marka paliwa, kod i pojemność to dane, które należy wpisać na przedniej stronie formularza podróżnego.

Na pozostałe paliwo znajduje się specjalna kolumna. Informacje te są wprowadzane do listu przewozowego dopiero na koniec dnia roboczego. Zużycie zgodne z normą obliczane jest na podstawie odczytów przebiegu. Po określeniu tych danych będzie wyraźnie widoczne nadmierne zużycie paliwa lub jego oszczędności. Dokument opatrzony jest pieczęcią firmy będącej właścicielem samochodu.

Po wypełnieniu przedniej strony list przewozowy, możesz przejść na odwrotną stronę. Zawiera dane dotyczące rachunkowości. W sekcji „Wynik pracy samochodu na zmianę” należy wpisać wysokość wynagrodzenia. Jeśli jest obliczany na podstawie godzin, przepracowanych godzin i całkowitego wyniku, są wskazane w specjalnej komórce. Jeśli płatność jest akordowa, musisz najpierw obliczyć przebieg.

Nad kolumną płac znajduje się specjalna tabela, w której wpisuje się adresy punktów wyjazdu i przyjazdu transportu, czas spędzony na przeprowadzce. Kolumna „kod klienta” jest wypełniana tylko wtedy, gdy pojazd jest używany do obsługi klientów zewnętrznych.

Wideo: jak wypełnić list przewozowy na samochód

Niektóre organizacje opracowują własne formularze do przetwarzania podstawowej dokumentacji. Tylko organizacje budżetowe i transportowe są zobowiązane do posługiwania się ujednoliconym listem przewozowym w formie nr 3.

Wzór listu przewozowego samochodu osobowego (formularz 3)

Źródło / oficjalny dokument: Zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78

Nazwa dokumentu: Formularz standardowy nr 3 (OKUD 0345001)
Format:.doc
Rozmiar: 94 KB

Dziś rzadko spotyka się firmę lub firmę, która nie wykorzystuje samochodu do celów służbowych. Potrzeba zaczęła rosnąć, gdy zaczęły rosnąć koszty organizacji. W przypadku różnych podróży o charakterze roboczym konieczne jest posiadanie formy listu przewozowego samochodu osobowego.

Co to za dokument

List przewozowy jest głównym dokumentem do tworzenia podstawowej księgowości, który wraz z TTN podczas transportu produktów kontroluje kryteria dotyczące samochodu i kierowcy. Ponadto papier pozwala na prawidłowe obliczenie wynagrodzenia dla kierowcy, a także zapewnienie ostatecznego rachunku za przewóz towaru. Wydawany jest przez dyspozytora w jednym egzemplarzu raz na zmianę. Wzór formularza listu przewozowego dla samochodu osobowego jest następujący:

Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej zdecydowało, że konieczne jest użycie formularza listu przewozowego 3. Dekret ten powstał 28.11.97 №78. Jeśli jednak firma nie czuje się komfortowo z jej używaniem, może opracować własną wersję. Dokument zawiera informacje o następującym charakterze:

• data i numer odbioru;
• dane osobowe kierowcy;
• Szczegóły kontaktu;
• charakterystyka samochodu;
• co jest tłumaczone i krótka identyfikacja towaru.

Podczas sporządzania niezależnego formularza musisz znać następujący formularz wypełniania:

• Pieczęć firmy, w której zarejestrowany jest samochód, nie musi być umieszczana;
• należy wpisać datę i godzinę inspekcji;
• obowiązkowe jest podanie w locie daty i godziny odlotu samochodu;
• kierowca musi mieć przy sobie dokumentację medyczną swojego stanu zdrowia.

Formularz listu przewozowego samochodu można pobrać bezpłatnie na naszej stronie internetowej.

Stosowanie listu przewozowego

W przypadku długich podróży wymagany jest list przewozowy. Musi być używany w następujących przypadkach:

• przy transporcie osób do różnych krajów;
• podczas transportu produktów rynkowych i ciężkich ładunków.

Zaletą tego arkusza jest to, że po przedstawieniu tego dokumentu w dziale księgowości odliczają koszty benzyny oraz paliw i smarów. W związku z tym kierowca może pracować w swoim pojeździe, a wszystkie koszty gotówkowe za paliwo zostaną mu zrekompensowane.

