Aktuelles Formular und Muster zum Ausfüllen des Frachtbriefs. Anleitung: Füllen Sie einen Frachtbrief für ein Auto aus

Um Autos zu benutzen, die dem Unternehmen gehören oder von ihm betrieben werden, muss der Fahrer während der Fahrt einen Frachtbrief des Autos bei sich haben. Es ist nicht nur Teil der obligatorischen Formulare, die von Straßeninspektoren bei Kontrollen verlangt werden, sondern ist das primäre Formular für die Aufzeichnung des Betriebs des Autos und die Grundlage für die Berechnung des Fahrergehalts und die Abschreibung des Kraftstoffs.

Frachtbrief Personenkraftwagen vom Disponenten oder in dessen Abwesenheit vom Buchhalter auszufüllen. Dieses Dokument muss täglich ausgefüllt werden, insbesondere in Kraftverkehrsunternehmen. Wenn der Arbeitstag im Unternehmen aus mehreren Schichten besteht, ist es wünschenswert, die Frachtbriefe für jeden Fahrer (Schicht) auszufüllen.

In kleinen Unternehmen, in denen das Unternehmen nur einen offiziellen Transport hat (z. B. das Auto des Leiters), darf dieses Formular für mehrere Tage ausgestellt werden. Außerdem kann ein Dokument für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden, wenn das Auto während einer Geschäftsreise verwendet wird.

Derzeit kann die Form des Frachtbriefs vom Unternehmen unter Berücksichtigung der Besonderheiten seiner Tätigkeit selbstständig entwickelt werden. Es muss jedoch die für Buchhaltungsformulare vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Grundsätzlich wird ein sektorübergreifendes Standardformular Nr. 3 verwendet, das vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigt wurde.

Das ausgestellte Dokument wird in das Frachtbriefregister eingetragen, wonach es die nächste Nummer erhält. Danach wird es dem Fahrer übergeben.

Beim Verlassen der Garage muss der Frachtbrief von einem Mechaniker unterschrieben werden, der die Funktionsfähigkeit des Autos, die Tachostände und das Gleichgewicht im Kraftstofftank überprüft.

Bei der Erledigung dienstlicher Aufgaben spiegelt der Fahrer auf der zweiten Seite des Frachtbriefs die Orte wider, die er besucht, und hält Informationen über die zurückgelegte Zeit und die zurückgelegten Kilometer fest.

Bei der Ankunft in der Werkstatt wird das Auto von einem technischen Spezialisten inspiziert, auf seine Funktionsfähigkeit überprüft, die Tachostände und der Hubraum im Tank in den entsprechenden Spalten fixiert und dann den Frachtbrief indossiert.

Der Mitarbeiter reicht dieses Dokument in der Leitwarte ein, wo der Spezialist es berechnet und im Registrierungsprotokoll widerspiegelt.

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto

Schauen wir uns genauer an, wie man einen Frachtbrief ausfüllt.

Füllung Vorderseite

Oben ist der Firmenstempel, darunter die Nummer (ggf. eine Serie) und das Datum des Dokuments angebracht.

In der nächsten Spalte müssen Sie den Namen des Unternehmens, seine Adresse und Telefonnummer angeben. Es spiegelt auch den Registrierungscode des Unternehmens bei den statistischen Ämtern wider ().

Danach füllt der Disponent die Marke des Autos, seine Zustandsnummer und die Bestandsgaragenkennung aus.

Der vollständige Name wird in die entsprechende Zeile geschrieben. Fahrer, Personalnummer, Details Fahrerlaubnis, falls vorhanden - Klasse.

Der nächste Abschnitt des Frachtbriefs wird ausgefüllt, wenn das Unternehmen spezialisiert ist, z. B. ein Taxi. Für solche Unternehmen sind Lizenzkarten erforderlich, deren Daten hier eingetragen werden müssen.

Der Disponent bestimmt die Aufgabe für den Fahrer und gibt die genaue Adresse des Autos an. Danach bestätigt der Fachmann das Dokument und übergibt es dem Fahrer.

Für den Mechaniker ist in dem Dokument ein spezieller Abschnitt vorgesehen, in dem er die Betriebsfähigkeit des Autos und die Tachowerte sowie die Tankbalance notiert und mit seinem vollständigen Namen bestätigt. Der Fahrer unterzeichnet auch unten, um das Auto mit der Entschlüsselung seiner persönlichen Daten zu erhalten.

Beim Tanken gibt ein Mitarbeiter die eingefüllte Kraftstoffmenge, seine Marke wieder. Neben der Verschiebung kann ein Stationsmitarbeiter eine Bestätigung unterschreiben.

Der Disponent gibt das tatsächliche Datum und die tatsächliche Uhrzeit der Rückgabe an die Werkstatt an und vermerkt gegebenenfalls Ausfallzeiten, Verspätungen usw.

Bei der Rückkehr bringt der Fahrer das Auto zu einem Mechaniker, der seinen Zustand überprüft, den Tankstand am Ende des Arbeitstages und den Kilometerzähler notiert. Der technische Spezialist bestätigt den Erhalt des Autos und setzt seine Unterschrift, und der Fahrer, der es übergibt - seine eigene.

Rückseitenfüllung

Auf der Rückseite Dokument füllt der Fahrer persönlich Informationen über den Prozess der Erfüllung seines Dienstauftrags aus und gibt die Abfahrts- und Zielorte mit einer Aufschlüsselung des Zeitraums und der zurückgelegten Kilometer an. Bei der Zusammenarbeit mit Dritten können diese die Aufgabenerfüllung des Fahrers gegen seine Aufzeichnungen bestätigen.

