Организации необходимо отнести на расходы в налоговом учете спецодежду, переданную сотрудникам, срок эксплуатации которой 12 месяцев. Каков порядок учета - читайте в статье.

Вопрос: Подскажите пожалуйста, когда относить на расходы в бухгалтерском и налоговом учете спецодежду, срок эксплуатации которой 12 месяцев, переданную сотрудникам? В учетной политике на 2017 год указано: - для бухгалтерского учета "...Стоимость спецодежды, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев, единовременно списывается в расходы в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам." - для налогового учета "...Стоимость спецодежды и спецоснастки признается в расходах единовременно, в момент передачи в эксплуатацию.". Правильно ли мы отражаем в бухгалтерском учете, например: Передан костюм работнику 11.09.2017 года, проводка Д-т 10.11 (спецодежда в эксплуатации) К-т 10.10 (спецодежда на складе). Одновременно отражаются проводки (11.09.2017) Д-т 20(23) К-т 10.11 и Д-т МЦ 02 (забалансовый счет, спецодежда в эксплуатации) в сумме полной стоимости костюма. При расчете налога на прибыль за 9 месяцев учитываем в расходах, также в полной стоимости костюма. Срок эксплуатации, ровно 12 месяцев не более, не менее.

Ответ: Да, вы все делаете верно, т.к. срок эксплуатации спецодежды не превышает 12 месяцев. Обратите внимание на стоимостные критерии. В бухучете так можно поступать только со спецодеждой стоимостью менее 40 тыс.руб., а в налоговом учете - менее 100 тыс.руб. Если стоимость выше, учитывайте спецодежду в составе ОС.

Обоснование

Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам

Как вести учет спецодежды

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты (п. 13 Правил, утвержденных ).

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:

списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.

Возможные варианты бухучета спецодежды представлены в таблице . Выбранный вариант учета спецодежды закрепите в учетной политике организации для целей бухучета .

Главбух советует: по возможности установите единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды. В этом случае у вас не возникнут временные разницы и отложенные налоговые активы.

В учетной политике для целей бухучета запишите:
«Спецодежда со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и стоимостью более 40 000 руб. учитывается в составе основных средств. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации линейным методом. Остальная спецодежда учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, срок использования которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи сотрудникам».

Если в налоговом учете спецодежду вы спишете единовременно, то бухучете такие расходы отражайте равномерно в течение срока использования спецодежды.

Отложенное налоговое обязательство, рассчитанное с временной разницы, отразите проводкой:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
- отражено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Ежемесячно по мере списания стоимости спецодежды в бухучете делайте проводку:

Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- погашено отложенное налоговое обязательство с разницы в стоимости спецодежды со сроком использования свыше 12 месяцев и стоимостью не более 40 000 руб.

Бухучет спецодежды в составе материалов

Передачу спецодежды в пользование сотрудникам отразите проводкой:

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- выдана спецодежда в пользование сотрудникам.

Выдав сотрудникам спецодежду, учтенную в составе материалов, можете оформить:

накладную на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 ;

ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7 .

Списание стоимости спецодежды отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-11
- списана стоимость спецодежды.

Если стоимость спецодежды списываете единовременно, то эту проводку делайте один раз. Если равномерно, то эту проводку делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования. Впервые такую запись нужно сделать в том месяце, когда спецодежда была фактически выдана сотруднику. Такие правила установлены в пунктах и Методических рекомендаций, утвержденных , и пункте 13 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н .

При единовременном списании стоимости спецодежды организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета спецодежды в эксплуатации . Если же будет выявлена недостача, необходимо взыскать ущерб с виновного. О бухучете такой операции см. Как отразить в бухучете и при налогообложении недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации .

Дебет 10-10 Кредит 10-11
- возвращена спецодежда на склад (по остаточной стоимости).

Эту проводку делайте, только если стоимость спецодежды списываете равномерно. Если стоимость спецодежды была списана единовременно, возврат спецодежды на склад в бухучете не отражается.

При списании спецодежды по истечении срока носки составьте акт . Унифицированной формы не установлено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Главное, чтобы в акте были все необходимые реквизиты , кроме того, руководитель должен утвердить его приказом к учетной политике . Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Пример отражения в бухучете операций по приобретению, выдаче и списанию спецодежды

В декабре 2014 года ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства:
- куртку на утепляющей подкладке (срок носки - 24 месяца) стоимостью 2832 руб. (в т. ч. НДС - 432 руб.);
- брезентовый костюм (срок носки - 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.).

