Etiketa e të folurit të biznesit në manualin e trajnimit të letrave zyrtare. Etiketa e letrave të biznesit: kërkesat dhe rregullat për të shkruar

Nëse mendoni se zhanri epistolar është zhytur në harresë, gaboheni thellë. Në jetën e përditshme, nuk mund të debatoni, është bërë e zakonshme të bësh telefonata ose të shkëmbesh mesazhe të menjëhershme ICQ - thjesht dhe shpejt. Sidoqoftë, në marrëdhëniet e biznesit, letrat ende luajnë një rol të rëndësishëm: një bisedë telefonike, korrespondenca në ICQ nuk mund të përdoret për t'u marrë me këtë çështje: nevojiten dokumente më serioze këtu.

Duhet të jeni të përpiktë dhe të përgjegjshëm kur shkruani letra biznesi. Për çdo letër biznesi, përfshirë ato të dërguara me email, rekomandohet të përdoret kokë letrash, ku tregohen detajet e organizimit. Kjo thekson se ka një kompani me reputacion pas letrës dhe ju mund të bëni biznes me të. Sigurohuni që të tregoni datën kur është shkruar letra. Këshillohet që të shkruani muajin me shkronja, të tilla si 01/20/02 pranohen vetëm në Rusi dhe nuk përdoren në praktikën ndërkombëtare.

Një letër biznesi duhet të përmbajë titullin, duke zbuluar përmbajtjen e tekstit. Kjo e bën shumë më të lehtë për marrësin përpunimin dhe renditjen e shkronjave. Para së gjithash, duhet të siguroheni që letra juaj të veçohet nga masa e të ngjashme dhe t'i dërgohet punonjësit të duhur. Tema e letrës nënvizohet ose shkruhet me shkronja të mëdha.

Adresa e marrësit shkruhet dy herë: në zarf në anën e poshtme djathtas dhe në këndin e sipërm majtas të letrës. Nëse letra vendoset në një zarf me një dritare transparente, atëherë adresa shkruhet një herë - në letër dhe paloset në mënyrë që adresa e marrësit të jetë në dritare. Adresa shkruhet në rendin e mëposhtëm: numri i shtëpisë, rruga, emri i qytetit, rajoni, republika (shteti, qarku, kantoni, etj.), kodi postar, shteti.

Pas adresës - inicialet dhe mbiemri i adresuesit. Inicialet paraprihen nga shkurtesat "Mr", "Ms" ose "G-dam". Nëse adresuesi ka një gradë ose titull, është më mirë ta tregoni atë në vend të "Z.". Në të gjitha vendet e Evropës Perëndimore dhe në Shtetet e Bashkuara, heqja e titujve konsiderohet e pasjellshme. Megjithatë, shkrimi dhe thënia "Z. + titull + mbiemër" pranohet vetëm në Gjermani. Në Francë dhe Angli, titulli i fisnikërisë së adresuesit tregohet gjithmonë në adresë, por nuk është zakon të përmendet në trupin e letrës.

Fjalët "Z." dhe "Zonja" zakonisht nuk përdoren pa mbiemër, dhe ato janë gjithmonë të shkurtuara në "Znj." Në Angli, adresa e sjellshme "Esquire" (Esquire - Esq.) shpesh shkruhet pas emrit të adresuesit dhe nuk përdoret kurrë në lidhje me fjalën "Z.". Nëse dëshironi të dërgoni një letër personalisht, atëherë pas mbiemrit tregoni: "Personalisht" (Privat - për Anglinë, Personal - për SHBA).

Nëse letra i drejtohet një kompanie dhe duhet të lexohet nga një person specifik, përdoret shprehja "Kujdes nga...". Ju mund t'i dërgoni një letër në adresën e kompanisë një personi, adresa e të cilit është e panjohur dhe kompania në të cilën ai punon mban një marrëdhënie biznesi me të, duke treguar "Kujdes për" (C/O).

Adresa e hapjes tradicionalisht përbëhet nga fjalët "I nderuar zoti (zonja) + mbiemri" ose "I nderuar zoti (zonja) + mbiemri." Në letrat zyrtare, nuk është e zakonshme t'i drejtoheni vetes si "ju", edhe nëse jeni të shkurtër në jetën reale. Në varësi të shkallës së afërsisë me korrespondentin tuaj, adresa mund të fillojë me fjalët "I dashur + emri" ose "I dashur + mbiemri".

Ju nuk duhet të shkruani në adresën tuaj: “Uv. Zoti drejtor! Në këtë rast, shkurtesat janë të papërshtatshme. Fjalët "i dashur", "zotëri", "zonjë", "zëvendës drejtor", "shefi i departamentit" dhe të ngjashme duhet të shkruhen të plota. Përndryshe, marrësi ka të drejtë të mendojë se ju nuk e respektoni shumë atë.

Një përshtypje të mirë bëjnë letrat e biznesit që përmbajnë diçka pas përshëndetjes. hyrje-kompliment. Zakonisht thonë se janë të lumtur të mirëpresin një kompani kaq të njohur, se do të jetë një nder i madh për ju që t'i ofroni shërbime një partneri kaq të njohur, etj. Mund të shprehim shpresë për bashkëpunim afatgjatë dhe reciprokisht të dobishëm.

Letrat e biznesit që përmbajnë mbeturina verbale (“Ne, sigurisht, jemi të bindur se bashkëpunimi me ne do të jetë padyshim i dobishëm për ju", mirësjellje e tepruar (" Ju lutemi lexoni këtë letër"), mbiemra të pakuptimtë ( e jashtëzakonshme, e mrekullueshme, e mrekullueshme), përemrat shtesë (" Të gjithë jemi të lumtur të bashkëpunojmë me ju dhe kompaninë tuaj »).

Kur shkruani letra biznesi, nuk duhet të përdorni direktiva. fraza udhëzuese (« duhet te na kontaktoni ne telefon..."). Me një frazë të tillë ju i ktheni psikologjikisht njerëzit kundër jush. Nuk duhet t'u tregoni partnerëve tuaj me arrogancë se si duhet të sillen. Është më mirë të shkruash: " Për të diskutuar detajet e ofertës sonë, mund të na kontaktoni me telefon..." Kuptimi është i njëjtë, por toni i letrës inkurajon një qëndrim më miqësor ndaj jush.