Am Ende des Dokuments berechnet der Disponent die Gesamtarbeitszeit pro Tag und den Kilometerstand auf dem Tacho. Je nach verwendetem Lohnsystem ermittelt es das Gehalt des Mitarbeiters und leitet den Frachtbrief nach Fixierung im Meldeprotokoll an die Buchhaltung weiter. Der Buchhalter bestätigt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Berechnungen.

Ein Frachtbriefmuster kann unten eingesehen werden.

Nuancen

Die korrekte Ausführung dieses Dokuments ist sehr wichtig für die steuerliche Einbeziehung der Kraftstoffkosten in die Ausgaben. Er ist das Hauptdokument, das die Inspektoren während der Inspektion anfordern.

Bei vielen Unternehmen ist auf dem Frachtbrief ein Vermerk über das Bestehen von ärztlichen Vor- und Nachuntersuchungen vorgeschrieben.

Bei der Planung, Verwaltung, Erfassung und Organisation der Beförderung von Gütern oder Personen auf der Straße gemäß der Anweisung „Über das Verfahren zur Bezahlung der Beförderung auf der Straße“ muss ein Frachtbrief eines Autos verwendet werden. Aus unserem heutigen Material erfährt der Leser, wie er 2019 einen Frachtbrief für ein Auto ausstellt. Unten auf der Seite können Sie das Frachtbriefformular 2019 und ein Muster zum Ausfüllen dieses Dokuments herunterladen.

Eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente für Kraftverkehrsunternehmen und andere Unternehmen, die Autos benutzen, ist ein Frachtbrief. Warum es nötig ist und was sich 2019 an der Form der Füllung ändern wird – das wird jetzt besprochen.

Primärer Buchhaltungsbeleg

Der Frachtbrief eines Autos ist in der Liste der Hauptdokumente für die Abrechnung des Betriebs von Fahrzeugen enthalten. Darauf basierend werden die vom Auto zurückgelegten Strecken, vom Fahrer geleistete Arbeitsstunden, transportierte Güter, verbraucht Kraftstoffe und Schmiermittel. Dementsprechend dient es als Quelle für die Berechnung der Gehälter sowohl für den Fahrer als auch für den Betreiber der Organisation.

Wird vom Disponenten oder einer autorisierten Person ausgestellt und der Buchhaltung übergeben. Muss das Ausstellungsdatum, den Stempel und das Siegel der Organisation enthalten, die Eigentümer ist Fahrzeug. Für das Fehlen eines Frachtbriefs wird eine Geldstrafe von 500 Rubel verhängt. Zur ordnungsgemäßen Buchführung und Kontrolle sind sie 5 Jahre aufzubewahren.

Gemäß dem Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 28. November 1997 Nr. 78, Primärdokumente (über die Abrechnung von Arbeiten in Lastkraftwagen und Autos Straßentransport) sind wie folgt:

Frachtbrief eines Pkw im Jahr 2019 (Formular Nr. 3);
Frachtbrief Lastwagen(Formular Nr. 4-s oder Nr. 4-p);
Register der Beförderung von Frachtbriefen (Formular Nr. 8);
Frachtbrief (Formular Nr. 1-T).

In unserer heutigen Veröffentlichung betrachten wir das Formular Nr. 3 des Frachtbriefs für ein Auto. Am Ende des Materials befindet sich ein Link, über den der Leser das Formular des Frachtbriefs für ein Auto kostenlos herunterladen kann.

Personalfahrerdokumente

Bei Arbeiten an einem Personenkraftwagen muss der Fahrer über folgende Dokumente verfügen:

1. Führerschein oder befristete Erlaubnis.
2. Frachtbrief eines Autos im Jahr 2019 (Formular Nr. 3).
3. Zulassungsunterlagen für das Auto (wenn es einen Anhänger gibt - auch dafür).
4. Konnossement für die transportierten Güter (Formular Nr. 1-T).
5. Sondergenehmigung für den Transport von übergroßen, schweren u Gefahrgut.

Verantwortung für richtige Befüllung Der Frachtbrief wird von den Leitern (Unternehmen, Organisationen) und Personen mitgeführt, die für das Ausfüllen des Formulars Nr. 3 und den Betrieb von Fahrzeugen verantwortlich sind. Der Fahrer darf den Frachtbrief nicht ausfüllen. Er unterschreibt die Annahme und Übergabe des Autos.

Ausfüllen des Frachtbriefformulars

Vor der Ausstellung eines Dokuments wird der Frachtbrief eines Personenkraftwagens von einer autorisierten Person oder einem Disponenten ausgefüllt.

