So füllen Sie einen Frachtbrief aus. Rückseitenfüllung

Heute besprechen wir eine Probefüllung Frachtbrief. Es dient als Spesenabrechnungstool. Kraftstoffe und Schmiermittel vor den Finanzbehörden.

Kraft- und Schmierstoffe gehören zu den kostenintensivsten Ausgabenposten des Unternehmens für die Instandhaltung des eigenen Fuhrparks. Für die Buchhaltung wurden spezielle Dokumente erstellt, deren Ausfüllen die Kenntnis vieler Feinheiten erfordert. Insbesondere handelt es sich hierbei um einen Frachtbrief. Seine Verwendung in der Kostenrechnung ist für alle Organisationen und Einzelunternehmer mit Autos erforderlich, unabhängig von der Eigentumsform und dem Steuersystem. Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto werden wir in diesem Artikel ausführlich betrachten.

Die Form des Frachtbriefs wurde durch den Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik Nr. 78 vom 28. November 1997 genehmigt. Das Ausfüllen des Frachtbriefs genau nach diesem Muster ist jedoch nur für Unternehmen obligatorisch, die sich für ihre Haupttätigkeit entschieden haben Transport. Alle anderen Organisationen können den Inhalt des Dokuments ändern und sich bei seiner Ausführung auf die erforderlichen Einzelheiten stützen, die durch die Verordnung Nr. 152 des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 festgelegt wurden. Aufwendungen für Kraft- und Schmierstoffe werden vom Bundessteuerdienst nicht anerkannt, wenn die Voraussetzungen dieser Verordnung nicht erfüllt sind und ggf erforderliche Angaben wird nicht angegeben.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto enthält die folgenden obligatorischen Daten:

Name und Nummer: zum Beispiel Frachtbrief Personenkraftwagen, Nummer nach dem Nummerierungssystem einer bestimmten Organisation, ihr Stempel;
Informationen zur Laufzeit des Frachtbriefs: Das Datum oder der Zeitraum (Start- und Enddatum) wird angegeben, der Zeitraum kann von einem Tag bis zu einem Monat betragen;
Angaben zum Inhaber: Organisations- und Rechtsform, Name des Unternehmens, vollständiger Name Einzelunternehmer, Ort, Telefon;
Informationen über das Fahrzeug selbst;
Art des Transports: Fracht oder Passagier, Fahrzeugmodell sowie das Modell seines Anhängers, falls vorhanden;
Zustand Zeichen registrieren;
Informationen über den Kilometerstand zum Zeitpunkt der Einsendung des Fahrzeugs und bei der Rückgabe;
exaktes Datum und den Zeitpunkt der Übersendung des Fahrzeugs und seiner Rückgabe;
Informationen über den Fahrer: vollständiger Name, Kennzeichen der Person, die für die ärztliche Untersuchung des Zustands des Fahrers vor der Abfahrt und bei der Ankunft verantwortlich ist.

Ein hauptberuflicher Mechaniker bescheinigt die Betriebsfähigkeit des Autos, und der Disponent bescheinigt den Kilometerstand, die Abfahrts- und Rückgabezeit. In Ermangelung solcher Stabsstellen hat der Fahrer jedoch das Recht, deren Funktion zu übernehmen.

Beim Ausfüllen eines Frachtbriefs müssen Sie Informationen über die Kraftstoffmenge zum Zeitpunkt der Abfahrt des Fahrzeugs und seiner Rückkehr an seinen Ort angeben Dauerparkplatz. Der Frachtbrief sollte Angaben zur ausgegebenen Benzinmenge enthalten oder die Nummer des an der Tankstelle erhaltenen Schecks angeben. Der tatsächliche Benzinverbrauch und der Verbrauch zum Tarif werden berechnet.

Die Kosten für Kraft- und Schmierstoffe in der Steuerbuchhaltung werden innerhalb der Grenzen abgeschrieben. Die Verbrauchsgrenzen werden durch die Verordnung des Verkehrsministeriums Nr. AM-23-r vom 14. März 2008 festgelegt.

Der Frachtbrief wird für jedes Fahrzeug bzw. für jeden Fahrer separat ausgefüllt. In der Regel wird für ein Muster zum Ausfüllen eines Frachtbriefs eines Autos ein einheitliches Formular verwendet, in dem Anpassungen vorgenommen werden.

Die Route des Autos ist nicht in der Liste der obligatorischen Angaben enthalten, aber die Steuerbehörden können die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel nicht berücksichtigen, wenn diese Informationen nicht verfügbar sind. Daher ist es bei der Ausstellung eines Frachtbriefs erforderlich, dies anzugeben Ort, zu dem das Auto fährt, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Kilometerstand.

Die Route ist auf der Rückseite des Frachtbriefs angegeben und die Informationen darüber werden so genau wie möglich aufgezeichnet. Abfahrtsort ist beispielsweise St. Puschkin, 24, Büro; ziel - st. Oktyabrskaya, 30, Landia LLC. Dafür jedes Mal Zeit aufzuwenden ist ziemlich teuer, daher ist es ratsam, häufig wiederkehrende Routen zu nummerieren, im Auftrag des Managers zu dokumentieren und dann kurz aufzuschreiben.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs

Das Vorhandensein eines Autos in einer juristischen Person erlegt bestimmte Pflichten auf, Aufzeichnungen über die Nutzung des Autos zu führen. Eines der in einer solchen Situation erforderlichen Dokumente ist ein Frachtbrief für einen Pkw-Formular-3.

Die Notwendigkeit von Fahrkarten

Das Dokument ist während der Organisation des Transports durch den Transport des Unternehmens obligatorisch. Es ist bei der Planung, Abrechnung und Durchführung von Transportvorgängen erforderlich. Die allgemeine Liste der obligatorischen Dokumente, die für einen Vollzeitfahrer erforderlich sind, besteht aus den folgenden Punkten:

• Zulassungsdokumente für das Auto und ggf. für den Anhänger;
• Führerschein mit der aktuellen Kategorie;
• Frachtbrief, der die Parameter der transportierten Ladung angibt (in Form Nr. 1-T);
• Sondergenehmigung bei der Beförderung gefährlicher, sperriger oder schwerer Fracht;
• ausgefülltes Formular des Frachtbriefs (Formular Nr. 3).

