Der Frachtbrief ist eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente, die bei Unternehmen im Verkehrssektor im Umlauf sind, ebenso wie bei der Nutzung von Autos für den Eigenbedarf.

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Rolle des Dokuments

Der Frachtbrief löst mehrere Probleme auf einmal. Dies liegt daran, dass es die gesamte wichtige Informationenüber den Betrieb des Fahrzeugs, einschließlich:

• sein technischer Zustand;
• gefahrene Kilometer;
• Arbeitszeit des Fahrers;
• während der Schicht gemachte Bewegungen;
• Kraftstoffverbrauch Schmierstoffe usw.

Anhand all dieser Daten wird die Nutzung überwacht. Fahrzeug und die Effizienz der Fahrerarbeit sowie in Zukunft in der Buchhaltung des Unternehmens, Löhne Fahrer, Mechaniker und Disponent.

Der Frachtbrief ist ausgefüllt in Bezug auf verschiedene Autos: Pkw, Lkw sowie Sonderausstattung.

Was sollte ein Fahrer dabei haben

Jeder Fahrer, der seine Arbeit verrichtet, muss mehrere Dokumente bei sich haben. Diese beinhalten:

• Führerschein (mit der erforderlichen Zulassungsklasse);
• Papiere für ein Auto (wenn ein Anhänger vorhanden ist, muss dieser auch registriert werden);
• Begleitpapiere für das transportierte Gut (Frachtbriefe usw.);
• falls erforderlich - eine Sondergenehmigung für den Transport von Sonderfracht;
• Frachtbrief.

Wer füllt das Formular aus

Die Führung von Frachtbriefen wird in der Regel dem Leiter einer Struktureinheit, Buchhalter, Disponenten oder anderen Mitarbeitern anvertraut (manchmal werden diese Dokumente vom Leiter der Organisation selbst verfasst).

BEACHTUNG! Fahrer dürfen keine Frachtbriefe ausfüllen.

Die Fahreraufgabe für richtiges Design Frachtbrief besteht lediglich darin, am Ende der Arbeitsschicht ein Autogramm über die Übernahme und Übergabe des Wagens zu unterschreiben sowie über die erfolgten Überführungen Notizen zu machen.

Der Frachtbrief wird dem Fahrer gegen Quittung ausgestellt, während Voraussetzung sein Eingang ist die Zustellung des Dokuments für den Vortag.

In einigen Fällen kann ein Frachtbrief nicht für eine Arbeitsschicht, sondern für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden (z. B. für den Fernverkehr).

Merkmale des Dokuments

Einheitliche Standards für Primärdokumente wurden seit 2013 abgeschafft, so dass Mitarbeiter von Unternehmen jetzt wählen können, ob sie jedes Mal einen Frachtbrief in freier Form erstellen (was nicht praktikabel ist), eine eigene einzigartige Dokumentenform entwickeln oder eine einheitliche , bisher obligatorisches Formular. Letztere Option erweist sich für viele Unternehmen als die günstigste, da ein solches Formular enthält alle notwendigen Angaben und Zeilen (d. h. der Zeitaufwand für die Entwicklung und Erstellung der Struktur und des Inhalts des Blattes entfällt).

Das Dokument wird in Papierform (gedruckt) aufbewahrt, Informationen werden mit einem Kugelschreiber beliebiger dunkler Farbe eingegeben (Sie sollten keine anderen Schreibmittel verwenden - Filzstifte, Bleistifte usw.).

Beim Ausfüllen des Frachtbriefes sollten Flecken und Fehler vermieden werden. Wenn ein Fehler aufgetreten ist, ist es besser, ein neues Formular auszufüllen, aber wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie die falschen Daten sehr vorsichtig korrigieren. Sie können sie entweder mit Hilfe eines Korrekturlesers beschönigen oder durchstreichen und die richtigen Informationen darüber schreiben (Markierung neben "glauben korrigiert"). Alle Änderungen müssen durch die Unterschrift der Person, die sie vorgenommen hat, bestätigt werden.

Nach der Registrierung des Frachtbriefs muss das Formular von den verantwortlichen Personen unterschrieben und auch mit dem Siegel des Unternehmens beglaubigt werden (vorausgesetzt, die Verwendung von Stempelprodukten zum Vermerken solcher Papiere ist in den Bilanzierungsrichtlinien des Unternehmens verankert).