Ausfüllen des Formulars durch den Disponenten:

Im Formular Nr. 3 gibt der Versender (Bevollmächtigter) folgende Daten an:

Ausstellungsdatum (Tag, Monat und Jahr);
in der Zeile „Betriebsmodus“ steht der Code oder Name des Betriebsmodus (Wochentage, Dienstreise, zusammengefasste Arbeitszeitabrechnung, tägliche Arbeitszeitabrechnung, Arbeit am Wochenende usw.);
in der Zeile "Auto" werden Marke, Kennzeichen und Fahrzeugtyp sowie Garagennummer angegeben (bei Verwendung von Anhängern werden alle Informationen darüber aufgezeichnet);
die Zeile „Begleitperson“ sollte Angaben zu den Personen (vollständiger Name) enthalten, die das Auto im Rahmen der Aufgabe begleiten;
im Abschnitt "Arbeit des Fahrers und des Autos" (Spalte 2) ist die Zeit (in Stunden und Minuten) der Abfahrt und Rückgabe des Fahrzeugs gemäß Zeitplan angegeben;
Geben Sie im Abschnitt „Zuordnung zum Fahrer“ (Spalte 15 „Zu wessen Verfügung“) auf der Grundlage des Antrags den Namen des Kunden ein;
Die Spalte "Ankunftszeit" muss die Zeit (in Stunden und Minuten) der Ankunft des Autos beim Kunden (auf Anfrage eine einzelne Bestellung oder den Zeitplan des Autos) gemäß den Vertragsbedingungen angeben.

Auf der Vorderseite des Formulars befindet sich eine Zeile „Kraftstoff ausgeben“, in die Sie die auszugebende Kraftstoffmenge unter Berücksichtigung des Saldos (vom vorherigen Arbeitstag) in Worten eintragen müssen.

Der ausgeführte Frachtbrief eines Pkw wird vom Disponenten beglaubigt und mit seiner Unterschrift versehen.

Ausfüllen des Formulars durch den Tanker:

Vor dem Verlassen der Werkstatt gibt der Betankungsbeauftragte (eine autorisierte Person oder ein Kraft- und Schmierstofftechniker) die ausgegebene Kraftstoffmenge im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ (Spalten 6 und 8) an. Er erfasst die Serien und Nummern der ausgestellten Tankcoupons. Danach beglaubigt er diese Aufzeichnungen mit seiner Unterschrift.

Ausfüllen des Formulars durch einen Gesundheitshelfer:

Während der ärztlichen Untersuchung vor der Fahrt setzt der Gesundheitshelfer seine Unterschrift auf die Vorderseite des Frachtbriefs und bescheinigt damit den Zustand des Fahrers (und die Möglichkeit der Zulassung zur Fahrt).

Ausfüllen des Formulars durch den Mechaniker des Checkpoints (Checkpoint):

Dieser Teil des Formulars kann sowohl vom Mechaniker des Checkpoints (Checkpoint) als auch vom Mechaniker der Abteilung ausgefüllt werden technische Kontrolle(OTK):

Im Abschnitt „Arbeit des Fahrers und des Autos“ (Spalte 4 „Tachowerte“) notiert der Mechaniker den Tachostand (wenn das Auto die Linie verlässt);
in Spalte 5 – „Tatsächliche Zeit“ wird die Zeit aufgezeichnet, zu der das Auto die Garage verlassen hat (mit Angabe von: Tag, Monat, Stunden und Minuten);
Im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ (Spalte „Guthaben bei Abfahrt“) trägt der Mechaniker die Kraftstoffmenge ein, die sich im Tank (bei Abfahrt) befindet, und setzt seine Unterschrift.
in der Zeile „Mechanic’s Signature“ seine Unterschrift eintragen, die die Übergabe des Autos an den Fahrer bescheinigt guter Zustand und Erlaubnis, die Garage zu verlassen.

Der Fahrer setzt seine Unterschrift in die Zeile "Unterschrift des Fahrers", die den Erhalt des Autos in gutem Zustand und den Erhalt des Arbeitsauftrags bescheinigt.

Ausstellung eines Dokuments

Ein Pkw-Frachtbrief in Form Nr. 3 wird dem Fahrer vom Disponenten für einen Werktag gegen Quittung ausgestellt. Voraussetzung Ausstellung des Dokuments ist die Übergabe des Dokuments durch den Fahrer für den Vortag.

Das Intercity-Formular des Frachtbriefs für ein Auto im Jahr 2019 wird für einen längeren Zeitraum ausgestellt.

Formular Nr. 3 herunterladen

Änderungen der Frachtbriefe 2017-2019

Mit Erlass Nr. 17 vom 18. Januar 2017 und Erlass Nr. 476 vom 7. November 2017 hat das Verkehrsministerium Änderungen an den Einzelheiten des Frachtbriefs vorgenommen. Nun muss das Dokument 14 Pflichtangaben enthalten, nämlich:

Die Liste der wichtigsten Änderungen in der Gestaltung von Frachtbriefen seit 2018:

1. Das Dokument enthält eine Notiz des Mechanikers zur Überprüfung des Autos vor der Abreise. Die Organisation bestimmt den Inhalt dieser Marke unabhängig. Zum Beispiel,
es könnte wie folgt sein:

„Das Auto ist technisch in Ordnung. Die Abreise ist erlaubt."

Wenn die Organisation keinen Mechaniker hat, kann die Fahrzeuginspektion in einem zertifizierten durchgeführt werden Technisches Zentrum und erhalten Sie die erforderliche Note von einem Spezialisten.

2. Das Bedrucken des Dokuments ist nicht zwingend erforderlich.

3. Der Frachtbrief muss enthalten:

Datum der technischen Kontrolle des Fahrzeugs vor der Fahrt - Tag, Monat und Jahr;
genaue Uhrzeit- Stunden und Minuten.

4. Organisationen und Einzelunternehmer müssen Daten angeben, die zuvor nicht in den Frachtbrief eingetragen wurden:

Für Organisationen - OGRN;
für Einzelunternehmer - OGRIP;
Angaben zum Fahrer (Name, Führerscheindaten);
Fahrzeugregistrierungsdaten.