Auf der Grundlage letzterer wird die Abrechnung der Kraftstoffressourcen für das Unternehmen durchgeführt, und der Parameter wirkt sich auch auf das Einkommen von Vollzeitfahrern aus. Diese Kosten wirken sich direkt auf die Höhe der Besteuerung aus. Aufgrund dieser Abhängigkeit ist es üblich, den Frachtbrief als wichtigstes Primärdokument zu bezeichnen.

Ordnungsgemäße Verwaltung und Buchhaltung

Die aktuelle Gesetzgebung impliziert die folgenden relevanten Standardformulare:

• Nr. 3 spez. und Nr. 3 - die Form des Frachtbriefs für ein Auto;
• Nr. 4 - verwendet mit Personentaxis;
• Nr. 4-P und Nr. 4-S - in Fällen mit Lastwagen;
• Nr. 6 spez. und Nr. 6 - für Busse verwendet.

Alle diese Blätter müssen nach bestimmten Regeln ausgefüllt werden, die in der Verordnung Nr. 152 des zuständigen Ministeriums vom 18. September 2008 festgelegt sind. Der normative Akt beinhaltet die Ausstellung eines Dokuments für die aktuelle Schicht oder den Arbeitstag. Die Praxis zeigt jedoch, dass Dokumente oft über einen längeren Zeitraum benötigt werden, beispielsweise für Dienstreisen im Fernverkehr oder lange Reisen.

Verantwortliche Mitarbeiter können für sich selbst einen Musterfrachtbrief für einen Monat erstellen, was gesetzlich nicht verboten ist. Das maximale Laufzeit gesetzlich erlaubt. Das Dokument muss die Abfahrts- / Ankunftsdaten in der Garage enthalten. Die Genehmigung wird auf der Grundlage der Anordnung des ersten Leiters erteilt.

Die Kontrolle über die Pflege von Frachtbriefen im Unternehmen erfolgt durch Registrierung in einem geschnürten Journal. Jede Seite dieses Buches ist von Hand nummeriert, und die "Schwänze" der Schnürung sind mit einem Papierquadrat versiegelt, auf dem das Siegel aufgedruckt ist. Die folgenden Diagramme werden im Inneren beibehalten:

• Nummer in Ordnung;
• Name des Dokuments;
• das Unternehmen, das das Fahrzeug bereitstellt;
• Fahrzeugparameter (Kennzeichen, Marke etc.);
• Zimmer Fahrerlaubnis und vollständiger Name des Fahrers;
• Parameter von Lizenzdokumenten, falls vorhanden, werden für einen bestimmten Transport bereitgestellt;
• Fahrerauftrag (Aufgabe).

Das Auto kann nicht nur eine, sondern mehrere Schichten hintereinander betrieben werden. Für eine solche Situation werden mehrere Frachtbriefe ausgestellt. Das Feld mit der Abfahrtszeit wird im ersten von ihnen eingestellt, und Informationen über die Ankunft in der Garage werden nur im letzten von ihnen vorhanden sein. Für jede Fahrt müssen Sie einen Kilometerstand eingeben.

Ärztliche Untersuchungen für Fahrer

Jeder Gutschein muss Angaben zum Gesundheitszustand des Fahrers enthalten. Sie werden durch den entsprechenden Stempel und die Unterschrift des ausstellenden Beamten bestätigt. Somit wird das Fehlen einer Alkohol- oder Drogenvergiftung überprüft und die Arbeitserlaubnis erteilt.

Wenn der Frachtbrief keine Bestätigung des Gesundheitspersonals enthält, handelt es sich um grobe Verstöße gegen das Arbeitsgesetzbuch.

Seit 2015 ist eine strengere Regelung in Kraft, wonach Sie sich zweimal bei einem Gesundheitspersonal melden müssen: vor und nach der Schicht. Nach dem Gesetz sind nicht nur angestellte Arbeitnehmer kontrollpflichtig, sondern auch einzelne Unternehmer, die alleine einen Flug unternehmen. Die Kosten für alle Verfahren im Zusammenhang mit medizinischen Untersuchungen trägt der Fahrer oder Fahrzeughalter.

Kleine Unternehmen halten es für unrentabel, eine separate Stabstelle mit medizinischer Ausbildung zu unterhalten sowie ein separates Büro für solche Operationen einzurichten und auszustatten. In den meisten Fällen mit einer medizinischen Organisation, die über alle Zulassungen verfügt, wird ein separater Leistungsvertrag abgeschlossen.

Sie müssen wissen, dass das Fehlen eines Stempels auf der ärztlichen Untersuchung im Frachtbrief dieses Dokument für den Verkehrspolizisten ungültig macht.

Beziehungen zu Steuerbehörden

Der Frachtbrief muss korrekt ausgefüllt werden, da er ansonsten von den Finanzbehörden nicht berücksichtigt werden kann, was als Ausnahme von den darin beschriebenen Kosten ausreicht Steuerbuchhaltung. Sogar das Gericht wird auf der Seite der Prüfer stehen, denn nur die korrekten Dokumente werden im Werk als Nachweis für die bestimmungsgemäße Verwendung des Fahrzeugs akzeptiert.

Der Frachtbrief ist ein sehr wichtiges Dokument für den offiziellen Transport. Handelt es sich bei dem Fahrzeughalter um eine Organisation, bestätigt dieses Dokument die Fahrberechtigung, ist das Fahrzeug privat, dient aber geschäftlichen Zwecken, hilft es bei der Kalkulation der Kosten. Viele Dienste prüfen Gutscheine: der Bundessteuerdienst, die Verkehrspolizei und die Gewerbeaufsicht. Wie Sie dieses Dokument korrekt ausfüllen und mögliche Sanktionen für Fehler vermeiden, unter Berücksichtigung Kürzliche Änderungen in der Gesetzgebung?