Reszta

Po powrocie z podróży kierowca musi podpisać dokument w rubryce „Samochód przekazany”. Następnie pojazd i papier są przekazywane mechanikowi. On z kolei pobiera wszystkie odczyty prędkościomierza, a także sprawdza pozostałą benzynę w zbiorniku. Po dokładnym sprawdzeniu wszystkich uzupełnionych danych podpisuje je. Ponadto formularz jest przekazywany dyspozytorowi, który jest poświadczony podpisem oraz wskazaniem godziny i daty przybycia.

1. informacje ogólne
2. Procedura aplikacji
3. Linki do pobrania pustego formularza i przykładowego wypełnienia formularza
4. Linki do publikacji na temat stosowania formularza

Który temat jest używany

Stosują go osoby prawne wszystkich form własności, które użytkują pojazdy mechaniczne i są nadawcami i odbiorcami towarów przewożonych transportem drogowym.

Istnieją dwa punkty widzenia w tej kwestii: 1) list przewozowy jest używany przez wszystkie organizacje, które posiadają pojazdy lekkie, w tym oficjalne; 2) list przewozowy stosują wyłącznie wyspecjalizowane organizacje, dla których eksploatacja samochodu jest rodzajem ich działalności.

Pierwszy punkt widzenia był szeroko stosowany przez Federalną Służbę Podatkową Rosji dla Moskwy w 2005 roku. Drugi punkt widzenia stał się ostatnio bardziej rozpowszechniony ze względu na stanowisko Ministerstwa Finansów Rosji, sądów arbitrażowych, a także później ( po 2005 r.) wyjaśnienia Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy ...

Ile kopii jest kompilowanych

Opracowany w jednym egzemplarzu.

Który z pracowników jest

Wydawane przez dyspozytora lub osobę upoważnioną.

Wskaźniki wydajności pojazdu wypełnia kierowca.

Kalkulację przeprowadza upoważniona osoba lub dyspozytor.

Co potwierdza

Po pierwsze, jest podstawowym dokumentem rozliczającym eksploatację lekkich pojazdów.

Po drugie, jest podstawą naliczania wynagrodzenia kierowcy.

Procedura aplikacji

List przewozowy samochodu osobowego wystawia w jednym egzemplarzu dyspozytor lub osoba upoważniona.

List przewozowy jest ważny tylko przez jeden dzień lub zmianę. Na dłuższy okres wydawany jest tylko w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Podczas pracy kierowcy jest przy nim list przewozowy. Informacje o trasie i czasie przejazdu wypełnia również kierowca.

Mechanik potwierdza fakt odejścia i zwrotu auta.

Dyspozytor lub osoba upoważniona dokonuje rejestracji listu przewozowego.

List przewozowy musi zawierać numer seryjny, datę wystawienia, pieczęć i pieczęć organizacji będącej właścicielem samochodu.

Składowanie

List przewozowy jest przechowywany w dziale księgowości organizacji.

Jakie dodatkowe dokumenty są sporządzane przy wystawianiu listu przewozowego

Podczas sporządzania listu przewozowego wypełniany jest odpowiedni wiersz rejestru ruchu listów przewozowych (formularz N 8).

Praktyka arbitrażowa

Praktyka arbitrażowa w sporach podatkowych

1. Koszty utrzymania pojazdów służbowych uwzględniają organizacje niewyspecjalizowane, niezależnie od tego, czy posiadają list przewozowy sporządzony zgodnie z ujednoliconym formularzem nr 3, ponieważ formularz ten jest obowiązkowy tylko dla organizacji transportu samochodowego (Uchwały FAS MO z dnia 05.11.2007 (14.05.2007) N KA-A40 / 2612-07 oraz od 19.03.2007 (26.03.2007) N KA-A40 / 1804-07).

Inspektorat uważa, że ​​firma bezprawnie, bez potwierdzenia prawidłowo sporządzonymi dokumentami, zaliczyła w wydatkach na opodatkowanie zysków koszty paliwa i smarów do pojazdów służbowych.