В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.

В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью не более 40 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет не более 40 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 10-10 Кредит 60
- 3400 руб. (2832 руб. - 432 руб. + 1180 руб. - 180 руб.) - приобретена спецодежда;

Дебет 19 Кредит 60
- 612 руб. (432 руб. + 180 руб.) - учтен НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 612 руб. - принят к вычету НДС со стоимости спецодежды;

Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 3400 руб. - выдана спецодежда сотруднику;

Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость брезентового костюма.

Стоимость куртки бухгалтер «Мастера» списывает равномерно в течение 24 месяцев с момента выдачи сотруднику. Ежемесячно начиная с декабря 2014 года он делает проводку:

Дебет 20 Кредит 10-11
- 100 руб. (2400 руб. : 24 мес.) - стоимость куртки учтена в составе расходов.

Поскольку в ноябре 2015 года нормативный срок носки брезентового костюма истек, сотруднику был выдан новый комплект. При этом поношенный брезентовый костюм списан на основании акта . Куртка на утепляющей подкладке будет списана в ноябре 2016 года.

Бухучет спецодежды в составе ОС

Спецодежду, учтенную в составе основных средств, отражайте на счете 01 - на одном из двух субсчетов: «Основные средства на складе» или «Основные средства в эксплуатации». При выдаче спецодежды сотрудникам составьте акт по форме № ОС-1 и сделайте проводку:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
- передана в пользование сотрудникам спецодежда.

Списание стоимости спецодежды через амортизацию отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 02
- начислена амортизация по спецодежде.

Возврат спецодежды на склад при увольнении или переводе сотрудника на другую работу отразите проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства на складе» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
- возвращена спецодежда на склад.

Когда будете списывать спецодежду, учтенную в составе основных средств, можете составить акт по форме № ОС-4 . Она есть в указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 .

Списание спецодежды, учтенной в качестве основных средств, отразите проводкой:

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
- списана спецодежда.

По истечении срока носки старую спецодежду можно списать. При этом проводки зависят от того, как вы учитываете спецодежду - в составе материалов или основных средств .

Сотруднику при этом выдается новый комплект. Однако, если старая спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, то после чистки, стирки, ремонта и т. д., ее можно вновь выдать сотрудникам. Такой порядок следует из пункта 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н . Срок носки такой спецодежды не регламентируется. Его может определить служба охраны труда .

Как отражать спецодежду и спецоснастку в бухучете

По закону все организации в обязательном порядке должны предоставлять своим работникам спецодежду, так как она необходима для защиты от нежелательного воздействия окружающей среды при выполнении обязанностей.

Учет спецодежды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 производится в соответствии с приказом Министерства Труда № 997н. В данной пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим весь процесс списания спецодежды в 1С с разными сроками полезного использования в связи с тем, что нормы учета для них различаются.

Прежде всего, вы должны отразить в программе покупку самой спецодежды. Для этого перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ «Поступление (акты, накладные)».

Заполните шапку документа, указав стандартные реквизиты поставщика, вашу организации и то, где будут числиться покупаемые товары.

В нашем случае организация приобретает резиновые сапоги, халат х/б синий и перчатки х/б. Как вы можете заметить, что на рисунке выше у всех номенклатурных позиций проставлен счет учета 10.10. 1С 8.3 заполнила его автоматически.

Если у вас этого не произошло, перейдите в карточку соответствующей номенклатурной позиции и убедитесь в том, чтобы в качестве вида номенклатуры была установлена «Спецодежда».

Так же проверим правила определения счетов учета покупаемых нами резиновых сапог. Приоритетным для нее является счет 10.10.

Больше ничего в данном документе мы заполнять не будем. Теперь его можно провести и проверить правильность формирования движений.

Передача в эксплуатацию

После отражения в 1С 8.3 факта поступления спецодежды, она стала числиться на основном складе счет 10.10. Теперь можно произвести её выдачу непосредственно сотрудникам организации. Для этого служит документ «Передача материалов в эксплуатацию». Создать его можно на основании только что созданного нами поступления спецодежды.