5. Ein Frachtbrief kann für einen Tag oder für einen Zeitraum von höchstens 1 Monat ausgestellt werden.

In Haushaltsorganisationen wird dieses Primärdokument verwendet, um den Betrieb von Personenkraftwagen zu berücksichtigen. Es ist auch die Berechnungsgrundlage Löhne Fahrer und Abschreiben von Kraftstoff und Schmiermitteln. Wenn der Gutschein, wie er oft genannt wird, mit Verstößen erstellt wird, können die Kraftstoffkosten nicht in die Kosten eingerechnet werden. Nur korrekte Dokumente werden für die Registrierung akzeptiert.

Bitte beachten Sie, dass es illegal ist, ein Auto ohne Frachtbrief zu betreiben. Diese Bedingung gilt natürlich nur für Organisationen. Private Autobesitzer haben mit Frachtbriefen nichts zu tun. Aber auch von dieser Regel gibt es Ausnahmen. Zum Beispiel, wenn ein Bürger mit seinem Auto auftritt Offizielle Pflichten In Absprache mit den Behörden ist die Organisation in diesem Fall bereits verpflichtet, einen Frachtbrief auszustellen. Wenn der Mitarbeiter den Vertrag mit seinem eigenen Transport unterschrieben hat, jedoch mit Erlaubnis der Geschäftsleitung, sollte es daher ein Ticket geben. Und wenn der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw zum Hauptarbeitsplatz fährt, dann kann von einem Frachtbrief für eine solche Fahrt keine Rede sein.

Ein Frachtbrief ist eine Art rechtliche Bestätigung, dass das Transportmittel benutzt wurde. Das primäre Dokument löst gleich mehrere Probleme:

• legt den Kilometerstand fest, damit Mitarbeiter Autos nicht für persönliche Zwecke betreiben;
• registriert die verbrauchte Kraftstoffmenge, um Diebstahl im Unternehmen zu verhindern;
• bestimmt die Beschäftigung des Fahrers für die Gehaltsabrechnung für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden;
• bestätigt die Erlaubnis des Fahrers, ein Auto zu fahren (wir sprechen von einer ärztlichen Untersuchung und der Anwesenheit Fahrerlaubnis, Erlaubnis des Arbeitnehmers);
• ermöglicht es Ihnen, die oben genannten Ausgaben bei der Berechnung der Steuerlast einer wirtschaftlichen Einheit zu bestätigen.

Vereinfacht gesagt muss der Frachtbrief nicht nur ausgefüllt werden, um ihn dem Finanzamt zur Überprüfung vorzulegen. Der Gutschein dient in erster Linie der Ordnung in der Organisation selbst. Das heißt, um Diebstahl zu verhindern, die Zulassung zu bestätigen und die korrekten Gebühren zu erheben. Und erst dann alles in der Buchhaltung und Steuerberichterstattung fixieren.

Überdenken Sie Änderungen

Organisationen haben das Recht, keine einheitlichen Formen der Primärdokumentation zu verwenden, sondern ihre eigenen Dokumente zu entwickeln, die alle erforderlichen Informationen offenlegen. Also zum Beispiel neue Form Der Frachtbrief für einen Personenkraftwagen von 2019, der am 15. Dezember 2017 in Kraft getreten ist und durch die Verordnung des Verkehrsministeriums vom 7. November 2017 Nr. 476 genehmigt wurde, ist nicht zwingend zu verwenden. Die Institution hat das Recht, ein eigenes Formular auszufüllen. Allerdings muss man berücksichtigen wichtige Änderungen von den Beamten bereitgestellt.

Denken Sie daran, dass die Gesetzgebung zur Primärdokumentation die Benutzer verpflichtet, bestimmte Anforderungen einzuhalten. Spezifische Anforderungen werden in Bezug auf die obligatorischen Angaben der Grundschule festgelegt. Das heißt, das Dokument muss spezifische Informationen über die Operation enthalten. Andernfalls wird das Papier als ungültig anerkannt und nicht zur Abrechnung akzeptiert.

Pflichtangaben des Frachtbriefes

Allgemeine Anforderungen an die Primärdokumentation sind in Artikel 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ sowie in Abschnitt 25 des Federal Standard Nr. 256n festgelegt. Nur die vollständige Offenlegung der folgenden Angaben berechtigt zur Annahme des Frachtbriefs für die Buchhaltung und Steuerbuchhaltung:

• Name des Primären: "Waybill";
• Erstellungsdatum der Arbeit;
• der Name der Buchhaltungseinheit, die das Dokument erstellt hat, dh der Name der Organisation, ist angegeben;
• der Inhalt der Tatsache des wirtschaftlichen Lebens ist für den Frachtbrief der Betrieb des Autos;
• der Wert der natürlichen oder monetären Messung unter Angabe der Maßeinheiten, mehrere Indikatoren werden gleichzeitig im Frachtbrief angegeben, dies ist der Rest der Kraftstoffe und Schmiermittel (Benzin, Gas, Dieselkraftstoff), dies sind die Normen der Arbeitszeit des Fahrers (Stunden, Schichten für die Gehaltsabrechnung), dies können andere Indikatoren sein, abhängig von den Besonderheiten der Tätigkeit, z. B. zurückgelegte Kilometer;
• Name der Position des Arbeitnehmers, der Person, die den Vorgang widerspiegelt und für die Richtigkeit seiner Registrierung verantwortlich ist, oder Name der Position des Arbeitnehmers, der Person, die für die Registrierung der Tatsache der wirtschaftlichen Tätigkeit verantwortlich ist;
• Unterschriften von Personen unter Angabe ihres Nachnamens und ihrer Initialen oder anderer zur Identifizierung dieser Personen erforderlicher Angaben, beispielsweise Angaben zu den Angaben einer Vollmacht, auf deren Grundlage Bevollmächtigte handeln.

