Organizația noastră este pe USNO (venituri - cheltuieli). Închiriem spatiu de birouri de la o organizație care este tot pe USNO. Am incheiat un contract de inchiriere cu ei, suntem facturati lunar cu plata. Întrebare: Chiriașul ar trebui să ofere la sfârșitul lunii un act asupra serviciilor prestate pentru luna? (în scrisoarea Ministerului Finanțelor nr.03-03-06/4/118) se precizează că nu există o astfel de obligație. Atunci cu ce document ar trebui să acceptăm plăți de chirie și să închidem luna?
conform agentiei de control nu este necesar ca locatarul sa intocmeasca acte lunare. Veniturile din vânzarea unor astfel de servicii pot fi recunoscute pe baza unui contract.
Totuși, documentele enumerate (acord, factură etc.) nu le conțin întotdeauna pe toate detaliile necesare, prin urmare, este indicat ca organizatia sa se puna de acord cu locatorul asupra emiterii de acte privind prestarea de servicii care sa indeplineasca toate cerintele obligatorii de documentatie primara pe care le impune legislatia contabila.
Motivul acestei poziții este prezentat mai jos în recomandările Sistemului Glavbukh
Documentarea
Toate tranzacțiile comerciale ale organizației trebuie să fie formalizate cu documente contabile primare (). Orice documente intocmite in conformitate cu cerintele legii pot confirma calculele pentru chirie. Inclusiv contractul încheiat de părți, graficul plăți de chirie, un act de acceptare și transfer de proprietate, o factură de plată pentru servicii etc. În același timp, legislația nu obligă locatorul să emită lunar acte privind prestarea serviciilor în baza unui contract de închiriere. Acest punct de vedere este împărtășit de autoritățile de reglementare (scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 16 noiembrie 2011 nr. 03-03-06 / 1/763, din 6 octombrie 2008 nr. 03-03-06 / 1 /559, din 4 aprilie 2007 Nr. 03-07-15/47 și Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 5 septembrie 2005 Nr. 02-1-07/81).
Oleg Bun
Consilier de stat al Serviciului Fiscal al Federației Ruse, gradul III
2.Situație: dacă este necesară întocmirea unui act în temeiul unui contract de drept civil pentru executarea unei lucrări (prestarea de servicii)
Întocmirea unui act privind prestarea de servicii (efectuarea lucrărilor) este obligatorie numai dacă o astfel de cerință este prevăzută de legea civilă sau de un contract încheiat. Această opinie este împărtășită de Ministerul de Finanțe al Rusiei (scrisoarea din 13 noiembrie 2009 nr. 03-03-06/1/750). La rândul său, Codul civil al Federației Ruse prescrie direct să se întocmească un act privind prestarea de servicii (execuția lucrărilor) numai atunci când se execută lucrări în baza unui contract de construcție (clauza 4, articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse). . Redactarea actului este menționată și în Codul civil al Federației Ruse, care se aplică tuturor tipurilor de contracte de muncă. Totuși, se spune că odată cu actul, părțile pot întocmi un alt document care să ateste acceptarea.
Actele în baza unui contract de drept civil pot fi întocmite după cum urmează:
În alte cazuri, nu este necesară întocmirea unui act. Prin urmare, faptul prestarii de munca (prestarii de servicii) in scopuri de contabilitate si fiscalitate poate fi confirmat printr-un alt document (partea 1 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, alin. 1 al articolului 252). din Codul Fiscal al Federației Ruse). De exemplu, pentru un contract de transport, faptul prestării de servicii este confirmat de al treilea exemplar al conosamentului. Dacă expedierea este pe camion se plătește de către client la un tarif bazat pe timp, apoi documentul care confirmă faptul că au fost efectuate servicii de transport, pe lângă scrisoarea de trăsură, este un cupon de rupere pentru borderoul de parcurs. Faptul de a presta servicii în baza unui contract de comision este confirmat de raportul comisionarului (). Conform contractului de agenție - raportul agentului (). În cadrul contractelor de comision (dacă este prevăzut de contractul însuși) - raportul avocatului (paragraful 5 al articolului 974 din Codul civil al Federației Ruse).