Bevor wir zu einem Beispiel für das Ausfüllen eines Dokuments übergehen, lassen Sie uns ein paar Worte zum Verfahren zum Eingeben von Informationen sagen.

Das Formular wird vom Verantwortlichen ausgefüllt, bevor das Auto die Garage verlässt.

Sie unterschreiben das Blatt: ein Mechaniker, der ggf. den technischen Zustand des Fahrzeugs überwacht, ein medizinischer Mitarbeiter, der den körperlichen Zustand des Fahrers, des Fahrers selbst und des zuständigen Mitarbeiters bescheinigt.

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs

Passen Sie also der Reihe nach in das Blatt ein:

• das Datum seiner Zusammenstellung;
• der Name der Organisation und ihre Anschrift;
• OKPO-Code;
• Automarke (wenn das Auto ausländische Produktion das Modell kann in russischer Transkription eingegeben werden);
• staatliche Nummer und Garage (falls vorhanden);
• Daten über den Fahrer: sein vollständiger Name, Personalnummer, Nummer Fahrerlaubnis, Fahrklasse. Wenn der Fahrer mit einer Lizenz arbeitet, müssen Informationen zur Lizenzkarte eingegeben werden.

Der zweite Teil des Formulars auf der linken Seite enthält Informationen über die dem Fahrer zugewiesene Aufgabe für die aktuelle Schicht. Hier sind angegeben:

• wer hat den Auftrag genau erteilt: Struktureinheit und Name des Unternehmens;
• Anmeldeadresse;
• Zeitpunkt des Verlassens der Garage (genau - in Stunden und Minuten);
• die Unterschriften des Mechanikers und des Fahrers.

Nach der Fahrt sollten Sie den Zeitpunkt der Rückkehr in die Werkstatt, Wartezeiten, Ausfallzeiten, Reiseaufträge etc. notieren und all diese Angaben auch mit dem Autogramm des Fahrers bescheinigen.

MIT rechte Seite Dokument gibt an:

• zunächst Daten über den technischen Zustand des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Abfahrt: Tachometerstände, die die Gebrauchstauglichkeit des Fahrzeugs bestätigen, Unterschriften des Mechanikers und des Fahrers, Marke und Code des verwendeten Kraftstoffs;
• dann wird nach der Rückgabe der Kraftstoffverbrauch detailliert aufgeschrieben (der Tanker oder der Techniker für Kraft- und Schmierstoffe trägt hier die Daten ein): wie viel wurde auf dem Tankzettel ausgegeben (in Liter), wie viel war bei der Ausfahrt im Tank die Garage und bei der Rückkehr der Verbrauch (normalisiert und tatsächlich) sowie Informationen über Einsparungen oder Kostenüberschreitungen;
• dann werden die Zahlen vom Tacho eingegeben, und der Mechaniker bestätigt das alles noch einmal mit seiner Unterschrift.

Auf Rückseite der Frachtbrief gibt Auskunft über Fahrten während der Arbeitsschicht (in der richtigen Reihenfolge). Hier steht es geschrieben

• die Adresse, von der das Auto abgefahren ist,
• Ziel,
• Check-out- und Rückgabezeiten,
• gefahrene Kilometer,
• Unterschrift des Fahrers.

Am Ende wird das Formular vom Buchhaltungsmitarbeiter ausgefüllt, der die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, die gefahrenen Kilometer und daraus den Lohn des Fahrers berechnet.

Kann man auf einen Frachtbrief verzichten

Da sich der Frachtbrief auf primäre Buchhaltungsdokumente bezieht, ist seine Anwendung obligatorisch. Wenn die Organisation es versäumt, dieses Dokument auszufüllen, falls es einer Verwaltungsstrafe in Form einer Geldbuße.

Wie lange soll das Dokument aufbewahrt werden

Alle Primärdokumente unterliegen der Langzeitspeicherung. Frachtbriefe sind keine Ausnahme. Nach der Registrierung und Durchführung aller Buchhaltungstransaktionen müssen diese Dokumente mindestens fünf Jahre lang oder für den in den internen Regulierungsdokumenten der Organisation festgelegten Zeitraum an einem für Unbefugte verschlossenen Ort aufbewahrt werden.

Für die Abrechnung und Kontrolle des Betriebs eines Fahrzeugs und eines Fahrers in einer Organisation wird in der Regel ein spezielles Primärdokument verwendet - ein Frachtbrief. Über die Formen von Frachtbriefen, die in der Praxis verwendet werden und diskutiert werden.

