Foaia de parcurs este unul dintre cele mai importante documente contabile care se află în circulație la întreprinderile care activează în sectorul transporturilor, precum și care folosesc mașini pentru propriile nevoi.

Fișiere

Rolul documentului

Foaia de transport rezolvă mai multe probleme simultan. Acest lucru se datorează faptului că captează întregul Informații importante privind funcționarea vehiculului, inclusiv:

• starea sa tehnica;
• kilometrajul parcurs;
• programul de lucru al șoferului;
• mișcările efectuate în timpul schimbului;
• consum de combustibil lubrifianți etc.

Pe baza tuturor acestor date se monitorizează utilizarea. vehiculși eficiența muncii șoferului, precum și în viitor, în departamentul de contabilitate al întreprinderii, salariileșofer, mecanic și dispecer.

Foaia de parcurs este completată cu privire la mașini diferite: mașini, camioane, precum și echipamente speciale.

Ce ar trebui să aibă un șofer cu el

Orice șofer aflat în curs de îndeplinire a muncii sale trebuie să aibă la el mai multe documente. Acestea includ:

• permis de conducere (cu clasa de admitere obligatorie);
• acte pentru mașină (dacă există remorcă, trebuie și înmatriculată);
• documente de însoțire a mărfurilor transportate (bilete de însoțire etc.);
• dacă este necesar - un permis special pentru transportul mărfurilor speciale;
• borderoul de parcurs.

Cine completează formularul

Menținerea foilor de parcurs este de obicei încredințată șefului unei unități structurale, contabilului, dispecerului sau altui angajat (uneori aceste documente sunt scrise chiar de șeful organizației).

ATENŢIE! Șoferii nu ar trebui să aibă voie să completeze foile de parcurs.

Sarcina șoferului pentru design corect borderoul de parcurs este doar să pună un autograf la recepția și livrarea mașinii la sfârșitul turei de lucru, precum și să noteze despre transferurile finalizate.

Foaia de parcurs se emite șoferului contra chitanță, în timp ce O condiție prealabilă primirea acestuia este livrarea documentului pentru ziua precedentă.

În unele cazuri, o scrisoare de parcurs poate fi emisă nu pentru un singur schimb de lucru, ci pentru o perioadă mai lungă (de exemplu, pentru transportul interurban).

Caracteristicile documentului

Standardele uniforme pentru documentele primare au fost anulate din 2013, așa că acum angajații întreprinderilor au dreptul de a alege dacă să întocmească o scrisoare de parcurs de fiecare dată într-o formă liberă (ceea ce nu este practic), să își dezvolte propriul formular unic de document sau să aplice un document unificat. , formular anterior obligatoriu. Ultima opțiune se dovedește a fi cea mai preferată pentru multe companii, deoarece un astfel de formular include toate detaliile și liniile necesare (adică nu este nevoie să petreceți timp pentru a dezvolta și a crea structura și conținutul foii).

Documentul este păstrat în formă de hârtie (tipărită), informațiile sunt introduse în el cu un pix de orice culoare închisă (nu trebuie să utilizați alte mijloace de scris - pixuri, creioane etc.).

Atunci când completați borderoul, trebuie evitate petele și greșelile. Dacă a apărut vreo greșeală, este mai bine să completați un formular nou, dar dacă acest lucru nu este posibil, datele corecte incorecte trebuie să fie foarte atent. Puteți fie să le treceți peste ele cu ajutorul unui corector, fie să le bifați și să scrieți informațiile corecte deasupra (făcând un semn lângă „credeți corectat”). Toate editările trebuie să fie certificate prin semnătura persoanei care le-a făcut.

După înregistrarea foii de parcurs, formularul trebuie să fie semnat de persoanele responsabile și, de asemenea, certificat de sigiliul întreprinderii (cu condiția ca utilizarea produselor de ștampilă pentru avizarea unor astfel de documente să fie consacrată în politica contabilă a companiei).

Înainte de a trece la un exemplu de completare a unui document, să spunem câteva cuvinte despre procedura de introducere a informațiilor în acesta.

Formularul este completat de către responsabil înainte ca mașina să iasă din garaj.

Își pun semnăturile pe foaie: un mecanic care monitorizează starea tehnică a autovehiculului, dacă este cazul, un lucrător medical care atestă starea fizică a șoferului, șoferul însuși și angajatul responsabil.

O mostră de completare a unei scrisori de transport

Deci, în ordine, se potrivește în foaie:

• data întocmirii acestuia;
• numele organizației și adresa acesteia;
• cod OKPO;
• marca mașinii (dacă mașina producție străină modelul poate fi introdus în transcriere rusă);
• stat numărul și garajul (dacă există);
• date despre șofer: numele complet, numărul personalului, numărul permis de conducere, clasa de conducere. Informațiile despre cardul de permis trebuie introduse dacă șoferul lucrează folosind un permis.