Die sogenannten „Gutscheine“ sind buchhalterische Primärdokumente, die von allen Organisationen und Einzelunternehmern, die Kraftfahrzeuge betreiben, geführt werden müssen. Dabei juristische Personen und einzelne Unternehmer, die Dienstleistungen für die Beförderung von Gütern oder Personen erbringen, sind verpflichtet, einheitliche Formen dieser Dokumente zu verwenden. Neue Form, nach dem der Frachtbrief von 2019 ausgefüllt wird, wurde vor zwanzig Jahren genehmigt Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik vom 28. November 1997 Nr. 78. Es ist noch heute aktuell, obwohl es im Laufe der Jahre viele Male geändert wurde. unterschiedlicher Natur. Der letzte von ihnen wurde vom Verkehrsministerium mit Beschluss vom 7. November 2017 Nr. 476 eingeführt. Aufgrund dieser Änderungen muss der Frachtbrief ab dem 15. Dezember 2017 angeben Weitere Informationenüber den Besitzer Fahrzeug. Daher müssen einzelne Unternehmer ihre OGRIP und Organisationen - OGRN angeben.

Je nach Art der Fahrzeuge und deren Einsatzgebiet müssen Sie verwenden verschiedene Typen Reiseblätter. Daher werden separate neue Formulare entwickelt für:

• Autos;
• Lastwagen;
• Sondertransport;
• Personentaxi;
• Ladung noch;
• öffentliche und nicht-öffentliche Busse.

Das Verfahren zur Ausstellung von Frachtbriefen ist festgelegt im Auftrag des russischen Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 N 152, die am 7. November 2017 gültig ist und am 15. Dezember 2017 in Kraft getreten ist. Berücksichtigen Sie Frachtbriefe in einem speziellen Journal. Schauen wir uns genauer an, welche Änderungen an den Frachtbriefen im Jahr 2019 vorgenommen wurden und wie dieses Dokument erstellt wird, damit die Inspektoren der Steuerbehörden und der Verkehrspolizei, die sich dieses Dokument am häufigsten ansehen, keine Fragen stellen.

Neues Frachtbriefformular

Ein Fahrzeugfrachtbrief ist erforderlich, wenn Sie ein Fahrzeug zu Arbeitszwecken verlassen, unabhängig davon, ob es sich um das eigene oder ein gemietetes Fahrzeug der Organisation handelt. Strenge Anforderungen an die Pflege dieses Primärdokuments werden nur für Kraftverkehrsunternehmen festgelegt, für alle anderen ist es jedoch ein Dokument der strengen Rechenschaftspflicht und muss obligatorische Angaben enthalten. Im Jahr 2019 gab es mehr solcher Informationen - Ende 2017 fügten die Beamten die Verpflichtung hinzu, im Frachtbrief Informationen über die Durchfahrt des Fahrers anzugeben Pretrip-Kontrolle der technische Zustand des Fahrzeugs. Außerdem wurde der obligatorische Rundstempel auf dem ausgestellten Formular gestrichen.

Wenn die Organisation nicht der einheitlichen Form entspricht, kann sie eine eigene Version entwickeln, die alle erforderlichen Details und erforderlichen Indikatoren berücksichtigen muss. Die Verwendung eines neuen Formulars muss in den Rechnungslegungsgrundsätzen der Organisation angegeben werden, wie in Absatz 4 der PBU 1/2008 definiert. Vergessen Sie nicht, dass die in Artikel 9 geregelten Regeln auch für Primärdokumente strenger Rechenschaftspflicht gelten. Bundesgesetz vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZüber Buchhaltung.

Neue Frachtbriefe für 2019 müssen daher folgende Angaben enthalten:

• Name und Nummer des Dokuments selbst;
• Angaben zum Fahrzeughalter (OGRIP und OGRN);
• Ausgabedatum;
• Gültigkeit;
• Daten über den Fahrer des Fahrzeugs;
• Daten über das Fahrzeug selbst;
• Angaben zum Fahrzeughalter;
• Weitergabe von Daten technische Überprüfung vor dem Flug.

Das Dokument muss durch die Unterschrift des Disponenten, der es ausgestellt hat, und des Leiters der Organisation beglaubigt werden. Das Siegel darf nur an Organisationen angebracht werden, die es gemäß ihrer Charta verwenden. Das Formular wird in einer Ausfertigung erstellt und dem Fahrer ausgehändigt. Danach ist es gegen Unterschrift an den Berechtigten zurückzugeben, gilt dann als geschlossen und geht an die Buchhaltung. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie herausfinden, warum Sie überhaupt Frachtbriefe benötigen.

Wer und warum braucht einen Frachtbrief?

Frachtbriefe sind nach wie vor für Organisationen erforderlich, um die Bewegung von Fahrzeugen zu kontrollieren und zu berechnen Löhne Fahrer, Festlegung des Kraftstoffverbrauchs, Berechnung der Abschreibung eines Autos, Abrechnung der gesamten Transportkosten. Wenn der Verkehrspolizeiinspektor den Fahrer in offiziellen Fahrzeugen anhält, um Dokumente zu überprüfen, bestätigt dieses Dokument außerdem die Gültigkeit des Fluges, die Rechtmäßigkeit der Beförderung von Fracht und Passagieren und zeigt an, dass sich das Fahrzeug befindet guter Zustand und der Fahrer hat das Recht, es zu fahren. Wenn es kein Ticket gibt, müssen Sie bezahlen Verwaltungsstrafe An Artikel 12.13 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

Das Registrierungsverfahren und ein Muster zum Ausfüllen eines Frachtbriefs

Für die Ausstellung dieses Formulars für Fahrzeuge in Kraftverkehrsunternehmen sind Disponenten verantwortlich, während es in anderen Unternehmen einfach ein Mitarbeiter sein kann, der berechtigt ist, Autos für einen Flug freizugeben. Solche Verantwortlichkeiten müssen auf Anordnung des Leiters der Organisation delegiert werden, da derjenige, der das Dokument ausfüllt, für die darin gemachten Fehler verantwortlich ist. Manchmal sind die Fahrer selbst an der Ausstellung von Frachtbriefen beteiligt, aber gem allgemeine Regel, Fahrer müssen nur ihren Teil des Dokuments ausfüllen - erfassen Sie die Daten zum Kilometerstand des Autos gemäß den Anzeigen der Instrumente im Auto.