Kur përshkruani aktivitetet e kompanisë suaj, për të krijuar përshtypjen e arritjeve specifike, kushtojini vëmendje zgjedhja e foljeve. Foljet e përsosura flasin për rezultate reale: përfunduar, zhvilluar, rritur, krijuar, bërë etj.. Foljet e pakryera krijojnë më shumë të pacaktuara në lidhje me rezultatin e një veprimtarie: ne prodhojmë, punojmë, performojmë, marrim pjesë. Ato ofrojnë njohuri mbi funksionet e kryera dhe jo për rezultatet e arritura. Përdorimi i foljeve të përsosura do të krijojë përshtypjen e suksesit konkret, dhe për rrjedhojë do të krijojë përshtypjen e qëndrueshmërisë dhe respektit të kompanisë suaj.

NË letër kërkesë Nëse është e mundur, tregoni shkurtimisht arsyen, formuloni vetë kërkesën qartë, faleminderit paraprakisht për përmbushjen e saj. Në shenjë mirënjohjeje për përgjigjen, si shprehje e gatishmërisë për bashkëpunim, apo si mesazh informues, shkruajmë letra njoftimi. Nën një letër të tillë mjafton të vendoset nënshkrimi i referentit.

Letër kujtese dërgohet në rastet kur bisedat telefonike apo kontaktet personale nuk arrijnë rezultatin e dëshiruar. Qëllimi i një letre të tillë është t'ju kujtojë me takt nevojën për të përmbushur detyrimet tuaja.

Leter konfirmimiështë një garanci e premtimeve të bëra më parë ose e kushteve të rënë dakord tashmë. Një letër e tillë është shprehje e mirësjelljes dhe respektit për partnerin. NË letër ankese Vetë pretendimi, baza për paraqitjen e tij dhe kërkesat specifike duhet të përmbahen.

Në përgjigje të një ankese ata shkruajnë letra refuzimi. Është më mirë të filloni dhe përfundoni një letër të tillë me informacion pozitiv: për shembull, duke renditur atë me të cilën jeni dakord, pastaj duke shpjeguar arsyen e refuzimit. Letra do të ndihmojë, pavarësisht refuzimit, për të mbajtur një marrëdhënie normale me një klient ose partner.

Letër faljeje zakonisht përmban një deklaratë të arsyeve pse marrëveshja paraprake është shkelur papritur. Në disa raste, një letër e tillë dërgohet pas njoftimit me telefon. Leter garancie dërguar si detyrim për të paguar diçka, duke treguar llojin e operacionit që do të kryhet. Letra përfundon me frazën "Ne garantojmë pagesën" dhe duke treguar të dhënat tuaja bankare dhe ka dy nënshkrime - menaxherin dhe llogaritarin kryesor.

Urime, mirënjohje, ngushëllimeËshtë më mirë të shkruani me dorë për të theksuar një qëndrim të sinqertë dhe individual ndaj partnerit tuaj.

Një letër biznesi duhet të përfshijë formula e fundit e mirësjelljes: “Me respekt”, “Me respekt”. Në një letër zyrtare jashtë vendit, si rregull, përdoret "Shumë vërtetë e juaja" ("Sinqerisht e juaja"). Për më tepër, në letrën e përgjigjes këshillohet të përdorni të njëjtën formulë mirësjelljeje si në atë të marrë.

Siç mund ta shihni, gjithçka është shumë e thjeshtë, megjithëse ka më shumë se mjaft konventa. Shkruaj letra!

Korrespondenca e biznesit është një pjesë integrale e imazhit të një kompanie dhe një personi biznesi. Vendosja e kontaktit, ruajtja e lidhjeve, diskutimi i çështjeve të biznesit me shkrim është ndonjëherë i preferueshëm, dhe shpesh thjesht i nevojshëm, prandaj imazhi i krijuar në korrespondencën e biznesit duhet të korrespondojë plotësisht me imazhin e jashtëm që formohet nga komunikimi i drejtpërdrejtë. Në të njëjtën kohë, në korrespondencën e biznesit, respektimi i rregullave dhe kërkesave është i detyrueshëm jo vetëm në parimet e përgjithshme, por edhe në detaje dhe detaje të vogla.

Parimet dhe etiketat e korrespondencës së biznesit

Etiketa e korrespondencës së biznesit në përgjithësi nuk ndryshon nga kërkesat e përgjithshme të komunikimit të biznesit. Këtu janë parimet e tij kryesore:

• mirësjellje, respekt,
• qartësia e përcaktimit të qëllimeve,
• i orientuar drejt rezultatit dhe i orientuar drejt kontaktit,
• qëndrim i përgjegjshëm ndaj kohës dhe detyrimeve të njerëzve të tjerë,
• qëndrueshmëri dhe saktësi logjike,
• specifika faktike,
• shkrim e këndim,
• neutraliteti i tonit, ashpërsia dhe formaliteti i të folurit,
• respektimi i vartësisë dhe traditave.

Këto kërkesa nuk janë origjinale, por zbatimi i tyre garanton ndërveprim konstruktiv me partnerët dhe klientët.

Forma e shkronjave dhe formulat e gjuhës

Një kokë letre është fytyra e kompanisë, kështu që atributet e saj të detyrueshme janë shkrim-leximi, saktësia e detajeve, rregullsia e jashtme dhe origjinaliteti modest i dizajnit.

Nëse bëhet fjalë për një version qoshe apo gjatësor të formularit, emri i plotë i organizatës, adresa postare, aktuale dhe zyrtare, telefoni, faksi, adresat e emailit dhe adresa e faqes elektronike zyrtare duhet të jenë të lehta për t'u lexuar. Lista e detajeve nuk është e rregulluar rreptësisht, por plotësia e të dhënave gjithmonë duket më e dobishme.

Për referencë: Informacioni në lidhje me regjistrimin e korrespondencës është gjithashtu i dëshirueshëm - për datën, numrin në listë, për ekzekutuesin specifik që përgatiti dokumentin për dërgim. Nëse kjo është një letër përgjigjeje, atëherë është e nevojshme një referencë në letrën e kërkesës.

Në një letër biznesi, është gjithashtu e mundur të tregohet zhanri, i cili thjeshton formatimin e korrespondencës: letër informacioni, propozim, kërkesë, peticion, falje, ngushëllime, mirënjohje.

Letër në letrën zyrtare të organizatës

Pjesa e parë e letrës është një adresë, formula e së cilës përmban emrin dhe patronimin e adresuesit ose një version më zyrtar - fjalën "Z.":

• I dashur Fedor Fedorovich!
• I nderuar zoti Smirnov!
• I nderuar zoti drejtor!