A doua parte a formularului din stânga include informații despre sarcina dată șoferului pentru schimbul curent. Aici sunt indicate:

• cine a emis exact ordinul: unitatea structurală și denumirea întreprinderii;
• adresa de depunere;
• timpul de ieșire din garaj (exact - în ore și minute);
• semnăturile mecanicului și șoferului.

După călătorie, ar trebui să notați timpul de întoarcere în garaj, perioadele de așteptare, timpul de nefuncționare, misiunile de călătorie etc. și, de asemenea, să certificați toate aceste informații cu autograful șoferului.

CU partea dreapta documentul indică:

• în primul rând, date privind starea tehnică a mașinii la momentul plecării: citirile vitezometrului, care confirmă funcționalitatea mașinii, semnăturile mecanicului și șoferului, marca și codul combustibilului utilizat;
• apoi, după întoarcere, consumul de combustibil este scris în detaliu (alimentatorul sau tehnicianul pentru carburanți și lubrifianți introduce aici datele): cât s-a dat pe foaia de realimentare (în litri), cât a fost în rezervor la plecare garaj și la sosirea înapoi, consumul (normalizat și real), precum și informații despre economii sau depășiri de costuri;
• apoi se introduc numerele de la vitezometru, iar mecanicul confirmă toate acestea din nou cu semnătura sa.

Pe reversul scrisoarea de parcurs indică informații despre deplasările efectuate în timpul schimbului de muncă (în ordine). Este scris aici

• adresa de la care a plecat mașina,
• destinaţie,
• orele de check-out și de întoarcere,
• kilometraj parcurs,
• semnătura șoferului.

La final, formularul este completat de un angajat contabil, care calculează numărul de ore efectiv lucrate, kilometrajul parcurs și, pe baza acestuia, calculează salariul șoferului.

Este posibil să faci fără o scrisoare de parcurs

Deoarece scrisoarea de parcurs se referă la documentele contabile primare, aplicarea acesteia este obligatorie. În cazul în care organizația neglijează să completeze acest document, în cazul în care acesta poate fi supus pedeapsa administrativă sub forma unei amenzi.

Cât timp să păstrați documentul

Toate documentele primare sunt supuse stocării pe termen lung. Caminele nu fac excepție. După înregistrarea și executarea tuturor tranzacțiilor contabile asupra acestora, aceste documente trebuie păstrate într-un loc închis accesului persoanelor neautorizate timp de cel puțin cinci ani sau perioada stabilită prin documentele de reglementare interne ale organizației.

Pentru contabilitatea și controlul funcționării unui vehicul și a unui șofer într-o organizație, de regulă, se utilizează un document primar special - o scrisoare de parcurs. Cu privire la formele de borderouri, utilizate în practică, și vor fi discutate.

Forme de borderouri

Organizația poate utiliza formulare dezvoltate independent de foi de parcurs sau formulare aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică sau de departamentele din industrie și revizuite ținând cont cerințele actuale legislație. În orice caz, formele aplicate de borderouri ale organizației trebuie să fie stabilite în sine.

Totodată, este important ca foile de parcurs pentru autoturisme, camioane, autobuze, troleibuze și tramvaie să conțină detaliile obligatorii, care sunt prevăzute în clauza 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18.09.2008 nr. 152 (Scrisoarea al Ministerului Finanțelor din 25.08.2009 Nr. 03-03-06 / 2/161):

• denumirea și numărul foii de parcurs;
• informatii despre valabilitatea foii de parcurs;
• informații despre proprietarul (proprietarul) vehiculului;
• informații despre vehicul;
• informații despre șofer.

La întocmirea foilor de parcurs în anul 2018-2019 este necesar să se țină cont de modificările aduse Procedurii de completare a foilor de parcurs (Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152) prin Ordinele Ministerului Transporturilor nr. 17 din 18 ianuarie 2017, nr 476 din 7 noiembrie 2017.

Deci, pe borderoul de parcurs nu este necesar să aveți un sigiliu (ștampilă) al organizației sau al antreprenorului individual. În același timp, trebuie marcat cu a control înainte de călătorie stare tehnica vehicul (clauza 16.1 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152). Pentru a face acest lucru, trebuie furnizate următoarele informații sub forma fișei:

• data și ora inspecției înainte de călătorie a stării tehnice;
• semnătură, nume complet controlor.