Für das Formular Pkw-Frachtbrief 2019 reichen diese Anforderungen jedoch nicht aus. Schließlich werden nur die Anforderungen aufgeführt, die für die Buchhaltung relevant sind. Ein Frachtbrief ist eine spezielle Genehmigung zum Führen eines Fahrzeugs. Daher werden zusätzliche Informationen benötigt.

So legt die Verordnung des russischen Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152 (in der Fassung der Verordnung Nr. 476 vom 7. November 2017) eine Reihe spezifischer Informationen fest, die offengelegt werden sollten ohne Fehler beim Ausfüllen des Frachtbriefes. Diese sollten beinhalten:

Welches Formular verwenden

Die einheitliche Form des Frachtbriefs für einen Personenkraftwagen 2019 wurde durch den Erlass des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 28. November 1997 Nr. 78 genehmigt. Die Liste der erforderlichen Angaben hat sich seit dem 26. Februar geändert: Die Zeile „Bestanden Pretrip-Kontrolle technischen Zustand“ und ausgenommen das Siegel der Organisation.

Sie können auch eine eigene Form eines Belegbogens entwickeln und in der Rechnungslegungsrichtlinie für Abrechnungszwecke fixieren. Vergessen Sie dabei nicht die Pflichtangaben, die in einem solchen Formular vorhanden sein müssen.

So sieht der Frachtbrief eines Autos aus, Form 3. Laden Sie ihn als Muster herunter.

Regeln zum Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto

Papier sollte für jedes Auto ausgegeben werden. Dies gilt für beide eigener Transport Haushaltsorganisation und an die gemietete, auch wenn der Mitarbeiter verwendet Eigener PKW v offizielle Zwecke. Wird das Fahrzeug im Schichtbetrieb von mehreren Fahrern genutzt, können für einen Pkw mehrere Voucher pro Fahrer auf einmal ausgefüllt werden. Informationen zum ausgestellten Dokument werden eingegeben. Unterlagen sind 5 Jahre aufzubewahren.

Transportunternehmen füllen täglich Voucher aus. Andere können dies so oft tun, wie sie die Kraftstoffkosten rechtfertigen können, aber mindestens einmal im Monat. Wenn jedoch ein Musterfrachtbrief für einen Pkw für einen Monat ausgefüllt wird, muss dieser möglicherweise bearbeitet werden.

Das Formular muss von einer autorisierten Person ausgefüllt werden. Dies kann ein Disponent oder ein Sekretär der Flotte sein. Alle Tickets müssen nummeriert sein.

Beim Verlassen des Fahrzeugs sowie nach Rückgabe in die Werkstatt muss das Ticket von einem Mechaniker oder einem für den Betrieb des Fahrzeugs verantwortlichen Mitarbeiter kontrolliert und mit seiner Unterschrift unter Angabe seines vollständigen Namens bestätigt werden. Geprüft werden die Kilometerstände, der Kraftstoffverbrauch etc. Der Kilometerstand am Anfang des nächsten Tages muss mit dem Stand am Ende des Vortages übereinstimmen. Die Differenz zwischen den Angaben am Anfang und am Ende des Tages sollte der Tageskilometerleistung entsprechen. Darüber hinaus wird die Kraftstoffmarke sowie der Erhalt und die Verwendung von Kraft- und Schmierstoffen angezeigt.

Der Indikator "Kraftstoffverbrauch zum Satz" wird gemäß den Kraftstoffverbrauchssätzen angegeben, die in der Haushaltsorganisation auf Anordnung des Leiters genehmigt wurden.

Es ist auch obligatorisch, bei der Durchführung von medizinischen Vor- und Nachreisekontrollen angebracht zu werden. Gemäß den Ergebnissen der Inspektion vor der Reise muss das Gesundheitspersonal vermerken: „Vorreise bestanden medizinische Untersuchung zur Ausübung des Arbeitsdienstes zugelassen. Und nach den Ergebnissen der Nachreise - "Bestanden die ärztliche Untersuchung nach der Reise."

Auf der Rückseite Gutscheine geben Auskunft darüber, wo sich das Auto befinden soll. Andernfalls ist es keine Bestätigung der Kosten für den Kauf von Kraftstoff und Schmiermitteln.

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für ein Auto

Eine Verantwortung

Für die Beteiligung von Mitarbeitern, die die obligatorische ärztliche Untersuchung nicht bestanden haben, ist eine Verwaltungshaftung vorgesehen. Und wenn es keine Aufzeichnungen darüber gibt, dass der Fahrer eine ärztliche Untersuchung bestanden hat, oder jemand anderes eine Note macht, kein qualifizierter Arzt, sondern jemand anderes, wird die Haushaltsorganisation mit einer Geldstrafe belegt.

Die Arbeitsaufsichtsbehörde kann Geldbußen verhängen (Teile 3 und 5 von Artikel 5.27.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten):

• Organisation - in Höhe von 110.000 bis 130.000 Rubel;
• Beamte(zum Beispiel ein Manager) - von 15.000 bis 25.000 Rubel.