1С Бухгалтерия автоматически заполнила все возможные поля, но предположим, что мы хотим передать в эксплуатацию лишь резиновые сапоги в количестве 10 штук. В табличной части укажем физ. лицо – Абрамова Геннадия Сергеевича. Именно за ним теперь будут числиться резиновые сапоги.

Обратите особое внимание на заполнение графы «Назначение использования», которая отмечена на изображении выше. В нее помещается элемент специального справочника, в котором указывается порядок погашения стоимости спецодежды и спецоснастки.

Данный справочник вы можете заполнить самостоятельно. В рамках нашего примера был выбран линейный способ погашения стоимости. Отражать расходы мы собираемся на 25 счете.

Предположим, что срок полезного использования для резиновых сапог в данном примере назначения будет составлять 11 месяцев. В соответствии с законодательством такую спецодежду можно списать сразу, если данный срок не превышает 12 месяцев.

После внесения всех данных документ можно провести.

Списание спецодежды

На основании передачи материалов в эксплуатацию можно списать эту спецодежду.

Документ заполнился автоматически, и нам осталось только изменить количество списываемых резиновых сапог.

После проведения документа в проводках можно убедиться в том, что все сапоги в количестве 10 штук были списаны со счета МЦ.02.

Возврат из эксплуатации

Иногда на практике встречаются такие случаи, когда спецодежду нужно вернуть из эксплуатации. Причин такому явлению может быть много, например, увольнение, больничный, командировка или перевод сотрудника.

Документ возврата их эксплуатации можно создать на основании передачи материалов в эксплуатацию.

В данном случае, так же как и в предыдущем примере, достаточно только указать количество. На изображении ниже представлен пример возврата одной пары резиновых сапог.

После проведения документа мы видим, что со счета МЦ.02 списана одна пара стоимостью 150 рублей. Счет учета сапог изменился с 10.11.1 (в эксплуатации) на 10.10 (на складе).

Погашение стоимости

Внесем в ранее введенную передачу спецодежды в эксплуатацию еще одну позицию – «Халат х/б синий» в количестве 5 штук. В назначении использования халата укажем, что срок его полезного использования будет составлять 18 месяцев, то есть полтора года.

Погашение стоимости халата будет производиться при закрытии месяца. В рамках нашего примера все документы были проведены от сентября 2017 года. В связи с этим нужная нам операция по погашению стоимости халата будет произведена уже при закрытии октября 2017 года. Аналогичная схема применяется и при амортизации основных средств.

Рассмотрим проводки, которые создала операция погашения стоимости спецодежды и спецоснастки в октябре 2017 года. Как показано на рисунке ниже для халата было произведено списание на сумму 97,22 рублей. На эту сумму в течение 18 месяцев будет производиться погашение стоимости данной позиции.

В соответствии с указанными данными в назначении использования расчет получился следующим:

• 5 (количество халатов) * 350 (цена одного халата) / 18 (срок полезного использования) = 97,22 рублей.

Отчетность

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11.1 за октябрь 2017 года. Обратите внимание, что для уточнения наличия спецодежды и спецоснастки на складе нужно использовать счет 10.10.

На приведенном ниже рисунке мы видим не только какая сумма была по халату в конце и начале октября, но и погашенные 97,22 рублей.

Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2018-2019 годах требуется производить с применением установленных сроков и норм ее использования. О них мы и расскажем в нашей статье. А также подскажем, какими проводками следует отражать эту операцию.

Условия, учитываемые при списании спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды регулируется приказом Минфина РФ «Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды» от 26.12.2002 № 135н (далее — методические указания № 135н).

Спецодеждой признаются одежда, обувь и предохраняющие приспособления для работников, используемые в обязательном порядке при проведении вредных, опасных, грязных или связанных с высокими (низкими) температурами работ (пп. 2, 7, методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ).

Об обеспечении средствами защиты читайте в статье «Какие обязанности работодателя в охране труда?» .

О документальном оформлении выдачи спецодежды читайте в статье «Личная карточка учета выдачи СИЗ - бланк заполнения 2018 - 2019» .

При списании спецодежды учитываются определенные условия. Изучим их на простом примере.