Pjesa kryesore e letrës - informative - përmban një mesazh të shkurtër, të kuptueshëm dhe të përmbledhur dhe detyra të qarta: jepni informacion, sqaroni informacionin, zgjidhni një çështje furnizimi, etj. Nëse letra përmban një refuzim, atëherë është e saktë të fillohet pjesa e parë me një justifikim të qartë dhe dëshmues. Formulat e gjuhës mund të jenë të ndryshme, në varësi të tonit të zgjedhur:

• Kompania kërkon të shqyrtojë çështjen...
• Presidenti dhe Bordi i Drejtorëve kërkojnë të informohen për...
• Ju lutem konsideroni mundësinë...
• Ju lutemi pergjigjuni sa me shpejt...

Pjesa e fundit e letrës është mirënjohje, falje, garanci se çështja do të zgjidhet sa më shpejt dhe shpresa për bashkëpunim të mëtejshëm.

Letrat e biznesit kërkojnë respektimin e procedurave zyrtare: nëse letra kërkon nënshkrimin e një menaxheri, atëherë ajo duhet të nënshkruhet nga menaxheri (të paktën zëvendësi i tij).

Etiketat e biznesit në internet dhe emailet e biznesit

Letrat elektronike, si ato në letër, përbëhen nga disa elementë të rëndësishëm që kërkojnë plotësim kompetent jo për shkak të rregullave spekulative, por pikërisht sepse këta elementë mund të jenë informues dhe shumë të përshtatshëm nga pikëpamja utilitare dhe praktike. Një letër e saktë garanton një përgjigje të saktë dhe të shpejtë, si dhe një zgjidhje konstruktive për këtë çështje.

Për referencë: Kompanitë shpesh kanë serverët dhe programet e tyre të postës elektronike, dhe gjithashtu zhvillojnë një stil korporativ për formatimin e postës elektronike dhe rregulla të brendshme për korrespondencën, të cilat zakonisht nuk kundërshtojnë ato standarde, por i plotësojnë ato.

1. Adresuesi: Është zakon të tregohet një adresë në rreshtin e adresuesit.

Kjo tregon jo vetëm një qëndrim respektues ndaj bashkëbiseduesit, por edhe do ta mbrojë atëe— postënga mesazhet e padëshiruara, postimet e panevojshme dhe sytë kureshtarë.

1. Një kopje e letrës së adresuesit plotësohet për një qëllim të caktuar.

Duke i dërguar një letër adresuesit kryesor dhe duke treguar një tjetër në seksionin "kopje", adresuesi informon bashkëbiseduesin e dytë për atë që po ndodh, por nuk kërkon që ai të përgjigjet ose të marrë pjesë drejtpërdrejt në korrespondencë.

1. Linja e temës: specifika dhe unike.

Specifikimi më i madh i temës duhet të ndihmojë adresuesin dhe adresuesin të lundrojnë në temën e diskutimit dhe të bëjnë dallimin midis shumë problemeve dhe detyrave: jo vetëm "Raport nga Katya", por "Raport për maj 2015. Draft". Ju lutemi vini re: emri në këtë rast është i padobishëm, pasi adresuesi tashmë është i qartë për adresuesin nga emri i kutisë së postës elektronike.

1. Trupi i emailit duhet të përmbajë 3 elementë kryesorë.

Së pari, një përshëndetje (nëse kjo është shkronja e parë e kësaj dite, për shembull) dhe një adresë (në secilën letër). Së dyti, një deklaratë e pyetjes: një prezantim i vetes (nëse letra është e para), një kujtesë e detyrave që duhet të zgjidhen, një përshkrim i problemit ose zgjidhja e tij. Së treti, një kërkesë ose inkurajim për veprim.

1. Funksioni i njoftimit për leximin e emailit kërkon ndjeshmëri.

Duhet të përdoret nëse letra është vërtet e rëndësishme, por nuk ka asnjë mënyrë për të pyetur për marrjen e saj me telefon, për shembull. Ky funksion zakonisht i imponon marrësit detyrime psikologjike të paqarta, të formuluara në mënyrë të paqartë, kështu që nuk duhet të abuzohet. Një opsion i saktë dhe jo aq kategorik është një kërkesë e sjellshme në fund të letrës për të treguar se ajo është lexuar.

1. Nënshkrimi kërkon koncizitet dhe në të njëjtën kohë kapacitet.

Formulimi mund të përmbajë formulën standarde "Me respekt" ose të kufizohet në mbiemrin dhe emrin. Nënshkrimi, duke përfshirë emrin, pozicionin, emrin e organizatës dhe informacionin e kontaktit, nuk duhet të kalojë 7 rreshta. Këshillohet të tregoni informacione alternative të kontaktit, përveç kutisë postare: telefon,Skype, ICQ, lajmëtarë të tjerë të njohur.

1. Bashkëngjitjet: gjëja kryesore është të paralajmëroni dhe emërtoni skedarët në mënyrë korrekte.

Netiquette kërkon informacion në lidhje me dokumentin në dosjen e bashkangjitur letrës: për formatin, vëllimin dhe përmbajtjen e tij. Investimi nuk duhet të jetë më shumë se 3-5Mb. Titulli i saj, si tema e letrës, duhet të jetë jashtëzakonisht i shkurtër, specifik dhe unik.

Lloji normal i emailit

Koha e reagimit të një letre në rrjetë ndryshon nga koha nëfikur— linjë. Dy deri në tre orë është një kohë e rehatshme për të pritur një përgjigje ndaj një letre urgjente. Në përgjigje të mesazheve urgjente ose të rëndësishme, ndonjëherë mjafton të paralajmëroni këtëe— postëmarrë dhe informacioni i marrë parasysh. Nëse problemi kërkon shqyrtim të gjatë, atëherë adresuesi duhet të informojë bashkëbiseduesin e tij për kohën që do t'i duhet për t'iu përgjigjur pyetjes.

Për referencë: Një ditë është një kohë e rehatshme për t'iu përgjigjur emaileve. Nëse nuk ka përgjigje brenda 3 ditëve, rregullat e mirësjelljes ju lejojnë të dërgoni një letër të dytë ose të kontaktoni adresuesin duke përdorur një burim alternativ komunikimi - telefon,Skype, ICQ. Heshtja për 5-7 ditë ose në përgjigje të një kërkese të përsëritur mund të konsiderohet si mungesë vullneti për të vazhduar korrespondencën e biznesit.

Reputacioni i një personi biznesi dhe një kompanie përbëhet jo vetëm nga efikasiteti dhe efektiviteti i biznesit, por edhe nga gjërat e vogla dhe nuancat e çdo faze të negociatave të biznesit. Pajtueshmëria me parimet e korrespondencës së biznesit kërkohet nga çdo përfaqësues i kompanisë: nga një nëpunës i mitur te një specialist i marrëdhënieve me publikun dhe drejtuesi i kompanisë.