Außerdem kann die Verkehrspolizei den Fahrer bestrafen. Für das Fahren des Fahrzeugs einer Organisation ohne Frachtbrief wird also eine Geldstrafe in Höhe von 500 Rubel () verhängt. Allerdings dürfen sich die Inspektoren der Verkehrspolizei erstmals auf eine Verwarnung beschränken.

Frachtbriefe sind die wichtigsten Buchhaltungsunterlagen, die notwendig sind, um die Gehälter der Fahrer zu berechnen und die Kosten für Kraftstoff und Schmiermittel zu rechtfertigen. Sie können Reiseformulare von unserer Website herunterladen.

Die Gesetzgebung verpflichtet Organisationen, Frachtbriefe zu erstellen, um den Transport von Kraft- und Schmierstoffen zu kontrollieren und korrekt aufzuzeichnen sowie das Gehalt der Fahrer zu berechnen. Auch ihre Bildung für steuerliche Zwecke.

Auf dieser Grundlage können wir sagen, dass Frachtbriefe die Hauptdokumente der Primärbuchhaltung sind, die als Grundlage für die Überwachung des Kilometerstands und des technischen Zustands des Fahrzeugs, die Abschreibung der Kraftstoffkosten, die Berechnung der Steuern und die Höhe des Fahrergehalts dienen.

Die Struktur von Frachtbriefen und das Verfahren zu ihrer Ausführung

Es gibt keine einheitlichen Frachtbriefformen. Organisationen können sie nach ihren eigenen entwickelten Formen bilden. Trotzdem handelt es sich um offizielle Dokumente.

Die Erstellung der Frachtbriefe erfolgt durch den Disponenten der Organisation oder seinen Vertreter. Das Dokument wird in der Regel in einfacher Ausfertigung ausgestellt, bei Verlust kann jedoch ein Duplikat erstellt werden.

Der Frachtbrief ist nur für einen Werktag oder eine Schicht gültig. Wenn der Fahrer auf Dienstreise geht, kann die Gültigkeit des Gutscheins verlängert werden (bis maximal einen Monat).

Die wichtigsten Details, die im Ticket widergespiegelt werden müssen, sind:

• Belegnummer in Ordnung;
• Ausstellungsdatum des Gutscheins;
• Persönliche Unterschrift des Mitarbeiters, der das Dokument ausgestellt hat;
• Offizieller Stempel des Unternehmens;
• Vom Fahrzeug zurückgelegte Kilometer.

Nachfolgend finden Sie ein Standardformular und einen Musterfrachtbrief für 2017.

Arten von Gutscheinen

Die am häufigsten verwendeten Arten von Gutscheinen sind:

1. Formular Nr. 4s. Es wird von Organisationen verwendet, die den Fahrern Gehälter auf der Grundlage der Anzahl der von ihnen durchgeführten Flüge zahlen. In diesem Fall wird das Gehalt nach den in diesem Bereich geltenden Durchschnittstarifen berechnet.
2. Das Formular des Frachtbriefs gemäß dem Formular Nr. 4-p. Solche Gutscheine werden von den Unternehmen verwendet, die das Gehalt der Fahrer auf der Grundlage der von ihnen geleisteten Arbeitsstunden berechnen.
3. Formular Nr. 4. Dieses Formular wird von Organisationen ausgestellt, die an der Lieferung von Waren und dem Fernverkehr beteiligt sind.

Allgemeine Regeln zum Ausfüllen von Gutscheinen

Die Spalten des neuen Frachtbriefformulars müssen in einer genau festgelegten Reihenfolge ausgefüllt werden:

1. Unter dem Namen des Dokuments ist das Datum angegeben, an dem der Gutschein erstellt wurde.
2. Als nächstes wird eine Zeile zum Spezifizieren des Arbeitscodes bereitgestellt. Dieser Code ist die Grundlage für die Berechnung der Höhe des Gehalts und seiner Auszahlung.
3. Informationen über das Fahrzeug: Typ, Marke und Zustand. Registrierungs Nummer.
4. Wenn das Fahrzeug einen Anhänger hat, müssen die Daten des Anhängers angegeben werden: Garage und Staatsnummern sowie seine Marke.
5. Angaben zum Fahrer: vollständiger Name, Führerscheinnummer, Klasse des Fahrers und seine Nummer laut Zeugnis.
6. Um den Zeitpunkt der Abfahrt des Autos vom Parkplatz und den Zeitpunkt seiner Rückkehr anzugeben, ist die Spalte „Arbeit des Fahrers und des Autos“ vorgesehen.
7. Die Spalte „Zuordnung zum Fahrer“ soll die Adresse des Kunden angeben.
8. Achten Sie darauf, die vom Fahrzeug zurückgelegte Kilometerleistung anzugeben.
9. Ein besonderer Platz ist für die Angabe reserviert, in welcher technischer Zustand Auto befindet.
10. Das Formular muss von dem Fahrer unterschrieben werden, der das Fahrzeug zur Nutzung erhalten hat; ein Mechaniker, der den Zustand des Fahrzeugs überprüft, sowie der Disponent, der den Auftrag erteilt hat.