Obligația de a introduce informații cu privire la controlul înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului în scrisoarea de parcurs se aplică nu numai organizațiilor și antreprenorilor individuali care prestează servicii. Cu mașina, dar și pentru cei care operează transport exclusiv în scopuri de producție proprie (Scrisoarea Ministerului Transporturilor din 28 septembrie 2018 Nr. 03-01 / 21740-IS, clauza 3 din Hotărârea Plenului Forțelor Armate din iunie 2018). 26, 2018 Nr. 26).

Conturi de transport: formulare (descărcare)

LA vehicule speciale include vehicule concepute pentru a îndeplini funcții speciale și echipate echipament special pentru a îndeplini funcțiile specificate (de exemplu, camioane de pompieri, automacarale, autobetoniere, vehicule cu unități compresoare etc.).

Prin urmare, dacă aveți nevoie, de exemplu, de o scrisoare de transport a unei macarale (formular), o puteți descărca gratuit din linkul de mai sus.

Decretul Ministerului Muncii din 07.07.1999 nr.18 a aprobat formularul recomandat

Tot companiile rusești iar antreprenorii privați care conduc vehicule sunt obligați să păstreze foile de parcurs. Transportul de marfă nu o excepție. „Voucher” - un document care confirmă costurile suportate pentru funcționarea și întreținerea mașinii, consumul de combustibil. Formularul completat stă la baza calculării salariului șoferului.

Pentru fiecare tip de vehicul au fost elaborate și aprobate formulare individuale ale unui formular unificat (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 28.11.1997 nr. 78). Conform Legii nr. 402-ФЗ din 06.12.2011, nu este necesară aplicarea formularelor aprobate, organizația are dreptul de a dezvolta și aproba în mod independent formularul, ținând cont de specificul special al întreprinderii. În practică, majoritatea covârșitoare a instituțiilor și a antreprenorilor individuali folosesc forme unificate.

Pentru camioane, există două forme de tichete aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică: nr. 4-C (OKUD 0345004) și nr. 4-P (OKUD 0345005). Formular de scrisoare de transport camion Nr. 4-C este folosit de organizații în care salariile șoferilor sunt calculate la bucată și formează 4-P (bilul de transport al unui camion) - pentru plăți bazate pe timp. Nu este exclusă utilizarea ambelor forme într-o singură instituție.

Formular de scrisoare de transport pentru camion: descărcare gratuită formularul nr. 4-P

Descărcare gratuită formularul nr. 4-C

Nou în designul foilor de transport ale unui camion

Ministerul Transporturilor din Rusia, prin ordinele din 18 septembrie 2008 nr. 152 (revizuit la 18 ianuarie 2017) și nr. 476 din 7 noiembrie 2017, a consolidat lista detaliilor obligatorii, fără de care documentul poate fi considerat nul de drept. În plus, comenzile relevante au anulat aplicarea obligatorie a ștampilei oficiale sau rotunde a companiei pe bon, dacă utilizarea sigiliului nu este prevăzută în Carta organizației bugetare.

Dacă documentul nu conține toate detaliile obligatorii, atunci poliția rutieră are dreptul să amendeze proprietarul mașinii și șoferul. De asemenea, autoritățile fiscale nu vor accepta documentul ca dovadă a cheltuielilor, vor recalcula baza de impozitareși scrie o amendă.

Informații obligatorii pe formularul de scrisoare de transport pentru camion 2019:

1. Denumirea și numărul documentului, data formării (extras). Ordinea cronologică trebuie respectată cu strictețe la numerotarea bonurilor.
2. Perioada de valabilitate a documentului, adică perioada pentru care a fost eliberat, dar nu mai mult de o lună.
3. Detalii complete despre proprietarul vehiculului, inclusiv OGRN (OGRNIP pentru comercianții privați).
4. Date șofer auto: nume complet și numărul unui permis de conducere valabil.
5. Informatii despre transport: placa de inmatriculare, marca.
6. Datele contorului de parcurs înainte de plecare și la întoarcerea în garaj.
7. Data exacta si ora plecarii si intoarcerii in garaj.
8. Semnătura, numele complet și poziția responsabilului care a luat și a înregistrat citirea contorului de parcurs, data și ora.
9. data si ora examen medicalșofer înainte de plecare și la întoarcere.
10. Ştampila, semnătura şi numele complet medicului care a efectuat examinarea.
11. Informații explicative inspecția tehnicăînainte de plecare în format ZZ/LL/AAAA, precum și ore și minute.
12. Semnătura și numele complet responsabil de inspecția vehiculului (mecanic, controlor, maistru).