Totodată, pentru recunoașterea cheltuielilor în temeiul contractului de impozitare se poate cere un act în cazuri neprevăzute de legea civilă. Codul Fiscal al Federației Ruse spune că organizațiile care utilizează metoda angajamentelor au nevoie de un act pentru a recunoaște costurile materiale în cadrul contractelor de executare a muncii (prestarea de servicii) de natură de producție (, clauza 2, articolul 272 din Codul fiscal al Federației Ruse). Federația Rusă). Explicații similare se găsesc în
În practică, la închirierea proprietății, se pune adesea întrebarea: ce documente primare care confirmă veniturile proprietarului și cheltuielile chiriașului sunt necesare? Proprietarul este obligat să semneze lunar cu chiriașul un act de muncă prestată (servicii prestate)?
În afacerile mari și Mall-uri, unde numărul chiriașilor este de sute, semnarea cu fiecare dintre aceștia a unui act de prestare a serviciilor de închiriere a spațiilor necesită resurse mari de muncă și costuri de timp. Cu toate acestea, contabilii firmelor chiriași sunt uneori îngrijorați dacă au motive să atribuie chirie pentru cheltuieli pentru contabilitate şi contabilitate fiscală in lipsa unui astfel de act? Să încercăm să ne dăm seama.
Conform articolelor Codului civil al Federației Ruse
LA Cod Civil relatii de inchiriere sunt reglementate de capitolul 34, iar dispozițiile privind furnizarea de servicii contra cost - de capitolul 39. Alineatul 2 al articolului 779 din Codul civil al Federației Ruse explică că regulile capitolului 39 se aplică contractelor de furnizare de comunicații servicii, medicale, veterinare, de audit, consultanta, servicii de informare, servicii de formare, servicii turistice si alte servicii. În același timp, capitolul 34 nu conține nicio referire la ce contracte de închiriere se pot aplica prevederi separate contracte de servicii plătite. Prin urmare, chirie nu este un serviciu, dar vedere separată activitate antreprenorială.
Confuzie în mărturie
Acest punct de vedere a fost susținut de Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisoarea sa nr. 03-03-01-04/1/86 din 26 octombrie 2004, semnată de directorul adjunct de atunci al Departamentului de Politică Fiscală și Tarifară Vamală. A.I. Ivaneev. Potrivit departamentului financiar, plăți de chirie platit de contract de închiriere spații nerezidențiale , ar trebui incluse în alte cheltuieli, cu condiția ca acestea să fie justificate și confirmate de documentele primare relevante ( contract de leasing, act de acceptare și transfer, facturi de plată a plăților de închiriere, ordine de plată etc.). După cum puteți vedea, actul de muncă prestat (servicii prestate) printre documente necesare nenumit.
În plus, scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 05 septembrie 2005 nr. 02-1-07 / 81 precizează: dacă părțile contractante au încheiat contract de leasingși a semnat actul de acceptare și transfer de proprietate, adică subiect de închiriere, atunci rezultă că serviciul este vândut (consumat) de către părțile la contract. Și, prin urmare, organizațiile au o bază în componență baza de impozitare pentru impozitul pe venit, se iau în considerare atât sumele veniturilor din vânzarea unui astfel de serviciu (pentru locator), cât și cheltuielile legate de consumul serviciului (pentru locatar).
Aceste temeiuri apar organizațiilor, indiferent de semnarea actului de acceptare și transfer de servicii, mai ales că cerința întocmirii obligatorii a acestuia nu este prevăzută nici de Codul fiscal, nici de legislația contabilă. În ciuda faptului că Serviciul Fiscal Federal a numit închirierea un serviciu, admite totuși că întocmirea unui act bilateral într-un astfel de caz nu este necesară.
