Как правильно заполнить путевой лист. Заполнение оборотной стороны

Сегодня обсудим образец заполнения путевого листа. Он служит формой отчетности по расходам на горюче-смазочные материалы перед налоговыми органами.

ГСМ – одна из наиболее затратных статей расходов предприятия на содержание собственного автопарка. Для учета созданы специальные документы, заполнение которых требует знания многих тонкостей. В частности, это путевой лист. Его использование при проведении учета затрат необходимо для всех имеющих автомобили организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от формы собственности и системы налогообложения. Образец заполнения путевого листа автомобиля мы подробно рассмотрим в этой статье.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Тем не менее, заполнение путевого листа именно по этому образцу является обязательным только для компаний, выбравших в качестве основной деятельности транспортные перевозки. Все прочие организации могут варьировать содержание документа, опираясь при его оформлении на необходимые установленные приказом №152 Министерством транспорта от 18.09.2008 г. реквизиты. Расходы на ГСМ не будут признаны органами Федеральной налоговой службы, если требования этого приказа не будут соблюдены и какой-либо из обязательных реквизитов не будет указан.

Образец заполнения путевого листа автомобиля включает в число таких обязательных данных:

Наименование и номер: например, путевой лист легкового автомобиля, номер по системе нумерации конкретной организации, ее штамп;
информация о продолжительности срока действия путевого листа: обозначается дата или период (дата начала и окончания), срок может составлять от одного дня до месяца;
информация о собственнике: организационно-правовая форма, наименование предприятия, ФИО индивидуального предпринимателя, месторасположение, телефон;
информация о самом транспортном средстве;
тип транспорта: грузовой или легковой, модель ТС, а также модель его прицепа, если он есть;
государственный регистрационный знак;
сведения о километраже на момент отправки автомобиля и при его прибытии назад;
точные дата и время отправки машины и ее возвращения;
информация о водителе: ФИО, отметка ответственного за медицинский осмотр о состоянии водителя перед отправкой и по прибытии.

Штатный механик удостоверяет исправность автомобиля, а диспетчер – километраж, время отправки и возвращения. Однако при отсутствии таких штатных единиц взять на себя их функцию имеет право водитель.

При заполнении путевого листа нужно указать сведения о количестве топлива на момент убытия автомобиля и возвращения его на место постоянной стоянки. В путевом листе должны быть отметки о количестве выданного бензина или указан номер чека, полученного на заправке. Высчитывается расход фактический бензина и расход по норме.

Затраты на горюче-смазочные материалы в налоговом учете списываются в пределах норм. Лимиты расхода определены распоряжением Министерства транспорта № АМ-23-р, от 14.03.2008 г.

Заполнение путевого листа осуществляется отдельно на каждое транспортное средство или на каждого водителя. Как правило, для образца заполнения путевого листа автомобиля берут унифицированную форму, в которую вносятся коррективы.

Маршрут следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов, но налоговые органы могут не учесть расходы на ГСМ, если этой информации нет, поэтому при оформлении путевого листа необходимо указывать место, в которое следует машина, время убытия и возвращения, километраж.

Маршрут обозначают на оборотной стороне путевого листа и записывают информацию о нем максимально точно. Например, место оправления – ул. Пушкина, 24, офис; место назначения – ул. Октябрьская, 30, ООО «Ландия». Каждый раз уделять этому время довольно накладно, поэтому целесообразно присвоить часто повторяющимся маршрутам номера, задокументировать их приказом руководителя и после этого записывать кратко.

Пример заполнения путевого листа

Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в путевых листах

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).

На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.

Правильное ведение и учет

Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:

• № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
• №4 – применяется с легковыми такси;
• №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
• №6 спец. и №6 – используется для автобусов.

Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.

Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.

Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:

• номер по порядку;
• название документа;
• компания, предоставляющая транспортное средство;
• параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
• номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
• параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
• водительское поручение (задание).

Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.

Медосмотры для водителей

В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.

Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.

С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.

Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .

Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.

Взаимоотношения с налоговыми структурами

Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.

Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение:

Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 «Путевой лист легкового автомобиля».

Пример
Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).
Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).
По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.
Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.
Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа.

Лицевая сторона
Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2010 г.)
По строке «Организация» заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.
Далее в путевом листе заполняются данные на автотранспортное средство и водителя: марка автомобиля (в примере – «Форд Фокус Си Макс»). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:
1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, «по договору аренды №___ от «_» _______ 20___ г. с ООО «Профинфо»);
2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);
3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);
4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);
5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке «Водитель»);
6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.
В подразделе «Задание водителю» указывается:
1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.
Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем»;
2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский проспект, д. 18;
3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2010 г., 9.00);
4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер – нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.
Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке «Выезд разрешен». В примере функции механика также выполняет предприниматель.
Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62346 километров).
Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.
В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):
1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2010 г. 18.00;
2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;
3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);
4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
1. марка топлива (в примере – АИ-95);
2. по строке «Выдано по заправочному листу» вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;
3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);
4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);
5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);
6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).
Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль «Форд Фокус Си Макс» отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль «Форд Фокус» с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):
198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам «Экономия» или «Перерасход». При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);
7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку) (в примере: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет индивидуальный предприниматель.
В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).
Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Оборотная сторона путевого листа
Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют «маршрутным листом», так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.
Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.
Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 и 30.10).
Далее по каждой поездке указываются:
1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);
2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.
Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;
в графе «Пройдено, км» приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);
3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.
В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).
Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).
Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.
Вот и все.
Путевые листы записываются в книгу учета путевых листов по порядку.
Н. Скворцова