Sie können ein Ticket für einen Flug oder einen Werktag oder für einen ganzen Monat ausstellen. Darüber hinaus sieht das einheitliche Formular die Möglichkeit vor, die Gültigkeit dieses Dokuments zu verlängern, da verschiedene Situationen, und das Fahren ohne Frachtbrief ist ein Verstoß.

Der Frachtbrief, dessen Form einheitlich ist, ist in mehrere unterteilt verschiedene Formen, je nach Fahrzeugtyp. Diese Formulare unterscheiden sich in Inhalt und Anforderungen zum Ausfüllen. Wir haben sie in einer Tabelle gesammelt, damit jede Organisation navigieren und die richtige auswählen kann.

Wenn solche Frachtbriefe für Organisationen geeignet sind, können die Formulare direkt über die Links in der Tabelle aus den entsprechenden Vorschriften heruntergeladen werden. Jedes Zulassungsdokument muss, um rechtsgültig zu sein, von der Organisation abgestempelt werden, die das Fahrzeug besitzt oder vermietet. Außerdem ist es notwendig, die Abfahrtszeit aus der Garage zu notieren und genaue Uhrzeit Zurückbringen des Autos an seinen Platz. Auch andere Anforderungen an deren Gestaltung sind zu berücksichtigen.

Insbesondere sind sowohl beim Verlassen der Werkstatt als auch nach der Rückkehr in die Werkstatt die Eintragungen im Frachtbrief auf Übereinstimmung mit den Anzeigen der Instrumente im Fahrzeug, wie Tankanzeige, Kilometerzähler etc. Technischer Zustand Das Fahrzeug muss von einem autorisierten Mitarbeiter, beispielsweise einem Mechaniker der Organisation, abgenommen werden. Die Daten zur ärztlichen Voruntersuchung müssen vom Gesundheitspersonal unter Angabe des Datums und der Anbringung eines persönlichen Stempels ausgefüllt werden. Aus der Eintragung muss hervorgehen, dass der Fahrer „eine ärztliche Untersuchung vor der Fahrt bestanden hat und berechtigt ist, Arbeitspflichten wahrzunehmen“. Gegebenenfalls wird auch die ärztliche Untersuchung nach dem Flug vermerkt.

Wird manchmal zum Ausfüllen von Gutscheinen verwendet spezielles Programm. Sie können unnötige Bereiche des Dokuments ausblenden, genau bestimmen, wie lange der Weg gedauert hat, und auch die genaue Nummer auf jedem Dokument angeben. Eine Ankündigung über die Nutzung des Programms muss bei allen Disponenten erfolgen, damit alle Gutscheine in gleicher Weise ausgestellt werden. Darüber hinaus wird dies den Fahrern das Leben erleichtern, die jeden Rubel der auf der Straße ausgegebenen Kraftstoffkosten berücksichtigen und den genauen Saldo anzeigen können. Das Fehlen eines solchen Programms stellt keinen Verstoß dar, da es nicht verboten ist, neue Formulare manuell auszufüllen.

Die Verordnung des russischen Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152 schreibt vor, geschlossene Frachtbriefe fünf Jahre lang aufzubewahren. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Unterlagen tragen persönlich der Leiter der Organisation sowie autorisierte Personen, die für den Betrieb des Fahrzeugs verantwortlich sind. Diejenigen von ihnen, die das Formular unterschreiben, sind für die Richtigkeit der von ihnen beglaubigten Daten verantwortlich. Wenn Vertreter des Föderalen Steuerdienstes bei der Inspektion Verstöße beim Ausfüllen des Frachtbriefs feststellen, können sie die darauf abgeschriebenen Kraft- und Schmierstoffe von der Zusammensetzung der Kosten für die Zwecke der Gewinnbesteuerung ausschließen. Dann muss die Organisation zusätzliche Steuern zahlen sowie Bußgelder und Strafen zahlen, die von Inspektoren verhängt werden.

Ein korrekt ausgefüllter neuer Frachtbrief im Formular Nr. 3 (für einen Pkw) sieht so aus:

Titelseite unter Berücksichtigung geänderter Ausfüllreihenfolge (erstellt mit der kommerziellen Version von ConsultantPlus):

Fortsetzung:

Betrachten Sie das Verfahren zur Ausstellung von Frachtbriefen am Beispiel des Ausfüllens des Formulars Nr. 3 „Frachtbrief für ein Auto“.

Beispiel
Der Einzelunternehmer Sergey Ivanovich Kondrashov verwendet bei seinen Aktivitäten ein Ford Focus Sea Max-Auto mit einem Hubraum von 1,8 Litern. Frachtbriefe werden für eine Woche (5 Arbeitstage) ausgestellt.
Der Unternehmer selbst wurde per Organisationsauftrag für den Betrieb von Autos verantwortlich gemacht (er übt auch die Aufgaben eines Mechanikers und eines Disponenten aus).
Laut vorherigem Frachtbrief und Sichtkontrolle betrug die Kraftstoffmenge im Tank vor der Abfahrt 30 Liter. Während der Gültigkeit des Frachtbriefes hat der Fahrer einmal getankt (40 Liter). Der Tankstellenkassenbeleg wurde ihnen zusammen mit dem Frachtbrief (Vorabmeldung) am Ende seiner Gültigkeit vorgelegt.
Die Gesamtfahrleistung während der Gültigkeit des Frachtbriefes betrug 198 Kilometer.
Betrachten Sie anhand der Daten dieses Beispiels das Verfahren zum Ausstellen eines Frachtbriefs.