Podczas sprawdzania dowodów przez sądy ustalono, że wniosek organu podatkowego nie odpowiadał faktycznym okolicznościom, ponieważ wydatki spółki na zakup paliw i smarów za lata 2003-2005 były potwierdzone wpływami gotówkowymi, zaliczkami z wydatkowania środków otrzymanych przez kierowców (w latach 2003 - listopad 2004), paliwa i smary były kupowane przez kierowców za gotówkę; wydatki za listopad 2004 - 2005, kiedy zakupiono paliwa i smary na podstawie umowy dostawy z dnia 01.11.2004 N 0-46/2004, potwierdzone są aktami przyjęcia i przekazania paliw i smarów, wezwaniami do zapłaty za paliwa i smary. Ponieważ paliwa i smary były kupowane bezpośrednio przez kierowców spółki od osób trzecich, a nie były wystawiane przez spółkę, ta ostatnia nie wystawiała faktur za wystawienie paliw i smarów oraz pokwitowań.

Ponadto firma korzystała ze specjalnie opracowanego i zatwierdzonego Zarządzeniem Dyrektora Generalnego z dnia 01.07.2002 r. N 1-l formularza listu przewozowego, który odzwierciedlał niezbędne dane księgowe do określenia kosztów paliw i smarów.

Zatwierdzony formularz N 3 „List przewozowy samochodu osobowego”. Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78, którego niespójność wykazała list przewozowy wnioskodawcy podczas kontroli, został opracowany dla organizacji transportu drogowego (do których wnioskodawca nie ma zastosowania) do celów rachunkowości za eksploatację pojazdów i naliczanie wynagrodzeń kierowcom i ma charakter rekomendacyjny, a nie obowiązkowy, co potwierdzają wyjaśnienia zawarte w pismach Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.09.2005 r. N 03-03-04/1/214, Ministerstwo Finansów Rosji z dnia 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 z dnia 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 i z dnia 03.02.2006 N 03-03-04/2/23.

W takich okolicznościach na podstawie ust. 11 s. 1 art. 264 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej, biorąc pod uwagę cel produkcji nabytych paliw i smarów, sądy doszły do ​​prawidłowego wniosku, że spółka słusznie uwzględniła koszty paliw i smarów w wydatkach uwzględnianych przy opodatkowaniu zyski.

2. Gdy pracownicy organizacji, którzy nie są kierowcami, używają pojazdów służbowych do celów produkcyjnych, sporządzenie listu przewozowego w ujednoliconej formie nr 3 nie jest obowiązkowe, ponieważ ten formularz jest przeznaczony dla organizacji transportu drogowego, a wynagrodzenia dla tych pracowników są nie naliczane w związku z przejazdem samochodem, ale z innych przyczyn (Uchwała FAS SZO z dnia 05.04.2004 N A56-22408/03).

W opinii inspektoratu skarbowego firma bezprawnie zaliczyła koszty zakupu benzyny do kosztów produkcji, ponieważ listy przewozowe samochodów dostarczonych przez firmę, z naruszeniem ust. 2 Instrukcji składania wniosków i wypełniania zatwierdzonych formularzy uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 (dalej - Instrukcje), nie są wydawane na każdy dzień, ale na koniec miesiąca i nie zawierają wszystkich niezbędnych szczegółów.

Sądy, wychodząc naprzeciw żądaniom społeczeństwa, potwierdziły legalność działań podatnika, a instancja kasacyjna uznaje takie rozstrzygnięcie sądów za zgodne z prawem.

Warunkiem przypisania kosztów paliw i smarów do kosztów produktów (robot, usług) jest posiadanie prawidłowo sporządzonych dokumentów pierwotnych potwierdzających rzeczywiste koszty zakupu paliw i smarów oraz cele produkcyjne eksploatacji pojazdu. Takimi dokumentami są z reguły listy przewozowe, a także paragony kasowe stacji benzynowych, inne dokumenty pozwalające ustalić koszt zakupionych paliw i smarów.

Jak wynika z materiałów sprawy, listy przewozowe, na podstawie których spółka zaliczała koszty zakupu benzyny do kosztów usług, zostały sporządzone prawidłowo.

Sąd kasacyjny odrzuca jako bezzasadny argument organu podatkowego o naruszeniu przez spółkę klauzuli 2 Instrukcji składania wniosków i wypełniania formularzy zatwierdzonych Dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78, ponieważ Listy przewozowe samochodów sporządzonych przez firmę nie są wystawiane na każdy dzień lub zmianę, ale na miesiąc.

