List przewozowy jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, które znajdują się w obiegu w przedsiębiorstwach działających w branży transportowej, a także korzystających z samochodów na własne potrzeby.

Pliki

Rola dokumentu

List przewozowy rozwiązuje kilka problemów jednocześnie. Wynika to z faktu, że przechwytuje całość ważna informacja dotyczące eksploatacji pojazdu, w tym:

• jego stan techniczny;
• przejechane kilometry;
• godziny pracy kierowcy;
• ruchy wykonane podczas zmiany;
• zużycie paliwa smary itp.

W oparciu o wszystkie te dane, wykorzystanie jest monitorowane. pojazd i efektywności pracy kierowcy, a także w przyszłości w dziale księgowości przedsiębiorstwa, wynagrodzenie kierowca, mechanik i dyspozytor.

List przewozowy jest wypełniany z uwzględnieniem różne samochody: samochody osobowe, ciężarowe, a także wyposażenie specjalne.

Co powinien mieć przy sobie kierowca

Każdy kierowca w trakcie wykonywania swojej pracy musi mieć przy sobie kilka dokumentów. Obejmują one:

• prawo jazdy (z wymaganą klasą wstępu);
• dokumenty na samochód (jeśli jest przyczepa, to również musi być zarejestrowana);
• dokumenty towarzyszące przewożonym towarom (listy przewozowe itp.);
• w razie potrzeby - specjalne zezwolenie na przewóz ładunku specjalnego;
• list przewozowy.

Kto wypełnia formularz

Prowadzenie listów przewozowych zwykle powierza się kierownikowi jednostki strukturalnej, księgowemu, dyspozytorowi lub innemu pracownikowi (czasami dokumenty te pisze sam kierownik organizacji).

UWAGA! Kierowcy nie powinni mieć możliwości wypełniania listów przewozowych.

Zadanie kierowcy dla poprawny projekt list przewozowy jest jedynie podpisanie autografu o przyjęciu i odbiorze samochodu na koniec zmiany roboczej, a także robienie notatek o wykonanych przelewach.

List przewozowy wydawany jest kierowcy za pokwitowaniem, natomiast warunek wstępny jego otrzymanie jest doręczeniem dokumentu za dzień poprzedni.

W niektórych przypadkach list przewozowy może być wystawiony nie na jedną zmianę roboczą, ale na dłuższy okres (np. w przypadku przewozów międzymiastowych).

Cechy dokumentu

Jednolite standardy dotyczące dokumentów pierwotnych zostały zniesione od 2013 roku, więc teraz pracownicy przedsiębiorstw mają prawo do wyboru, czy każdorazowo sporządzać list przewozowy w formie bezpłatnej (co jest niepraktyczne), opracować własną unikalną formę dokumentu lub zastosować ujednoliconą , wcześniej obowiązkowy formularz. Ta ostatnia opcja okazuje się najbardziej preferowana dla wielu firm, ponieważ taka forma zawiera wszystkie niezbędne szczegóły i linie (tzn. nie trzeba tracić czasu na opracowywanie i tworzenie struktury i treści arkusza).

Dokument jest przechowywany w formie papierowej (drukowanej), informacje wprowadza się do niego długopisem w dowolnym ciemnym kolorze (nie należy używać innych środków pisania - flamastrów, ołówków itp.).

Podczas wypełniania listu przewozowego należy unikać plam i błędów. Jeśli wystąpił jakiś błąd, lepiej wypełnić nowy formularz, ale jeśli nie jest to możliwe, należy poprawić nieprawidłowe dane, należy zachować szczególną ostrożność. Możesz je przesłonić z pomocą korektora lub przekreślić i napisać prawidłowe informacje na górze (poprzez zaznaczenie obok „uważaj, że poprawiono”). Wszystkie zmiany muszą być poświadczone podpisem osoby, która je wprowadziła.

Po zarejestrowaniu listu przewozowego formularz musi być podpisany przez osoby odpowiedzialne, a także poświadczony pieczęcią przedsiębiorstwa (pod warunkiem, że stosowanie produktów pieczęciowych do potwierdzania takich dokumentów jest zapisane w polityce rachunkowości firmy).