Vorderseite
Eine der erforderlichen Angaben des Dokuments ist seine Nummer. Das Verfahren zur Nummerierung von Frachtbriefen wird von der Organisation selbst oder dem Unternehmer entwickelt. Die Serie ist in der Regel angegeben, wenn die Frachtbriefformulare typografisch gedruckt sind.
Es ist auch erforderlich, das Datum des Frachtbriefs anzugeben. Wenn seine Gültigkeitsdauer mehr als einen Tag beträgt, wird die gesamte Periode angegeben - von welchem ​​Datum bis zu welchem ​​​​Datum ist dieser Frachtbrief gültig (in unserem Beispiel wurde er für die Arbeitswoche vom 17. Mai bis 21. Mai 2010 ausgestellt)
In der Zeile „Organisation“ sind der Name, die Adresse des Standorts und die funktionierende Telefonnummer des Unternehmens - der Eigentümer (Benutzer) des Autos - eingetragen. Darüber hinaus sind seine OKPO-Codes (allrussischer Klassifikator für Unternehmen und Organisationen) im Codeteil angebracht. Diesen Code finden Sie in einem Schreiben der Statistikkommission.
Außerdem werden im Frachtbrief die Daten für das Fahrzeug und den Fahrer eingetragen: die Automarke (im Beispiel "Ford Focus Sea Max"). Wenn das Auto gemietet ist, ist es ratsam, hier oder in der hinzugefügten Zeile Folgendes anzugeben:
1. Nummer und Datum des Leasingvertrags und des Eigentümers des Autos (Leasinggeber) (z. B. „unter dem Leasingvertrag Nr. ___ vom „_“ _______ 20___ mit LLC „Profinfo“);
2. staatliches Kennzeichen (im Beispiel - E 266 ME 62);
3. Die Garagennummer wird angegeben, wenn die Organisation mehrere Autos in ihrer Bilanz (in Gebrauch) hat (in diesem Fall ist es nicht verboten, die Inventarnummer des Autos als Anlagevermögen in dieser Zeile anzugeben. Dies ist jedoch nicht der Fall erforderlich);
4. Vollständiger Name des Fahrers und seine Personalnummer (falls er Mitarbeiter derselben Organisation ist) (im Beispiel - Kuleshov D.I., Personalnummer 034);
5. unten ist die Nummer des Führerscheins des Fahrers (oder der Bescheinigungen aller Personen, die in der Zeile „Fahrer“ aufgeführt sind);
6. Unter den Angaben sind auch Typ, Serie und Nummer des Führerscheins angegeben. Lizenzen werden derzeit jedoch nur für die gewerbliche Beförderung von mehr als acht Fahrgästen erteilt. Dementsprechend jeglicher Transport Passagiertransport sind nicht lizenziert. Daher sind im Beispiel diese Zeilen nicht ausgefüllt und die Führerscheinkartentypen durchgestrichen.
Im Unterabschnitt „Zuordnung zum Fahrer“ ist angegeben:
1. wem das Auto zur Verfügung gestellt wird (im Beispiel - zur Verfügung des stellvertretenden Direktors Denisov S.E.). In diesem Fall spiegelt sich der Name der Organisation auch in der Zeile darunter wider. Da das Auto in unserem Beispiel einem Mitarbeiter desselben Unternehmers zur Verfügung gestellt wurde, steht auf dem Frachtbrief: IP Kondrashov Sergey Ivanovich. Wird die Maschine an einen Dritten (juristische oder natürliche Person) vermietet oder zur Erbringung von Dienstleistungen, so wird der Name (Nachname) dieser Person angegeben.
Wenn der Frachtbrief für einen Zeitraum von mehr als einem Tag ausgestellt wird, ist es höchstwahrscheinlich unmöglich, einen bestimmten Benutzer anzugeben, da es viele solcher Personen geben kann. In diesem Fall ist es ratsam, in dieser Zeile den Namen der Organisation selbst (Unternehmer) anzugeben und die Entschlüsselung des Namens eines bestimmten Benutzers auf der Rückseite des Blattes in der Spalte „Unterschrift der Person, die die verwendet hat, anzugeben Wagen";
2. die Lieferadresse, dh der Ort, an dem das Auto nach dem Verlassen der Garage (vom Parkplatz) ankommen soll. In unserem Beispiel ist ein solcher Ablageort die Adresse des Standorts (Büros) des Unternehmers: Ryazan, Pervomaisky Prospekt, 18;
3. Unten ist die tatsächliche Abfahrtszeit von der Garage (vom Parkplatz). Wenn der Frachtbrief für einen Zeitraum von mehr als einem Tag ausgestellt wird, ist es ratsam, in derselben Zeile das Datum der ersten Abfahrt anzugeben (in unserem Beispiel - 17.05.2010, 9.00 Uhr);
4. Der Auftrag für den Fahrer wird vom Disponenten (Disponent - Auftragnehmer) unterzeichnet. Im Beispiel werden die Funktionen des Disponenten von einem einzelnen Unternehmer wahrgenommen.
Vor dem Verlassen müssen alle Fahrzeuge einer Überprüfung der Funktionsfähigkeit der Haupteinheiten, Signale, Tankanzeigen, Öl usw. unterzogen werden. Wenn alle Fahrzeugsysteme ordnungsgemäß funktionieren, darf der Mechaniker (oder eine andere für den Betrieb des Fahrzeugs verantwortliche Person) abfahren, was durch die Unterschrift dieser Person auf der Zeile "Abfahrt erlaubt" nachgewiesen wird. Im Beispiel wird die Funktion des Mechanikers auch vom Unternehmer wahrgenommen.
Angegeben sind die Tachostände vor der Abfahrt (im Beispiel - 62346 Kilometer).
Dementsprechend signalisiert der Fahrer des Autos, dass er das Auto in gutem Zustand übernommen hat.
Im unteren linken Teil der Vorderseite des Frachtbriefs werden Daten angegeben, wenn das Auto in die Garage (auf den Parkplatz) zurückgebracht wird:
1. Die Rückkehrzeit wird angezeigt. Wenn der Frachtbrief für einen Zeitraum von mehr als einem Tag ausgestellt wurde, ist es ratsam, das Ankunftsdatum in dieser Zeile anzugeben. In unserem Beispiel - 21.05.2010 18.00;
2. Der Rückgabezeitpunkt wird durch die Unterschrift des Absenders (Absender-Auftragnehmers) bestätigt. Wie oben erwähnt, wird im Beispiel die Disponentenfunktion vom Unternehmer wahrgenommen;
3. gleichzeitig macht der Disponent sonstige notwendige Vermerke (Verspätungen, Wartezeiten (z. B. bei gewerblichen Leistungen an Dritte), Fahrzeugstillstände etc.);