Formen von Frachtbriefen

Die Organisation kann unabhängig entwickelte Frachtbriefe oder Formulare verwenden, die von Goskomstat oder Branchenabteilungen genehmigt und unter Berücksichtigung überarbeitet wurden aktuelle Anforderungen Gesetzgebung. In jedem Fall müssen die verwendeten Frachtbriefe der Organisation in ihren eigenen festgelegt werden.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Frachtbriefe für Pkw, Lkw, Busse, Trolleybusse und Straßenbahnen die obligatorischen Angaben enthalten, die in § 3 der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18.09.2008 Nr. 152 (Brief des Finanzministeriums vom 25.08.2009 Nr. 03-03-06 / 2/161):

• Name und Nummer des Frachtbriefs;
• Informationen über die Gültigkeit des Frachtbriefs;
• Informationen über den Eigentümer (Eigentümer) des Fahrzeugs;
• Informationen über das Fahrzeug;
• Informationen zum Fahrer.

Bei der Erstellung von Frachtbriefen in den Jahren 2018-2019 müssen die Änderungen des Verfahrens zum Ausfüllen von Frachtbriefen (Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152) durch die Verordnungen des Verkehrsministeriums Nr 17 vom 18. Januar 2017, Nr. 476 vom 7. November 2017.

Auf dem Frachtbrief ist also kein Siegel (Stempel) der Organisation oder des einzelnen Unternehmers erforderlich. Gleichzeitig muss ein Zeichen darauf sein, dass Vorfahrtkontrolle technischer Zustand Fahrzeug (Ziffer 16.1 der Verordnung des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152). Dazu müssen folgende Angaben in Form des Blattes gemacht werden:

• Datum und Uhrzeit der Überprüfung des technischen Zustands vor der Fahrt;
• Unterschrift, vollständiger Name Regler.

Die Pflicht, Angaben zur Vorfahrtkontrolle des technischen Zustands des Fahrzeugs im Frachtbrief einzutragen, gilt nicht nur für Organisationen und Einzelunternehmer, die Dienstleistungen erbringen mit dem Auto, sondern auch an diejenigen, die Transporte ausschließlich für eigene Produktionszwecke betreiben (Schreiben des Verkehrsministeriums vom 28.09.2018 Nr. 03-01 / 21740-IS, Ziffer 3 des Beschlusses des Bundesheer-Plenums vom Juni 26, 2018 Nr. 26).

Frachtbriefe: Formulare (Download)

ZU Sonderfahrzeuge umfasst Fahrzeuge, die für besondere Funktionen ausgelegt und ausgestattet sind Spezialausrüstung um die angegebenen Funktionen auszuführen (z. B. Feuerwehrautos, Autokräne, Betonfahrmischer, Fahrzeuge mit Kompressoreinheiten usw.).

Wenn Sie also beispielsweise einen Frachtbrief eines Autokrans (Formular) benötigen, können Sie diesen unter dem obigen Link kostenlos herunterladen.

Verordnung des Arbeitsministeriums vom 07.07.1999 Nr. 18 genehmigte die empfohlene Form

Alles Russische Unternehmen und private Unternehmer, die Fahrzeuge betreiben, sind verpflichtet, Frachtbriefe zu führen. Güterverkehr keine Ausnahme. "Gutschein" - ein Dokument, das die Kosten für den Betrieb und die Wartung des Autos sowie den Kraftstoffverbrauch bestätigt. Das ausgefüllte Formular ist die Grundlage für die Berechnung des Fahrergehalts.

Für jeden Fahrzeugtyp wurden individuelle Formulare eines einheitlichen Formulars entwickelt und genehmigt (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses vom 28.11.1997 Nr. 78). Gemäß dem Gesetz Nr. 402-ФЗ vom 06.12.2011 ist es nicht erforderlich, die genehmigten Formulare anzuwenden, die Organisation hat das Recht, das Formular unter Berücksichtigung der besonderen Besonderheiten der Tätigkeit des Unternehmens unabhängig zu entwickeln und zu genehmigen. In der Praxis verwendet die überwiegende Mehrheit der Institutionen und Einzelunternehmer einheitliche Formulare.

Für Lastkraftwagen gibt es zwei vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigte Gutscheine: Nr. 4-С (OKUD 0345004) und Nr. 4-P (OKUD 0345005). Frachtbriefformular Lastwagen Nr. 4-C wird von Organisationen verwendet, in denen Löhne an die Fahrer nach Stückzahlen gezahlt werden, und Formular 4-P (ein Frachtbrief für einen LKW) wird für zeitabhängige Zahlungen verwendet. Die Verwendung beider Formulare in einer Institution ist nicht ausgeschlossen.