Cu toate acestea, la mai puțin de un an mai târziu, Ministerul de Finanțe a emis o altă scrisoare - din 7 iunie 2006 Nr. închiriere imobiliară. Rețineți că acest document este semnat și de A.I. Ivaneev. În perioada de timp (1 an și 7 luni) care s-a scurs între apariția acestor două scrisori ale Ministerului Finanțelor, nu au fost aduse modificări în legislația civilă privind relatii de inchiriere , Nu s-a intamplat. Cu toate acestea, paragraful 1 al articolului 252 din Codul fiscal lege federala din 06.06.2005 nr. 58-FZ au fost aduse modificări care au făcut posibilă confirmarea cheltuielilor nu numai cu documente întocmite în conformitate cu Legislația rusă dar şi documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate. Astfel, respectarea regulilor stricte în pregătirea documentelor a încetat să mai fie condiție prealabilă pentru recunoașterea cheltuielilor a devenit suficientă furnizarea oricăror documente care ar putea confirma cheltuielile efectuate. Prin urmare, ultima scrisoare a departamentului financiar pe fondul acestor schimbări pozitive pentru contribuabili arăta cel puțin ciudat.
Dar în același 2006, Ministerul Finanțelor, parcă venind în fire, a emis o scrisoare din 9 noiembrie 2006 Nr. 03-03-04 / 1/742, deja semnată de S.V. Razgulin. Se precizează că încheierea lunară a actelor de prestări de servicii prestate în temeiul unui contract de închiriere în sensul evidenta documentara cheltuieli în formă plăți de chirie nu este necesar. Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse pentru Moscova a făcut referire la această scrisoare a departamentului financiar în explicațiile sale (scrisorile nr. 20-12/027737 din 26 martie 2007, nr. 20-12/060981 și din 30.06.2008). nr. 20-12/061162).
În toamna anului trecut, Ministerul Finanțelor a întocmit o altă scrisoare - din 6 octombrie 2008 Nr. 03-03-06 / 1/559, care confirmă poziția exprimată anterior: să întocmească acte de închiriere nu este obligat să verifice cheltuielile.
Să sperăm că ideea această problemăîn cele din urmă plasate.
Formarea actului de acceptare și transfer de spații pentru închiriere are loc întotdeauna în procesul de execuție contract de închiriere. Astfel, actul nu este independent, ci servește ca anexă la documentul principal.
FIȘIERE
Sensul actului
Este greu de supraestimat rolul actului. Importanța sa cheie se datorează faptului că contractul de închiriere este în esență un contract preliminar și fără act nu este considerat valabil (valid).
Este actul care confirma faptul transferului de spatiu de la o persoana la alta, si deci dovedeste faptul executarii contractului de inchiriere.
Fiecare locator, atunci când își închiriază proprietatea, este interesat să o mențină în ordine, să nu fie deteriorată, să nu se spargă și să se uzeze cât mai puțin posibil.
Actul este intocmit si pentru a atesta faptul ca imobilul a fost inchiriat intr-o stare satisfacatoare, fara reclamatii sau comentarii din partea viitorului chirias.
Dacă în timpul exploatării metrilor pătrați închiriați chiriașul le provoacă vreo pagubă, acesta va trebui să își asume despăgubirea pentru prejudiciul material. În același mod, actul se formează atunci când sediul este transferat de la chiriaș înapoi la proprietar.
Cu privire la care premise este necesară întocmirea unui act
Orice local poate fi închiriat, cu unele excepții prevăzute de lege. În mod obișnuit, contractele de închiriere sunt încheiate în legătură cu spațiile comerciale, de birouri, industriale, de depozitare și rezidențiale.
În acest caz, actul trebuie întocmit în orice caz, inclusiv indiferent de perioada de închiriere (adică chiar dacă perioada de închiriere este de doar câteva zile).
Cum se remediază starea spațiilor
La întocmirea actului, este necesar să se descrie localul închiriat cât mai detaliat posibil. În special, trebuie să specificați:
- starea pereților și a pereților despărțitori, a podelei și a tavanului (dacă este necesar, puteți chiar să introduceți în act informații despre materialele din care sunt realizate);
- informații despre structurile ferestrelor, echipamentele electrice (prize, întrerupătoare, lămpi etc.), sisteme de alimentare cu apă, încălzire și canalizare.