Video: Si të shkruani letrat e biznesit në mënyrë të qartë, të qartë dhe të kuptueshme

Në kontakt me

Realiteti modern i biznesit është i tillë që vetëm 15% e sipërmarrësve të nivelit të mesëm dhe të madh që kërkojnë të forcojnë pozicionin e tyre në treg arrijnë qëllimin e tyre. Është për këtë arsye që rëndësia e etiketës së biznesit rritet shumëfish, pasi mosrespektimi i normave të tij, ndër të tjera, shpesh çon në ndërprerjen e marrëdhënieve të dobishme të biznesit.

Parimet e përgjithshme të etikës së korrespondencës së biznesit

Në një interpretim të gjerë, etika është një grup udhëzimesh të përgjithshme që synojnë rregullimin e marrëdhënieve shoqërore. Prandaj, etika e biznesit trajton çështje që lidhen me rendin dhe stilin e pranuar të ndërveprimit në biznes.

Detajimi i aspekteve etike të marrëdhënieve të biznesit është etiketa e biznesit, duke përfshirë, për shembull, procedurën për zhvillimin e negociatave, rregullat e sjelljes së korporatës, traditat dhe ritualet e biznesit, elementët e nënshtrimit, mënyrat dhe stilet e komunikimit dhe të shkruarit, si dhe çështjet e korrektësisë. në marrëdhëniet me partnerët dhe kolegët e biznesit.

Rëndësia e etikës dhe etiketës, si pjesë përbërëse e saj, qëndron në faktin se kuadri rregullator që është shfaqur si rezultat i praktikës afatgjatë, thjeshton shumë komunikimin, duke krijuar një kontekst të qartë dhe të aksesueshëm publikisht në sferën e biznesit, duke e lejuar një arrini saktë qëllimet dhe kurseni ndjeshëm kohë.

Me fjalë të tjera, ne po flasim për një algoritëm të veçantë për zgjidhjen e problemeve të biznesit, i cili na lejon të vendosim dhe të arrijmë me sukses qëllimet e dëshiruara të biznesit në një mënyrë racionale dhe pa konflikte. Niveli i aftësisë në këtë algoritëm lejon që dikush të nxjerrë përfundime të menjëhershme në lidhje me shkallën e profesionalizmit të një partneri biznesi ose kundërshtari në një mosmarrëveshje biznesi.

Në këtë kontekst, është e rëndësishme t'i përmbahen parimeve të përgjithshme fillestare të mëposhtme:

• përpikëri kudo dhe në çdo gjë;
• pajtueshmëria me sigurinë e informacionit;
• altruizëm i shëndetshëm;
• imazh i favorshëm që korrespondon me mjedisin e biznesit;
• Gjuha e saktë me gojë dhe me shkrim;
• duke ndjekur rregullat e kulturës së të folurit të biznesit.

Llojet e korrespondencës së biznesit janë të ndryshme dhe, me një shkallë të caktuar konvente, ato mund të ndahen në dy lloje kryesore:

• ndërshtetërore– ndërmjet organizatave qeveritare, misioneve dhe zyrtarëve të huaj (nota të ndryshme, memorandume dhe forma të tjera) – elemente të marrëdhënieve diplomatike;
• një reklamë– letra me status gjysmëzyrtar, të përdorura në fushën e marrëdhënieve të biznesit ndërmjet institucioneve dhe organizatave.

Parimet e shkrimit të një letre

Stili i të shkruarit të një letre zyrtare, pavarësisht nga dallimet gjuhësore dhe disa tradicionale, ka një bazë të caktuar të përbashkët dhe një grup rregullash të zhvilluara nga praktika e vendosur. Për shembull, një seri e tërë kërkesash protokolli, të përcaktuara nga pozicioni i gradave të dërguesit dhe të adresuarit, bazohen në parimet fillestare të respektit dhe korrektësisë së ndërsjellë. Prandaj, pavarësisht nga lloji i dokumentit, strukturisht ai duhet të përmbajë domosdoshmërisht elementët e mëposhtëm:

• adresa (statusi zyrtar i adresuesit);
• kompliment (mbarimi i sjellshëm i një letre);
• nënshkrimi;
• data (dita, muaji, viti dhe vendi i shkrimit të mesazhit);
• adresa e dërguesit (mbiemri, statusi i punës, adresa vendosen në krye ose në fund të faqes së parë të letrës).

Për më tepër, ekzistojnë një sërë dispozitash që lidhen drejtpërdrejt me letrat:

• letrat e biznesit shkruhen në kokë ose fletë letre ekskluzivisht në anën e përparme të tyre;
• Numri i faqeve është me numra arabë;
• mesazhet ekzekutohen në tekst të printuar;
• Fshirjet dhe korrigjimet nuk lejohen në trupin e dokumentit;
• dokumenti është palosur me tekstin brenda;
• Koha e pritjes për përgjigjen e një letre nuk është më shumë se dhjetë ditë.

Një mesazh biznesi duhet të ketë një orientim të qartë të synuar dhe të përmbajë një pyetje, dhe i gjithë kuptimi i tekstit është tërësisht në varësi të përmbajtjes së tij, qoftë ky një propozim për një marrëveshje, një kërkesë komerciale ose thjesht informacion i rëndësishëm.

Logjikiteti dhe konciziteti, mungesa e ndonjë digresioni "lirik" janë karakteristikat kryesore të efikasitetit.

Tipologjia e letrave të biznesit

Klasifikimi i mesazheve të biznesit është i larmishëm dhe varet nga orientimi i tyre funksional dhe i synuar. Për shembull, letrat janë:

• duke njoftuar;
• kujton;
• ftesa;
• rishikime të lajmeve;
• porositë;
• shoqërues;
• lloje të tjera.

Si një nga format e komunikimit të biznesit, në kuptimin e ngushtë të përkufizimit, letrat ndahen në 2 lloje - biznesore dhe private-zyrtare.

Korrespondenca e biznesit përfshin korrespondencën e udhëtimit ndërmjet organizatave dhe institucioneve. Një letër zyrtare private është një mesazh që i dërgohet një institucioni nga një person privat, ose, anasjelltas, nga një institucion te një person privat.

Kërkesat për korrespondencë

Ekzistojnë një numër rregullash për kryerjen e korrespondencës së biznesit.