Zgodnie z określoną uchwałą list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym do rozliczania operacji przewozu osób i podstawą naliczania wynagrodzeń. W tym przypadku pracownicy firmy, którzy korzystają z samochodów wyłącznie na potrzeby społeczności, nie są kierowcami, a wynagrodzenie jest od nich pobierane z innych powodów. Zatwierdzony formularz jest przeznaczony przede wszystkim do rozliczania operacji związanych z transportem towarów przez przedsiębiorstwa transportu drogowego oraz rejestracji transakcji handlowych ze stronami trzecimi.

Sądy pierwszej instancji i apelacji na podstawie analizy dokumentów uznały wydatki spółki na eksploatację samochodów jako udowodnione w przepisowy sposób.

Wydatki te potwierdzają faktury, zaliczki, faktury, wezwania do zapłaty za paliwo i smary, paragony i zestawienia stacji benzynowych, umowy sprzedaży produktów naftowych.

Produkcyjny charakter tych wydatków jest uzasadniony zamówieniami w sprawie trybu i warunków udostępniania pojazdów służbowych pracownikom firmy na cele produkcyjne, zgodnie z którymi pojazdy były udostępniane tylko tym pracownikom, których praca ma charakter podróży, a także np. poprzez postanowienia dotyczące trybu użytkowania pojazdów służbowych, w których zapisana jest „Polityka dotycząca pojazdów służbowych”, w której ustalane są zasady udostępniania i używania samochodów służbowych do celów produkcyjnych, a używanie pojazdów do celów osobistych jest zabronione.

3. Przedsiębiorca indywidualny eksploatujący pojazd ma prawo do potwierdzenia kosztów zakupu paliw i smarów listami przewozowymi o ujednoliconym formularzu nr 3.

Brak listów przewozowych zgodnie z formularzami NN PL-1 i PG-1, zatwierdzonymi rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 czerwca 2000 r. N 68, sam w sobie nie jest powodem odmowy uwzględnienia kosztów (Uchwała FAS VCO z 09.11.2007 N A19-2439/07-33-F02-5298/07).

Podstawą dodatkowego naliczania podatku było nieuzasadnione w ocenie inspekcji podatkowej przypisanie wydatków na zakup paliw i smarów.

Spełniając postawione wymagania przedsiębiorcy w zakresie zaliczania do wydatków kosztów zakupu paliw i smarów, sąd wskazał, że skoro podatnik przedstawił wpływy pieniężne stacji benzynowych i listów przewozowych, koszty te zostały racjonalnie zaliczone do wydatków w celu opodatkowania dochodu osób.

Wskazany wniosek sądu polubownego pierwszej instancji jest prawidłowy.

Zgodnie z art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości” wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być sformalizowane za pomocą dokumentów potwierdzających. Dokumenty te służą jako podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Pierwotne dowody księgowe są przyjmowane do księgowania, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej.

Podatnik złożył do kontroli podatkowej, aw przypadku materiałów, listy przewozowe samochodu osobowego o typowej międzysektorowej formie nr 3, zatwierdzone Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 „O zatwierdzeniu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn i mechanizmów budowlanych, pracy w transporcie drogowym”...

Sąd ustalił, że przedłożone przez przedsiębiorcę dokumenty zawierają wszystkie niezbędne szczegóły i dane potwierdzające stosowanie paliw i smarów w działalności gospodarczej podatnika.

Powiązanie wnioskodawcy skargi kasacyjnej o niezgodność dokumentów złożonych przez podatnika (listy przewozowe i rejestry kierowcy ciągnika) z przepisami Rozporządzenia Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 czerwca 2000 r. N 68 „W sprawie wprowadzenia dokumentów podróży dla przedsiębiorców indywidualnych wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym”, przyjęta w celu zapewnienia bezpiecznego funkcjonowania transportu drogowego, nie została zasadnie zaakceptowana przez sąd uznając sprawę za niepodważalną ponoszenia kosztów i ich związku z działalnością gospodarczą podatnika.