Пожалуй, самый значимый вид затрат на содержание служебного транспорта – это расходы на горюче-смазочные материалы. Тем более что без них обойтись никак не получится, если организация использует в своей деятельности автомобиль. Расходы на ГСМ – объект пристального внимания со стороны налоговых органов, один из участков повышенной «опасности». Уж слишком много должно соблюдаться правил учета и тонкостей в документации.

Для учета затрат на ГСМ организациям и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, нужен путевой лист. Это основной первичный документ, который оформляется при эксплуатации автомобиля. Пришло время разобрать по косточкам пример заполнения путевого листа.

Форма путевого листа

Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Для всех остальных Министерством транспорта РФ приказом №152 от 18.09.2008 г. утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. Т.е. использоваться могут неунифицированные формы, но только если они содержат все нужные реквизиты. Если при проверке обнаружится, что утвержденных реквизитов в полном объеме в путевом листе нет, то расходы на ГСМ по таким документам не будут признаны. Напомним, что самостоятельно разработанную форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике.

Обязательные реквизиты

— наименование и номер: например, путевой лист грузового автомобиля, номер по вашей системе нумерации, штамп организации;

— сведения о сроке действия путевого листа: указывается дата или период (дата начала и окончания), продолжительность может быть от одного дня до месяца;

— сведения о собственнике: организационно-правовая форма, название для организации, ФИО индивидуального предпринимателя, местонахождение, номер телефона;

— сведения о транспортном средстве:

— тип транспорта: грузовой, легковой, модель самого транспортного средства и модель прицепа, если таковой имеется;

— государственный регистрационный знак;

— показания счетчика километража при отправке машины и при ее возвращении;

— дата и время в часах и минутах отправки и возвращения на место постоянной стоянки.

При отсутствии должности штатного механика исправность автомобиля может подтвердить водитель. Также при отсутствии диспетчера водитель также проставляет время прибытия и убытия, километраж.

— сведения о водителе: ФИО водителя, отметка медработника о предрейсовом и послерейсовом осмотре.

В путевом листе должны быть указаны данные о количестве горючего на момент отправки машины и возвращения ее в гараж. Делаются отметки о выданном количестве бензина или указывается номер чека, полученного на заправке. Определяется расход бензина фактический и по норме.

Путевой лист заполняется отдельно на каждое транспортное средство. Также путевые листы можно заполнять на каждого водителя отдельно. Обычно при разработке формы путевого листа за основу берется унифицированная форма, в которую вносятся нужные поправки.

Маршрут

Такой реквизит как маршрут следования автомобиля не включен в перечень обязательных реквизитов. Однако расходы на ГСМ налоговики могут оспорить, если конкретный маршрут не указан. Поэтому нужно записывать пункт назначения, время выезда, приезда, километраж.

Маршрут указывают на обратной стороне путевого листа, причем делать это нужно максимально конкретно. Например, место отправления – ул. Советская д.50, офис, место назначения – ул. Ленина д.110, ООО «Самоцветы». Каждый раз расписывать такой маршрут довольно трудоемко. Но если какие-то маршруты постоянно повторяются, то есть смысл присвоить им номера и утвердить приказом руководителя. После чего в путевом листе можно будет писать: маршрут №1, маршрут №2 и т.д.

Если работа водителя оплачивается по сдельной системе, то здесь же бухгалтер может провести расчет заработной платы водителя.

Пример заполнения путевого листа

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля приведен на рисунке.

Претензии со стороны ИФНС

Путевой лист — документ, который подтверждает расходы на ГСМ, поэтому налоговые инспекторы уделяют ему немало внимания. Претензии (в том числе необоснованные) со стороны налоговых органов могут возникнуть в следующих случаях:

— путевой лист составлен более, чем на один день. Однако суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Московского от 13.04.11 № КА-А40/2962-11),

— путевой лист не оформлен при использовании сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Суды придерживаются противоположной точки зрения (постановления ФАС Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09). Однако, если сумма компенсации за использование личного транспорта велика, безопаснее все же выписывать путевые листы,

— путевой лист противоречит прочим документам. Например, не совпадаю сведения в транспортных накладных, чеках на ГСМ.

— данные спидометра в путевом листе на конец одного дня и на начало другого дня не совпадают (это относится только к служебному транспорту).

О расходах на автомобиль при УСН . Скачивайте путевой лист для легкового автомобиля, а тут – . О нормировании расходов на ГСМ . Познакомиться с современными средствами расчетов по ГСМ — топливными картами .

А вы используете типовую форму путевого листа? Удобно ли пользоваться вашей формой путевого листа? Что думаете об обязательном медосмотре водителя, если фирма совсем мала? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!