• Letra duhet të nxisë shfaqjen e interesit të biznesit tek marrësi, në mënyrë të qartë dhe mbi bazën e të dhënave faktike bindëse, të tregojë përfitimet e partneritetit dhe papërshtatshmërinë e shkëputjes së partneritetit. Teksti duhet të jetë stimulues dhe motivues për bashkëpunim.
• Shfaqja e emocioneve të tepërta personale në një letër biznesi nuk është mënyra më e mirë për të vërtetuar se keni të drejtë dhe për të zgjidhur çështjen.
• Për të shmangur mbingarkimin dhe bllokimin e tekstit të letrës, duhet të shmangni çdo krahasim figurativ, metaforë, alegori dhe hiperbolë.
• Për një prezantim të qartë dhe konciz të temës, është më mirë të përdorni fjali të thjeshta, duke shmangur detajet dhe detajet e panevojshme. Ideja kryesore e mesazhit duhet të mbështetet ekskluzivisht nga argumentet përkatëse, të cilat zakonisht vendosen në shtojcat e letrës (diagrame, grafikë, të dhëna dixhitale).
• Teksti duhet të përmbajë paragrafë, secili prej të cilëve, duke përfaqësuar një mendim të pavarur, fillon në një rresht të ri.

Një paragraf duhet të marrë jo më shumë se 4 rreshta, pasi kur lexoni paragrafë më të gjatë teksti duket se bashkohet dhe ideja kryesore e mesazhit humbet. Një paragraf që përmban 2-3 fjali konsiderohet normal.

• Në një mesazh të shkruar biznesi, nuk duhet të përdorni mbiemra përshkrues, sqarime dhe detaje të panevojshme. Pas përfundimit të shkrimit, këshillohet që të kontrolloni dokumentin dhe të eliminoni frazat që nuk përmbajnë përmbajtje semantike përkatëse.
• Shkrim-leximi është një element bazë i tekstit. Prania e gabimeve drejtshkrimore dhe të tjera në mesazh është e papranueshme.
• Kërkohet lënda e letrës. Tema në dokumente duhet të pasqyrohet shkurt dhe shkurt, kjo kursen kohë gjatë leximit dhe karakterizon pozitivisht dërguesin. Nëse një letër dërgohet me email dhe përmban informacione veçanërisht të rëndësishme, duhet t'i jepni asaj një "flamur" të veçantë të disponueshëm në shërbimin elektronik.
• Lexueshmëria e mirë e tekstit sigurohet nga shkronjat Arial ose Times New Roman me një madhësi mesatare të shkronjave. Nëse është veçanërisht e nevojshme, idetë kryesore mund të theksohen me shkronja të pjerrëta ose të theksuara.

• Është e dobishme të përdoren nëntitujt (3-4) në tekst, të cilët ofrojnë kuptim më të lehtë të tekstit që prezantohet.
• Është më mirë të hartoni numërime, lista dhe lista duke përdorur shënues të veçantë.
• Një shabllon (skemë) i korporatës është një tregues i shkëlqyer i efikasitetit dhe objektivitetit në komunikimin e biznesit. Është veçanërisht e përshtatshme në aspektin e korporatës, pasi ju lejon të dalloheni në një dritë të favorshme dhe të ruani formalitetin e kërkuar.

Në një email, është më mirë të optimizoni shabllonin për rezolucione të ndryshme të ekranit.

Struktura e një mesazhi biznesi

Struktura e një mesazhi biznesi është tipike. Tradicionalisht përmban:

• Prezantimi;
• Pjesa kryesore;
• përfundimi.

Hyrja përmbledh qëllimin e letrës. Pjesa kryesore përshkruan thelbin e çështjes. Si përfundim, këshillohet të përmblidhet përmbajtja e pjesës kryesore, për shembull, në formën e përfundimeve. "Postshkrimet" dhe llojet e ndryshme të shënimeve në fund të faqes janë të padëshirueshme.

Si përfundim, frazat që i ngjajnë manipulimit në formë, si: “Shpresoj për një partneritet të dobishëm reciprok” e kështu me radhë, janë të papërshtatshme. Është më mirë të thuash lamtumirë në një letër biznesi me fraza të thjeshta - "Me respekt", "Me urimet më të mira" dhe kështu me radhë.

Në fund të mesazhit tregohet si më poshtë: Emri i plotë, statusi i punës, emri i kompanisë, nënshkrimi. Tregohen edhe numrat e kontaktit.

Tabelat dhe grafikët janë bashkangjitur si një skedar (paketë) i veçantë, duke treguar këtë në fund të letrës. Nëse ekziston një grup bashkëngjitjesh, atëherë jepet një inventar i tyre me emra.

Ju mund të përdorni shkurtesa dhe shkurtesa të veçanta vetëm nëse jeni i sigurt se marrësi do t'i kuptojë ato patjetër.

Për t'i dhënë tekstit rigorozitet dhe qëndrueshmëri më të madhe logjike në fjalorin e biznesit, modelet e mëposhtme të të folurit përdoren si lidhës:

• per kete arsye;
• bazuar në sa më sipër;
• për shkak të kësaj;
• sipas të dhënave;
• Bazuar në këtë;
• duke marrë parasysh;
• dhe të tjerët.

Është e dobishme t'i drejtoheni marrësit me emër gjatë gjithë mesazhit. Nëse mesazhi i drejtohet një të huaji, atëherë në fillim të tij tregoni burimin e adresës së marrësit.

Karakteristikat dhe nuancat e korrespondencës së biznesit në format elektronik

Në hapësirën virtuale, ndërveprimi i biznesit, që përfaqëson komunikimin në miniaturë, është specifik dhe jo më pak kërkon respektimin e standardeve të duhura të mirësjelljes. Puna kompetente me shkrimin, në përputhje me praktikën, përfshin zbatimin e shënimeve të mëposhtme në lidhje me vëllimin, normat gjuhësore, strukturën dhe formatin.

• Formula e temës duhet të korrespondojë absolutisht me temën e paraqitur në tekst. Kjo ju lejon të vendosni shpejt lexuesin në disponimin e duhur të biznesit.
• Vëllimi optimal i një dokumenti të dërguar me email përshtatet në "një ekran", ku sasia maksimale e tekstit është një fletë në formatin A4.
• Madhësia optimale e bashkëngjitjes nuk është më shumë se 3 MB.
• Rekomandohet të "paketoni" skedarët e dërguar në arkivat standarde të koduara Zip ose Rar. Të tjerët shpesh bllokohen gjatë dërgesës.
• Hiperlidhjet duhet të jenë standarde (blu, me një nënvizim në fund).
• Përgjigja ndaj adresuesit duhet të vendoset në krye, në fillim të letrës dhe jo në fund. Kjo e kursen partnerin e korrespondencës nga lëvizja e panevojshme dhe e detyruar e tekstit të mëparshëm.