Пример

ООО «Дизайн Ремонт», предоставляющее услуги по ремонту квартир, в мае закупило для работника, проводящего малярные работы, одежду:

• защитный костюм;
• головной убор;
• перчатки;
• защитные очки.

Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации. Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб. При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.

Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока

Пример (продолжение)

В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.

Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.

После начала эксплуатации спецодежды произошли события:

Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учетах

По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.

Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).

Об оценке условий труда читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)?» .

Списание спецодежды в бухгалтерском учете производится на основании фактически произведенных затрат на ее покупку (производство) (п. 20 методических указаний № 135н).

Порядок отнесения спецодежды на материальные расходы в налоговом учете утверждается работодателем самостоятельно — в полном объеме на дату начала ее эксплуатации либо в течение нескольких отчетных периодов после начала применения (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Нормы расходования спецодежды в НК РФ, как и в правилах бухгалтерского учета, не зафиксированы. Но позиция Минфина РФ (письма от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763) указывает на то, что предельная величина отнесения эксплуатируемой спецодежды на расходы в налоговом учете должна определяться организациями на основании норм, зафиксированных законодательством, либо внутренними актами работодателя.

При необоснованном превышении норм списания спецодежды возникают постоянные разницы между налоговым и бухгалтерским учетами спецодежды.

Формируемые при списании спецодежды проводки в бухгалтерском учете

По плану счетов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, движения по спецодежде фиксируются на счете 10, субсчетах «Спецодежда на складе» и «Спецодежда в эксплуатации».

Для контролируемого учета эксплуатируемой спецодежды, списываемой в разовом порядке при вводе в эксплуатацию, можно ввести забалансовый счет «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 методических указаний № 135н).

Пример (продолжение)

ООО «Дизайн Ремонт» отразило проводки по списанию спецодежды:

Итоги

Порядок отражения в учете списываемой стоимости спецодежды зависит от сроков ее эксплуатации и причин списания — в разовом порядке либо в течение срока эксплуатирования; на производственные (или прочие) расходы либо на расчеты с виновными лицами. Зафиксированные законодательством или внутренними документами организации нормы регулируют лимит списания спецодежды в налоговом учете.

г. __________________ ____________ 201_ года.

Комиссия в составе ___________________________, _______________________________,

(должность, Ф.И.О.)

назначенная приказом по ООО _____________ от _______________ 201_ г. N ___________, произвела списание следующих материалов в связи с их непригодностью для дальнейшего использования:

Лицами, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к использованию, признаны следующие: _______________________________________________

Списание перчаток, рукавиц

Ольга писал(а):

Бронси писал(а):

Ольга писал(а):

Здравствуйте, может конечно не в тему, как можно сделать нормы по списанию материалов которые выдаються уборщице, мыло, морошки и все такое? Ваше право разработать нормы. Делайте любой формы (как Вам удобно).

Только затем придется делать анализ (я делаю в конце года), и все что выше нормы списывать придеться за счет прибыли. Так а если каждый месяц все по разному покупаеться, каждый месяц новые нормы делать или как? и что значит делать анализ? Зачем?

Чистящее средство (порошок) -3 шт (н-р это у Вас будет какой то там Пемолюкс или еще какое то другое) названия средства не указывайте,

Чистящее средство (гель)-2шт (н-р Санфор, Санокс и т.д.)

Стиральный порошок - 3 кг

Мыло туалетное-5 шт

Образец акта на списание материалов

Материалы представляют из себя вещественный резерв, закупаемый организацией для производства или обслуживания определенного процесса. Все они фиксируются на установленных счетах.

В том случае, если выявлен факт обнаружения дефекта или повреждения, осуществляется их списание. Для того чтобы это совершить, нужно выполнить установленные инструкции. Происходит это в определенном порядке:

1. Первым делом, нужно организовать комиссию, состоящую из лиц материально ответственных. Они уполномочены оформить акт списания материалов - особенное свидетельство, включающее в себя дату, ФИО и занимаемые посты лиц данного собрания, перечень списываемых материалов, их объем, стоимость и причину, по которой они списываются. Подписывать акт должны все представители комиссии, после чего он утверждается главой предприятия.

2. После этого, бухгалтер отражает балансовую цену списанных материалов (счет К10) и размеры повреждения или недостачи в рамках непосредственной убыли (Д94). Эти записи производятся на основе акта снятия материалов с балансового учета. В случае если в этом задействованы виновные лица, расчеты производятся с кадрами по компенсации материального убытка (счет 73, субсчет 2).