Dacă în cameră există și alte elemente valoroase care, în opinia proprietarului, trebuie reparate, acestea trebuie să fie indicate și în document. În cazurile în care spațiile sunt închiriate după reparații sau, dimpotrivă, nevoie lucrări de reparații, trebuie și scris în act.
Cine formează actul de acceptare și transmitere a spațiilor spre închiriere
De obicei, sarcina întocmirii actului revine unui angajat al companiei care deține metri pătrați închiriați. Acesta poate fi un consilier juridic, administrator, administrator de casă etc. Condiția principală este ca această persoană să fie capabilă să evalueze corect starea spațiului închiriat și să aibă o idee despre cum să formeze corect actele. Sperăm că, dacă nu aveți prea multe cunoștințe, atunci acest material vă va ajuta.
Caracteristicile întocmirii unui act
Nu există o formă obligatorie, unificată a actului, astfel încât angajații întreprinderilor locatoare au drept deplin scrieți un act într-o formă arbitrară sau, dacă organizația are un model de document elaborat și aprobat, conform șablonului acestuia. În același timp, este necesar ca documentul să îndeplinească două reguli de bază: în ceea ce privește compoziția, respectă standardele muncii de birou, iar în ceea ce privește conținutul, include o serie de informații specifice.
Completarea „capului” actului
În „antet” se introduce:
- denumirea documentului, numărul și data întocmirii acestuia;
- denumirea organizațiilor care sunt locatar și locatar, indicând funcțiile și numele complet ale conducătorilor sau reprezentanților legali ai acestora;
- denumirea obiectului și adresa acestuia, precum și suprafața incintei (în metri pătrați);
- dacă se dorește, actul poate indica un link către un certificat de proprietate, număr cadastral etc.
Completarea părții principale a actului
Descrierea stării sediului este o parte foarte importantă a actului. Această secțiune necesită o atenție specială. Aici trebuie să repari:
- aspectul camerei (pereți, tavan, podea, uși, ferestre);
- atestă faptul că aparatele electrice, alimentarea cu apă, încălzirea și alte comunicații sunt normale;
- dacă spațiile sunt închiriate cu echipamente stabilite de comunicare, Internet, alarme de incendiu și altele dispozitive tehnice, acest lucru ar trebui să se reflecte și în act.
Dacă există neajunsuri, acestea trebuie remarcate pentru ca pe viitor să nu existe nicio situație în care proprietarul încearcă să ia de la chiriaș despăgubiri pentru daune și pagube pe care acesta nu le-a permis.
Dacă există și alte documente pe care părțile doresc să le atașeze actului (inclusiv probe foto și video), prezența acestora trebuie menționată în act ca element separat.
La ce să acordați atenție atunci când aplicați
Designul extern al actului, precum și textul acestuia, sunt complet la cheremul compilatorului. Este permisă scrierea manuală a actului sau tastarea lui pe computer, formarea acestuia pe antetul stabilit al organizației sau pe o foaie obișnuită de hârtie.
Urmează documentul fara esec semn (în același timp, autografele persoanelor implicate în acceptarea și transferul sediului trebuie să fie „în direct”).
Dar este necesar să se certifice formularul cu un sigiliu sau ștampilă numai dacă norma de utilizare a produselor de ștampilă este consacrată în documentele de reglementare interne ale organizațiilor.
Actul trebuie să fie cel puțin tipărit în dublu exemplar– câte una pentru fiecare dintre părțile interesate, dar dacă este cazul se pot face și copii certificate.
Condițiile și perioada de păstrare a actului
Fiind parte integrantă a contractului de închiriere, actul trebuie păstrat împreună cu acesta într-un dosar separat. Durata de stocare este determinată de actele de reglementare interne ale întreprinderii sau de legislația Federației Ruse. După ce contractul de închiriere își pierde relevanța și expiră perioada de păstrare a documentelor, actul poate fi înlăturat.