Zanim przejdziemy do przykładu wypełniania dokumentu, powiedzmy kilka słów o procedurze wprowadzania do niego informacji.

Formularz wypełnia osoba odpowiedzialna przed wyjazdem auta z garażu.

Na karcie składają swoje podpisy: mechanik monitorujący stan techniczny pojazdu, w razie potrzeby pracownik medyczny poświadczający stan fizyczny kierowcy, sam kierowca i odpowiedzialny pracownik.

Próbka wypełnienia listu przewozowego

Tak więc, aby dopasować się do arkusza:

• data jego kompilacji;
• nazwa organizacji i jej adres;
• kod OKPO;
• marka samochodu (jeśli samochód produkcja zagraniczna model można wprowadzić w rosyjskiej transkrypcji);
• numer stanu i garaż (jeśli istnieje);
• dane o kierowcy: jego pełne imię i nazwisko, numer osobowy, numer prawo jazdy, klasa jazdy. Informacje o karcie licencyjnej należy wpisać, jeśli kierowca pracuje na licencji.

Druga część formularza po lewej stronie zawiera informacje o zadaniu jakiemu zlecił kierowca na obecną zmianę. Tutaj wskazano:

• kto dokładnie wydał zamówienie: jednostka strukturalna i nazwa przedsiębiorstwa;
• adres zgłoszenia;
• czas wyjazdu z garażu (dokładnie - w godzinach i minutach);
• podpisy mechanika i kierowcy.

Po wyjeździe należy zanotować czas powrotu do warsztatu, okresy oczekiwania, przestoje, zadania dojazdowe itp., a także wszystkie te informacje poświadczyć autografem kierowcy.

Z prawa strona dokument wskazuje:

• po pierwsze, dane o stanie technicznym samochodu w momencie wyjazdu: wskazania prędkościomierza, potwierdzające sprawność samochodu, podpisy mechanika i kierowcy, marka i kod stosowanego paliwa;
• potem po powrocie jest szczegółowo rozpisane zużycie paliwa (wpisuje się tankowiec lub technik od paliw i smarów): ile było podane na karcie tankowania (w litrach), ile było w baku przy wyjeździe garaż i po powrocie zużycie (znormalizowane i rzeczywiste), a także informacje o oszczędnościach lub przekroczeniach kosztów;
• wtedy wpisuje się cyfry z prędkościomierza, a mechanik potwierdza to wszystko jeszcze raz swoim podpisem.

Na Odwrotna strona na liście przewozowym znajdują się informacje o przejazdach odbytych podczas zmiany roboczej (w kolejności). Jest napisane tutaj

• adres, z którego samochód odjechał,
• Miejsce docelowe,
• godziny wymeldowania i powrotu,
• przejechany przebieg,
• podpis kierowcy.

Na koniec formularz wypełnia księgowy, który oblicza ilość faktycznie przepracowanych godzin, przejechany przebieg i na tej podstawie oblicza wynagrodzenie kierowcy.

Czy można obejść się bez listu przewozowego?

Ponieważ list przewozowy odnosi się do podstawowych dokumentów księgowych, jego stosowanie jest obowiązkowe. Jeśli organizacja zaniedba wypełnienie tego dokumentu, w przypadku, gdy może być on narażony na: kara administracyjna w formie grzywny.

Jak długo przechowywać dokument

Wszystkie dokumenty pierwotne podlegają długoterminowemu przechowywaniu. Listy przewozowe nie są wyjątkiem. Po zarejestrowaniu i wykonaniu wszystkich transakcji księgowych na nich dokumenty te muszą być przechowywane w miejscu zamkniętym przed dostępem osób nieuprawnionych przez co najmniej pięć lat lub okres ustalony przez wewnętrzne dokumenty regulacyjne organizacji.

Do rozliczania i kontroli eksploatacji pojazdu i kierowcy w organizacji z reguły stosuje się specjalny dokument podstawowy - list przewozowy. Omówione zostaną formy listów przewozowych, stosowane w praktyce.