Решайте проблемы составления актов

не выходя из офиса!

Получите консультацию профессионального юриста в течение 10 минут совершенно БЕСПЛАТНО.

Консультируют по проблемам: Бизнеса, Бухгалтерии, Составления договоров, Жилья, Защиты прав потребителей, Наследства, Недвижимости и по многим другим вопросам.

3. Если списывание происходит по причине природной катастрофы, совершается следующая пометка: Д99 прибыли и убытки К10. Подобное действие осуществляется на основе не только акта на снятие с лимитного учета материалов, но и справки из бухгалтерии.

Форма акта на списание материалов

Снятие с балансового учета совершается через определенную ведомость, индекс которой обусловлен наименованием материала и отрасли. Например, акт списания материалов м 29 представляет из себя отчет об издержках строительных материалов.

Форма подобного акта считается основанием для их списания и для сверки фактического расхода стройматериалов с определенными нормами затрат. Ведомость по форме М-29 создается отдельно для каждого объекта и ведется в течение года старшим прорабом (начальником стройучастка) с требующимся для этого числом вкладных листов.

Перед началом стройки ПТО организации заполняет 1-й раздел формы 29, указывая норму требующихся материалов. После этого прораб фиксирует в ней объемы произведенных работ.

Следующий (второй) раздел отражает издержки материалов во время стройки, которые указываются прорабом и сопоставляются (им же) с производственными объемами.

Ежемесячно, в период строительно-монтажных действий, прораб делает отчет по издержкам материала и его перерасходу, при этом, указывая их причины. Этот отчет он должен ежемесячно предъявлять в ПТО и бухгалтерию.

Для последующего месяца прораб получает его лишь после проверки начальника и его утверждения.

Для добавления данных в форму 29 основой считаются такие первичные учетные документы, как транспортная накладная, форма КС-6 (учет произведенных действий), порядок расхода стройматериалов.

В подобных организациях их списывают по комплектовочной карте, которая оформляется в 3-х экземплярах. Ежемесячно выводящиеся сведения по истечении года показывают остаточную часть по всем категориям материалов (бетону, песку и т.д.) и по индивидуальному характеру работ (отделке, инженерным коммуникациям и т.д.).

После анализа всех документов ПТО и бухгалтерия совместно готовят акт, впоследствии заверяющийся подписями членов собранной комиссии и утверждающийся 1-м руководителем стройорганизации.

Пример акта на списание материалов

Акт на списание материалов обязателен не только для того, чтоб в ходе строительных работ у подрядной организации не появлялись всевозможные противоречивые вопросы о расходе материалов.

Для органов контроля (вплоть до инспекции по налогам) он является подкрепляющим и подтверждающим расход документом. Создается акт списания на основе свидетельства проведенных работ (КС-2).

Важный момент, который нужно учитывать, это тот факт, что нормы списания определяются в строгой соразмерности с расценками акта КС-2.

В примере заполнения ведомости на списание материалов можно увидеть, сколько материала было положено по нормативным меркам и какой объем был реально затрачен.

Тем самым можно без труда определить их реальную экономию или возможный перерасход. По правилам заполнения этого документа, в нем должна быть непременно зафиксирована следующая информация:

Таким образом, акт списания - это документ весьма полезный, причем не только лишь для отчетности, но и для самих руководителей: он дает возможность элементарно проследить материальный расход на порученном строительном объекте.

Образец акта передачи материальных ценностей

Для регистрации факта приема и передачи материальных ценностей формируется подобающий акт, где указываются качественные показатели ценностей, переданных под ответственность на хранение.

Этот документ подписывается хранителем и поклажедателем и является документальным свидетельством передвижения ценностей. Число образцов данного акта и их комплектация определяется отдельно в каждом конкретном случае, так как зависит от ситуации и вида ценностей.

Материальные ценности передаются как на хранение бытовое, так и предусматривающее особые условия сбережения. Соответственно, акт списания материалов подразумевает, первоначально, хранение бытовое.