Zgodnie z częścią 1 art. 65 Kodeksu postępowania arbitrażowego Federacji Rosyjskiej, każda osoba uczestnicząca w sprawie musi udowodnić okoliczności, do których powołuje się jako podstawa swoich roszczeń i zastrzeżeń. Obowiązek wykazania okoliczności, które posłużyły za podstawę do przyjęcia przez organy państwowe, organy samorządu terytorialnego, inne organy, funkcjonariuszy zaskarżonych aktów, decyzji, czynności (bezczynności) spoczywa na odpowiednim organie lub funkcjonariuszu.

Inspekcja skarbowa ani w trakcie kontroli, ani w trakcie rozpatrywania sprawy w sądzie nie wykazała nieścisłości danych odzwierciedlonych w przedłożonych przez podatnika dokumentach księgowych, rozbieżności między tymi danymi a wskaźnikami zużycia paliw i smary, ich brak związku z działalnością przedsiębiorcy.

Komentarze urzędników

1. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.02.2006 N 03-03-04 / 1/129

Pytanie : Organizacja nie świadczy usług transportowych. W personelu organizacji nie ma stanowiska kierowcy. Zgodnie z opisami stanowisk pracownicy korzystają z pojazdów wyłącznie w celach służbowych.

Prosimy o wyjaśnienie następujących kwestii związanych z opracowaniem własnego formularza listu przewozowego:

Czy można wystawić pracownikom bilety podróżne na samochody osobowe raz w miesiącu pierwszego dnia, ważne przez miesiąc?

Czy można nie podawać w listach przewozowych konkretnej lokalizacji pojazdu?

Odpowiedź : Departament Polityki Podatkowej i Taryf Celnych przeanalizował pismo dotyczące dokumentów potwierdzających koszty związane z utrzymaniem pojazdów używanych przez pracowników do wykonywania ich obowiązków służbowych i zgłasza następujące informacje. [...]

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszystkich form własności prowadzących działalność w zakresie eksploatacji pojazdów (ciężarowych, osobowych, w tym służbowych, specjalistycznych i taksówek) i jest obowiązkowa dla organizacji transportu drogowego.

Jeśli chodzi o resztę organizacji, mogą opracować własną formę listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego wydatki poniesione w postaci paliwa i smarów, które muszą odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości”, a mianowicie:

a) nazwę dokumentu;

W przypadku, gdy comiesięczne zestawienie listu przewozowego pozwala na uporządkowanie rozliczenia przepracowanych godzin, zużycia paliw i smarów uważamy, że list przewozowy sporządzany z taką częstotliwością może potwierdzić powyższe wydatki podatnika.

Co do kwestii możliwości niezamieszczenia informacji o miejscu przejazdu samochodu w samodzielnie opracowanym formularzu listu przewozowego, informujemy, że jak już wspomniano, celem sporządzenia tego dokumentu jest m.in. w celu potwierdzenia zasadności zużycia paliw i smarów. Brak w liście przewozowym informacji o konkretnym miejscu podróży nie pozwala na ocenę faktu używania samochodu przez pracowników organizacji do celów służbowych. Takie dane są wymagane i odzwierciedlają treść transakcji biznesowej.

Tym samym, naszym zdaniem, list przewozowy, który w swoich szczegółach nie zawiera informacji o lokalizacji pojazdu, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika na zakup paliwa i smarów.

2. Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 01.08.2005 N 03-03-04 / 1/117

Pytanie : W bilansie organizacji znajduje się samochód, którym jeździ prezes. Koszt benzyny płaci na własny koszt (czeki nie są przekazywane do działu księgowości), a organizacja nie zmniejsza podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od tych wydatków. Czy w takim przypadku kwoty amortyzacji, które są naliczane od pojazdu, mogą być uwzględnione w wydatkach uwzględnianych przy obliczaniu dochodu do opodatkowania? Czy wskazówki dojazdu wypełnione kilometrami i celami podróży (ale bez kosztów benzyny) stanowią dowód, że pojazd jest używany do celów produkcyjnych i zarządczych?

Odpowiedź : [...] W sprawie procedury stosowania listów przewozowych samochodu osobowego informujemy, co następuje.