Organizația închiriază sediul. Chiriașul și proprietarul aplică sistemul fiscal simplificat. Contractul de închiriere nu prevede că locatorul este obligat să emită lunar acte de acceptare și transfer de servicii. Chiriașul a acceptat localul pe baza certificatului de recepție.
Din noiembrie 2015, locatorul nu a furnizat niciun document (nici acte de munca prestate, nici acte de transfer universal), invocand faptul ca de la 11.01.2015 a trecut la sistemul de impozitare simplificat.
Sunt acțiunile proprietarului legal?
După ce am analizat problema, am ajuns la următoarea concluzie:
Locatorul are dreptul de a nu emite lunar un act de acceptare și transfer de servicii, dacă o astfel de obligație nu este prevăzută de contractul de închiriere.
Pentru a documenta cheltuielile sub formă de plăți de închiriere către o organizație care aplică sistemul fiscal simplificat, este suficient să aveți contractul curentînchiriere, un act de acceptare și transfer al spațiilor închiriate, precum și documente care confirmă plata plăților de închiriere.
Motivul concluziei:
Conform Codului civil al Federației Ruse, în baza unui contract de închiriere, locatorul se obligă să ofere chiriașului (chiriașului) proprietatea contra unei taxe pentru posesia și folosirea temporară sau pentru utilizare temporară.
Codul civil al Federației Ruse stabilește că chiriașul este obligat să plătească în timp util o taxă pentru utilizarea proprietății (chirie). Totodată, procedura, condițiile și termenele de realizare chirie determinat prin contractul de închiriere.
Rețineți că Codul civil al Federației Ruse, care reglementează raporturile juridice în temeiul unui contract de închiriere, nu impune chiriașului și proprietarului să confirme lunar că părțile și-au îndeplinit obligațiile în temeiul contractului de închiriere prin întocmirea de acte.
Conform Codului Fiscal al Federației Ruse, contribuabilii care aplică sistemul simplificat de impozitare cu obiectul impozitării sub formă de venit redus cu suma cheltuielilor, la determinarea bazei de impozitare, reduc veniturile primite din plățile de închiriere (inclusiv leasing). pentru proprietatea închiriată (inclusiv închiriată).
De regula generala cheltuielile contribuabilului sunt recunoscute drept cheltuieli după plata lor efectivă (TC RF).
În sensul Codului Fiscal al Federației Ruse, plata pentru bunuri (lucrări, servicii) și (sau) drepturi de proprietate este recunoscută ca încetarea obligației contribuabilului - cumpărătorul de bunuri (lucrări, servicii) și (sau ) drepturi de proprietate asupra vânzătorului, care sunt direct legate de furnizarea acestor bunuri (execuția muncii, prestarea de servicii) și (sau) transferul drepturilor de proprietate.
Condiția generală pentru recunoașterea cheltuielilor specificate în Codul Fiscal al Federației Ruse, inclusiv cheltuielile pentru plățile de leasing, este respectarea criteriilor specificate în Codul Fiscal al Federației Ruse, adică aceste cheltuieli trebuie să fie justificate (economic justificate), documentate si puse sa desfasoare activitati care vizeaza obtinerea de venituri (TC RF).
Reprezentanții departamentului financiar confirmă că, dacă cheltuielile au fost efectuate în scopul activității de întreprinzător și au avut ca scop generarea de venituri, precum și justificate, documentate și plătite, atunci contribuabilul are dreptul să țină cont de astfel de cheltuieli la stabilirea bazei de impozitare. pentru impozitul plătit în legătură cu aplicarea sistemului fiscal simplificat (Ministerul de Finanțe al Rusiei din 04.03.2015 N 03-11-11 / 19003, din 24.11.2014 N ).
Totodată, documentele care confirmă costurile de închiriere în scopuri fiscale sunt un contract de închiriere valabil care a trecut în cazurile stabilite. înregistrare de stat, precum și documentele care confirmă plata plăților de leasing, un act de acceptare și transfer al proprietății închiriate (Ministerul de Finanțe al Rusiei din 13.12.2012 N 03-11-06 / 2/145).