Передача и получение оформляются актом, составляющимся в соответствии с обговоренными сроками договора хранения. Здесь может быть указан как определенный временной промежуток, так и период с определением до востребования. Здесь нужно четко различать подобные документы по своим типовым особенностям:

Понятно, что договор хранения подразумевает передачу вещи с ее последующим возвращением. Данный признак позволяет сделать отличие хранения от охранных обязательств.

В последнем случае ни передача, ни возвращение вещи не включены. Помимо этого, следует учитывать, что при наличии договора хранения передачу и возврат материальных ценностей возможно проводить через оформление и утверждение традиционных накладных с заметкой, что передача производится на хранение под ответственность.

Бланк акта передачи материальных ценностей

Акт передачи материальных ценностей – необходимое свидетельство, оформление которого является мерой общеобязательной при учете наличия хранения товарно-материальных или прочих ценностей.

Законодательством РФ предустановлена единая форма подобного документа – МХ-1 (код 0335001 по ОКУД). Каждому предприятию предоставляется право заполнения этой готовой формы или на ее подобии разработать собственный бланк, если есть потребность в сужении или, напротив, для введения добавочных граф или листов в документе. Однако, строго воспрещается кардинальное изменение, а также исключение реквизитов, установленных законодательством.

Так как данное свидетельство является двусторонним, составляется он в 2-х образцах, также как и акт списания материалов. Заполняется бланк и хранителем, и поклажедателем.

В нем нужно четко квалифицировать передаваемый товар или другую ценность, подробно указав его существенные показа. Весьма существенен ценовой эквивалент переходящего товара, ввиду того, что организация-хранитель представляется фигурой материально ответственной.

По факту утраты или других внештатных обстоятельств она должна будет компенсировать нанесенный ущерб, соизмеримый со ценовым достоинством переданной материальной ценности.

Бланк акта на списание материалов

Бланк акта на снятие с балансового учета материалов носит характер произвольный - унифицированной формы подобного документа нет. В зависимости от специфики организации и вида материала форму акта бухгалтер разрабатывает самостоятельно.

И невзирая на то, что такой документ для облегчения работы с документацией можно не составлять (ввиду отсутствия установленного бланка), налоговая инспекция основательно проверяет именно документальное подтверждение о расходах материального плана. Поэтому существуют некоторые правила для заполнения бланков.

Составляется акт списания материалов таким образом:

Бланки актов на списание материалов

Любая фирма или предприятие приобретают материалы, а после расходуют их на всевозможные нужды. Для этого оформляются подобающие ведомости:

1. Для регулярного вывода материалов со склада существуют лимитно-заборные карты. На стройке, к примеру, это будет цемент или кирпич. Заполнение подобных бланков делается с расчетом на месячный срок. При этом, один образец сохраняется на складе, а другой - у материально ответственного лица. По окончании срока документ отдается бухгалтеру для фиксирования выбытия материалов.

2. Разовый отпуск товара фиксируется в накладной или требовании на его вывод. При снятии с балансового учета бухгалтер указывает как счет материалов, так и расчет затрат. Однако в бухгалтерии материальный расход учитывается лишь в финансовом эквиваленте. Ввиду того, что материалы поступают неодинаковыми частями, в разное время и по различным ценам, действует несколько вариантов для снятия их с балансового учета:

При заполнении бланков данных актов указываются все необходимые данные: номер, дату, материал, количество, цену, место хранения, причину списания и общие затрат.

Помимо подписи комиссии (3 человека) и печати руководителя, подобный акт подписывает и лицо материально-ответственное, не являющееся членом комиссии.

Шурш. Учет специальной одежды и специальной оснастки осуществляется в общем порядке в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.

Расходы, учтенные на счете 26 "Общехозяйственные расходы", списываются, в частности, в дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства" (если вспомогательные производства производили изделия и работы и оказывали услуги на сторону), 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" (если обслуживающие производства и хозяйства выполняли работы и услуги на сторону).

Но это уже бухгалтерские дебри, сметчику они не нужны

Акт на списание канцтоваров

Для своей деятельности любая компания использует канцтовары. Очень часто канцелярские товары относят на расходы в момент их приобретения. Это ошибка. Налоговые службы расходы на канцтовары, оформленные таким образом, не признают, и компании доначислят налог на прибыль. Основанием для отнесения канцтоваров на расходы является акт списания канцтоваров.