Formy listów przewozowych

Organizacja może korzystać z niezależnie opracowanych formularzy listów przewozowych lub formularzy zatwierdzonych przez Goskomstat lub działy branżowe i zweryfikowanych z uwzględnieniem aktualne wymagania ustawodawstwo. W każdym razie stosowane formularze listów przewozowych organizacji muszą być ustalone samodzielnie.

Jednocześnie ważne jest, aby listy przewozowe samochodów osobowych, ciężarowych, autobusów, trolejbusów i tramwajów zawierały obowiązkowe dane, o których mowa w pkt 3 Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18.09.2008 nr 152 (pismo Ministerstwa Finansów z dnia 25.08.2009 nr 03-03-06/2/161):

• nazwa i numer listu przewozowego;
• informację o ważności listu przewozowego;
• informacje o właścicielu (właścicielu) pojazdu;
• informacje o pojeździe;
• informacje o kierowcy.

Przy sporządzaniu listów przewozowych w latach 2018-2019 należy uwzględnić zmiany wprowadzone w Procedurze wypełniania listów przewozowych (Zarządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. Nr 152) Rozporządzeniami Ministra Transportu nr 17 z dnia 18 stycznia 2017 r., nr 476 z dnia 7 listopada 2017 r.

Tak więc na liście przewozowym nie jest konieczne posiadanie pieczęci (pieczęci) organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy. Jednocześnie musi być na nim znak, że kontrola przed podróżą stan techniczny pojazd (klauzula 16.1 Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 nr 152). W tym celu w formie arkusza należy podać następujące informacje:

• data i godzina oględzin stanu technicznego przed jazdą;
• podpis, imię i nazwisko kontroler.

Obowiązek zamieszczenia w liście przewozowym informacji o przedjazdowej kontroli stanu technicznego pojazdu dotyczy nie tylko organizacji i przedsiębiorców indywidualnych świadczących usługi samochodem, ale także dla tych, którzy wykonują transport wyłącznie na własne potrzeby produkcyjne (Pismo Ministerstwa Transportu z dnia 28.09.2018 nr 03-01/21740-IS, ust. 3 Uchwały Plenum Sił Zbrojnych z dnia 26.06. 2018 nr 26).

Listy przewozowe: formularze (pobierz)

DO pojazdy specjalne obejmuje pojazdy zaprojektowane do wykonywania specjalnych funkcji i wyposażone specjalny sprzęt do wykonywania określonych funkcji (na przykład wozy strażackie, dźwigi samochodowe, betonomieszarki, pojazdy z agregaty sprężarkowe itp.).

Dlatego jeśli potrzebujesz np. listu przewozowego dźwigu samochodowego (formularz), możesz go bezpłatnie pobrać pod linkiem powyżej.

Dekretem Ministerstwa Pracy z dnia 07.07.1999 nr 18 zatwierdził zalecaną formę

Wszystko Rosyjskie firmy a prywatni przedsiębiorcy prowadzący pojazdy są zobowiązani do przechowywania listów przewozowych. Transport towarowy nie jest wyjątkiem. „Voucher” – dokument potwierdzający poniesione koszty eksploatacji i utrzymania samochodu, zużycie paliwa. Wypełniony formularz jest podstawą do naliczenia wynagrodzenia kierowcy.

Dla każdego typu pojazdu opracowano i zatwierdzono indywidualne formularze jednolitego formularza (Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego z 28.11.1997 nr 78). Zgodnie z ustawą nr 402-ФЗ z dnia 06.12.2011 nie jest konieczne stosowanie zatwierdzonych formularzy, organizacja ma prawo do samodzielnego opracowania i zatwierdzenia formularza, biorąc pod uwagę szczególną specyfikę działalności przedsiębiorstwa. W praktyce zdecydowana większość instytucji i indywidualnych przedsiębiorców posługuje się ujednoliconymi formami.