• Është e nevojshme të përdorni një gjuhë shkrimi sa më të kuptueshme për partnerin. Çështja e këshillimit të përdorimit të profesionalizmit, fjalorit të brendshëm të korporatës, shprehjeve zhargone dhe shkurtesave në mesazh (veçanërisht në korrespondencën e jashtme) vendoset veçmas, në varësi të kontekstit dhe cilësive të partnerëve të korrespondencës.
• Është e rëndësishme të informoni partnerin tuaj se keni marrë mesazhin e tij - kjo është një shenjë e sjelljeve të mira dhe pjesë e etiketës së biznesit që tregon respekt për të.
• Ju duhet të përgjigjeni sa më shpejt që të jetë e mundur. Nëse për ndonjë arsye nuk është e mundur të përgjigjeni shpejt, atëherë partneri duhet të njoftohet për marrjen e letrës së tij dhe të tregojë kohën e përgjigjes. Një interval kohor etik dhe komod përpara dhënies së përgjigjes është 48 orë pas marrjes së mesazhit. Pas kësaj kohe, personi zakonisht supozon se mesazhi humbet ose injorohet. Një pauzë e tepruar në korrespondencë shoqërohet shpesh me rrezikun e humbjes së një partneri dhe interpretohet në biznes si shkelje e standardeve etike.

Dokument biznesi- mjetet kryesore për kryerjen e aktiviteteve të menaxhimit, regjistrimin dhe transmetimin e informacionit. Me ndihmën e dokumentit koordinohen aktivitetet e biznesit dhe grumbullohen informacionet. Në një organizatë të madhe, zakonisht hartohen udhëzime që tregojnë se kush i shkruan zyrtarisht dokumentet, kush i raporton kujt dhe në cilat raste, kush i transmeton informacione kujt, etj. Një nga mënyrat më të rëndësishme për të zyrtarizuar transferimin e informacionit janë formularët (formularët) standard. Avantazhi i formularit është se personi që e plotëson nuk ka nevojë të mendojë se kur, si dhe çfarë informacioni duhet të jepet në këtë rast; kjo kursen shumë kohë.

Pjesa e korrespondencës në jetën e biznesit është shumë e madhe.

I përpiluar saktë, ai plotëson kërkesat e mëposhtme:

• besueshmëria dhe objektiviteti i prezantimit;
• plotësia e informacionit;
• shkurtësia e prezantimit (një letër biznesi nuk duhet të marrë më shumë se një faqe);
• mungesa e arsyetimit dhe rrëfimit;
• toni neutral i prezantimit, por në të njëjtën kohë vullneti i mirë, mungesa e vrazhdësisë dhe ironisë, pretencioziteti, mirësjellja e rreme;
• përdorimi i mjeteve të vlerësimit logjik dhe jo emocional-shprehës të situatës dhe fakteve.

Ka disa lloje letrash biznesi. Kështu, letrat që përmbajnë një paralajmërim, rikujtues, ftesë, konfirmim, refuzim, letra mbulimi, garanci, informacion, letra njoftimi dhe urdhri nuk kërkojnë një përgjigje të detyrueshme me shkrim. Përgjigja duhet të shkruhet në një letër me një kërkesë, apel, propozim, kërkesë, kërkesë.

Etika e të shkruarit në biznes

Mosrespektimi i autorit të një letre biznesi, edhe nëse është i mbuluar, ndihet gjithmonë nga adresuesi, i cili formon një qëndrim negativ të vazhdueshëm ndaj letrës dhe autorit të saj, pavarësisht metodave në dukje të patëmetë të bindjes së mesazhit.

Duhet të jeni veçanërisht të kujdesshëm kur lexoni një letër që përmban një refuzim. Ju nuk mund ta filloni një letër të tillë me një deklaratë refuzimi. Së pari duhen dhënë shpjegime bindëse. Përdorni formulat e mëposhtme: “Kërkesa juaj nuk mund të plotësohet për arsyet e mëposhtme...”; “Për fat të keq, nuk është e mundur të plotësohet kërkesa juaj...”; “Na vjen shumë keq, por nuk mund ta plotësojmë kërkesën tuaj...”, etj. Vendi i kësaj formule është në paragrafin e fundit të letrës. Në këtë rast, duhet të mbani mend rregullin: "Kur formuloni një refuzim, kini kujdes nga humbja e një shoku ose klienti".

Këtu është një plan shembull për një letër përgjigjeje që përmban një refuzim të një kërkese ose refuzim të një oferte:

• përsëritja e kërkesës - marrësi duhet të jetë i sigurt se letra e tij është lexuar me kujdes dhe thelbi i kërkesës së tij është kuptuar me saktësi;
• arsyet pse një kërkesë nuk mund të pranohet ose pse një ofertë nuk mund të pranohet janë përgatitja racionale dhe psikologjike e marrësit për refuzimin e mëvonshëm;
• një deklaratë refuzimi ose refuzimi i një propozimi është një formulë refuzimi.

Gjuha e letrave të biznesit

Akademiku D.S. Likhachev, një ekspert i shkëlqyer i gjuhës ruse, shkroi në një memo për kolegët e tij të rinj "Për gjuhën e mirë të punës shkencore": "Gjuha e mirë nuk vërehet nga lexuesi. Lexuesi duhet të vërejë vetëm mendimin, por jo gjuhën në të cilën shprehet mendimi.”

Besimi në shkrim është i mundur me përvojë shumëvjeçare. Në fillim, këshillohet të merrni këshilla praktike nga ekspertët:

• duhet të zgjedhësh fjalë të thjeshta, por jo ta varfërosh gjuhën;
• përdorni më shumë folje se mbiemra: në këtë mënyrë teksti do të jetë dinamik dhe në të njëjtën kohë jopompoz;
• mos filloni nga larg, mos devijoni nga tema, mos përshkruani shumë detaje;
• shmangni deklaratat e gjata: ato nuk janë bindëse, ndaj duhet të jeni të shkurtër dhe të përdorni një minimum fjalish të nënrenditura;
• kalimi nga një frazë në tjetrën duhet të jetë logjik dhe i natyrshëm, "pa vënë re";
• kontrolloni çdo frazë të shkruar me vesh;
• përdorni një minimum përemrash që ju bëjnë të mendoni se çfarë i referohen, çfarë fjale "zëvendësuan" (shkruani në mënyrë specifike dhe jo "për këtë", "atë", "ajo/ajo/ata" etj.).

Një letër biznesi duhet të jetë e shkolluar dhe stilistikisht e saktë.

Formatimi i një letre biznesi

Një letër zyrtare shkruhet gjithmonë në kokën e organizatës.