На каком этапе составляется документ

При поступлении канцтоваров от поставщика заполняется приходный ордер по форме М-4. Передача их в структурное подразделение осуществляется с использованием требования-накладной (форма № М-11). Далее необходимо опираться на п. 98 Методуказаний по бухгалтерскому учету МПЗ (утв. Приказом № 119н от 28.12.2001, Минфин РФ), который дает организации право отпускать материалы в подразделения, не указывая назначение.

В этом случае происходит только их внутреннее перемещение, но нет подтверждения об их израсходовании, а значит и основания для включения их в расходы. Акт списания канцтоваров закроет этот вопрос. Если же в ф. № М-11 было указано назначение канцтоваров, то акт списания можно не составлять.

Форма и образец акта

Бланк акта предприятия могут разработать самостоятельно, так как типовой формы не предусмотрено. Отражение реквизитов должно базироваться на ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. и сведениях из п. 98 Методуказаний. Форма акта обязательно утверждается (п. 4 ПБУ 1/2008) в виде приложения к учетной политике.

Реквизиты в бланке:

Образец акта

Частоту составления актов, перечень подразделений, в которых он будет применяться, и конкретный порядок составления документа организация устанавливает самостоятельно.

Отражение операции в бухгалтерском и налоговом учете

Списание канцтоваров на расходы производят по актам. В бухучете кредитуется счет № 10 «Материалы», по дебету пойдет подходящий счет: № 44 «Расходы на продажу», № 26 «Общехозяйственные расходы» или другие.

В налоговом учете (согласно ст. 264 п. 1 подпункт 24 НК РФ) средства, истраченные на канцтовары, компания имеет право отнести на прочие расходы.

Рекламная продукция

Бывает, что в хозяйственной деятельности для работы сотрудникам выдают канцтовары, предназначенные для рекламных акций предприятия (на ручках, блокнотах и других товарах нанесены логотипы и другие данные организации). Для налогового учета их стоимость тоже можно отнести на расходы. При этом не будут действовать ограничения, предусмотренные для определенных рекламных затрат. (вывод из постановления, как пример, ФАС Московского округа № КА-А40/17593-10 от 31.01 2011 г.).

Затраты на канцтовары могут учитывать как компании, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и «упрощенцы», которые платят налог с объекта по схеме «доходы минус расходы». Опорный нормативный акт - ст. 346 п.1 подпункт 17 (НК РФ).

Бланк акта на списание канцтоваров скачать (Размер: 30,0 KiB | Скачиваний: 316)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Ю.В. Капанина, аттестованный налоговый консультант

Спецодежда: все о выдаче, учете и списании

Как учесть выдачу и возврат спецодежды на общем режиме и при УСНО

У работодателя немало обязанностей перед своими работниками. И одна из них - обеспечить им безопасные условия труда. А для этого в определенных случаях нужно выдавать работникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), в том числе специальную одежду и обувь. СИЗ предназначены для предохранения от воздействия вредных факторо вст. 212 ТК РФ . Сразу оговоримся, что далее под спецодеждой мы будем понимать все средства индивидуальной защиты.

Прочитав нашу статью, вы узнаете, кому положена спецодежда и как учитывать ее выдачу в бухгалтерском и налоговом учете.

Выдать или не выдать? Вот в чем вопрос

Для начала разберемся, всех ли работников нужно обеспечивать спецодеждой. Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодежду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работа хч. 2 ст. 212 , ч. 1 ст. 221 ТК РФ ; пп. 4 , 8 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее - Правила № 290н); приложение № 4 к Техническому регламенту 019/2011, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 (далее - ТР ТС 019/2011) :

• <или> с вредными и (или) опасными условиями труда;
• <или> выполняемых в особых температурных условиях;
• <или> связанных с загрязнением.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если ваши работники не получили положенную им спецодежду, они вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Причем работодатель должен оплатить работникам возникший по его вине просто йп. 11 Правил № 290н ; статьи 157 , 220 ТК РФ .

А для того чтобы определить, трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, работодателю необходимо провести специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников (кроме надомников и дистанционных работнико в)ст. 3 , п. 3 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее - Закон № 426-ФЗ) . Если компания ранее делала аттестацию рабочих мест, то их спецоценку можно не проводить в течение 5 лет со дня окончания аттестаци ип. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ . При этом спецодежда также должна выдаваться, если результаты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдача

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельност ипп. 5 , 14 Правил № 290н . Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономик иутв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н .