Un document este întotdeauna întocmit într-un singur exemplar. Formularul completat este certificat de manager, se pune un sigiliu rotund (dacă există). Voucherul terminat se preda soferului. La sfârșitul zborului (finalizarea sarcinii), șoferul predă documentul persoanei responsabile a organizației bugetare pentru semnare. Scrieți frunză nouă nu urmează până când șoferul nu raportează la precedentul.

Mai jos veți găsi o mostră gata făcută de completare a unei scrisori de transport pentru camion.

Caracteristici de contabilitate și stocare a documentației

Voucherele ar trebui luate în considerare în. Forma formularului poate fi elaborată independent și aprobată în politica contabilă. Sau folosiți documentația unificată conform formularului nr. 8 (OKUD 0345008), aprobat prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Procedura de completare a registrului de călătorie se bazează pe înregistrarea cronologică a tuturor formularelor emise în organizație. Atribuiți persoana responsabilă cu întocmirea jurnalului printr-un ordin separat. Dacă o organizație bugetară utilizează propriul formular jurnal, atunci procedura de completare a acestuia ar trebui, de asemenea, aprobată. Persoana responsabilă trebuie să fie familiarizată cu această procedură sub semnătură.

Păstrați tichetele și registrele de înregistrare timp de cel puțin 5 ani, astfel de cerințe sunt precizate în ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152. Din lipsa documentației, autoritățile fiscale pot fi amendate cu 200 de ruble pentru fiecare document. .

Răspundere și penalități

Pentru corectitudinea, fiabilitatea și completitudinea informațiilor specificate în documentație, managerul este responsabil, precum și angajații responsabili. Un voucher întocmit corect este nu numai o bază pentru anularea cheltuielilor, ci și o confirmare că vehiculul funcționează corect, șoferul are dreptul de a conduce mașina, a trecut un control medical etc.

9. Se întocmește scrisoarea de transport pentru fiecare vehicul utilizat entitate legală, antreprenor individual pentru transportul de mărfuri, pasageri și bagaje rutier și urban transport electric terestru în comunicații urbane, suburbane și interurbane.

10. Foaia de parcurs se emite pentru o zi sau pentru o perioadă care nu depășește o lună.

11. În cazul în care în perioada de valabilitate a foii de parcurs un vehicul este utilizat în ture de mai mulți conducători auto, este permisă eliberarea mai multor foi de parcurs pentru un vehicul separat pentru fiecare conducător auto.

12. Denumirea foii de parcurs indică tipul de vehicul pentru care se întocmește scrisoarea de parcurs autoturism, borderoul tramvaiului etc.). Numărul foii de parcurs este indicat în antet în ordine cronologică, în conformitate cu sistemul de numerotare adoptat de proprietarul vehiculului.

(vezi textul din ediția anterioară)

13. Date, ore și citiri ale contorului de parcurs la care vehiculul părăsește parcarea permanentă și intră parcare permanenta se aplică de către persoane împuternicite desemnate prin decizia conducătorului întreprinderii sau a unui întreprinzător individual, și certificate prin ștampilele sau semnăturile acestora cu indicarea parafa și prenumele, cu excepția cazurilor în care întreprinzătorul individual combină atribuțiile de șofer.

14. Datele, orele și citirile contorului de parcare la care un vehicul părăsește o parcare permanentă și ajunge într-o parcare specificată se notează de către un antreprenor individual, dacă întreprinzătorul respectiv combină sarcinile unui șofer.

15. În cazul eliberării mai multor borderouri pentru un vehicul separat pentru fiecare conducător auto, data, ora și citirile contorului de parcare la care vehiculul părăsește parcarea permanentă sunt trecute în scrisoarea de transport a conducătorului auto care părăsește primul locul de transport. parcare permanentă, precum și data, ora și citirile contorului de parcare atunci când un vehicul intră într-o parcare permanentă - în scrisoarea de parcare a șoferului care este ultimul care a intrat în parcarea permanentă.

16. Datele și orele examinării medicale înainte de călătorie și după călătorie a conducătorului auto se notează de către lucrătorul medical care a efectuat examinarea corespunzătoare și se certifică prin ștampila și semnătura acestuia cu indicarea prenumelui, numelui și patronimului. .

ConsultantPlus: notă.

În conformitate cu Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din data de 06.04.2017 N 141, în cazul trecerii cu succes a controlului înainte de călătorie, pe lista de parcurs este trecută un semn „a trecut controlul înainte de călătorie a stării tehnice”.

16.1. Data și ora inspecției înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului se aplică de către inspectorul de stare tehnică vehicule sau inspectorul de stare tehnică a vehiculelor urbane terestre transport electric, care a efectuat controlul relevant, și certificată prin semnătura sa indicând numele de familie și parafa.