4. Der Fahrer des Autos unterschreibt, dass er das Auto übergeben hat.
Im unteren rechten Teil der Vorderseite des Frachtbriefs sind Informationen über die Beförderung von Kraftstoff angegeben:
1. Kraftstoffmarke (im Beispiel - AI-95);
2. Die Zeile „Ausgestellt auf einem Betankungsblatt“ gibt tatsächlich die Kraftstoffmenge an, die von der Organisation selbst ausgegeben wurde (wenn sie beispielsweise eine eigene hat). Tankstelle oder Kraftstoff, der in einem speziellen Raum gelagert wird). In der Praxis liefert diese Leitung jedoch in der Regel Daten zum Betanken von Kraftstoff und Schmiermitteln bei Drittanbietern Tankstellen(Tankstelle) mit der Anwendung der Kassenquittungen der Tankstelle auf den Frachtbrief (wenn der Kraftstoff beispielsweise mit einer Firmenplastikkarte erhalten wurde) oder auf die Vorabmeldung (wenn der Kraftstoff gegen Barzahlung gekauft wurde). In unserem Beispiel hat der Fahrer 40 Liter Benzin mit einem Kassenbon einer Tankstelle gekauft;
3. Der verbleibende Kraftstoff am Ausgang kann ermittelt werden: gemäß dem vorherigen Frachtbrief, gemäß den Anzeigen der Instrumente im Auto (Kraftstoffstand), als Ergebnis einer Kontrollmessung des Kraftstoffstands im Tank (falls vorhanden). Tankdesign erlaubt) usw. In unserem Beispiel wird der Restkraftstoff an der Ausfahrt anhand des vorherigen Frachtbriefs ermittelt und mit den Anzeigen der Instrumente im Auto (30 Liter) verglichen;
4. der verbleibende Kraftstoff bei der Rückgabe kann nur durch die Anzeigen der Instrumente im Auto oder als Ergebnis einer Kontrollmessung des Kraftstoffstands im Tank (im Beispiel - 50 Liter) bestimmt werden;
5. Der tatsächliche Kraftstoffverbrauch ist definiert als die Differenz zwischen dem verbleibenden Kraftstoff vor Abfahrt plus der eingefüllten Kraftstoffmenge und dem verbleibenden Kraftstoff bei der Rückkehr. Im Beispiel: 30 l + 40 l - 50 l = 20 Liter);
6. Kraftstoffverbrauch nach Norm, viele Organisationen füllen einfach nicht, aber vergebens. Natürlich definiert das Steuerrecht nicht den Normverbrauch für Kraftfahrzeuge. Jedoch in Übereinstimmung mit Absatz 1 der Kunst. 252 der Abgabenordnung der Russischen Föderation müssen alle Ausgaben, die dem Steuerpflichtigen zur Verringerung der Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer entstehen, dokumentiert und begründet werden. Darüber hinaus wird die Gültigkeit der Kosten in Bezug auf Kraftstoff und Schmiermittel nur durch die Normen des Kraftstoffverbrauchs bestätigt. Gleichzeitig kann das Unternehmen solche Normen entweder selbst (gemäß den Daten technische Dokumentation zum Auto) oder auf der Grundlage der methodischen Empfehlungen "Kraftstoffverbrauchsnormen und Schmiermittel auf der Straßentransport“(Anhang zum Beschluss des russischen Verkehrsministeriums vom 14. März 2008 Nr. AM-23-r) (im Folgenden als methodische Empfehlungen bezeichnet).
Wenn kein Fahrzeug Ihrer Organisation in der Liste der Richtlinien aufgeführt ist, kann der Standard durch ein technisch ähnliches Fahrzeug bestimmt werden (ungefähre Abmessungen, gleiche Motorisierung, ähnlich technische Eigenschaften usw.). In unserem Beispiel steht das Auto Ford Focus Sea Max nicht auf der Liste des russischen Verkehrsministeriums. Daher wurde der Ford Focus mit der gleichen Motorgröße (1,8 Liter) als Basis genommen. Die Benzinmenge pro 100 Kilometer beträgt bei diesem Tarif 8,1 Liter. In Übereinstimmung mit Absatz 5 der methodischen Empfehlungen diese Norm um 15% erhöht, da das Auto hauptsächlich in der Stadt Rjasan betrieben wird (in Städten mit 250.000 bis 1 Million Einwohnern ist eine Erhöhung um bis zu 15% zulässig). Somit beträgt der Kraftstoffverbrauch für ein Auto in unserem Beispiel 9,3 Liter Benzin pro 100 Kilometer (8,1 Liter + (8,1 Liter x 15 %)).
Basierend auf dieser Norm beträgt der Kraftstoffverbrauch für den Frachtbrief (die Gesamtkilometerzahl ist auf der Rückseite des Frachtbriefs angegeben):
198 km: 100 x 9,3 Liter = 18,4 Liter.
Es stellt sich heraus, dass der tatsächliche Kraftstoffverbrauch nicht dem Standard entspricht. Tritt eine Abweichung auf, spiegelt sich dies jeweils in den Zeilen „Einsparungen“ bzw. „Mehrausgaben“ wider. Gleichzeitig wirken sich die Einsparungen nicht auf die Höhe der Ausgaben des Unternehmens für die Bezahlung des Kraftstoffs für das Auto aus. Bei Mehrausgaben ist jedoch in jedem Fall ein gesonderter Versuch erforderlich. Wenn die Mehrausgaben gering sind (z. B. weniger als 1 Liter Benzin), haben die Steuerbehörden wahrscheinlich keine Ansprüche gegen die Organisation. Wenn jedoch die Höhe der Mehrausgaben erheblich ist oder ständig auftritt, können diese Kosten von den Steuerbehörden für Zwecke der Besteuerung mit der Einkommensteuer nicht anerkannt werden, gefolgt von Strafen gemäß Art. 122 der Abgabenordnung der Russischen Föderation (20 % der Steuerrückstände);
7. Am Ende stehen die Tachostände des Autos bei der Rückkehr in die Garage (zum Parkplatz) (im Beispiel: 37.000 km + 198 km = 37.198 km);
8. Alle oben genannten Daten (Rückgabezeit, Tachometerstände, Kraftstofffluss) werden aufgezeichnet und durch die Unterschrift des Mechanikers bestätigt, der das Auto bei der Rückkehr in die Garage (Parkplatz) angenommen hat. Im Beispiel wird die Funktion eines Mechanikers von einem einzelnen Unternehmer wahrgenommen.
Oben auf dem Frachtbrief befindet sich der Stempel des Unternehmens, das dieses Dokument ausgestellt hat (natürlich, wenn ein solcher Stempel vorhanden ist).
Der Frachtbrief selbst ist mit dem Siegel der Organisation (in der unteren linken Ecke) versiegelt.