W przypadku samochodów ciężarowych istnieją dwie formy bonów zatwierdzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny: nr 4-С (OKUD 0345004) i nr 4-P (OKUD 0345005). Formularz listu przewozowego samochód ciężarowy Nr 4-C jest używany przez organizacje, w których wynagrodzenia są wypłacane kierowcom na podstawie stawki akordowej, a formularz 4-P (list przewozowy dla ciężarówki) jest używany do płatności na podstawie czasu. Stosowanie obu form w jednej instytucji nie jest wykluczone.

Formularz listu przewozowego ciężarówki: bezpłatny formularz do pobrania nr 4-P

Bezpłatny formularz do pobrania nr 4-C

Nowość w konstrukcji listów przewozowych ciężarówki

Ministerstwo Transportu Rosji w rozkazach z dnia 18 września 2008 r. Nr 152 (zaktualizowanym 18 stycznia 2017 r.) i nr 476 z dnia 7 listopada 2017 r. skonsolidowało listę obowiązkowych danych, bez których dokument może być rozpatrywany nieważny. Ponadto odpowiednie nakazy zniosły obowiązek umieszczania na bonie pieczęci urzędowej lub okrągłej firmy, jeżeli posługiwanie się pieczęcią nie jest przewidziane w statucie organizacji budżetowej.

Jeśli dokument nie zawiera wszystkich obowiązkowych danych, policja drogowa ma prawo ukarać właściciela samochodu i kierowcę grzywną. Organy podatkowe również nie przyjmą dokumentu jako dowodu wydatków, przeliczą podstawa opodatkowania i napisz grzywnę.

Obowiązkowe informacje na formularzu listu przewozowego ciężarówki 2019:

1. Nazwa i numer dokumentu, data powstania (wypis). Przy numerowaniu voucherów należy ściśle przestrzegać porządku chronologicznego.
2. Okres ważności dokumentu, czyli okres, na jaki został wydany, ale nie więcej niż jeden miesiąc.
3. Pełne dane właściciela pojazdu, w tym OGRN (OGRNIP dla prywatnych przedsiębiorców).
4. Dane kierowcy samochodu: imię i nazwisko oraz numer ważnego prawa jazdy.
5. Informacje o transporcie: tablica rejestracyjna, marka.
6. Dane licznika przed wyjazdem i po powrocie do garażu.
7. Dokładna data oraz godzinę wyjazdu i powrotu do garażu.
8. Podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko osoby odpowiedzialnej, która dokonała i zarejestrowała stan licznika, datę i godzinę.
9. Data i godzina badanie lekarskie kierowca przed wyjazdem i po powrocie.
10. Pieczęć, podpis i imię i nazwisko lekarz, który przeprowadził badanie.
11. Informacje o przewodniku Inspekcja techniczna przed odlotem w formacie DD/MM/RRRR, a także godziny i minuty.
12. Podpis i imię i nazwisko odpowiedzialny za kontrolę pojazdu (mechanik, kontroler, brygadzista).

Dokument sporządzany jest zawsze w jednym egzemplarzu. Wypełniony formularz jest poświadczany przez kierownika, umieszczana jest okrągła pieczęć (jeśli istnieje). Gotowy voucher przekazywany jest kierowcy. Pod koniec lotu (zakończenie zadania) kierowca przekazuje dokument do podpisu osobie odpowiedzialnej z organizacji budżetowej. Wypisać nowy liść nie następuje, dopóki kierowca nie zgłosi poprzedniego.

Poniżej znajdziesz gotową próbkę wypełnienia listu przewozowego ciężarówki.

Funkcje księgowości i przechowywania dokumentacji

Vouchery należy brać pod uwagę w. Formę formularza można opracować samodzielnie i zatwierdzić w polityce rachunkowości. Lub użyj ujednoliconej dokumentacji zgodnie z formularzem nr 8 (OKUD 0345008), zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego z 28 listopada 1997 r. Nr 78.

Procedura wypełniania rejestru voucherów opiera się na chronologicznej rejestracji wszystkich wydanych formularzy w organizacji. Osobnym zleceniem przypisz osobę odpowiedzialną za sporządzanie dziennika. Jeśli organizacja budżetowa korzysta z własnego formularza dziennika, należy również zatwierdzić procedurę jego wypełniania. Osoba odpowiedzialna powinna zostać zaznajomiona z tą procedurą poprzez podpisanie.