Në këndin e sipërm të majtë të letrës dalëse (d.m.th. e dërguar nga organizata) tregohet numri dalës, i cili regjistrohet në regjistrin e dokumenteve të organizatës. Duhet të tregohet data kur është shkruar letra. Në këndin e sipërm djathtas janë emri i organizatës (në rastin nominativ), pozicioni i adresuesit dhe mbiemri i tij. Në këndin e poshtëm të majtë janë pozicioni, mbiemri dhe nënshkrimi i menaxherit, dhe 2 cm më poshtë - mbiemri i ekzekutuesit të letrës (pa iniciale) dhe numri i tij i telefonit.

Në thelb dhe vizualisht, përmbajtja e letrës përbëhet nga blloqe mëkati: o formula e shkronjës - cili është thelbi i kërkesës; o arsyetimi për kërkesën; o informacion mbështetës.

Në letrën tuaj të përgjigjes, sigurohuni që t'i bëni një referencë të sjellshme letrës së tij të fundit. Nëse kjo letër hap korrespondencë me një partner të huaj, ju duhet të prezantoni organizatën, të përshkruani qëllimet dhe objektivat e saj në fushën e aktiviteteve ndërkombëtare. Kjo pjesë e letrës është jashtëzakonisht e shkurtër, sepse informacioni bazë për organizatën duhet të jepet në broshurën e bashkangjitur letrës (një lidhje për të cilën kërkohet në letër). Një letër e tillë duhet të përfundojë me mirënjohje për bashkëpunim dhe/ose shprehje shprese për një të tillë në të ardhmen. Një formulë e provuar është "Sinqerisht juaji (emri juaj)."

Shkrimi i mirë kërkon një fjalor të madh dhe aftësi për t'i lidhur ato, gjë që kërkon lexim sistematik dhe të kujdesshëm të fiksionit dhe jo-fiction. Pa ushqyerje të vazhdueshme me njohuri humanitare, nuk do të dalë një udhëheqës i plotë. Ky është përfundimi i studiuesit të shquar të menaxhimit Lee Iacocca: “Me kalimin e viteve, kur fëmijët e mi pyesnin se çfarë të studionin, këshilla ime e vazhdueshme ishte se ata duhet të merrnin një arsim të mirë në shkencat humane... Çelësi është të ndërtoni një të fortë themeli i njohurive në fushën e letërsisë, për të zotëruar mirë fjalën me gojë dhe me shkrim.”

Korrespondencë biznesi– një element i rëndësishëm i të bërit biznes. Drita në të cilën kompania u shfaqet klientëve ose partnerëve të saj varet nga veçoritë e saj. , të cilit mund t'i besoni dhe me të cilin mund të bëni biznes, duhet të keni një ide për normat dhe rregullat e etikës së korrespondencës së biznesit. Pajtueshmëria me norma dhe rregulla të tilla sigurisht që do të kontribuojë në suksesin e biznesit në tërësi.

Gjuha e korrespondencës së biznesit

Norma e etiketës së korrespondencës së biznesit konsiderohet të jetë një stil i caktuar i gjuhës, i cili ndryshon:

1. Përsëritje e shpeshtë, uniformitet i modeleve të të folurit.

Ky lloj shpjegimi ju lejon të shpreheni më konkretisht dhe më qartë. Kjo eliminon kuptimet e ndryshme të tekstit të letrës. Këshillohet që të keni në dorë një grup frazash të caktuara, të cilat do t'ju lejojnë, së pari, të shkruani një mesazh të qartë biznesi dhe së dyti, të kurseni kohë në përgatitjen e letrës tjetër, madje edhe një letre shitjeje.

1. Neutraliteti i tonit.

Është e rëndësishme që informacioni të paraqitet në mënyrë logjike. Vlerësimi emocional i fakteve në korrespondencën e biznesit është i papërshtatshëm. Është e papranueshme të përmenden shprehje bisedore, dialektore, fjalë, apo ndonjë ndërthurje. Gjatë procesit të korrespondencës, është e rëndësishme të sigurohet objektiviteti i fakteve të paraqitura dhe të renditen ato në një sekuencë të qartë logjike.

1. Saktësia semantike.

Përmbajtja kuptimplotë e letrave të biznesit u jep atyre vlerë praktike dhe madje ligjore. Prandaj, është e rëndësishme të zgjidhni fjalët e duhura në mënyrë që marrësi të kuptojë dërguesin. Është më mirë të mos përfshihen fjalë me paqartësi në tekst. Në këtë rast, mund të rezultojë që adresuesi do ta kuptojë përmbajtjen e letrës ndryshe, në mënyrën e tij.

1. Përzgjedhja e materialit faktik.

Të dhënat dhe faktet në një letër biznesi duhet të jenë informuese dhe, më e rëndësishmja, të verifikohen me kujdes. Në këtë rast, faktet duhet të zgjidhen me kujdes, duke treguar vetëm ato që janë të rëndësishme për një rast të veçantë. Është e papranueshme të renditësh të njëjtin lloj të dhënash ose të tregosh fakte të parëndësishme.

Llojet e letrave të biznesit

Letrat e biznesit zakonisht klasifikohen sipas veçorive të tyre:

• Sipas funksionalitetit - përgjigje për një pyetje, kërkesë, apel, propozim, etj.;
• Për sa i përket strukturës - standarde (zgjidhja e çështjeve dhe situatave tipike të biznesit), e parregulluar (e autorit, bazuar në një prezantim formal logjik ose standarde të mirësjelljes);
• Sipas temës - biznes (zgjidhja e çështjeve ekonomike, juridike, të tjera që lidhen me aktivitetet e kompanisë) ose tregtare, që lidhen me furnizimin, shitjet;
• Sipas llojit të adresuesit - i rregullt (për një adresues), qarkor (dërguar në disa adresa menjëherë);
• Sipas përbërjes - 1-aspekt (duke reflektuar 1 problem), shumë-aspekt (përshkruan disa probleme).

Llojet e letrave të biznesit sipas përmbajtjes:

• Kryen një rol komunikimi (refuzim, pretendim, justifikim, njohje);
• Të jetë një formë marrëveshjeje (bazuar në rezultatet e takimeve të biznesit, me afate për përfundimin e detyrave, përmbushjen e detyrimeve të ndryshme);
• Të jetë në formën e një kërkese - për të marrë informacionin e nevojshëm;
• Të jetë një ofertë (shpesh një përgjigje ndaj një letre kërkese të marrë më parë).