Formular und Probe

Frachtbrief eines Autos ist für die Verwendung im Prozess der Organisation des Transports, bei der Planung, Verwaltung und Abrechnung des Güter- oder Personentransports auf der Straße obligatorisch und wird gemäß der „Anweisung zum Verfahren für die Bezahlung des Straßentransports“ (30. 1983, geändert vom Staatlichen Komitee für Statistik Russlands vom 28.11.97). Gemäß dem Dekret des Staatlichen Statistikkomitees Russlands vom 28. November 1997 Nr. 78 umfassen die Hauptdokumente für die Abrechnung von Arbeiten im Güter- und Personenkraftverkehr: einen Frachtbrief für ein Auto (Formular Nr. 3), einen Frachtbrief für einen LKW (Formular Nr. 4-c oder Nr. 4-p), Journal of Accounting für die Beförderung von Frachtbriefen (Formular Nr. 8) und Frachtbrief (Formular Nr. 1-T).

Bei der Arbeit an einem Personenkraftwagen muss ein Vollzeitkraftfahrer über folgende Dokumente verfügen:

• Führerschein der entsprechenden Kategorie oder befristete Erlaubnis;
• Zulassungsdokumente für das Fahrzeug und den Anhänger, falls verwendet;
• Frachtbrief in Formular Nr. 3;
• Frachtbrief (Formular Nr. 1-T) für die transportierten Güter;
• beim Transport von übergroßen, schweren und gefährlichen Gütern - eine Sondergenehmigung.

Für das korrekte Ausfüllen des Frachtbriefes sind die Unternehmensleiter verantwortlich, Organisationen, Institutionen sowie Personen, die für den Betrieb von Autos verantwortlich sind und am Ausfüllen des Dokuments teilnehmen. Die Teilnahme des Fahrers am Ausfüllen des Frachtbriefformulars ist nicht gestattet, mit Ausnahme von Unterschriften, die die Annahme (bei der Abfahrt) und die Übergabe (bei der Rückgabe) des Fahrzeugs bescheinigen.

Vor der Ausstellung eines Frachtbriefs an den Fahrer füllt der Disponent oder eine autorisierte Person aus Formular Nr. 3, wo es angibt: das Ausstellungsdatum (Tag, Monat, Jahr), das dem Datum der Eintragung im Frachtbriefregister entsprechen muss; in der Zeile „Betriebsmodus“ steht der Code oder Name des Betriebsmodus (Wochentage, Dienstreise, zusammengefasste Arbeitszeitabrechnung, tägliche Arbeitszeitabrechnung, Wochenend- oder Feiertagsarbeit, planmäßige oder außerplanmäßige Arbeit, usw.), nach denen der Fahrerlohn berechnet wird; in der Zeile "Auto" gibt die Marke, das Nummernschild und den Typ des Autos sowie seine Garagennummer an. Bei der Nutzung von Anhängern oder Aufliegern werden deren Marken, Garagen- und Kennzeichen in der Zeile „Anhänger“ erfasst. Die Zeile „Begleitperson“ muss die Nachnamen und Initialen der Personen enthalten, die das Auto im Rahmen der Aufgabe begleiten. Im Abschnitt "Arbeit des Fahrers und des Autos" in Spalte 2 wird die Zeit (Stunden und Minuten) der Abfahrt und Rückgabe des Autos gemäß Zeitplan aufgezeichnet. In Spalte 15 „Zu wessen Verfügung“ des Abschnitts „Beauftragung des Fahrers“ wird aufgrund eines Antrags oder einer einmaligen Bestellung der Name des Kunden erfasst. Spalte 16 „Ankunftszeit“ sollte die Zeit (in Stunden und Minuten) der Ankunft des Fahrzeugs beim Kunden gemäß seinem Antrag, einer Einzelbestellung oder dem Zeitplan des Fahrzeugs gemäß den Vertragsbedingungen widerspiegeln. Auf der Vorderseite des Frachtbriefformulars befindet sich die Zeile "Kraftstoff ausgeben" - es muss in Worten die Kraftstoffmenge angegeben werden, die für die Ausstellung erforderlich ist, um die Aufgabe abzuschließen, wobei der verbleibende Kraftstoff des vorherigen Arbeitstages berücksichtigt wird. Korrekte Gestaltung des Frachtbriefes und dass der Fahrer über einen Führerschein verfügt, wird vom Disponenten oder einer bevollmächtigten Person mit seiner Unterschrift in der Zeile „Unterschrift Disponent“ bescheinigt.

Darüber hinaus zeichnet der Tankwagen (Kraftstofftechniker, autorisierte Person) vor dem Verlassen der Garage im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ in den Spalten 6, 8 und in den entsprechenden Zeilen die ausgegebene Kraftstoffmenge sowie die Serien und Nummern des ausgegebenen Kraftstoffs auf Coupons und beglaubigt diese Aufzeichnungen mit seiner Unterschrift. Auf der Vorderseite trägt das einheitliche Formular Nr. 3 das Zeichen eines medizinischen Personals, das während der ärztlichen Untersuchung vor der Fahrt mit einer Unterschrift den Gesundheitszustand des Fahrers und die Möglichkeit, ihm das Autofahren zu gestatten, bescheinigt. Im Abschnitt des Frachtbriefs „Die Arbeit des Fahrers und des Autos“ in Spalte 4 „Tachostände“ erfasst der Mechaniker der Kontrollstelle (Checkpoint) oder der Technischen Kontrollstelle (OTK) den Tachostand, wenn das Auto die Linie verlässt, und in Spalte 5 "Aktuelle Zeit" trägt die tatsächliche Zeit ein, zu der das Auto die Garage verlassen hat (Tag, Monat, Stunden, Minuten); er trägt im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ in Spalte 9 „Guthaben bei Abfahrt“ die Kraftstoffmenge in den Tanks des Pkw bei der Ausfahrt ein und bescheinigt die Richtigkeit aller vorgenommenen Eintragungen durch Unterschrift in dieser Spalte. In der Zeile „Unterschrift des Mechanikers“ muss der Mechaniker der Kontroll- oder Qualitätskontrollstelle mit seiner Unterschrift die Übergabe des Fahrzeugs an den Fahrer in technisch einwandfreiem Zustand und die Erlaubnis zum Verlassen der Werkstatt bescheinigen, und in der Zeile „Unterschrift des Fahrers“ die Der Fahrer muss die Übernahme des Fahrzeugs in technisch einwandfreiem Zustand und die Entgegennahme des Arbeitsauftrags unterschreiben.