Rückseite des Frachtbriefs
Die Rückseite des Frachtbriefs eines Autos wird auch als „Routenblatt“ bezeichnet, da sie Angaben zu Route und Fahrzeit enthält. Kraftfahrzeug.
Korrekte Füllung Rückseite Es ist äußerst wichtig für die Gültigkeit aller Ausgaben für die Wartung und den Betrieb des Autos. Tatsächlich ist es genau anhand dieser Art von Daten möglich, die wirtschaftliche Machbarkeit des Einsatzes eines Fahrzeugs für Produktions- oder Verwaltungszwecke zu bestätigen.
Alle Autofahrten müssen unter einer separaten Nummer erfasst werden. Wenn das Auto kommerzielle Dienste anbietet, wird der Code zur Identifizierung der Kunden in der zweiten Spalte angezeigt. Da das Auto in unserem Beispiel einem Mitarbeiter eines einzelnen Unternehmers - dem Eigentümer des Fahrzeugs - zur Verfügung steht, wird natürlich kein Code angegeben. Da der Frachtbrief jedoch für fünf Werktage ausgestellt wird, empfiehlt es sich, in dieser Spalte die Reisedaten anzugeben (im Beispiel: 26.10., 27.10., 28.10., 29.10. und 30.10.).
Für jede Reise sind folgende aufgelistet:
1. Abgangs- und Bestimmungsort. Mit anderen Worten, wo das Auto abgefahren ist und wo es ankommt. Gleichzeitig ist es zum Zweck der Gültigkeit (Bestätigung des Produktions- (Verwaltungs-) Zwecks von Reisen) ratsam, in diesen Spalten nicht nur die Adresse, sondern auch die Organisation (Institution) anzugeben, an die dieses Auto war unterwegs. In unserem Beispiel - IFTS Nr. 2, Bank, Tankstelle, Kontrahenten usw.);
2. Abfahrts- und Rückkehrzeit. Das heißt, die Abfahrtszeit vom Abfahrtsort und die Ankunftszeit am Zielort.
Wird der Frachtbrief für einen Tag ausgestellt, kann nur die Uhrzeit der Abfahrt von der Garage (Parkplatz) und der Rückkehr zur Garage (Parkplatz) angegeben werden. Wenn es für mehr als einen Tag ausgestellt wird (wie in unserem Beispiel), ist es ratsam, die Uhrzeit jeder Fahrt anzugeben;
in der Spalte "Abgeschlossen, km" sind Angaben zur zurückgelegten Strecke angegeben (es ist außerdem ratsam, diese für jede Fahrt anzugeben);
3. Die Person, die die Autoschilder in der letzten Spalte verwendet hat. Im Beispiel - Kuleshov D.I.
Unten auf der Rückseite des Frachtbriefs ist die Gesamtzahl der zurückgelegten Kilometer (im Beispiel 198 km) sowie die zur Berechnung der Fahrervergütung erforderlichen Daten angegeben (in der Regel mit einer Akkordvergütung). ) - Arbeitsstunden (insgesamt in der Bestellung) und die Berechnung selbst (pro Kilometerleistung oder Betriebsstunden).
Dementsprechend wird die Berechnung von einem Buchhalter (Rechner) unterzeichnet.
Wenn die Lohndaten nicht ausgefüllt werden, ist es ratsam, nur die Gesamtzahl der zurückgelegten Kilometer anzugeben.
Das ist alles.
Frachtbriefe werden der Reihe nach im Frachtbriefbuchhaltungsbuch erfasst.
N. Skwortsova