Formular LKW-Frachtbrief: kostenloser Download Formular Nr. 4-P

Kostenloser Download-Formular Nr. 4-C

Neu im Design der Frachtbriefe eines LKW

Das russische Verkehrsministerium hat mit Verordnungen vom 18. September 2008 Nr. 152 (in der Fassung vom 18. Januar 2017) und Nr. 476 vom 7. November 2017 die Liste der obligatorischen Angaben konsolidiert, ohne die das Dokument berücksichtigt werden kann Null und nichtig. Darüber hinaus haben die entsprechenden Anordnungen die obligatorische Anbringung des Amts- oder Rundsiegels der Gesellschaft auf dem Beleg aufgehoben, wenn die Verwendung des Siegels in der Satzung der Haushaltsorganisation nicht vorgesehen ist.

Wenn das Dokument nicht alle obligatorischen Angaben enthält, hat die Verkehrspolizei das Recht, den Besitzer des Autos und den Fahrer mit einer Geldstrafe zu belegen. Die Finanzbehörden akzeptieren das Dokument auch nicht als Ausgabennachweis, sie werden nachzählen Steuerbemessungsgrundlage und schreibe eine Geldstrafe aus.

Pflichtangaben auf dem LKW-Frachtbrief 2019:

1. Name und Nummer des Dokuments, Erstellungsdatum (Auszug). Bei der Nummerierung der Gutscheine ist unbedingt die chronologische Reihenfolge einzuhalten.
2. Die Gültigkeitsdauer des Dokuments, dh der Zeitraum, für den es ausgestellt wurde, jedoch nicht länger als einen Monat.
3. Vollständige Angaben zum Fahrzeugbesitzer, einschließlich OGRN (OGRNIP für private Händler).
4. Daten des Autofahrers: vollständiger Name und die Nummer eines gültigen Führerscheins.
5. Informationen zum Transport: Nummernschild, Marke.
6. Kilometerstandsdaten vor dem Verlassen und bei der Rückkehr in die Garage.
7. Genaues Datum und die Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr in die Garage.
8. Unterschrift, vollständiger Name und die Position der verantwortlichen Person, die den Kilometerstand, Datum und Uhrzeit erfasst und aufgezeichnet hat.
9. Datum (und Uhrzeit ärztliche Untersuchung Fahrer vor der Abfahrt und bei der Rückkehr.
10. Stempel, Unterschrift und vollständiger Name der Arzt, der die Untersuchung durchgeführt hat.
11. Walkthrough-Informationen technische Überprüfung vor Abflug im Format TT / MM / JJJJ, sowie Stunden und Minuten.
12. Unterschrift und vollständiger Name verantwortlich für die Fahrzeuginspektion (Mechaniker, Controller, Meister).

Ein Dokument wird immer in einer einzigen Kopie erstellt. Das ausgefüllte Formular wird vom Manager beglaubigt, es wird ein rundes Siegel angebracht (sofern vorhanden). Der fertige Voucher wird dem Fahrer übergeben. Am Ende des Fluges (Erledigung der Aufgabe) übergibt der Fahrer das Dokument dem Verantwortlichen der Haushaltsorganisation zur Unterschrift. Ausschreiben neues Blatt folgt erst, wenn der Fahrer über den vorherigen berichtet.

Nachfolgend finden Sie ein vorgefertigtes Muster zum Ausfüllen eines LKW-Frachtbriefs.

Funktionen der Buchhaltung und Aufbewahrung der Dokumentation

Gutscheine sind zu berücksichtigen. Die Form des Formulars kann unabhängig entwickelt und in den Bilanzierungsrichtlinien genehmigt werden. Oder verwenden Sie die einheitliche Dokumentation gemäß dem Formular Nr. 8 (OKUD 0345008), genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses vom 28. November 1997 Nr. 78.

Das Verfahren zum Ausfüllen des Gutscheinregisters basiert auf der chronologischen Registrierung aller ausgestellten Formulare in der Organisation. Beauftragen Sie die für die Erstellung des Journals zuständige Person durch einen separaten Auftrag. Wenn eine Haushaltsorganisation ein eigenes Journalformular verwendet, sollte auch das Verfahren zum Ausfüllen genehmigt werden. Die verantwortliche Person sollte durch Unterschrift mit dieser Vorgehensweise vertraut gemacht werden.