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защит ы)п. 6 Правил № 290н . Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Когда работодатель определится, каким работникам (по какой профессии или должности), в каком количестве и на какой срок нужно выдавать спецодежду, все это желательно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в положении о СИЗ.

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждо йп. 13 Правил № 290н ; п. 61 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н (далее - Методические указания) . При этом работники должны расписаться в получении спецодежды. Но на практике могут встречаться и другие способы учета ее выдачи и возврата, главное, чтобы этот процесс контролировался работодателем.

И еще. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замен уч. 3 ст. 221 ТК РФ ; п. 30 Правил № 290н .

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернут ьп. 64 Методических указаний :

• <или> при увольнении;
• <или> при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
• <или> по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой.

Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии - должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначени юп. 22 Правил № 290н .

При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды. Для этого можно:

• <или> прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
• <или> прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗп. 13 Правил № 290н .

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средст впп. 4, 5 ПБУ 6/01 . Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизаци юп. 17 ПБУ 6/01 .

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара - для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе материально-производственных запасо вп. 5 ПБУ 6/01 ; пп. 11 , 13 Методических указаний . А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдач ипп. 21 , 26 Методических указаний :

• <если> он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:

• <или> единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
• <или> равномерно в течение срока ее службы;

• <если> он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работника мп. 13 Правил № 290н .

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 НК РФ :

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
• работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужн оподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ .

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующе еПисьма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763 , от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 :

• вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труд а)ст. 3 , п. 3 ст. 7 Закона № 426-ФЗ ;
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

• <если> ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизаци ип. 1 ст. 256 , п. 1 ст. 259 НК РФ ; Письмо Минфина от 16.04.2009 № 03-03-06/1/244 ;
• <если> одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования - 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организаци иподп. 3 п. 1 ст. 254 , п. 2 ст. 272 НК РФ :

• <или> единовременно в полной сумме;
• <или> равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб.п. 7 ст. 2 , п. 4 ст. 5 Закона от 08.06.2015 № 150-ФЗ Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежд ыподп. 1 , 5 п. 1 , п. 2 ст. 346.16 , подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ :

• <или> как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
• <или> как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяце вп. 4 ст. 346.16 НК РФ ).

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно - затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщик уп. 2 ст. 346.17 , подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

• НДФЛст. 210 , п. 3 ст. 217 НК РФ ; Письма Минфина от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226 (п. 2) , от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227 ;
• страховыми взносам ич. 1 ст. 7 , подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 , подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 3) .

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместит ьст. 238 , ч. 1 ст. 243 ТК РФ . Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работник а)статьи 246 , 247 ТК РФ . Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблени и)Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.02.2015 № 33-1150/15, А-12 .

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работнико вст. 247 ТК РФ . И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласи яст. 248 ТК РФ ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 30.01.2012 № 33-1070/2012 . Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через судч. 2 ст. 248 ТК РФ .

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядк еПисьмо Минфина от 09.07.2013 № 03-07-11/26420 . НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодежд ыабз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ .

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализацие йст. 232 ТК РФ ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 № 07АП-4338/10 .

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форм еп. 1 ст. 210 , п. 1 ст. 211 НК РФ . Также придется начислить и страховые взнос ыч. 6 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ .

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольнени иПостановление ФАС ЗСО от 04.02.2014 № А27-6103/2013 .

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средст вст. 212 ТК РФ . А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФподп. «г» п. 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее - Правила № 580н) ? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислил и)п. 2 Правил № 580н ; п. 2 ч. 1 ст. 7 Закона от 01.12.2014 № 386-ФЗ .

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудо мп. 4 Правил № 580н .

Если ФСС примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:

• вы обязаны отчитаться перед территориальным органом Фонда об использовании средств и представить документы, подтверждающие ваши расход ып. 12 Правил № 580н ;
• начисленные взносы «на травматизм» вы можете учесть в расходах для целей налога на прибыль в полном объеме;
• полученная помощь ФСС не учитывается в прибыльных доходах, а стоимость спецодежды, на которую уменьшаются взносы «на травматизм», - в расхода хПисьмо Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 (п. 2) ; Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 № А27-9150/2012 .