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28.11.1997 nr 78 jako część zestawu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszystkich form własności prowadzących działalność w zakresie eksploatacji pojazdów (ciężarowych, osobowych, w tym służbowych, specjalistycznych i taksówek) i jest obowiązkowa.

Sekcja „Przepływ paliw” jest wypełniona w całości zgodnie ze wszystkimi wymaganiami na podstawie rzeczywistych kosztów i wskaźników urządzeń. W związku z tym koszt benzyny jest odpisywany na podstawie czeków kasjerskich, kuponów lub innych dokumentów na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność przejazdu. Obecność niewypełnionych wymagań w ujednoliconych formularzach jest niedopuszczalna.

Jednocześnie zwracamy uwagę, że przepisy te dotyczą wyłącznie organizacji transportu drogowego. Jeśli chodzi o pozostałe organizacje, mogą opracować własny formularz listu przewozowego, który musi odzwierciedlać wszystkie szczegóły przewidziane w ust. 2 art. 9 ustawy federalnej z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości”, a mianowicie:

a) nazwę dokumentu;

b) datę sporządzenia dokumentu;

c) nazwę organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;

e) przyrządy pomiarowe transakcji gospodarczej w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

f) imiona i nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej oraz prawidłowość jej rejestracji;

g) imienne podpisy tych osób.

3. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji do Moskwy z dnia 14 listopada 2006 r. N 20-12 / 100253

Pytanie : Czy organizacja, która nie wykonuje transportu ma prawo do korzystania z samodzielnie opracowanej formy listu przewozowego w celu uwzględnienia kosztów zakupu paliw i smarów (paliw i smarów) przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym?

Odpowiedź : [...] Pierwotne dokumenty księgowe są przyjmowane do księgowości, jeżeli są sporządzone według formy zawartej w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej, a tylko dla dokumentów, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, określone są pewne obowiązkowe szczegóły.

Tak więc, jeśli w albumach ujednoliconych form pierwotnej dokumentacji księgowej przewidziana jest forma określonego podstawowego dokumentu księgowego, to aby zaakceptować ten dokument do księgowania jako dokument potwierdzający wykonanie określonej transakcji biznesowej, musi być sporządzone w formie zawartej w tych albumach.

Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z 28.11.1997 N 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy maszyn i mechanizmów budowlanych, praca w transporcie drogowym” zatwierdził formularze listu przewozowego dla maszyn budowlanych, samochody osobowe i ciężarowe. Formy te są obowiązkowo stosowane przez organizacje transportu specjalistycznego i samochodowego.

Jeśli chodzi o pozostałe organizacje, zgodnie z Listem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20 lutego 2006 r. N 03-03-04/1/129, mogą opracować własną formę listu przewozowego lub innego dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki w postaci paliwa i smarów. W określonej formie konieczne jest odzwierciedlenie wszystkich szczegółów przewidzianych w ust. 2 art. 9 ustawy N 129-FZ, a mianowicie:

Tytuł dokumentu;

Data sporządzenia dokumentu;

Nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;

Przyrządy pomiarowe transakcji biznesowej w kategoriach fizycznych i pieniężnych;

Nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji gospodarczej oraz prawidłowość jej rejestracji;

Osobiste podpisy tych osób.

W takim przypadku dokumenty pierwotne powinny być sporządzone w taki sposób iz taką regularnością, aby na ich podstawie można było ocenić zasadność dokonanego wydatku.

Ponadto samodzielnie opracowany formularz listu przewozowego musi koniecznie zawierać informacje o lokalizacji pojazdu. Takie dane umożliwiają ocenę faktu używania samochodu przez pracowników organizacji do celów służbowych.

Zgodnie ze wspomnianym pismem Ministerstwa Finansów Rosji list przewozowy, który nie zawiera informacji o miejscu przejazdu samochodu w ramach jego danych, nie potwierdza wydatków poniesionych przez podatnika na zużycie paliw i smary.

Uwaga: jeśli organizacja korzysta z opracowanego przez siebie formularza listu przewozowego, jego formę należy podać w polityce rachunkowości.

Tak więc organizacja, która nie jest organizacją wyspecjalizowaną lub transportową, może skorzystać z niezależnie opracowanej formy listu przewozowego zawierającego wszystkie powyższe wskaźniki i zapisanego w polityce rachunkowości dla odpowiedniego okresu podatkowego.

4. Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji w Moskwie z dnia 25.07.2005 N 20-12 / 53147

Pytanie : Czy konieczne jest, aby organizacja korzystała z jednolitego formularza „List przewozowy samochodu osobowego” w celu opodatkowania zysków, aby potwierdzić ekonomiczną wykonalność wydatków poniesionych na eksploatację samochodu?

Odpowiedź : [...] Rezolucja Goskomstat Rosji z 28.11.1997 N 78 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania eksploatacji maszyn i mechanizmów budowlanych, pracy w transporcie drogowym” (dalej - Rezolucja N 78 ) zatwierdził list przewozowy samochodu osobowego (formularz N 3).

Zgodnie z klauzulą ​​​​2 rezolucji N 78 list przewozowy jest podstawowym dokumentem księgowym rozliczającym eksploatację lekkich pojazdów i podstawą obliczania wynagrodzeń kierowców.

Tak więc każda organizacja, która w swojej działalności wykorzystuje lekki transport samochodowy, jest zobowiązana do prawidłowego i kompletnego sporządzenia listów przewozowych samochodu osobowego, zawierających niezbędne informacje o użytkowaniu samochodu osobowego, w szczególności informacje o zużyciu paliw i smarów .

Nieprawidłowe lub niepełne wypełnienie wszystkich szczegółów (zużycie paliwa na podstawie marki paliwa, wskaźnika zużycia i rzeczywistego zużycia) ustalonej formy pierwotnej dokumentacji księgowej (w tym przypadku listu przewozowego samochodu osobowego) może prowadzić do zniekształcenia informacji wymagane do rachunkowości i rachunkowości podatkowej główne wskaźniki pracy transportu drogowego, które są wykorzystywane przez organizację w realizacji działań, w tym zużycie paliwa i smarów do celów produkcyjnych.

Główne wskaźniki określające ilość zużytego paliwa (paliw i smarów), których koszty nabycia podlegają rozliczeniu do celów podatku od zysków, to:

rzeczywistą długość trasy na dzień roboczy lub zmianę kierowcy;

Rzeczywisty przebieg samochodu zgodnie z danymi z prędkościomierza za dzień roboczy lub zmianę;

Rzeczywiste zużycie paliwa (benzyny) na 100 km na dzień roboczy lub zmianę;

Wskaźniki zużycia paliwa (benzyny) na 100 km na podstawie zatwierdzonych norm Ministerstwa Transportu lub charakterystyki technicznej konkretnego pojazdu (zgodnie z dokumentacją techniczną pojazdu).

W związku z tym koszty można uwzględnić na podstawie dokumentów zawierających dane o rzeczywistym przebiegu, rzeczywistym zużyciu paliwa i smarów, a także potwierdzających produkcyjny charakter trasy pojazdu. Takim dokumentem, który najpełniej odzwierciedla podane dane, jest list przewozowy samochodu.

5. Pismo Federalnej Służby Statystycznej z 03.02.2005 N ИУ-09-22 / 257 „W sprawie procedury korzystania z listów przewozowych samochodu osobowego”

Zgodnie z ustawą federalną z 21.11.1996 N 129-FZ „O rachunkowości” (klauzula 2 artykułu 9), pierwotne dokumenty księgowe są akceptowane do księgowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych form rachunkowości pierwotnej dokumentacja.

Formularz nr 3 „List przewozowy samochodu osobowego”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78 w porozumieniu z Ministerstwem Finansów Rosji, Ministerstwem Gospodarki Rosji, Ministerstwem Transportu Rosji w ramach zestawu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy w transporcie drogowym, dotyczy osób prawnych wszystkich form własności, prowadzących działalność związaną z eksploatacją pojazdów (ciężarówek, samochodów, w tym pojazdów służbowych , specjalistyczne i taksówki) i jest obowiązkowe.

Zgodnie z Instrukcją składania wniosku i wypełniania tego formularza jest to podstawowy dokument do rozliczania eksploatacji lekkich pojazdów i podstawa do obliczania wynagrodzenia kierowcy. W takim przypadku list przewozowy wystawiany jest tylko na jeden dzień lub zmianę. Na dłuższy okres wydawany jest w przypadku podróży służbowej, gdy kierowca wykonuje zadanie dłużej niż jeden dzień (zmiana).