Formatimi i letrave të biznesit

Pavarësisht përdorimit të gjerë të korrespondencës elektronike, praktika e dërgimit të letrave të biznesit të shtypura në letër ende ekziston. Dhe në këtë rast, është shumë e rëndësishme se si duket vetë letra, pasi shfaqja e një letre biznesi mund të ndikojë në idenë e marrësit për kompaninë dërguese. Prandaj, duhet t'i përmbaheni standardeve të mëposhtme të projektimit:

• Letrat e biznesit duhet të shtypen në kokë, mundësisht nga letra me cilësi të lartë, duke treguar të dhënat e plota të dërguesit dhe ato duhet të jenë të lehta për t'u lexuar;
• Të dhënat e dërguesit në një letër drejtuar partnerëve dhe klientëve të huaj duhet të jenë të shkruara në anglisht;
• Letra në zarf duhet të paloset një herë, nëse është e mundur, me tekstin të kthyer nga brenda. Për shkronja shumë të rëndësishme, është më mirë të përdorni një zarf të madh që është mjaft i trashë në mënyrë që fleta e letrës të mos ketë nevojë të paloset;
• Lejohet të tregohen të gjitha detajet në zarf, si në vetë letrën, madje edhe logon e kompanisë;
• Adresa e marrësit tregohet vetëm në zarf. Kur përdorni një zarf me një dritare transparente, adresa e marrësit shkruhet në vetë letrën në këndin e sipërm të djathtë. Më pas letra paloset në mënyrë që adresa të jetë e dukshme në dritaren transparente;
• Adresa e dërguesit shkruhet si në zarf ashtu edhe në fletën e letrës.

Rregullat për kryerjen e korrespondencës së biznesit

Nr. 1 - dërgimi i një letre tek një adresues. Në këtë rast, korrespondenca do të bëhet e personalizuar, gjë që është e rëndësishme, veçanërisht kur krijoni lidhje biznesi.

Nr. 2 – . Ju duhet t'u përgjigjeni të gjitha letrave dhe në kohë, nëse qëllimi është të krijoni një imazh të një kompanie që është gjithmonë e gatshme për të bashkëpunuar, një imazh që i trajton marrësit me respekt. Është e rëndësishme të mbani mend se nuk duhet të shkruani një poezi. E qartë dhe koncize - kështu duhet të jetë stili i përgjigjes. Në këtë rast, duhet t'i përmbaheni skemës "1 shkronjë - 1 përgjigje".

Nr. 3 – nëse është e nevojshme që përmbajtja e emailit të përcillet te disa adresues, atëherë adresat e tyre shtohen në rreshtin “kopje”. Në këtë rast, personi që ka marrë letrën, adresa e të cilit është shënuar në rreshtin "kopje", mund të mos përgjigjet. Gjëja kryesore është që ai të jetë i informuar për këtë apo atë çështje.

Nr. 4 – dërgimi i një letre elektronike biznesi për disa marrës njëherësh është i pranueshëm, por!!! vetëm nëse nuk pritet përgjigje ndaj mesazhit. Letrat e tilla përfshijnë dërgimin e listave të çmimeve, mesazhe për ndryshime në orarin e punës, etj.

Nr. 5 - subjekti kërkohet të tregohet në një letër biznesi. Linja e temës do t'i lejojë marrësit të kuptojë menjëherë se për çfarë bëhet fjalë.

Nr. 6 – përdoret skema “së pari përshëndetje, pastaj adresim adresuesit”. Në korrespodencën e biznesit, është zakon t'u drejtoheni njerëzve me emër dhe patronim.

Nr. 7 – teksti i letrës duhet të bazohet në 3 pika kyçe: përshëndetje + apel, deklaratë e pyetjes, kërkesë ose inkurajim për veprim.

Nr. 8 - duhet të përdorni me kujdes funksionin e njoftimit. Në këtë rast, në fund të mesazhit ka një kërkesë me tonin më të sjellshëm që adresuesi të informojë dërguesin se letra është lexuar.

Nr. 9 – me nënshkrim duhet të jetë sa më konciz. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme jo vetëm të futni disa fjalë, për shembull, "Me respekt", por gjithashtu të tregoni, në rastin e korrespondencës së biznesit duke përdorur e-mail, pas emrit të plotë dhe pozicionit të personit që ka shkruar letrën, informacionin kryesor të kontaktit të tij.

Nr. 10 – tregues i detyrueshëm se materialet shtesë i bashkëngjiten letrës, nëse ka të tilla, së bashku me letrën. Në rastin e një letre të zakonshme në letër, në shumicën e rasteve, mjafton një tregues i bashkëngjitjes në një numër të tillë fletësh. Nëse po flasim për korrespondencën elektronike të biznesit, atëherë informacioni në lidhje me aplikacionin duhet të përfshijë të dhëna për skedarët e bashkangjitur, në veçanti, formatin, vëllimin dhe përmbajtjen e tyre. Pesha e skedarëve nuk duhet të kalojë 5 MB.

Karakteristikat e korrespondencës së biznesit

1. "I dashur, i dashur, i respektuar" është forma më e zakonshme e adresimit në letrat e përgjithshme të biznesit.
2. "I dashur" është një formë emocionale e adresimit që përdoret në letrat që përmbajnë urime.
3. Adresimi vetëm me emër dhe patronim përdoret në letra joformale.
4. Një letër ndërmjet partnerëve të biznesit është e strukturuar sipas skemës “arsyetimi i vendimit/vetë vendimi” ose “vetë vendimi/arsyetimi i vendimit”. Opsioni i parë është më mirë të përdoret në letrat e refuzimit, e dyta - në rast të një vendimi pozitiv.
5. Duhet të respektohen procedurat zyrtare. Shembull: një letre të nënshkruar nga një menaxher, duhet të dërgohet një përgjigje e nënshkruar nga një person që mban një pozicion të ngjashëm. Në këtë rast, një opsion është i mundur kur vetë drejtori mund t'i përgjigjet një letre të nënshkruar nga zv.
6. Letra e kërkesës duhet të përmbajë disa fjalë. Shembuj: pyes, pyesim, pyet etj. Në të njëjtën kohë, përgjigja ndaj një letre të tillë duhet të tregojë qartë nëse kërkesa do të plotësohet ose do të refuzohet ekzekutimi i saj.

E RËNDËSISHME! Mos harroni, ky nuk është vetëm një grup rregullash dhe rregullash, është një lloj arti që duhet mësuar nga profesionistë me njohuri të shumëanshme në fushën e komunikimit të biznesit.

Kushtojini vëmendje trajnimeve me korrespondencë:

• Korrespondencë me email në biznes. Menaxhoni marrëdhëniet tuaja të biznesit
• Korrespondencë me e-mail me partnerët. Situata të vështira (niveli i avancuar)

Artikuj