Bewahren Sie Belege und Registrierungsbücher mindestens 5 Jahre lang auf, solche Anforderungen sind in der Verordnung des russischen Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152 festgelegt. Mangels Unterlagen können die Steuerbehörden für jedes Dokument mit einer Geldstrafe von 200 Rubel belegt werden .

Haftung und Strafen

Für die Richtigkeit, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der in der Dokumentation angegebenen Informationen ist die Führungskraft sowie die verantwortlichen Mitarbeiter verantwortlich. Ein korrekt ausgestellter Beleg ist nicht nur Grundlage für die Abschreibung von Spesen, sondern auch eine Bestätigung, dass das Fahrzeug ordnungsgemäß funktioniert, der Fahrer berechtigt ist, das Auto zu führen, eine ärztliche Untersuchung bestanden hat usw.

9. Für jedes genutzte Fahrzeug wird ein Frachtbrief erstellt juristische Person, Einzelunternehmer für den Transport von Gütern, Passagieren und Gepäck auf der Straße und im städtischen Bodenverkehr im Stadt-, Vorort- und Überlandverkehr.

10. Der Frachtbrief wird für einen Tag oder für einen Zeitraum von höchstens einem Monat ausgestellt.

11. Wird ein Fahrzeug während der Gültigkeitsdauer des Frachtbriefes von mehreren Fahrern im Schichtbetrieb genutzt, dürfen für jeden Fahrer mehrere Frachtbriefe für ein Fahrzeug getrennt ausgestellt werden.

12. Der Name des Frachtbriefs gibt an, für welchen Fahrzeugtyp der Frachtbrief ausgestellt wird (Frachtbrief Personenkraftwagen, Straßenbahnfrachtbrief usw.). Die Frachtbriefnummer wird im Kopfteil in chronologischer Reihenfolge gemäß dem Nummerierungssystem des Fahrzeughalters angegeben.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

13. Datum, Uhrzeit und Kilometerstand, wenn das Fahrzeug seinen Dauerparkplatz verlässt und einfährt Dauerparkplatz werden von bevollmächtigten Personen angebracht, die auf Beschluss des Leiters des Unternehmens oder eines Einzelunternehmers ernannt und durch ihre Stempel oder Unterschriften mit den Initialen und Nachnamen beglaubigt werden, außer in Fällen, in denen der Einzelunternehmer die Aufgaben eines Fahrers kombiniert.

14. Daten, Uhrzeiten und Kilometerstände, wann ein Fahrzeug einen Dauerparkplatz verlässt und auf einem bestimmten Parkplatz ankommt, werden von einem einzelnen Unternehmer festgehalten, wenn dieser Unternehmer die Aufgaben eines Fahrers vereint.

15. Bei der Ausstellung mehrerer Frachtbriefe für ein Fahrzeug getrennt für jeden Fahrer werden Datum, Uhrzeit und Kilometerstand beim Verlassen des Dauerparkplatzes in den Frachtbrief des Fahrers eingetragen, der den Ort als Erster verlässt Dauerparkplatz sowie Datum, Uhrzeit und Kilometerstand bei der Einfahrt des Fahrzeugs auf den Dauerparkplatz - im Frachtbrief des Fahrers, der den Dauerparkplatz zuletzt betritt.

16. Die Daten und Uhrzeiten der ärztlichen Untersuchung vor und nach der Fahrt des Fahrers werden von dem medizinischen Mitarbeiter, der die entsprechende Untersuchung durchgeführt hat, angebracht und durch seinen Stempel und seine Unterschrift mit Name, Vorname und Vatersnamen bestätigt.

BeraterPlus: Hinweis.

Gemäß der Verordnung des russischen Verkehrsministeriums vom 06.04.2017 N 141 wird bei erfolgreicher Durchführung der Vorfahrtkontrolle auf dem Frachtbrief ein Vermerk "Vorfahrtkontrolle des technischen Zustands bestanden" angebracht.

16.1. Datum und Uhrzeit der Inspektion des technischen Zustands des Fahrzeugs vor Fahrtantritt werden vom Prüfer des technischen Zustands angebracht Fahrzeuge oder der Inspektor des technischen Zustands von städtischen Bodenfahrzeugen Elektrotransport, der die entsprechende Kontrolle durchführte und durch seine Unterschrift unter Angabe des Nachnamens und der Initialen beglaubigt wurde.