Documentele de mai sus (contract de închiriere (subînchiriere) încheiat, documente care confirmă plata plăților de leasing, actul de acceptare și transfer al proprietății închiriate) sunt indicate de reprezentanții departamentelor financiare și fiscale și pentru contabilizarea cheltuielilor în scopuri fiscale (Ministerul Finanțe ale Rusiei din 16 noiembrie 2011 N 03- 03-06/1/763, din 10/06/2008 N, Serviciul Federal de Taxe al Rusiei pentru Moscova din 30.06.2008 N, Serviciul Federal de Taxe al Rusiei din 09/ 05/2005 N 02-1-07 / 81 etc.).
Ministerul de Finanțe al Rusiei din 13 octombrie 2011 N 03-03-06 / 4/118 a remarcat că încheierea lunară a actelor de servicii prestate în baza unui contract de închiriere (subînchiriere) în scopul confirmării documentare a cheltuielilor sub formă de plățile de închiriere în scopuri fiscale nu sunt necesare.
Mai detaliat, această problemă a fost luată în considerare de specialiștii Serviciului Fiscal Federal al Rusiei în data de 05.09.2005 N 02-1-07 / 81. Acesta a precizat că, conform Codului Fiscal al Federației Ruse, în scopuri fiscale, un serviciu este recunoscut ca activitate ale cărei rezultate nu au o expresie materială, sunt realizate și consumate în cursul acestei activități. În consecință, dacă părțile contractante încheie un contract de închiriere și semnează un act de acceptare și transfer al bunului care face obiectul contractului de închiriere, atunci rezultă că serviciul este vândut (consumat) de către părțile contractante. Așadar, motivele includerii în baza de impozitare a cheltuielilor aferente consumului de servicii apar pentru organizații, indiferent de semnarea actului de acceptare și transfer de servicii, cu atât mai mult cu cât cerința întocmirii obligatorii a actelor de acceptare și transferul de servicii sub formă de chirie nu este nici Codul Fiscal al Federației Ruse, nici legislația privind contabilitatea contabilă nu este prevăzută.
Totodată, din explicațiile specialiștilor compartimentului financiar, rezultă că actul de acceptare a serviciilor de închiriere prestate este obligatoriu numai dacă executarea acestuia este prevăzută de contractul de închiriere.
În această situație, contractul de închiriere nu prevede obligația proprietarului de a întocmi lunar un act de acceptare și transfer de servicii.
Prin urmare, în acest caz, pentru a documenta cheltuielile sub formă de plăți de închiriere către o organizație care aplică sistemul fiscal simplificat, este suficient să existe un contract de închiriere valabil, un act de acceptare și transfer al spațiilor închiriate, precum și ca documente care confirmă plata chiriei.
De asemenea, rețineți că, potrivit Ministerului de Finanțe al Rusiei, dacă titularul dreptului nu are înregistrarea dreptului de proprietate asupra bunului imobil închiriat, chiriașul nu are dreptul să considere plățile de închiriere pentru proprietatea specificată drept cheltuieli în scopuri fiscale (a se vedea scrisorile din data de 01.12.2011 N 03-03- 06/1/791, din data de 13.05.2011 N 03-03-06/1/292).
În același timp, instanțele în astfel de cazuri iau decizii în favoarea contribuabililor și consideră că lipsa locatorului de proprietate asupra proprietății transferate nu este o circumstanță care împiedică legalitatea contabilității locatarului pentru plățile de leasing în impozitare (FAS din Moscova). Sector din 06.10. din 08.26.2011 N, Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse din 10.15.2007 N 12342/07).
Rețineți că aceste precizări și hotărâri judecătorești se referă la contabilizarea cheltuielilor în scopul impozitării profitului. În opinia noastră, acestea pot fi aplicate și la cheltuielile acceptate în scopuri fiscale la aplicarea sistemului fiscal simplificat.
Răspuns pregătit:
Expert Serviciu Consultanta Juridica GARANT
profesionist contabil Bashkirova Iraida
Răspunsul a trecut controlul de calitate
Materialul a fost pregătit pe baza unei consultări scrise individuale furnizate ca parte a serviciului de Consultanță juridică.