Przechowuj kupony i księgi rejestracyjne przez co najmniej 5 lat, takie wymagania są określone w rozporządzeniu Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152. Za brak dokumentacji organy podatkowe mogą zostać ukarane grzywną w wysokości 200 rubli za każdy dokument .

Odpowiedzialność i kary

Za poprawność, rzetelność i kompletność informacji określonych w dokumentacji odpowiedzialny jest kierownik oraz odpowiedzialni pracownicy. Prawidłowo sporządzony bon to nie tylko podstawa do odpisania wydatków, ale także potwierdzenie, że pojazd pracuje prawidłowo, kierowca ma prawo kierować samochodem, przeszedł badania lekarskie i tak dalej.

9. List przewozowy jest sporządzany dla każdego używanego pojazdu osoba prawna, przedsiębiorca indywidualny do przewozu towarów, pasażerów i bagażu transportem drogowym i miejskim naziemnym elektrycznym w komunikacji miejskiej, podmiejskiej i międzymiastowej.

10. List przewozowy wystawiany jest na jeden dzień lub na okres nieprzekraczający jednego miesiąca.

11. Jeżeli w okresie ważności listu przewozowego pojazd jest używany w systemie zmianowym przez kilku kierowców, dopuszcza się wystawienie kilku listów przewozowych na jeden pojazd z osobna dla każdego kierowcy.

12. Nazwa listu przewozowego wskazuje na rodzaj pojazdu, dla którego list przewozowy jest sporządzony (list przewozowy Samochód osobowy, list przewozowy tramwajowy itp.). Numer listu przewozowego jest wskazany w części nagłówkowej w porządku chronologicznym, zgodnie z systemem numeracji przyjętym przez właściciela pojazdu.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

13. Daty, godziny i wskazania licznika, kiedy pojazd opuszcza swój stały parking i wjeżdża stały parking umieszczają upoważnione osoby powołane decyzją kierownika przedsiębiorstwa lub indywidualnego przedsiębiorcy i poświadczają ich pieczęcią lub podpisem wskazującym inicjały i nazwiska, z wyjątkiem przypadków, gdy indywidualny przedsiębiorca łączy obowiązki kierowcy.

14. Daty, godziny i wskazania licznika w momencie wyjazdu pojazdu z parkingu stałego i wjazdu na parking wyznaczony są zapisywane przez przedsiębiorcę indywidualnego, jeżeli przedsiębiorca ten łączy obowiązki kierowcy.

15. W przypadku wystawienia kilku listów przewozowych na jeden pojazd oddzielnie dla każdego kierowcy, data, godzina i wskazania licznika w momencie wyjazdu pojazdu z parkingu stałego umieszczane są w liście przewozowym kierowcy, który jako pierwszy wyjeżdża z miejsca parkowanie stałe, a także datę, godzinę i wskazania licznika w momencie wjazdu pojazdu na parking stały – w liście przewozowym kierowcy, który jako ostatni wjeżdża na parking stały.

16. Daty i godziny badań lekarskich kierowcy przed podróżą i po podróży są umieszczane przez pracownika medycznego, który przeprowadził odpowiednie badanie i poświadczane jego pieczęcią i podpisem z nazwiskiem, imieniem i nazwiskiem.

ConsultantPlus: uwaga.

Zgodnie z Zarządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 06.04.2017 N 141, w przypadku pomyślnego przejścia kontroli przed podróżą, na liście przewozowym umieszczany jest znak „przeszła kontrola stanu technicznego przed podróżą”.

16.1. Datę i godzinę oględzin stanu technicznego pojazdu przed jazdą umieszcza inspektor stanu technicznego pojazdy lub inspektora stanu technicznego miejskich pojazdów naziemnych transport elektryczny, który przeprowadził odpowiednią kontrolę i poświadczony własnoręcznym podpisem z podaniem nazwiska i inicjałów.