Vielleicht die meisten aussagekräftige Ansicht Die Kosten für die Wartung von Firmenfahrzeugen sind die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel. Darüber hinaus ist es unmöglich, auf sie zu verzichten, wenn die Organisation für ihre Aktivitäten ein Auto verwendet. Die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel werden von den Steuerbehörden genau beobachtet, einer der Bereiche mit erhöhter „Gefahr“. Es gibt zu viele Bilanzierungsregeln und Feinheiten in der Dokumentation, die es zu beachten gilt.

Um die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel zu berücksichtigen, benötigen Organisationen und Einzelunternehmer unabhängig vom gewählten Steuersystem einen Frachtbrief. Dies ist das wichtigste Primärdokument, das während des Betriebs des Fahrzeugs erstellt wird. Es ist an der Zeit, ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs aufzuschlüsseln.

Frachtbrief-Formular

Die einheitliche Form des Frachtbriefs wurde durch den Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik Nr. 78 vom 28. November 1997 eingeführt. Die Pflicht zur Verwendung dieses speziellen Formulars ist jedoch nur den Kraftverkehrsunternehmen übertragen.

Für alle anderen hat das Verkehrsministerium der Russischen Föderation mit Erlass Nr. 152 vom 18. September 2008 die obligatorischen Angaben der Frachtbriefe und das Verfahren zu deren Ausfüllung genehmigt. Jene. uneinheitliche Formulare können verwendet werden, jedoch nur, wenn sie alle erforderlichen Angaben enthalten. Wenn während der Überprüfung festgestellt wird, dass die genehmigten Details in vollständig nicht auf dem Frachtbrief steht, werden die Kosten für Kraft- und Schmierstoffe gemäß diesen Dokumenten nicht anerkannt. Denken Sie daran, dass die unabhängig entwickelte Form des Frachtbriefs in den Rechnungslegungsgrundsätzen genehmigt werden muss.

Erforderliche Angaben

- Name und Nummer: zum Beispiel Frachtbrief Lastwagen, Nummer gemäß Ihrem Nummernsystem, Organisationsstempel;

- Informationen über die Gültigkeit des Frachtbriefs: Datum oder Zeitraum (Start- und Enddatum) sind angegeben, die Dauer kann von einem Tag bis zu einem Monat betragen;

- Angaben zum Inhaber: Rechtsform, Name der Organisation, vollständiger Name des einzelnen Unternehmers, Ort, Telefonnummer;

- Angaben zum Fahrzeug:

- Art des Transports: Fracht, Passagier, Modell des Fahrzeugs selbst und Modell des Anhängers, falls vorhanden;

- staatliches Kennzeichen;

- Ablesung des Kilometerzählers beim Versenden des Fahrzeugs und bei der Rückgabe;

— Datum und Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr zum Ort des Dauerparkens in Stunden und Minuten.

In Ermangelung einer Stelle als Vollzeitmechaniker kann der Fahrer die Betriebsfähigkeit des Fahrzeugs bestätigen. In Ermangelung eines Disponenten trägt der Fahrer auch die Ankunfts- und Abfahrtszeit sowie den Kilometerstand ein.

- Informationen über den Fahrer: der vollständige Name des Fahrers, das Kennzeichen des Gesundheitspersonals auf der Inspektion vor und nach der Fahrt.

Der Frachtbrief muss Angaben über die Kraftstoffmenge zum Zeitpunkt des Versands des Fahrzeugs und der Rückgabe an die Werkstatt enthalten. Die abgegebene Benzinmenge wird markiert oder die Nummer des an der Tankstelle erhaltenen Schecks angegeben. Der Verbrauch von Benzin wird durch den tatsächlichen und zum Satz bestimmt.

Der Frachtbrief wird für jedes Fahrzeug separat ausgefüllt. Außerdem können Frachtbriefe für jeden Fahrer separat ausgefüllt werden. Üblicherweise wird bei der Entwicklung eines Frachtbriefformulars ein einheitliches Formular zugrunde gelegt, in das die notwendigen Änderungen eingebracht werden.

Route

Eine Anforderung wie die Route des Autos ist nicht in der Liste der obligatorischen Anforderungen enthalten. Allerdings können die Finanzbehörden die Kosten für Kraft- und Schmierstoffe anfechten, wenn eine bestimmte Route nicht angegeben ist. Daher müssen Sie das Ziel, die Abfahrtszeit, die Ankunft und den Kilometerstand aufschreiben.

Die Route zeigt auf Rückseite Frachtbrief, und dies sollte so genau wie möglich erfolgen. Abfahrtsort ist beispielsweise St. Sowjetskaja d.50, Büro, Bestimmungsort - st. Lenina gest. 110, GmbH „Edelsteine“. So eine Route zu malen ist jedesmal recht mühsam. Aber wenn sich einige Routen ständig wiederholen, dann ist es sinnvoll, ihnen Nummern zuzuweisen und sie im Auftrag des Leiters freizugeben. Danach können Sie in den Frachtbrief schreiben: Route Nr. 1, Route Nr. 2 usw.

Wird die Arbeit des Fahrers nach dem Akkordsystem bezahlt, dann kann der Buchhalter hier auch das Fahrergehalt berechnen.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto ist in der Abbildung dargestellt.

Ansprüche aus dem IFTS

Ein Frachtbrief ist ein Dokument, das die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel bestätigt, daher schenken ihm die Steuerinspektoren große Aufmerksamkeit. Ansprüche (auch unbegründete) gegenüber den Finanzbehörden können entstehen in die folgenden Fälle:

- die Reiseroute wurde für mehr als einen Tag erstellt. Die Gerichte unterstützen jedoch die Steuerzahler (Beschlüsse des FAS von Moskau vom 13.04.11 Nr. KA-A40 / 2962-11),

- Der Frachtbrief wird nicht ausgestellt, wenn er von einem Mitarbeiter verwendet wird persönliches Auto in offizielle Zwecke. Die Gerichte vertreten eine gegenteilige Ansicht (Erlass des Föderalen Antimonopoldienstes Moskau vom 24.06.09 Nr. КА-А40/4219-09). Allerdings, wenn die Höhe der Vergütung für die Nutzung Personenbeförderung groß, es ist sicherer, weiterhin Frachtbriefe auszustellen,

- der Frachtbrief anderen Dokumenten widerspricht. Beispielsweise stimme ich die Angaben im Frachtbrief, Quittungen für Kraftstoff und Schmiermittel nicht ab.

- die Tachodaten im Frachtbrief am Ende eines Tages und am Anfang eines anderen Tages nicht übereinstimmen (gilt nur für Dienstfahrzeuge).

Auf die Kosten eines Autos mit dem vereinfachten Steuersystem. Laden Sie den Frachtbrief für ein Auto herunter und hier -. Über die Rationierung der Ausgaben für Kraft- und Schmierstoffe. Machen Sie sich mit modernen Mitteln zur Berechnung von Kraftstoff und Schmiermitteln vertraut - Tankkarten.

Und Sie verwenden Standardform Frachtbrief? Ist Ihr Frachtbriefformular benutzerfreundlich? Was halten Sie von der obligatorischen ärztlichen Untersuchung des Fahrers, wenn das Unternehmen sehr klein ist? Bitte teilen Sie in den Kommentaren!