Ausfüllen des Frachtbriefes auf der Linie wird in der folgenden Reihenfolge durchgeführt: in Spalte 19 „Ankunftszeit“ wird die Zeit (Stunden und Minuten) der Vorlage des Frachtbriefs durch den Fahrer beim Kunden eingetragen; in der Spalte „Kunde“ unterzeichnet und stempelt der Kunde die Richtigkeit der von ihm ausgefüllten Angaben auf dem Frachtbrief; in Spalte 21 „bei Ankunft“ und 22 „bei Abreise“ trägt der Kunde jeweils die Werte der Tachostände bei Ankunft und Abfahrt ein. In den Zeilen " Besondere Kennzeichen„auf der Vorderseite werden Informationen festgehalten, die nicht in Form des Frachtbriefes vorgesehen sind (Markierungen von Kunden bei Ablehnung, diverse Straßendienste usw.).

Bei der Rückgabe des Autos in die Werkstatt wird der Frachtbrief in der folgenden Reihenfolge ausgestellt: Im Abschnitt "Arbeit des Fahrers und des Autos" in Spalte 2 erfasst der Mechaniker der Kontrollstelle oder der Qualitätskontrollabteilung die tatsächliche Zeit des Autos wurde in die Werkstatt zurückgebracht (Tag, Monat, Stunden, Minuten) und füllt Spalte 4 „Anzeigen Tacho“ aus; füllt Spalte 10 „Restsaldo“ im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ aus und unterschreibt darunter. Im Abschnitt „Kraftstoffbewegung“ füllt der Tankwagen, Kraftstofftechniker oder die autorisierte Person bei der Übergabe der Kraftstoffcoupons durch den Fahrer die Spalte 11 „Übergabe“ aus und unterschreibt darunter. In der Zeile „Übergeben“ bestätigt der Fahrer mit seiner Unterschrift, dass das Fahrzeug in technisch einwandfreiem (fehlerhaftem) Zustand an die Mechaniker der Kontrollstelle bzw. Qualitätskontrolle übergeben wurde. Der Mechaniker des Kontrollpunkts oder der Qualitätskontrollabteilung bestätigt in der Zeile "Akzeptiert" durch seine Unterschrift die Richtigkeit des Ausfüllens der Spalten 5 und 6 der Zeile "Rückgabe in die Garage" des Abschnitts "Arbeit des Fahrers und des Autos" und des Erhalts das Auto vom Fahrer in einem technisch einwandfreien (fehlerhaften) Zustand. Nachdem der Fahrer den Frachtbrief eingereicht hat, unterzeichnet der Disponent oder eine andere autorisierte Person die Zeile „Vom Disponenten akzeptiert“ und registriert den Frachtbrief im entsprechenden Journal (Formular Nr. 8).

Frachtbrief-Formular dem Fahrer vom Disponenten nach Erhalt für einen Werktag ausgestellt, vorbehaltlich der Zustellung eines Frachtbriefes für den vorangegangenen Werktag. Ein Überlandfrachtbrief wird auch für einen längeren Zeitraum ausgestellt, wenn die Transportdauer mehr als einen Tag betragen soll. Es ist auch möglich, dass die Organisation ihre eigenen Frachtbriefe verwendet Monat Maßnahmen und genehmigt in den Rechnungslegungsgrundsätzen dieses Unternehmens. Gemäß dem Schreiben des Finanzministeriums Russlands vom 15. November 2005 Nr. 03-03-04 / 1/363 sind sie für ein Auto zugelassen, das von einem stellvertretenden Mitarbeiter gefahren wird und keine Waren oder Passagiere transportiert, und sind dazu bestimmt Kraftstoffkosten für Gewinnsteuerzwecke zu bestätigen.

Für Einzelunternehmer wurden auf Anordnung des Verkehrsministeriums Russlands vom 30. Juni 2000 N 68 „Über die Einführung von Reiseunterlagen für Einzelunternehmer, die im Straßenverkehr tätig sind“ ihre obligatorischen Frachtbriefformulare genehmigt: PG-1 für einen LKW; PA-1 für den Bus; PL-1 für einen Personenkraftwagen. Verwenden Sie sie jedoch, um die Transportkosten zu berücksichtigen unternehmerische Tätigkeit Einzelunternehmer kann nur, wenn "im Zertifikat von staatliche Registrierung Unternehmer werden beide Tätigkeitsarten angegeben: Handel und Beschaffung und Transport von Gütern"(Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands für Moskau vom 31. Dezember 2004 N 21-14 / 85240).

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