Jeśli chodzi o opis trasy w liście przewozowym związany z wykonaniem zlecenia transportowego lub usługowego, jest on ewidencjonowany we wszystkich punktach pojazdu.

Sekcja „Przepływ paliw” jest wypełniona w całości według wszystkich szczegółów, na podstawie rzeczywistych kosztów i wskaźników urządzeń. W związku z tym koszt benzyny jest odpisywany na podstawie czeków kasjerskich, kuponów lub innych dokumentów na podstawie listów przewozowych potwierdzających ważność przejazdu.

Należy pamiętać, że obecność niewypełnionych danych w ujednoliconych formularzach jest niedozwolona. Zgodnie z obowiązującymi ramami regulacyjnymi i prawnymi (Ustawa federalna „O rachunkowości” oraz Regulamin rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n), odpowiedzialność za za dokładność danych zawartych w dokumentach, ich poprawność rejestracji, a także za terminową i prawidłową kompilację pierwotnych dokumentów księgowych ponoszą osoby, które stworzyły i podpisały te dokumenty.

- podstawowy dokument do rozliczania ruchu lekkich pojazdów organizacji, wypełniany przez każdego kierowcę za bieżący dzień roboczy. Prawidłowe wykonanie tego dokumentu jest bardzo ważne, dlatego jego wypełnienie należy podjąć z najwyższą odpowiedzialnością. Możesz pobrać inne formularze zgłaszania pojazdów: wskazówki dojazdu ciężarówką ( kształt 4) -, kierunki autobusów ( kształt 6) – .

List przewozowy spełnia kilka funkcji:

• Trasa pracownika jest śledzona.
• Naliczane jest wynagrodzenie kierowcy.
• Odpisuje się wydatki na paliwa i smary (POL) oraz utrzymanie pojazdów.

Podstawą do spisania paliwa i smarów jest wystawiony przez kierowcę list przewozowy, w którym wskazuje się zużycie paliwa. W celu odpisania paliwa i smarów konieczne jest sporządzenie aktu odpisu i dołączenie do niego wypełnionego listu przewozowego.

List przewozowy samochodu osobowego (formularz 3)

Awers formularza zawiera informacje o firmie będącej właścicielem samochodu, o samym pojeździe i jego kierowcy. Przed rozpoczęciem zmiany roboczej należy w liście przewozowym wpisać godzinę wyjazdu oraz miejsce, z którego transport został dostarczony. Przed przekazaniem samochodu kierowcy mechanik organizacji musi dokonać oględzin i sprawdzić pojazd pod kątem usterek.

Dokument z podróży zawiera informacje o odczytach prędkościomierza na początku zmiany, a także dane o ruchu paliwa (ile paliwa było na początku doby, ile zostało wydane na karcie zatankowania, ile pozostało na koniec zmiany roboczej i rzeczywistą ilość zużytego paliwa zgodnie z ustalonymi normami). Obecność tych danych pozwala na analizę zużycia paliwa i zrozumienie, czy paliwo jest oszczędzane, czy wydatkowane. Podstawą do ustalenia wskaźników zużycia paliwa jest nakaz spisania paliwa i smarów.

Gdy kierowca zwraca pojazd do floty, odczyty prędkościomierza i czasu są stemplowane na dole przedniej części dokumentu (Formularz 3). Następnie kierowca przekazuje samochód mechanikowi zakładowemu.

Czas opuszczenia floty pojazdów i zwrotu samochodu musi być potwierdzony podpisami mechanika i kierowcy.

Na odwrocie dowodu podróży (formularz 3) wskazana jest dokładna trasa: kierowca zapisuje, gdzie jeździł w ciągu dnia roboczego, rejestruje czas przyjazdu i wyjazdu oraz odległość w kilometrach.

Księgowy, po otrzymaniu wypełnionego listu przewozowego w formularzu 3, prawidłowo obliczy odpis paliwa i smarów i naliczy go zgodnie z określonymi wskaźnikami. Wpisy w liście przewozowym mogą posłużyć do sporządzenia aktu pomiaru kontrolnego paliwa.